《錄音錄像檔案管理規(guī)范》若干問題解析

摘 要：為了進(jìn)一步規(guī)范錄音錄像檔案管理，國家檔案局制定并發(fā)布了《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78—2019），這是繼《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》后的又一專門用以指導(dǎo)錄音錄像檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為做好錄音錄像檔案規(guī)范管理提供了精準(zhǔn)指導(dǎo)。本文詳細(xì)分析了該規(guī)范編制的背景及依據(jù)、原則及范圍、價值及意義、思路及內(nèi)容，旨在進(jìn)一步了解和把握規(guī)范的具體應(yīng)用，并提出進(jìn)一步修訂完善的意見建議，切實提升規(guī)范執(zhí)行效果。以期對完善錄音錄像檔案管理提供有益參考。

關(guān)鍵詞：《錄音錄像檔案管理規(guī)范》；解析；問題

引言

錄音錄像檔案（Audio-visual records）是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以記載在物理載體上的聲音或影像為主要反映形式的具有保存價值的歷史記錄。錄音錄像檔案與傳統(tǒng)的文字、照片、圖表檔案不同，其載體形態(tài)有唱片、鋼絲帶、膠帶、磁帶、光盤等，由含硝酸纖維素材料、感光材料、磁性材料等制成，具有直感性、再現(xiàn)性和特殊性。隨著攝影、錄像技術(shù)的快速發(fā)展，聲音與圖像功能集于一體，形成磁帶錄像檔案。為滿足模擬信號形成的音像檔案數(shù)字化管理需要，進(jìn)一步規(guī)范錄音錄像檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及要求，2019年，國家檔案局專門發(fā)布《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78—2019）（以下簡稱“《規(guī)范》”）。這是繼2017年《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》后的第三份專門用以指導(dǎo)錄音錄像檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為錄音錄像檔案規(guī)范管理提供了精準(zhǔn)指導(dǎo)。

1 《規(guī)范》編制工作的背景及依據(jù)

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，城市管理、司法機關(guān)、教育衛(wèi)生等國家機關(guān)或社會組織及個人在社會活動中形成并積累了大量具有價值的模擬信號錄音錄像檔案[1]。隨著時間的推移，受自然衰變及保管環(huán)境等因素影響，錄音錄像檔案需要及時對其進(jìn)行數(shù)字化處理。為此，國家檔案局先后出臺《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》，在電子檔案全生命周期管理過程中，依托計算機應(yīng)用系統(tǒng)持續(xù)捕獲、著錄元數(shù)據(jù)，確保電子檔案“四性”要求。但隨著錄音錄像技術(shù)的快速發(fā)展，錄音錄像文件的類型、格式及其生成環(huán)境均發(fā)生巨大變化，尤其是《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的修訂和完善，提升了錄音錄像檔案管理的規(guī)范性要求。

編制《規(guī)范》主要依據(jù)《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫》（GB/T1.1-2009）設(shè)置具體的框架，并根據(jù)《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T58-2014）等標(biāo)準(zhǔn)，定義錄音錄像檔案中的9個術(shù)語。同時，《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）、《檔號編制規(guī)則》（DA/T13-1994）等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，也是本次編制的重要依據(jù)。

2 《規(guī)范》編制的原則及范圍

2017年，國家檔案局將錄音錄像檔案規(guī)范管理編制計劃列入檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定范疇，并由國家檔案局檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司與江西省檔案館具體負(fù)責(zé)起草。編制小組為滿足新時期錄音錄像檔案管理實際需要，從技術(shù)與管理兩個方面編制該規(guī)范，確保錄音錄像檔案的“四性”要求。

2.1 《規(guī)范》編制的原則

2.1.1集中管理原則?！兑?guī)范》提出要明確相關(guān)部門的職責(zé)：錄音錄像檔案管理涉及錄音錄像文件形成部門、檔案部門、信息化部門和保密部門。其中檔案管理制度制定以及錄音錄像文件接收，錄音錄像檔案保存、保管、利用、統(tǒng)計、移交等管理工作明確由檔案部門負(fù)責(zé)，體現(xiàn)了本單位形成的錄音錄像檔案應(yīng)由本單位檔案管理部門集中管理的原則。還要對“錄音錄像檔案”的“原始載體”與“離線備份載體”進(jìn)行集中保管。

2.1.2過程管理原則。錄音錄像檔案中管理與技術(shù)發(fā)揮著同等重要作用，既注重各種與錄音錄像檔案聯(lián)系緊密的技術(shù)應(yīng)用，也要注重管理的規(guī)范化。從標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定來看，堅持了全過程、全生命周期的過程管理原則?！兑?guī)范》涵蓋了錄音錄像檔案的收集、整理、著錄、歸檔與管理等各個方面。

2.1.3便于利用原則?！兑?guī)范》進(jìn)一步細(xì)化了錄音錄像檔案技術(shù)方面的要求，使之滿足檔案管理信息化、數(shù)字化、電子化發(fā)展形勢需要，注重錄音錄像檔案規(guī)范的可操作性和可執(zhí)行性。通過“一般要求”的形式規(guī)定了錄音錄像檔案收集、整理、著錄、歸檔與保管等項業(yè)務(wù)。

2.1.4安全保密原則[2]。錄音錄像載體的特殊性使其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、照片檔案的安全管理要求不同。既要做好實體安全，也要注重信息安全?！兑?guī)范》制定突顯安全保密原則，從錄音錄像檔案管理和錄音錄像技術(shù)等不同方面進(jìn)行規(guī)范[3]。還明確提出要嚴(yán)格執(zhí)行“保密管理”規(guī)定，確?！拜d體存放”溫度、濕度、有害氣體隔離、遠(yuǎn)離磁場、防擠壓、防寫處理等方面符合要求。

2.2 《規(guī)范》編制的范圍

《規(guī)范》第一章就規(guī)定錄音錄像檔案管理的主體與客體的編制應(yīng)用范圍：從主體看，該《規(guī)范》適用于“各級機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織”；從客體看，該《規(guī)范》包括了模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件兩大類。

3 《規(guī)范》編制的價值及意義

2019年12月《規(guī)范》發(fā)布，次年5月正式實施?！兑?guī)范》的頒布和實施成為錄音錄像檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性指導(dǎo)文件，對錄音錄像類檔案資料的收集、整理、著錄、保管等提供了具體操作路徑[4]。

3.1 完善了錄音錄像檔案管理體系

2017年，國家檔案局先后頒布出臺了《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》，就錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)，以及檔案數(shù)字化進(jìn)行了具體規(guī)定，但并未就收集范圍與要求、整理與著錄、歸檔與管理進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，《規(guī)范》的頒布實施，與2017年的兩個行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合起來，完善了我國錄音錄像檔案管理體系內(nèi)容，成為推動各級檔案館、檔案部門管理錄音錄像檔案的根本指南。

3.2 細(xì)化了電子文件檔案管理內(nèi)容

2017年3月1日正式實施的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016），其“6.1.3電子文件歸檔范圍”這一小節(jié)明確“照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照GB/T11821-2002執(zhí)行”。規(guī)范的制定和出臺成為錄音錄像檔案規(guī)范管理的專門性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對錄音錄像電子文件、電子檔案管理明確了“一般性要求”，使《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》在具體實施過程中有了更細(xì)化的管理要求和內(nèi)容。

3.3 健全了檔案管理領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)體系

在我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，相繼頒布出臺了《全宗指南編制規(guī)范》（DA/T 14-2012 ）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017 ）、《數(shù)字檔案COM和COLD技術(shù)規(guī)范》（DA/T 53-2014）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）等多項規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，《規(guī)范》的頒布和實施，進(jìn)一步規(guī)范了錄音錄像檔案管理，健全了我國檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)內(nèi)容。

4? 《規(guī)范》編制的思路及內(nèi)容

從《規(guī)范》的具體內(nèi)容來看，編制錄音錄像檔案管理從立檔單位、檔案管理部門，以及文件形成部門、信息化部門和保密部門的視角出發(fā)，以數(shù)字信號錄音錄像檔案管理為主線，對錄音錄像檔案收集、整理與著錄、歸檔與管理全流程做出了詳細(xì)規(guī)定和要求，也進(jìn)一步明確了收集環(huán)節(jié)需要對模擬錄音錄像信號和數(shù)字錄音錄像信號進(jìn)行數(shù)字化的具體要求，還強調(diào)要實行集中、過程管理，安全保密管理，注重錄音錄像檔案具可操作性且便于實施的編制思路[5]。

4.1 前言

《規(guī)范》前言部分提出了規(guī)則起草的依據(jù)，提出歸口單位、標(biāo)準(zhǔn)的起草單位和具體起草人員。

4.2 范圍

《規(guī)范》從主、客體兩個方面規(guī)定了適用范圍。主體是“各級機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織”；客體是“模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件”。

4.3 規(guī)范性應(yīng)用文件

該《規(guī)范》的編制提出其依據(jù)和執(zhí)行的規(guī)范性應(yīng)用文件包括GB/T18894-2016、DA/T38-2008、DA/T58-2014、DA/T62-2017、DA/T63-2017、DA/T74-2019、DA/T75-2019。除了這些規(guī)范性應(yīng)用文件，《規(guī)范》還明確“注日期”與“不注日期”引用文件的版本適用。

4.4 術(shù)語和定義

《規(guī)范》確定“錄音錄像文件”“錄音錄像電子文件”“錄音錄像檔案”“件”“歸檔”“模擬信號錄音錄像文件數(shù)字副本”“模擬信號錄音錄像文件數(shù)字化”“原始載體”“離線備份載體”等9個專業(yè)術(shù)語，其中5個術(shù)語自定義，4個為改寫自其他標(biāo)準(zhǔn)。此外，還進(jìn)一步規(guī)定：GB/T18894-2016、DA/T58-2014、DA/T63-2017中所界定的“術(shù)語和定義”也適用本《規(guī)范》。

4.5 總則

《規(guī)范》“總則”部分規(guī)定了錄音錄像檔案的“歸檔范圍”“基本原則”“技術(shù)支撐”“制度建設(shè)”“保密管理”等五個方面的原則性規(guī)定和要求，規(guī)定了“歸檔范圍”是“各單位在履行職能活動中形成的”，“基本原則”即遵循“集中管理、過程管理、便于利用和安全保密”原則，確?！八男浴币?。

4.6 收集

《規(guī)范》“收集”部分規(guī)定了“收集范圍”“收集要求”兩大部分。其中“收集范圍”包括四個方面內(nèi)容：一是本單位主要職能和基本歷史面貌，具有保存價值的錄音錄像文件；二是記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、民風(fēng)民俗等錄音錄像文件；三是執(zhí)法部門或司法部門職能活動形成的錄音錄像文件；四是其他具有保存價值的錄音錄像文件。“收集要求”規(guī)定了七項具體規(guī)定和要求，例如，畫面要“完整、端正”、聲音和影像要“清晰”、攝錄一體機形成的錄音錄像文件應(yīng)做到“音頻、視頻封裝為一體”，在保證錄音錄像電子文件“四性”基礎(chǔ)上，還需要通過轉(zhuǎn)碼等方式，將模擬信號進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，經(jīng)系統(tǒng)整理、著錄后再進(jìn)行歸檔[6]。

4.7 整理與著錄

《規(guī)范》中“整理”一節(jié)包括了整理的“一般要求”“保管期限劃分與分類”“存儲結(jié)構(gòu)與排序”“文字材料的整理”等四個方面內(nèi)容。其中“一般要求”規(guī)定以“件”為管理單位進(jìn)行整理，要保證內(nèi)在有機聯(lián)系，電子文件與目錄數(shù)據(jù)一一對應(yīng)；按活動時間為序排列的要按規(guī)則為其編號、標(biāo)示；“保管期限劃分與分類”明確了錄音錄像檔案保管期限一般分為“永久”和“定期”兩種，其中“定期”又分為“30年、10年”兩種；保管期限有其他專門規(guī)定的，從其規(guī)定。錄音錄像檔案分類有兩種方式：“年度-保管期限”或“保管期限-年度”?！按鎯Y(jié)構(gòu)與排序”給出了電子文件存儲結(jié)構(gòu)與命名的附錄式樣?！拔淖植牧系恼怼币?guī)定重大活動籌備、實施過程中的文字材料及重要實物按照“文書檔案”要求進(jìn)行整理。

《規(guī)范》中“著錄”一節(jié)包括了著錄的“基本要求”“基本著錄項”兩部分。其中“基本要求”規(guī)定錄音錄像電子文件按照DA/T63-2017執(zhí)行，使用“ET、XLS”格式通用電子表格進(jìn)行著錄。并建立相應(yīng)的“目錄數(shù)據(jù)庫”?！盎局涰棥币髴?yīng)對“每一件”錄音錄像電子文件進(jìn)行著錄，著錄的格式要求按照DA/T63-2017執(zhí)行。具體的著錄項包括計算機文件名、題名、責(zé)任者、攝錄者、攝錄日期、時間長度、計算機文件大小、年度、工作活動名稱、工作活動描述、保管期限代碼、密級、原始載體編號、檔案門類代碼、參見號、著錄者等16項。

4.8 歸檔與管理

《規(guī)范》中的歸檔與管理包括了“歸檔”“保存”“保管”“利用、統(tǒng)計和移交”四部分。其中“歸檔”又包括歸檔時間、歸檔方式、歸檔程序、審核與檔號編制、命名?！氨４妗卑ā按鎯εc備份”，實行“在線存儲”“近線備份”“離線備份”等，并按照GB/T18894-2016、DA/T38-2008、DA/T74-2019、DA/T75-2019執(zhí)行；針對經(jīng)檢測離線備份載體達(dá)到或超過三級預(yù)警線、在線存儲系統(tǒng)需要更新?lián)Q代等三種情形時，應(yīng)做好錄音錄像檔案的“轉(zhuǎn)換或遷移”，并按照GB/T18894-2016年相關(guān)規(guī)定執(zhí)行?！氨９堋卑ā拜d體存放”“原始載體和離線備份載體檢測”兩部分，其中“載體存放”規(guī)定了存放環(huán)境的溫度、濕度，裝盒應(yīng)豎立，作防寫處理，遠(yuǎn)離磁場、強熱源，與有害氣體隔離等特殊要求。

5 編制的完善及建議

5.1 進(jìn)一步規(guī)范術(shù)語和定義

《規(guī)范》中的“錄音錄像電子文件”術(shù)語與定義屬“數(shù)字音頻和數(shù)字音視頻文件”，此外，“模擬信號錄音錄像文件數(shù)字副本”中將“數(shù)字副本”與“數(shù)字信號文件”邏輯混淆，且不夠精練。因此，相應(yīng)的術(shù)語和定義須做進(jìn)一步規(guī)范。

5.2 進(jìn)一步優(yōu)化條目組織排序

《規(guī)范》就錄音錄像檔案條目排序的設(shè)置不夠集中，與“集中管理”的原則要求相違背。如與“歸檔”相關(guān)的條目被人為分為“歸檔范圍”“收集范圍”“收集要求”“歸檔”。此外，歸檔的規(guī)范排序與檔案業(yè)務(wù)流程銜接度不夠。從全生命周期看，錄音錄像檔案管理章節(jié)還缺少“鑒定”“銷毀”項，缺少規(guī)定保管期滿后鑒定、銷毀的具體規(guī)定。

5.3 進(jìn)一步提煉標(biāo)準(zhǔn)用語

《規(guī)范》的頒布和實施，其中一些標(biāo)準(zhǔn)用語還不夠精練，一些條目表述不夠簡潔、明了[7]。

5.4 進(jìn)一步提升條目完整度

《規(guī)范》中就有關(guān)錄音錄像檔案的整理單獨進(jìn)行了條目設(shè)置，做出了專門的規(guī)定。如“6.1.4文字材料的整理”，是對錄音錄像檔案的有益補充，類似這樣的規(guī)定和補充應(yīng)與時俱進(jìn)，適當(dāng)增加，并做好新增條目內(nèi)部完整性設(shè)置，增強《規(guī)范》的可執(zhí)行力。

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作者簡介：商冠群（1987— ），碩士學(xué)位，菏澤市疾病預(yù)防控制中心館員，主要從事聲像檔案管理及健康教育工作。