信息化時(shí)代電子文件歸檔和電子檔案管理研究

摘 要：隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展和人民對(duì)精神生活需求的提升，檔案工作“存史、資政、育人”的重要價(jià)值得到社會(huì)各界的重視。檔案電子文件的收集歸檔和管理作為檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，顯得更加重要。本文從新時(shí)代檔案工作面臨的機(jī)遇和優(yōu)勢(shì)、問(wèn)題和挑戰(zhàn)、未來(lái)發(fā)展對(duì)策出發(fā)進(jìn)行研究，以期為檔案管理部門今后的工作開(kāi)展提供決策參考。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；檔案管理；收集歸檔

隨著時(shí)代的發(fā)展和信息化水平的不斷提升，檔案行業(yè)也發(fā)生了翻天覆地的變化，整體由以檔案實(shí)體為主的傳統(tǒng)庫(kù)房時(shí)代轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游募橹鞯男畔⒒瘯r(shí)代。對(duì)于做好電子文件歸檔和管理工作，使其更具有科學(xué)性、規(guī)范性、合理性、實(shí)用性，實(shí)現(xiàn)檔案存史資政育人的作用，是檔案行業(yè)部門需要重點(diǎn)關(guān)注的課題。

1 信息化時(shí)代檔案工作面臨的機(jī)遇和優(yōu)勢(shì)

1.1 政策人才有力支撐

中辦國(guó)辦印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要拓展檔案資源收集范圍，優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，同時(shí)要進(jìn)一步完善檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制，推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型?！笆奈濉币?guī)劃和“十三五”時(shí)期相比，國(guó)家對(duì)于檔案信息化建設(shè)的關(guān)注顯著增強(qiáng)，為當(dāng)前存在的問(wèn)題與面臨的挑戰(zhàn)制定了相應(yīng)的舉措，為電子文件歸檔和管理提供了理論保障和根本遵循。在“十四五”時(shí)期，各省、市、區(qū)將信息化工作作為當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的工作重點(diǎn)，緊扣檔案信息化建設(shè)發(fā)展脈搏的要求格外鮮明。北京、海南提出推動(dòng)電子證照、電子簽章、電子檔案跨部門、跨行業(yè)、跨領(lǐng)域互通、互認(rèn)、互用；福建提出要規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案管理，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)[1]。與此同時(shí)，各地黨委、政府對(duì)高水平、高素質(zhì)人才的引進(jìn)力度也在逐年加大，堅(jiān)定不移貫徹“人才是第一資源”的思想，堅(jiān)持“引才為先，留用為本”，多措并舉優(yōu)化人才發(fā)展生態(tài)，激發(fā)人才發(fā)展活力，為社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)的人才保證和智力支撐，也為檔案行業(yè)吸引專業(yè)人才打下來(lái)堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[2]。

1.2 充分挖掘檔案價(jià)值

檔案收集工作是檔案管理流程的基礎(chǔ)，也是電子文件歸檔的前提，在整個(gè)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中有著舉足輕重的作用。一是在信息化時(shí)代電子檔案歸檔和管理過(guò)程中，依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案系統(tǒng)管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)高效率資源整合，徹底打破傳統(tǒng)檔案收集方式在時(shí)間和空間的限制，有效地降低人工成本和管理成本，為進(jìn)一步提高檔案開(kāi)放利用質(zhì)量和水平，實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)價(jià)值，滿足不斷增長(zhǎng)的人民群眾對(duì)檔案信息內(nèi)容的需求，提升檔案館社會(huì)服務(wù)功能提供龐大的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。二是基于檔案信息資源總庫(kù)，可以及時(shí)更新檔案信息，充分發(fā)揮館藏檔案資源優(yōu)勢(shì)，確保涉及群眾利益的事件有檔可查、應(yīng)查盡查、能用盡用，進(jìn)一步提升為民服務(wù)質(zhì)效，最大限度發(fā)揮檔案利用價(jià)值來(lái)為民排憂解難，為民辦實(shí)事。三是通過(guò)系統(tǒng)管理平臺(tái)，所有檔案均能夠直觀地展示在管理者面前，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)埋藏在角落有價(jià)值的檔案，挖掘出來(lái)開(kāi)展編研、展覽等，使得檔案保存的內(nèi)涵與歷史記憶再次展現(xiàn)在世人面前，在創(chuàng)新宣傳方法、拓展宣傳渠道的基礎(chǔ)上打造檔案品牌，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案工作社會(huì)影響力，充分發(fā)揮檔案資政育人作用。

1.3 實(shí)現(xiàn)資源共建共享

讓優(yōu)秀檔案資源更多更公平惠及全體人民，是檔案行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的本質(zhì)要求，也是全心全意為人民服務(wù)的重要體現(xiàn)。基于完善的檔案資源管理利用平臺(tái)，可將各單位、各部門、各行各業(yè)、各地域信息實(shí)現(xiàn)全流程、各環(huán)節(jié)高度整合，打破處室界限、統(tǒng)籌資源調(diào)配，不斷深化共建共享共商共用，把閑置資源用起來(lái)，把有價(jià)值的資源用好用活，積極主動(dòng)為民服務(wù)，多渠道、多方式不斷提升廣大人民群眾對(duì)檔案的認(rèn)同感[3]。

2 信息化時(shí)代檔案工作面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)

2.1 整體發(fā)展不平衡

目前檔案行業(yè)內(nèi)雖然正在積極向信息化時(shí)代靠攏，相關(guān)政策制度、軟硬件設(shè)施、工作手段也在不斷更新優(yōu)化，但整體上仍然存在發(fā)展不平衡、應(yīng)用不充分的問(wèn)題。重點(diǎn)表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是部分區(qū)域基層檔案管理部門的基礎(chǔ)工作比較薄弱，有關(guān)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化方面的制度建設(shè)不夠規(guī)范。從電子文件而言，大多采用較為獨(dú)立的電子文件歸檔和電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)制度，導(dǎo)致部分業(yè)務(wù)流程缺乏科學(xué)性、合理性，難以解決電子文件類型多種多樣帶來(lái)的管理難題，管理模式無(wú)法可依、無(wú)章可循。二是檔案科研和信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。由于各個(gè)地方領(lǐng)導(dǎo)重視程度、資金基礎(chǔ)、政策支持不盡相同，信息化建設(shè)軟硬件設(shè)施配備困難，相關(guān)機(jī)制建設(shè)不完善，導(dǎo)致檔案行業(yè)內(nèi)信息化發(fā)展總體落后、兩極分化嚴(yán)重。三是人才發(fā)展不平衡?；鶎訖n案部門，既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又懂檔案專業(yè)的復(fù)合型人才嚴(yán)重短缺，對(duì)優(yōu)秀的檔案專業(yè)或者計(jì)算機(jī)專業(yè)畢業(yè)的人才不具備吸引力，難以引進(jìn)高素質(zhì)人才?，F(xiàn)有檔案人員年齡大、知識(shí)儲(chǔ)備薄弱、文化程度低，即使接受計(jì)算機(jī)和專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，也難以將信息技術(shù)、專業(yè)技能與實(shí)際工作快速結(jié)合。再就是因?yàn)闄C(jī)關(guān)檔案人員大多處于兼職狀態(tài)，工作變動(dòng)較快、工作較雜，難以全身心投入，往往導(dǎo)致缺乏敬業(yè)精神。一個(gè)單位的檔案工作往往排在各項(xiàng)工作的最后面，難以承擔(dān)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)[4]。同時(shí)，基層檔案部門對(duì)信息技術(shù)人員的教育培訓(xùn)工作相對(duì)薄弱，培訓(xùn)教育工作開(kāi)展不力，缺乏充足的資源對(duì)其進(jìn)行全方位、多角度、多層次培養(yǎng)，人員接受信息化知識(shí)機(jī)會(huì)少、層次低，制約了人員素質(zhì)的提高[5]。

2.2 檔案收集不齊全

目前，大多數(shù)檔案管理部門的收集工作仍處于不斷探索、完善的階段，以各單位、企業(yè)、學(xué)校等社會(huì)團(tuán)體的接受移交為主，個(gè)人捐贈(zèng)、寄存、代管為輔的方式開(kāi)展征集工作，征集呈現(xiàn)碎片化、淺顯化的特征，而且在信息化時(shí)代背景下還存在一些問(wèn)題：一是收集范圍不夠廣泛，檔案部門收集的對(duì)象大多來(lái)源于其他部門單位，主要內(nèi)容大多是紅頭文件，反映社會(huì)歷史發(fā)展、紅色文化傳承、地域人文情懷的檔案不多。實(shí)際工作中由于人員、資金等因素的制約，檔案部門的相關(guān)工作停滯不前，開(kāi)展次數(shù)較少，嚴(yán)重制約了電子文件歸檔工作的順利開(kāi)展。二是行業(yè)之間存在隔閡，在信息化的背景下，部門檔案管理平臺(tái)只是具備內(nèi)部收集管理、存儲(chǔ)利用的功能，對(duì)外共建共享的水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求，工作方式較為墨守成規(guī)，缺乏與各行業(yè)間的學(xué)習(xí)、交流，使得各單位、各行業(yè)之間的文件歸檔存在時(shí)間和空間上的界限，難以實(shí)現(xiàn)在線歸檔，檔案的收集仍需傳統(tǒng)的人工方式進(jìn)行收集匯總，導(dǎo)致工作效率低、實(shí)際效果差。三是征集手段單一。在社會(huì)散存著大量珍貴檔案，由于檔案部門對(duì)外征集檔案的宣傳力度不夠，沒(méi)有主動(dòng)融入新媒體發(fā)展潮流的創(chuàng)新精神，沒(méi)有充分利用微信公眾平臺(tái)、新聞媒體等方式對(duì)檔案館的職能進(jìn)行宣傳，各級(jí)各部門單位和社會(huì)群眾對(duì)于檔案的征集工作和保管條件缺乏一定的了解，尚未形成主動(dòng)構(gòu)建門類齊全、內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案資源收集和供給體系的社會(huì)意識(shí)，大多個(gè)人或者家族傳承的檔案由于保管條件不好、無(wú)處可放的原因?qū)е聶n案損壞的案例非常常見(jiàn)，在一定程度上浪費(fèi)了相當(dāng)數(shù)量的有價(jià)值的檔案資源。

2.3 信息管理不高效

目前電子文件檔案管理效率低下，主要問(wèn)題出在系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)和使用方面，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是在最初系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，檔案部門的管理者缺乏對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)查研究，對(duì)信息化技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用沒(méi)有深入認(rèn)知，只是浮于表面將基礎(chǔ)功能羅列，在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中與信息化技術(shù)的結(jié)合程度不高、針對(duì)性不強(qiáng)，系統(tǒng)平臺(tái)成為擺設(shè)。二是人才體系單薄，很少有能夠充分利用平臺(tái)開(kāi)展工作的管理者，大多還是依賴傳統(tǒng)的電子文檔管理方式，不僅不能夠有效甄別檔案的真實(shí)性和完整性，而且在一定程度上制約了檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。三是信息安全面臨巨大挑戰(zhàn)，在系統(tǒng)平臺(tái)軟件功能的選擇和門戶網(wǎng)站的建設(shè)過(guò)程中，極易因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的安全性和穩(wěn)定性對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保管和利用產(chǎn)生威脅，各部門單位對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的能力較弱，應(yīng)急演練相關(guān)措施開(kāi)展較少，防范手段水平較低，尚未形成完整的檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，同時(shí)在大數(shù)據(jù)的背景下，很容易引起不法分子、黑客的攻擊，使得檔案信息出現(xiàn)損壞、丟失等問(wèn)題。

3 信息化時(shí)代檔案工作未來(lái)發(fā)展對(duì)策

3.1 緊跟時(shí)代，勇于創(chuàng)新

隨著時(shí)代的變遷，社會(huì)各行各業(yè)都在借勢(shì)發(fā)展的東風(fēng)，乘上穩(wěn)步前行的快車道。檔案行業(yè)各部門更應(yīng)該聚焦重點(diǎn)領(lǐng)域，搶抓機(jī)遇、主動(dòng)作為，在制度體系建設(shè)、檔案資源整合、深度開(kāi)發(fā)利用、積極共建共享、嚴(yán)格風(fēng)險(xiǎn)管控上大膽設(shè)想、小心求證、步步為營(yíng)、持續(xù)創(chuàng)新，以構(gòu)建集約集成的檔案數(shù)據(jù)“智控中樞”為目標(biāo)，為黨和政府和社會(huì)群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。一要推動(dòng)檔案征集高水平開(kāi)展，進(jìn)一步加大新時(shí)代檔案征集力度，面向社會(huì)、面向廣大人群建立行之有效的征集鏈條，依靠新媒體傳播優(yōu)勢(shì)拓展檔案工作的意義和價(jià)值，讓紅色檔案、歷史檔案、民生檔案等檔案編研成果為群眾帶來(lái)精神食糧，增強(qiáng)群眾知曉度、參與度和支持度。二要制定科學(xué)完善的征集管理工作規(guī)范，成立檔案征集管理領(lǐng)導(dǎo)小組，根據(jù)檔案的分類、保管期限和歸檔范圍對(duì)工作進(jìn)行嚴(yán)格界定，提升全社會(huì)的做好開(kāi)放鑒定工作社會(huì)的關(guān)注支持和部門間的通力合作，以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化達(dá)到檔案征集、整理、開(kāi)發(fā)、利用等工作流程的科學(xué)化，不斷完善新時(shí)期檔案征集工作的實(shí)踐探索體系[6]。

3.2 引進(jìn)人才，強(qiáng)化隊(duì)伍

在信息化技術(shù)普遍應(yīng)用于各行業(yè)的新時(shí)代，人才培養(yǎng)是關(guān)乎行業(yè)未來(lái)發(fā)展水平的關(guān)鍵，針對(duì)檔案行業(yè)，對(duì)于既懂檔案專業(yè)知識(shí)、又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才需求較大，各檔案管理部門應(yīng)將合理配置人才結(jié)構(gòu)作為今后發(fā)展的重要工作去堅(jiān)持開(kāi)展，立足自身發(fā)展情況，積極向上級(jí)有關(guān)部門爭(zhēng)取政策支持，主動(dòng)對(duì)接高校、人才市場(chǎng)，把具有現(xiàn)代科技知識(shí)和較高專業(yè)技術(shù)能力的人才吸納進(jìn)來(lái)。同時(shí)強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將理論知識(shí)與實(shí)際工作相結(jié)合，培養(yǎng)責(zé)任心強(qiáng)、具有集體榮譽(yù)感、作風(fēng)扎實(shí)、擔(dān)當(dāng)作為、敢于創(chuàng)新、熱愛(ài)事業(yè)的人員充實(shí)到各個(gè)工作流程崗位中，鼓勵(lì)檔案人員去先進(jìn)地區(qū)檔案館學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)能力、技術(shù)方法和成功經(jīng)驗(yàn)，邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案專家開(kāi)展講座，開(kāi)闊眼界、補(bǔ)齊短板、鼓勵(lì)檔案人員參加國(guó)家承認(rèn)的計(jì)算機(jī)資格和認(rèn)證考試，全力打造結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)優(yōu)良的高精尖干部人才隊(duì)伍，為電子檔案文件的深入開(kāi)發(fā)奠定良好基礎(chǔ)。

3.3 思想認(rèn)同，堅(jiān)守初心

檔案是歷史的記錄，是原始、真實(shí)的資料，是人類發(fā)展史中一項(xiàng)無(wú)形的寶貴財(cái)富，其承載著人類的歷史記憶，對(duì)社會(huì)發(fā)展和人類生活具有重要的利用價(jià)值。作為檔案工作者，一要始終牢記“檔案工作姓黨”，深入貫徹落實(shí)習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”的指示要求，牢記“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的宗旨，堅(jiān)定信念、踐行為民服務(wù)宗旨、弘揚(yáng)工匠精神、運(yùn)用專業(yè)知識(shí)和新技術(shù)，推動(dòng)新時(shí)代檔案事業(yè)職能走向多元化、多樣化，為檔案工作高質(zhì)量發(fā)展增光添彩。二要有高度的政治責(zé)任感和強(qiáng)烈的歷史使命感，敬業(yè)守責(zé)、盡心盡力，以對(duì)黨負(fù)責(zé)、對(duì)人民負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，兢兢業(yè)業(yè)做好新時(shí)代的檔案工作。樹(shù)立一絲不茍、精益求精的精品意識(shí)，堅(jiān)持把“細(xì)致、精致、極致”作為工作標(biāo)準(zhǔn)，于細(xì)微之處見(jiàn)精神，在小節(jié)之上顯擔(dān)當(dāng)，“致廣大而盡精微”。三要擁有平凡堅(jiān)守、甘于奉獻(xiàn)的精神，在平凡崗位上默默奉獻(xiàn)，發(fā)揚(yáng)好老一輩檔案工作者“艱苦奮斗、無(wú)私奉獻(xiàn)，堅(jiān)守平凡、創(chuàng)造非凡”的優(yōu)良傳統(tǒng)，以赤誠(chéng)之心、奉獻(xiàn)之心投身黨的檔案事業(yè)，在平凡的崗位上努力踐行檔案人的初心和使命，用辛勞和堅(jiān)守、奉獻(xiàn)和汗水，筑起一道靚麗的為人民服務(wù)風(fēng)景線。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案是社會(huì)和歷史的縮影，檔案部門是存儲(chǔ)和保管黨、國(guó)家和人民歷史記錄、提供民生服務(wù)的信息中心，檔案事業(yè)是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)。站在信息化時(shí)代的浪潮，檔案部門作為存儲(chǔ)信息、提供信息服務(wù)的信息中心，必須主動(dòng)改變、善于創(chuàng)新，推動(dòng)電子文件歸檔管理向“知識(shí)化、信息化、技術(shù)化、市場(chǎng)化”變革，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展，滿足未來(lái)需求。檔案管理者要充分認(rèn)識(shí)當(dāng)前發(fā)展的實(shí)際情況，進(jìn)一步梳理任務(wù)、細(xì)化責(zé)任、強(qiáng)化措施、列出清單，完成各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)，以實(shí)績(jī)實(shí)效推進(jìn)檔案事業(yè)未來(lái)發(fā)展體系建設(shè)。從業(yè)人員要具備應(yīng)用信息化手段進(jìn)行檔案收集管理的能力，能夠熟練應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)知識(shí)，迅速有效地收集信息、完整安全地保護(hù)信息、及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息、最大程度地運(yùn)用信息[7]，同時(shí)要培養(yǎng)開(kāi)拓創(chuàng)新的能力，不斷促進(jìn)檔案工作實(shí)現(xiàn)更深層次的突破與提高，以實(shí)際行動(dòng)努力書(shū)寫(xiě)新時(shí)代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展新篇章。

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作者簡(jiǎn)介：張蕾（1988— ），陜西交通控股集團(tuán)有限公司西商分公司綜合辦公室助理館員，研究方向：檔案管理。