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      中小企業(yè)存貨管理工作存在的問題與對策建議

      2023-07-06 21:21:02黃曉懿鐘林
      商場現(xiàn)代化 2023年8期
      關(guān)鍵詞:存貨管理中小企業(yè)對策

      黃曉懿 鐘林

      摘 要:存貨管理水平的高低在很大程度上影響著中小企業(yè)降本增效目標(biāo)的實現(xiàn)。本文從存貨管理對中小企業(yè)的重要影響出發(fā),分析我國中小企業(yè)存貨管理工作存在的問題及原因,在此基礎(chǔ)上,提出優(yōu)化存貨管理工作的對策建議,以提高中小企業(yè)的存貨管理水平。

      關(guān)鍵詞:中小企業(yè);存貨管理;對策

      存貨是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為銷售或耗用而儲備的物資,包括各類材料、商品、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品等。它是企業(yè)流動資產(chǎn)中流動性最弱,但獲利能力最強的資產(chǎn)。存貨在流動資產(chǎn)中所占的比重、存貨管理水平的高低,對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利與否產(chǎn)生直接影響,并最終會影響到企業(yè)的收益、風(fēng)險和流動性的綜合水平。因此,存貨管理在中小企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營管理中占據(jù)重要地位。

      一、存貨管理對中小企業(yè)的重要影響

      作為企業(yè)資產(chǎn)的構(gòu)成部分之一,存貨直接體現(xiàn)了中小企業(yè)的生產(chǎn)運營狀況和資金流動情況。早在20世紀(jì)的六七十年代,就出現(xiàn)了“零庫存”管理模式,即采用看板管理手段,通過單元化生產(chǎn)等技術(shù),按需進行拉式生產(chǎn),生產(chǎn)過程不積壓原材料和半成品。這種管理模式不僅大大降低了資金的占用量和存貨的儲存成本,還提高了管理效率。簡言之,就是存貨在采購、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié),不以倉儲形式存在,而都處于周轉(zhuǎn)狀態(tài)。這種管理模式固然優(yōu)勢明顯,但事實是,如果工業(yè)企業(yè)在生產(chǎn)投料時能夠隨時購入所需的原材料,或者商業(yè)企業(yè)在銷售時能夠隨時購入該項商品,就不需要儲備存貨。然而,中小企業(yè)很少能做到隨用隨買,即使是市場供應(yīng)充足的物資也是如此,總有儲存存貨的需要,并因此或多或少地占用資金。

      對于中小企業(yè)來說,持有一定數(shù)量合理的存貨是必要的,它不僅能保證中小企業(yè)生產(chǎn)或銷售的經(jīng)營需要,還能降低進貨成本。中小企業(yè)獲得利潤離不開原材料或商品的不斷流轉(zhuǎn),但若流轉(zhuǎn)的過程不順暢,就會出現(xiàn)停工待料、停業(yè)待貨等情況,給企業(yè)造成損失。例如,某種原材料出現(xiàn)市場斷檔,或企業(yè)距離供貨點較遠(yuǎn)而需要運輸,運輸也有可能出現(xiàn)故障導(dǎo)致貨物損毀等。為了避免或降低缺貨成本,企業(yè)需要儲備一定數(shù)量合理的存貨。存貨還能降低進貨成本,因為零購物資通常價格較高,而整批購買常有價格優(yōu)惠。許多供應(yīng)商為了擴大銷售,會給購貨方提供商業(yè)折扣。購貨方大批量集中進貨就可以享受這種優(yōu)惠,降低進貨成本。同時,大批量采購在采購總量一定的情況下減少了采購次數(shù),也為購貨方節(jié)約了采購費用。

      存貨過多,占用的資金就多,過多的資金占用會增加資金的機會成本,而且過多的存貨還會增加倉儲費、保險費、管理人員工資等各種費用,增加企業(yè)的成本,減少企業(yè)的利潤。因此,中小企業(yè)需要進行有效的存貨管理,權(quán)衡各種存貨的成本和效益,盡力使二者實現(xiàn)最佳匹配,在充分發(fā)揮存貨作用的前提下,不斷降低存貨成本,以最低的存貨成本,保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利開展。

      二、中小企業(yè)存貨管理工作存在的問題及原因

      為了維持正常的生產(chǎn)經(jīng)營,中小企業(yè)需要擁有一定數(shù)量和質(zhì)量的存貨,并且要權(quán)衡各種存貨的成本和效益,使企業(yè)資產(chǎn)運轉(zhuǎn)效率達(dá)到最佳狀態(tài)。但是,許多中小企業(yè)在存貨管理方面或多或少存在一些問題,影響企業(yè)管理效率的提高和降本增效目標(biāo)的實現(xiàn)。

      1.存貨儲存量不合理

      存貨直接影響中小企業(yè)營運資金的占用水平和資產(chǎn)的運轉(zhuǎn)效率。存貨量反映了資金的占用水平。一些中小企業(yè)管理人員的專業(yè)能力并不高,不能科學(xué)地預(yù)測未來一段時間的存貨需求量,沒有周密的采購計劃、生產(chǎn)計劃等,采購計劃和生產(chǎn)計劃不協(xié)調(diào),使庫存數(shù)量不合理,導(dǎo)致產(chǎn)能過?;驇齑娣e壓。還有一些管理者認(rèn)為沒有必要預(yù)測存貨的需求量,即便預(yù)測了,計劃沒有變化快,存貨的需求量會隨時發(fā)生變化,預(yù)測沒有實際意義。因此,為了不影響生產(chǎn)經(jīng)營,避免出現(xiàn)停工待料、停業(yè)待貨等情況,減少缺貨成本而積壓過多存貨,占用大量流動資金,使其資金周轉(zhuǎn)發(fā)生困難。而且,隨著市場價格的波動,倉庫積壓的存貨會出現(xiàn)貶值、磨損、折舊等問題,加大了中小企業(yè)存貨管理的難度,增加了存貨管理的成本。特別是在新冠疫情沖擊下,市場需求大大下滑,許多中小企業(yè)的訂單不可避免地流失,也使積壓存貨的現(xiàn)象越來越普遍。也有一些中小企業(yè)在沒有合理估計存貨需求量的前提下,因為害怕積壓存貨或流動資金不足等原因而減少存貨量,導(dǎo)致存貨不足而不敢接訂單,或接了訂單無法按期交貨,增加了缺貨成本。無論是存貨過多,還是存貨不足,都會直接影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動??梢姡茖W(xué)預(yù)測存貨量對中小企業(yè)來說是非常重要的。

      2.存貨內(nèi)部控制不到位

      企業(yè)為了管理好存貨,保障存貨的安全性和完整性,加速存貨資金周轉(zhuǎn),提高存貨資金使用效益,針對存貨的產(chǎn)、供、銷和收、發(fā)、存各個環(huán)節(jié)的特點,事先會制定一套相互牽制、相互驗證的內(nèi)部監(jiān)控制度,即對存貨進行內(nèi)部控制。但很多中小企業(yè)的存貨內(nèi)部控制不到位,表現(xiàn)在以下幾個方面。第一,中小企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)比較簡單,采購、生產(chǎn)、銷售等相關(guān)部門及崗位的職責(zé)、權(quán)限不明晰,在存貨管理中忽略了“不相容職務(wù)分離”的原則,出現(xiàn)“一人說了算的現(xiàn)象”,使一些業(yè)務(wù)完全由一人經(jīng)辦,沒有經(jīng)過兩個或兩個以上的部門或人員處理,個人或部門的工作與其他人或部門的工作相分離和脫節(jié),沒能受到很好的監(jiān)督和制約。而且,錢、賬、物沒能實現(xiàn)分管,倉庫保管員不僅負(fù)責(zé)原材料的收、發(fā)、存和相關(guān)管理工作,負(fù)責(zé)登記原材料的數(shù)量,還要處理相關(guān)的賬務(wù),定期還要核對存貨的實存數(shù)和賬存數(shù),這樣一來,使存貨管理的監(jiān)督形同虛設(shè)。第二,在采購、驗收入庫、倉儲、領(lǐng)用、生產(chǎn)加工、裝運出庫、運輸、盤存等各個環(huán)節(jié),缺乏健全的存貨內(nèi)部控制制度,使問題不能及時被發(fā)現(xiàn),出現(xiàn)問題也不能及時得到解決。例如,在存貨驗收入庫環(huán)節(jié),一些中小企業(yè)沒有設(shè)置獨立的部門負(fù)責(zé)驗收貨物,沒有使用驗收單,或驗收單未能及時傳送至?xí)嫴块T;在倉儲環(huán)節(jié),沒有定期的存貨盤點制度和責(zé)任制度,使企業(yè)缺少存貨的實時數(shù)據(jù),存貨受到損毀、盜竊、破壞,找不到責(zé)任人或相關(guān)人員互相推卸責(zé)任。第三,由于缺乏健全且嚴(yán)格的憑證制度,使存貨內(nèi)部控制失效,出現(xiàn)問題時無證可查,無據(jù)可依。

      3.存貨管理方法不科學(xué)

      存貨管理需要科學(xué)的管理方法,幫助中小企業(yè)提高存貨管理水平。中小企業(yè)需要一定數(shù)量合理的存貨,但儲存存貨既占用資金又增加倉儲管理費。為了加速存貨的周轉(zhuǎn)和資金的流通,中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)盡量縮短存貨的儲存期,從而降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。這就需要管理人員用科學(xué)的方法,計算存貨的儲存期,并以此來指導(dǎo)和控制存貨的周轉(zhuǎn)。但中小企業(yè)的管理人員在對存貨進行管理時,習(xí)慣依靠個人的主觀經(jīng)驗來進行判斷,較少運用科學(xué)的管理方法,對存貨的儲存時間的長短,沒有科學(xué)地計算和估測。此外,由于資源有限,中小企業(yè)應(yīng)將管理重心放在存貨所占金額大的重點存貨上,提高資源利用效率。但一些中小企業(yè)的倉庫管理員在存貨入庫時,沒能將金額大的重點存貨和一般存貨分類,也沒能將之前的存貨與剛?cè)霂斓拇尕浄诸?,在商品生產(chǎn)完工入庫時,沒有做好商品正品數(shù)與次品數(shù)的登記,導(dǎo)致在生產(chǎn)領(lǐng)用或銷售出庫時產(chǎn)生混亂,影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營秩序。

      三、中小企業(yè)存貨管理工作優(yōu)化建議

      存貨管理水平體現(xiàn)了企業(yè)整體的管理水平,間接地反映了產(chǎn)品的品質(zhì),對企業(yè)的持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。針對現(xiàn)階段中小企業(yè)存貨管理存在的問題,中小企業(yè)應(yīng)采取相應(yīng)的措施,提高存貨管理的水平和效率。

      1.合理預(yù)測存貨數(shù)量

      存貨數(shù)量直接關(guān)系到中小企業(yè)的存貨成本,影響中小企業(yè)的經(jīng)濟效益。為了在充分發(fā)揮存貨作用的前提下,不斷降低存貨成本,以最低的存貨成本,保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利開展,中小企業(yè)應(yīng)確定一個最佳的存貨數(shù)量,并對存貨數(shù)量進行有效控制,盡量使存貨總成本最低。預(yù)測存貨數(shù)量不能僅依靠管理者的經(jīng)驗,而應(yīng)采用科學(xué)的方法,結(jié)合管理者多年的實踐經(jīng)驗做出合理的判斷。存貨的經(jīng)濟批量模型就是在企業(yè)存貨管理實踐過程中逐步形成的一種有效的存貨控制方法。運用該模型,企業(yè)在預(yù)測了某種存貨的全年需要量、統(tǒng)計出企業(yè)平均每次的進貨費用和存貨的年度單位儲存成本的基礎(chǔ)上,就能預(yù)測出該存貨的經(jīng)濟批量,也就是使一定時期企業(yè)的存貨總成本達(dá)到最低點的進貨數(shù)量。因為,一般情況下,減少進貨批量,增加進貨次數(shù),可降低儲存成本,但會導(dǎo)致進貨費用與缺貨成本的提高;相反,增加進貨批量,減少進貨次數(shù),有利于降低進貨費用與缺貨成本,但會增加儲存成本。因此,需要在存貨這些相關(guān)成本之間,找到一個平衡點,使總成本最低。這就需要企業(yè)運用該模型,合理預(yù)測存貨的經(jīng)濟批量。預(yù)測存貨數(shù)量的方法還有很多,中小企業(yè)要根據(jù)自身的實際情況,選擇適合自己的方法。

      2.加強存貨內(nèi)部控制

      存貨內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的中心環(huán)節(jié)和重點內(nèi)容。要加強對存貨的內(nèi)部控制,首先,中小企業(yè)應(yīng)明晰采購、生產(chǎn)、銷售等相關(guān)部門及崗位的權(quán)責(zé),做到權(quán)責(zé)一致,遵循“不相容職務(wù)分離”的原則,每一項業(yè)務(wù)都不能由一人完全經(jīng)辦,錢、賬、物要分管,保管財產(chǎn)物資和核對這些財產(chǎn)物資的實存數(shù)與賬存數(shù)是否相符的職務(wù)要分離。例如,倉庫保管員管理存貨,相關(guān)的賬務(wù)處理由會計人員負(fù)責(zé)。其次,健全存貨內(nèi)部控制制度。在采購環(huán)節(jié),事先將訂貨單連續(xù)編號,確定采購價格,獲得批準(zhǔn);在驗收環(huán)節(jié)使用驗收單讓貨物都得到記錄,并傳送到會計部門;在倉儲環(huán)節(jié),避免貨物被損毀或盜竊;在領(lǐng)用環(huán)節(jié),使用領(lǐng)用單使所有存貨的領(lǐng)用得到批準(zhǔn)和記錄;在生產(chǎn)環(huán)節(jié),使用生產(chǎn)報告單適當(dāng)?shù)貙ιa(chǎn)全過程進行記錄;在出庫環(huán)節(jié),使用裝運單使所有的裝運被記錄;在盤點環(huán)節(jié),制定盤點計劃和程序,使用盤點表并進行監(jiān)督。第三,中小企業(yè)應(yīng)建立健全嚴(yán)格的憑證制度和崗位責(zé)任制度,對憑證定期清點,保證存貨內(nèi)部控制的有效性。對那些工作有突出貢獻(xiàn)的員工給予獎勵,對那些工作失職的員工追究責(zé)任。第四,制定存貨業(yè)務(wù)流程,明確存貨的采購、驗收入庫、倉儲、領(lǐng)用、生產(chǎn)加工、裝運出庫、運輸、盤存等各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和要求,并對各個環(huán)節(jié)做好相應(yīng)的記錄,為存貨價值的準(zhǔn)確計量提供支持。

      3.采用科學(xué)的存貨管理方法

      中小企業(yè)應(yīng)采用科學(xué)的存貨管理方法來提高存貨管理效率。常用的存貨管理方法有存貨儲存期控制法和存貨ABC分類管理法。按照與儲存時間的關(guān)系,企業(yè)存貨投資產(chǎn)生的費用支出分為固定儲存費用和變動儲存費用。包括進貨費用和管理費用等在內(nèi)的固定儲存費用與存貨儲存期的長短沒有直接關(guān)系,而包括存貨資金占用費、存貨倉儲管理費等在內(nèi)的變動儲存費用與存貨儲存期呈正向關(guān)系。通過以上關(guān)系,中小企業(yè)的管理者可以將生產(chǎn)經(jīng)營過程中獲得的毛利扣除存貨的固定儲存費用和稅金及附加后,平均分?jǐn)偟酱尕浀娜兆儎觾Υ尜M上,得到存貨的保本儲存期,也就是不虧不贏的存貨儲存期;也可以將生產(chǎn)經(jīng)營過程中獲得的毛利扣除存貨的固定儲存費用、稅金及附加、目標(biāo)利潤后,平均分?jǐn)偟酱尕浀娜兆儎觾Υ尜M上,得到存貨的保利儲存期,也就是使企業(yè)獲得目標(biāo)利潤的存貨儲存期。中小企業(yè)的存貨一般品目較多,存貨ABC管理法是常用的一種科學(xué)管理方法。首先,列示出企業(yè)全部存貨的明細(xì)表,計算出每種存貨的價值總額以及占全部存貨金額的百分比。然后,將存貨按照金額標(biāo)準(zhǔn)由大到小排序,并累加金額百分比。當(dāng)存貨的金額百分比累加到70%左右時,這些存貨即為A類存貨,應(yīng)當(dāng)重點管理;當(dāng)存貨的金額百分比在70%~90%時,這些存貨視為B類一般管理的存貨;其余就C類存貨,不需要花費企業(yè)太多資源進行管理。此外,中小企業(yè)還應(yīng)引進國內(nèi)外先進的管理手段,降低人力成本,提高管理效率,使存貨管理達(dá)到現(xiàn)代化管理的要求。

      4.提高存貨管理人員素質(zhì)

      優(yōu)化存貨管理工作,中小企業(yè)必須注重人員培養(yǎng),提高存貨管理人員的素質(zhì)。中小企業(yè)應(yīng)建立完善的人力資源管理制度,選拔德高技強的人員從事存貨管理的相關(guān)工作崗位。為提高員工的工作技能,采用老帶新的方式,安排老員工對新員工進行實踐指導(dǎo),并建立培訓(xùn)體系,對存貨管理人員進行系統(tǒng)培訓(xùn),提高員工的溝通能力和管理能力。

      四、結(jié)語

      存貨能保證中小企業(yè)生產(chǎn)或銷售的經(jīng)營需要,降低進貨成本,是中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營不可或缺的重要資產(chǎn)。存貨管理工作直接影響到存貨的周轉(zhuǎn)、企業(yè)資金的流動和企業(yè)的運營效率。許多中小企業(yè)在存貨管理方面存在存貨儲存量不合理、存貨內(nèi)部控制不到位、存貨管理方法不科學(xué)等問題,因此,管理人員應(yīng)采用定性和定量相結(jié)合的方法,合理預(yù)測存貨數(shù)量;健全內(nèi)部控制制度,加強存貨內(nèi)部控制;采用科學(xué)的存貨管理方法,提高存貨管理效率;注重人員培養(yǎng),提高存貨管理人員素質(zhì)。總之,在激烈的市場競爭中,中小企業(yè)只有不斷提高自身的管理水平,適應(yīng)環(huán)境的變化,才能得到持續(xù)發(fā)展。

      參考文獻(xiàn):

      [1]張梅,伊潔,保欠,等.中小企業(yè)存貨管理存在的問題及解決對策[J].投資與創(chuàng)業(yè),2022,33(13):157-160.

      [2]楊彩琴.中小企業(yè)存貨管理存在的問題與對策淺談[J].大眾投資指南,2020(15):134-135.

      [3]周艷萍.制造業(yè)企業(yè)存貨管理工作存在的問題及對策探討[J].中國中小企業(yè),2022(11):172-174.

      作者簡介:黃曉懿,女,漢族,四川廣漢人,博士,成都職業(yè)技術(shù)學(xué)院,副教授,研究方向:技術(shù)經(jīng)濟及管理;鐘林,男,漢族,四川彭州人,博士,成都職業(yè)技術(shù)學(xué)院,教授,研究方向:管理經(jīng)濟分析。

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