搶抓機(jī)遇 砥礪奮進(jìn) 高質(zhì)量建設(shè)全國示范數(shù)字檔案館

蔣寧鵬 張靜靜 沈敏

2022年4月19日，習(xí)近平總書記在中央全面深化改革委員會第二十五次會議上強(qiáng)調(diào)：要全面貫徹網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國戰(zhàn)略，把數(shù)字技術(shù)廣泛運(yùn)用于政府管理服務(wù)，推動政府?dāng)?shù)字化、智能化運(yùn)行，為推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化提供有力支撐。為貫徹習(xí)近平總書記講話精神，宜興市檔案史志館順應(yīng)數(shù)字政府建設(shè)的時(shí)代大勢，把握檔案新館建設(shè)的難得機(jī)遇，以爭創(chuàng)全國示范數(shù)字檔案館為契機(jī)，踔厲奮發(fā)推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，勇毅前行走好新時(shí)代檔案工作趕考路。

一、 抓住機(jī)遇，高質(zhì)量建設(shè)數(shù)字檔案館

宜興市委、市政府重視檔案工作，投資1.5億元建設(shè)占地25畝、建筑面積1.9萬平方米的宜興市檔案新館。這是宜興檔案工作全新提升的難得機(jī)遇，也是數(shù)字檔案建設(shè)的寶貴機(jī)遇。在檔案新館建設(shè)之初，宜興市檔案館即超前提出同時(shí)建成實(shí)體檔案館和數(shù)字檔案館，在具體做法上堅(jiān)持硬件設(shè)施與數(shù)字檔案館軟件系統(tǒng)同步建設(shè)，檔案數(shù)字化質(zhì)量與安全同步加強(qiáng)，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)與爭創(chuàng)工作亮點(diǎn)同步推進(jìn)。

1. 同步推進(jìn)硬件設(shè)施與軟件系統(tǒng)建設(shè)

建館之初，即將數(shù)字檔案館中心機(jī)房、軟件系統(tǒng)、樓宇智能化系統(tǒng)、專用設(shè)備等所需的經(jīng)費(fèi)，納入新館建設(shè)一體化實(shí)施，協(xié)同推進(jìn)以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、硬件設(shè)施為支撐、應(yīng)用服務(wù)為核心的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。

高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)數(shù)字檔案館硬件設(shè)施。數(shù)字檔案館中心機(jī)房位于檔案館三樓中心位置，遠(yuǎn)離各種危險(xiǎn)源和干擾源，總面積118平方米，投資498.8萬元。按國家B級機(jī)房標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，設(shè)主機(jī)房、配電間、操作間3個(gè)功能區(qū)，采用模塊化數(shù)據(jù)中心解決方案，集成供配電系統(tǒng)、UPS系統(tǒng)、精密空調(diào)系統(tǒng)、封閉通道系統(tǒng)、動力環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)。主機(jī)房配置標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)柜12個(gè)，服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備等近30臺專用設(shè)備安裝在7個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)柜中，為未來數(shù)字化發(fā)展預(yù)留5個(gè)機(jī)柜。中心機(jī)房通過虛擬化超融合技術(shù)構(gòu)建了檔案館云平臺，為數(shù)字檔案館提供充裕的計(jì)算與存儲資源，確保檔案館核心業(yè)務(wù)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。在檔案館一樓建立交換機(jī)房，將網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、樓宇智能安全管控設(shè)備以及中心機(jī)房的在線備份設(shè)備布置在該機(jī)房。

廣覆蓋建設(shè)數(shù)字檔案館軟件系統(tǒng)。經(jīng)專家認(rèn)證、投入501.8萬元建設(shè)的數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)，分局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)三個(gè)部分，包括數(shù)字檔案館系統(tǒng)、數(shù)據(jù)保全系統(tǒng)、民生檔案服務(wù)系統(tǒng)、電子文件歸檔系統(tǒng)、智能安全管控系統(tǒng)等20個(gè)子系統(tǒng)，全面覆蓋數(shù)字檔案館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)。智能安全管控系統(tǒng)對中心機(jī)房環(huán)境、庫房溫濕度、檔案出入庫管理、樓宇視頻監(jiān)控、CK報(bào)警、門禁、地下停車場等進(jìn)行集中管控。統(tǒng)一租用政務(wù)云資源、統(tǒng)一開發(fā)軟件、統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和接口建設(shè)數(shù)字檔案室系統(tǒng)，通過政務(wù)網(wǎng)提供給基層單位免費(fèi)使用。目前接入104家數(shù)字檔案室，構(gòu)建起區(qū)域性大檔案格局。

2. 同步抓實(shí)數(shù)字檔案質(zhì)量與安全

質(zhì)量是數(shù)字檔案的生命，安全是數(shù)字檔案的保障。宜興在構(gòu)建數(shù)字檔案資源的過程中注重提高數(shù)字檔案的質(zhì)量，牢固構(gòu)筑數(shù)字檔案的安全屏障。

先人一步構(gòu)建數(shù)字檔案資源庫。宜興從2003年5月開始對館藏的舊縣志、家譜、民國檔案等60211件珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化；2007年10月，宜興市政府同意成立檔案數(shù)字化中心，核定編外用工37名，專門從事館藏檔案的數(shù)字化掃描；宜興市委辦、政府辦3次聯(lián)合發(fā)文明確檔案電子數(shù)據(jù)進(jìn)館要求；通過電子文件歸檔系統(tǒng)接收政務(wù)OA系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)的原生電子公文。經(jīng)過多年的努力，宜興市檔案館于2013年11月成功創(chuàng)建江蘇省第一批5A級數(shù)字檔案館。目前館藏檔案數(shù)字化率達(dá)81.33%，館藏照片、音頻和視頻的數(shù)字化率均為100%，建立了覆蓋全部館藏資源的案卷級、文件級電子目錄，全部納入檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理。

一著不讓提高數(shù)字檔案質(zhì)量。2022年初，宜興市檔案館在檔案新館三樓建立面積338平方米的數(shù)字化中心，投入279.7萬元添置了全新的數(shù)字檔案館專用掃描設(shè)備，投入198萬元實(shí)施為期兩年的“檔案信息資源整理及治理項(xiàng)目”，專門整治較早時(shí)期數(shù)字檔案存在的目錄輸入不規(guī)范、數(shù)字化質(zhì)量不高等問題。查檔窗口及時(shí)反饋數(shù)字化檔案利用中發(fā)現(xiàn)的不足，持續(xù)改進(jìn)檔案數(shù)字化工作。

全面筑牢數(shù)字檔案安全屏障。加強(qiáng)安全硬件支撐，購置配套的防火墻、上網(wǎng)行為管理、日志審計(jì)、漏洞掃描等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)保全保真，對館藏目錄和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行即時(shí)監(jiān)測、即時(shí)預(yù)警、即時(shí)修復(fù)，實(shí)現(xiàn)存儲和備份數(shù)據(jù)安全規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理；對歸檔過程中的原生電子文件自動進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測，通過電子文件保真系統(tǒng)記錄數(shù)據(jù)包的特征碼，并采用國密算法加密，防止文件被篡改。加強(qiáng)檔案安全備份，交換機(jī)房通過在線備份系統(tǒng)每天定時(shí)備份中心機(jī)房的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，每周增量備份全文數(shù)據(jù)；配備1臺102T的群暉存儲服務(wù)器，作為數(shù)字檔案館的離線備份設(shè)備，及時(shí)備份新增數(shù)據(jù)；運(yùn)用大容量移動硬盤完全備份數(shù)字檔案館的目錄和全文數(shù)據(jù)，在宜興市檔案館備份1份，同時(shí)送交浙江省余姚市檔案館等地進(jìn)行異地備份。加強(qiáng)安全環(huán)境監(jiān)控，實(shí)時(shí)監(jiān)測中心機(jī)房和庫房環(huán)境數(shù)據(jù)，及時(shí)做好設(shè)備的巡查和維護(hù)。加強(qiáng)安全制度建設(shè)，建立涵蓋中心機(jī)房管理、設(shè)備管理、數(shù)字資源管理等檔案數(shù)字化全過程的工作制度和應(yīng)急預(yù)案，組織數(shù)據(jù)安全應(yīng)急演練，有效防范安全風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)等級保護(hù)，經(jīng)測評，數(shù)字檔案館互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和局域網(wǎng)三個(gè)網(wǎng)段的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，達(dá)到二級等保，提高了數(shù)字檔案館安全水平。

3. 同步強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)建設(shè)與亮點(diǎn)特色打造

檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，檔案實(shí)體工作基礎(chǔ)好，檔案數(shù)字化的起點(diǎn)才會高。宜興市檔案館致力于夯實(shí)檔案工作整體基礎(chǔ)，在較高的起點(diǎn)上推進(jìn)檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化傳播與數(shù)字檔案館的有機(jī)融合。

全面加強(qiáng)資源建設(shè)。制定《宜興市檔案館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則》和檔案進(jìn)館計(jì)劃。堅(jiān)持依法接收、面向社會征集、鼓勵(lì)個(gè)人捐贈；堅(jiān)持文書檔案齊全完整、專業(yè)檔案應(yīng)進(jìn)盡進(jìn)，堅(jiān)持同步接收紙質(zhì)檔案與電子檔案，同時(shí)接收農(nóng)村土地確權(quán)頒證、長江流域禁漁退捕等事關(guān)長遠(yuǎn)、事關(guān)全局的檔案。做好 “黨史學(xué)習(xí)教育”等重大事件的檔案，征集宜興援鄂醫(yī)護(hù)人員358件抗疫實(shí)物檔案等突發(fā)事件的檔案。館藏規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大、結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，具有數(shù)量多、門類廣、特色明的特點(diǎn)。2013年江蘇省檔案資源建設(shè)現(xiàn)場會在宜興召開，推廣宜興檔案資源建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和做法。目前館藏實(shí)體檔案670915卷、803498件，在全國縣級檔案館中名列前茅。

深入推進(jìn)檔案編研。檔案數(shù)字化提高了編研效率，編研成果豐富了數(shù)字檔案資源。先后出版《宜興科舉考》《宜興家譜提要》等20多本檔案編研書籍，目前正在編撰《宜興古橋》《宜興茶業(yè)》《中國共產(chǎn)黨宜興歷史（第三卷）》《中共江蘇省宜興市組織史資料》等8本正式出版物，豐碩的編研成果成為宜興數(shù)字檔案資源的特色。

切實(shí)重視數(shù)字化隊(duì)伍建設(shè)。宜興市檔案館專門設(shè)立信息技術(shù)科，目前有科長1名、副科長2名。并通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)等多種途徑提高全體人員的數(shù)字化素養(yǎng)和數(shù)字工作能力，全力建設(shè)全國示范數(shù)字檔案館，融入數(shù)字政府、智慧城市建設(shè)。

運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程沉浸式的實(shí)境考察、考查和考核，打破了空間限制，有效應(yīng)對了疫情、方便了專家測試。在數(shù)字檔案館智能管控中心建立直播室，集中接入并集成顯示數(shù)字檔案館的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，匯集、交換、推送整個(gè)測試工作的數(shù)據(jù)流和音視頻，實(shí)現(xiàn)線上線下專家全方位了解數(shù)字檔案館建設(shè)成效，并實(shí)時(shí)進(jìn)行互動交流。確定直播內(nèi)容，經(jīng)過梳理，直播內(nèi)容涵蓋會議議程15個(gè)、直播測試點(diǎn)5個(gè)、直播機(jī)位4個(gè)（主會場固定機(jī)位和主會場外移動機(jī)位各2個(gè)）、線上專家3位、PPT和演示視頻9個(gè)、線上會議系統(tǒng)端口8個(gè)等眾多環(huán)節(jié)。直播過程，就是在保證會議系統(tǒng)、拍攝系統(tǒng)、音頻系統(tǒng)、通信系統(tǒng)等分系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行、實(shí)現(xiàn)各自功能的同時(shí)，通過導(dǎo)播組的硬件與軟件切換，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)互相支持、相互融合。落實(shí)直播講解人員，現(xiàn)場直播講解人員由兩部分組成，本館講解員現(xiàn)場解說預(yù)先擬定的固定內(nèi)容，信息技術(shù)科人員負(fù)責(zé)回答線上專家的提問。加強(qiáng)直播保障，經(jīng)過反復(fù)試驗(yàn)與比較，直播選用配置較高的手機(jī)、配合專業(yè)三軸增穩(wěn)云臺實(shí)現(xiàn)移動拍攝的流暢轉(zhuǎn)場；提前測試并全程跟蹤直播動線的信號強(qiáng)度和速率，把檔案館50 M的網(wǎng)絡(luò)專線提速至500 M，在中心機(jī)房主機(jī)房和配電間安裝5 G信號增強(qiáng)器，實(shí)現(xiàn)信號流暢傳輸與5 G信號均衡覆蓋。直播式線上專家測試的做法得到國家檔案局充分肯定，并在全國檔案系統(tǒng)推廣宜興的做法。

二、 建以致用，提高數(shù)字檔案館“兩個(gè)服務(wù)”成效

更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾，是數(shù)字檔案館建設(shè)的落腳點(diǎn)。宜興市數(shù)字檔案館的建設(shè)，顯著提高了檔案公共服務(wù)的能力。

加強(qiáng)了檔案數(shù)字資源建設(shè)和共享。宜興基層單位使用的數(shù)字檔案室系統(tǒng)后臺硬件設(shè)施，由宜興市檔案館統(tǒng)一租用政務(wù)云資源，軟件由檔案館統(tǒng)一開發(fā)，統(tǒng)一相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和接口。通過政務(wù)網(wǎng)提供給各基層單位免費(fèi)使用，構(gòu)建了區(qū)域性大檔案格局，檔案館之間、檔案館和檔案室之間、檔案室之間可直接查閱館藏開放檔案目錄和全文，可以相互發(fā)起查檔申請、查檔結(jié)果通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，提高了服務(wù)中心服務(wù)大局的效率。

提升了群眾查檔需求的滿意度。數(shù)字檔案館優(yōu)化檢索功能，目錄檢索響應(yīng)時(shí)間1—2秒，全文檢索響應(yīng)時(shí)間3—5秒。通過跨庫查詢、全文檢索提高檔案的查全率和查閱速度，實(shí)現(xiàn)了查檔快捷高效；檔案館524平方米的查檔大廳分設(shè)開放檔案查閱區(qū)和控制檔案查閱區(qū)，配備72臺自助查檔電腦，查檔群眾通過指定賬號自助查詢所需檔案，將需要打印的檔案推送給查檔窗口，經(jīng)審核后可得到所需的檔案資料，實(shí)現(xiàn)了檔案自助查閱；設(shè)3個(gè)專家查檔閱覽室，利用數(shù)字檔案提供個(gè)性化、智能化服務(wù)；參與長三角和江蘇省內(nèi)民生檔案異地跨館查詢，與無錫市多家檔案館簽訂跨館查檔協(xié)議，近3年幫助群眾異地跨館查檔243件，實(shí)現(xiàn)了檔案異地查閱；依托“蘇服辦”APP身份認(rèn)證功能開發(fā)了手機(jī)查檔系統(tǒng)，通過手機(jī)直接發(fā)起查檔申請，提供電子出證、紙質(zhì)郵寄、來館自取等多種出證方式供查檔者選擇，電子出證可將相關(guān)的婚姻登記、軍人退役、出生醫(yī)學(xué)證明、土地確權(quán)頒證等檔案推送到查檔人手機(jī)上，實(shí)現(xiàn)在線預(yù)覽、下載、分享等功能，電子證明上加蓋有檔案館的電子證明章，實(shí)現(xiàn)了手機(jī)查閱常用民生檔案。

建設(shè)全國示范數(shù)字檔案館，是過程不是結(jié)果，目的是夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)；是起點(diǎn)不是終點(diǎn)，為的是持續(xù)提升檔案工作成效。下階段，宜興市檔案館將進(jìn)一步完善數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能，深化系統(tǒng)應(yīng)用，真正實(shí)現(xiàn)檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作自動化、智能化，檔案資源在數(shù)字化的基礎(chǔ)上向數(shù)智化發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)社會的數(shù)字化提速發(fā)展作出努力。