田曉青

摘 要：檔案資政服務(wù)是檔案價值得以發(fā)揮的過程，而公共決策部門知識需求是開展檔案資政服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。文章以公共決策部門知識需求為切入點(diǎn)，深入分析決策知識需求與檔案資政服務(wù)之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系，進(jìn)而從目標(biāo)指引、知識整合、知識智析、知識融合、成果服務(wù)五個方面闡述基于決策知識需求的檔案資政服務(wù)實(shí)現(xiàn)流程，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步探討其保障機(jī)制。

關(guān)鍵詞：知識需求；資政服務(wù)；公共決策

分類號：G279.21

Research on Archival Advisory Services Based on the Knowledge Demand of Public Decision-making Departments： Framework， Process， and Mechanism Analysis

Tian Xiaoqing

（ School of Management， Guangxi Minzu University， Nanning， Guangxi 530006 ）

Abstract： Archival advisory services are the process of giving full play to the value of archives at a higher level， and the knowledge demand of public decision-making departments is the starting point and foothold of carrying out archival advisory services， and the knowledge demand of public decision-making departments is steering the direction of archival advisory services. In this paper， the knowledge demand of public decisionmaking departments are taken as the entry point， and the internal logical relationship between the knowledge demand of decision-making processes and archival advisory services is deeply analyzed. Then， the implementation process of archival advisory services based on the requirements of decision-making knowledge is elaborated from the aspects of target guidance， knowledge integration， knowledge analysis， knowledge convergence and result service. On this basis， the guarantee mechanism under the implementation process is further discussed.

Keywords： Knowledge Demand； Archival Advisory Services； Public Decision-making

檔案資政服務(wù)需求的精細(xì)化與碎片化對檔案資源開發(fā)利用提出了更高要求，同時也驅(qū)動著服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出推進(jìn)檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展，亦強(qiáng)調(diào)提升檔案利用服務(wù)能力，深入挖掘檔案資源，及時精準(zhǔn)為各級黨委和政府決策提供參考。[1]而如何從公共決策部門知識需求視角出發(fā)，突破傳統(tǒng)單一服務(wù)模式，基于檔案知識服務(wù)層面實(shí)現(xiàn)檔案資政服務(wù)的高質(zhì)量發(fā)展也成為了眾多學(xué)者和檔案部門關(guān)注的焦點(diǎn)。[2-4]可以說，資政知識需求的挖掘是檔案資政服務(wù)效能提升的關(guān)鍵，貫穿于檔案資政服務(wù)始終。本文以文獻(xiàn)研究及網(wǎng)絡(luò)調(diào)研為基礎(chǔ)，探討基于公共部門決策知識需求的檔案資政服務(wù)框架及機(jī)制，以期為檔案機(jī)構(gòu)提升檔案資政服務(wù)效能提供借鑒。

1 公共決策部門知識需求與檔案資政服務(wù)的內(nèi)在邏輯關(guān)系

1.1 資源耦合

公共決策部門知識需求與檔案資政服務(wù)的資源耦合主要表現(xiàn)在檔案知識資源特性與決策需求的契合。其一，檔案知識資源的真實(shí)性是資政服務(wù)中公共決策科學(xué)性的重要保障。其二，檔案知識資源的序列化有利于精準(zhǔn)對接資政服務(wù)中公共決策部門的知識需求。其三，檔案知識資源的前瞻性提供了資政服務(wù)中公共決策的方向性指導(dǎo)。檔案知識資源經(jīng)深層次開發(fā)可綜合囊括公共決策部門決策所需的外部信息與內(nèi)部信息，其中，黨政機(jī)關(guān)、組織或個人在業(yè)務(wù)處理過程中所產(chǎn)生的有價值的內(nèi)部信息，成為黨政機(jī)關(guān)決策實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)支持；相對而言，外部信息主要包含國家、行業(yè)相關(guān)政策信息、發(fā)展動態(tài)，可為各類檔案機(jī)構(gòu)開展提前介入式檔案資政服務(wù)提供前沿的、可預(yù)測的信息資源[5]。綜上，檔案知識資源擁有著公共決策信息的特征，具備為公共決策提供信息服務(wù)的基礎(chǔ)。

1.2 機(jī)構(gòu)耦合

檔案機(jī)構(gòu)與公共決策部門的耦合性集中體現(xiàn)在隸屬性質(zhì)、資政功能兩方面。第一，關(guān)于檔案館的性質(zhì)，長期以來，檔案館肩負(fù)著“為黨管檔、為國守史”的使命，掌握著黨政機(jī)關(guān)的最新導(dǎo)向和需求，在資政服務(wù)方面具備天然優(yōu)勢。第二，從功能上看，檔案館具有保存人類文化遺產(chǎn)、維護(hù)歷史真實(shí)面貌、資政襄政等社會功能。其中，資政襄政功能的發(fā)揮主要以輔助黨政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化決策為落腳點(diǎn)?？梢?，無論在性質(zhì)上還是功能上，檔案機(jī)構(gòu)與公共決策部門之間均存在契合點(diǎn)。

1.3 業(yè)務(wù)耦合

檔案機(jī)構(gòu)與公共決策部門之間的業(yè)務(wù)耦合主要指向常規(guī)業(yè)務(wù)協(xié)作，集中體現(xiàn)在檔案工作中所產(chǎn)生的“信息流”與黨政機(jī)關(guān)“決策流”之間的關(guān)系上。檔案常規(guī)業(yè)務(wù)工作可有效參與到公共決策“議題確定—政策形成—政策執(zhí)行—政策評估”程序化、模式化的全過程中，即檔案收集整理業(yè)務(wù)流程中匯集了大量檔案資源，成為公共決策數(shù)據(jù)、信息、知識獲取源頭，且檔案局（館） 在具體業(yè)務(wù)工作中能夠準(zhǔn)確把握國家的大政方針、發(fā)展趨勢，從而成為組織決策者的智囊。如在輔助公共決策部門制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案方面，當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生時，由于檔案部門掌握著第一手檔案資料，可及時作出響應(yīng)，協(xié)助決策部門搜集整合資源，助力公共決策部門提升應(yīng)急管理水平。[6]

2 理論基礎(chǔ)及框架構(gòu)建

2.1 理論基礎(chǔ)

知識融合與知識管理等相關(guān)理論為基于公共決策部門知識需求的檔案資政服務(wù)框架構(gòu)建提供了行為范式與目標(biāo)導(dǎo)向。其中，知識融合面向需求和創(chuàng)新，通過對眾多分散、異構(gòu)資源上知識的獲取、匹配、集成、挖掘等處理，獲取隱含的或有價值的新知識，同時優(yōu)化知識的結(jié)構(gòu)和內(nèi)涵，提供知識服務(wù)[7] ；而知識管理理論中知識服務(wù)是基于對資源的深層次加工與開發(fā)，可提供專業(yè)性、學(xué)術(shù)性服務(wù)[8]。這與檔案資政服務(wù)創(chuàng)新理念，資源深加工處理，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)施策的要求不謀而合。鑒于此，基于公共決策部門知識需求的檔案資政服務(wù)可理解為通過借助知識融合、知識管理的相關(guān)理念與技術(shù)，對檔案信息資源、公共決策知識需求資源等進(jìn)行綜合處理與協(xié)調(diào)利用，實(shí)現(xiàn)檔案知識資源與公共決策知識需求資源層面的整合、智析、融合，進(jìn)而推進(jìn)面向公共決策知識需求的檔案知識發(fā)現(xiàn)和知識成果服務(wù)的過程。

2.2 框架構(gòu)建

基于公共決策部門知識需求的檔案資政服務(wù)實(shí)質(zhì)是通過采集、整合資源，為黨政機(jī)關(guān)公共決策提供知識性內(nèi)容、形成理性決策方案及解決對策的過程，其主要由目標(biāo)指引、資源支撐、需求對接和服務(wù)供給四個核心要素推進(jìn)。據(jù)此，本文基于信息融合與知識管理等相關(guān)理論構(gòu)建了由一個目標(biāo)指引（檔案知識服務(wù)）、兩種資源支撐（檔案知識資源、決策知識需求資源）、三個模塊融合（檔案知識融合、用戶知識需求信息融合、檔案知識服務(wù)應(yīng)用融合）、四個環(huán)節(jié)暢通（知識整合、知識智析、知識融合、成果服務(wù)）構(gòu)成的檔案資政服務(wù)框架（見圖1）。

3 基于公共決策部門知識需求的檔案資政服務(wù)實(shí)現(xiàn)流程

3.1 目標(biāo)指引：知識服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案資政服務(wù)模式下，各級檔案館秉持“你來我查”的服務(wù)理念，從內(nèi)容及方式上看多以信息服務(wù)為主，所提供的資源多為零散性的，在需求對接上仍然有“南轅北轍”現(xiàn)象。有效避免這一現(xiàn)象的發(fā)生需要檔案機(jī)構(gòu)積極轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)向知識服務(wù)的更高層次轉(zhuǎn)變。檔案機(jī)構(gòu)可通過對信息資源的二次挖掘、聚類和重組，形成對問題解決、決策制定有輔助意義的知識產(chǎn)品。另外，檔案機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)上多以提供被動式服務(wù)為主，服務(wù)效率難以滿足資政需求，而知識服務(wù)擺脫了檔案部門本位思想和服務(wù)方式的單一性，能夠根據(jù)決策需求主動挖掘檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)需求推動下的“主動式服務(wù)”。

3.2 知識整合：知識獲取

（1）多源檔案知識資源獲取

知識資源是開展檔案資政服務(wù)的基礎(chǔ)與核心。檔案資政所需的檔案信息資源在獲取上需要做好頂層設(shè)計(jì)，并借助技術(shù)手段將異構(gòu)分散的檔案信息資源進(jìn)行深入?yún)R集。一是可通過建立統(tǒng)一的管理協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，連通縱向檔案館組織層級，協(xié)調(diào)橫向跨區(qū)域、跨學(xué)科的科研組織、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)，并形成長效合作機(jī)制[9]；二是積極探索跨庫存取、異構(gòu)數(shù)據(jù)融合、數(shù)據(jù)庫整合技術(shù)，以數(shù)據(jù)挖掘和知識發(fā)現(xiàn)采集知識點(diǎn)，聚類重組，并對信息進(jìn)行深加工，同時做好檔案信息資源真實(shí)性、安全性等基礎(chǔ)性保障工作；三是利用專家優(yōu)勢，整合來自不同領(lǐng)域、不同學(xué)科的隱性知識資源，為資政服務(wù)的資源建設(shè)提供專業(yè)化、知識化、精準(zhǔn)化的全面知識儲備。

（2）決策需求知識信息獲取

數(shù)字化環(huán)境下，公共決策部門在需求上更加傾向于多元性，需要檔案機(jī)構(gòu)注重公共決策部門碎片化潛在需求的研究，因此，檔案機(jī)構(gòu)不僅需要收集、開發(fā)及存儲在長期開展資政服務(wù)過程中所收集的需求查詢信息記錄，還需要動態(tài)收集公共決策主體在服務(wù)平臺上的瀏覽足跡和記錄，進(jìn)而構(gòu)建檔案需求信息數(shù)據(jù)庫。需要強(qiáng)調(diào)的是，公共決策部門資政需求信息的獲取是一個動態(tài)持續(xù)的過程，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)通過先進(jìn)的技術(shù)手段，如信息挖掘、信息聚類等技術(shù)，建立基于公共決策主體實(shí)際需求和潛在需求研究的可擴(kuò)展需求庫。

3.3 知識智析：知識組織

（1）檔案知識資源組織

資政服務(wù)更需要精準(zhǔn)的解決方案以及有效的數(shù)據(jù)成果及觀點(diǎn)，檔案館需要進(jìn)一步挖掘檔案資源中蘊(yùn)含的知識價值以及內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)，開展基于檔案資源的知識化組織。從知識組織層次領(lǐng)域來看，檔案知識化成果的產(chǎn)生需經(jīng)歷檔案數(shù)據(jù)集構(gòu)造、檔案數(shù)據(jù)語義化、檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)流程。這就需要先將檔案原始信息資源通過數(shù)據(jù)歸一、數(shù)據(jù)映射、異構(gòu)數(shù)據(jù)加權(quán)、數(shù)據(jù)過濾等方式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)預(yù)處理，構(gòu)造檔案數(shù)據(jù)集[10]；再通過檔案數(shù)據(jù)語義化重組實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)形態(tài)下的規(guī)范化定義，最后通過基于語義互操作、本體映射與融合等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)底層特征與高層語義之間映射關(guān)系的串聯(lián)，形成具有多重關(guān)聯(lián)的知識集合。

（2）決策知識需求信息組織

公共決策知識需求信息組織的目的是為構(gòu)建決策知識需求向量空間提供序列化的知識性資源。同上述檔案信息資源預(yù)處理一致，用戶知識需求經(jīng)獲取與綜合處理之后，需形成一個需求分析結(jié)果，這需要收集數(shù)據(jù)支撐、建立需求向量空間，需要動態(tài)跟蹤與統(tǒng)計(jì)決策主體在公共決策中檔案利用的時段、頻次、用途及內(nèi)容等，為探索滿足資政需求的檔案利用規(guī)律和需求發(fā)展趨勢提供數(shù)據(jù)支撐。

3.4 知識融合

（1）檔案知識資源融合

鑒于檔案知識資源實(shí)現(xiàn)了語義化知識重組，已經(jīng)初步建立起系統(tǒng)化、序列化的檔案知識資源體系，因此，在檔案知識融合階段，更加強(qiáng)調(diào)注重知識級的融合，即利用知識挖掘、知識發(fā)現(xiàn)等手段實(shí)現(xiàn)對檔案知識資源更全面、更深層次的綜合處理，進(jìn)一步搭建與決策主體知識需求資源二次融合的檔案知識空間。知識重構(gòu)方面，借助檔案知識組織下的知識向量空間，利用聚類分析、知識關(guān)聯(lián)、知識聚合等方法對在內(nèi)容、特征、屬性等方面具有關(guān)聯(lián)關(guān)系的檔案知識資源進(jìn)行處理，形成針對決策知識需求的各類檔案知識類型和知識網(wǎng)絡(luò)，從而實(shí)現(xiàn)檔案知識資源與決策知識需求資源相印證的場景應(yīng)用。知識發(fā)現(xiàn)方面，通過信息挖掘、語義分析等技術(shù)，挖掘檔案信息資源蘊(yùn)含的深層次知識因子和價值要素，構(gòu)建檔案知識空間。

（2）決策知識需求信息融合

公共決策部門知識需求信息的融合旨在搭建基于決策主體需求向量空間支撐下的決策主體需求模型。公共決策主體需求模型是有效開展檔案資政服務(wù)的先決條件，其側(cè)重點(diǎn)在于如何基于公共決策需求知識組織前提下形成的決策主體特征需求向量空間，通過抽取、揭示能真實(shí)反映決策主體知識需求的特征、類型等相關(guān)信息，構(gòu)建出能夠滿足決策主體知識需求層次、領(lǐng)域、類型的需求模型，從而減少檔案資政服務(wù)過程中產(chǎn)生內(nèi)容不清、目標(biāo)不明的資政服務(wù)產(chǎn)品。

（3）檔案知識服務(wù)應(yīng)用融合

為實(shí)現(xiàn)檔案知識空間和需求模型的供需銜接，需要進(jìn)行基于檔案知識服務(wù)應(yīng)用的二次融合。[11]即在一定數(shù)據(jù)規(guī)則下，通過檔案知識空間與公共決策主體需求模型的相互印證、相互匹配，建立起二者之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，同時，圍繞公共決策主體需求進(jìn)一步抽取、聚類、挖掘檔案知識要素，以實(shí)現(xiàn)檔案知識服務(wù)的應(yīng)用融合，進(jìn)而推動檔案知識深加工與服務(wù)的展開，強(qiáng)化檔案機(jī)構(gòu)資源供給與決策主體需求資源的交互匹配程度，提升檔案精準(zhǔn)資政效能。

3.5 成果服務(wù)

成果服務(wù)是知識整合、智析、融合的最終落腳點(diǎn)，可通過知識導(dǎo)航、知識問答、知識推理等實(shí)現(xiàn)。知識導(dǎo)航服務(wù)可通過基于原有檔案資源平臺實(shí)現(xiàn)，如在平臺頁面設(shè)置知識專題，展現(xiàn)知識分類體系，當(dāng)用戶在導(dǎo)航欄點(diǎn)擊某個知識單元時，平臺能夠以樹狀結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)上下位詞，幫助用戶獲取關(guān)聯(lián)知識。[12]知識問答服務(wù)旨在通過自動問答及專家在線問答發(fā)揮檔案顯性知識與隱性知識的雙重價值。自動問答即對用戶的非結(jié)構(gòu)化問題條目進(jìn)行分析，并在知識庫中獲取答案，而專家問答主要采取線上答復(fù)的形式邀請各學(xué)科領(lǐng)域?qū)＜覟槔谜咛峁┲R性建議。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，在此過程中要保障信息傳遞的安全性，即不定時進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，專家身份、資格認(rèn)證等。知識推理旨在通過用戶畫像、案例推理相結(jié)合的方式提供精準(zhǔn)化、個性化的服務(wù)，即利用用戶在知識需求與檔案知識資源的融合優(yōu)勢，綜合用戶需求模型挖掘下的個性化需求提供結(jié)構(gòu)化、即時性的資政服務(wù)。

4 基于公共部門決策知識需求的檔案資政服務(wù)保障機(jī)制分析

4.1 知識聯(lián)盟機(jī)制：采集全面知識

知識聯(lián)盟機(jī)制是實(shí)現(xiàn)知識整合流程的有力舉措，即加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)與知識專業(yè)組織機(jī)構(gòu)以及優(yōu)質(zhì)知識內(nèi)容生產(chǎn)者合作，實(shí)現(xiàn)全面化知識資源的采集。為此，檔案機(jī)構(gòu)可加強(qiáng)與各立檔單位的協(xié)作，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享與互通；同時，借助知識專業(yè)機(jī)構(gòu)、學(xué)科團(tuán)體、專家組織等的專業(yè)能力挖掘?qū)I(yè)性知識。此外，檔案資政服務(wù)過程中涉及的檔案知識不僅僅局限于對這一概念本質(zhì)的認(rèn)知，還包括決策主體知識需求資源，即借助檔案“兩微一端”或互聯(lián)網(wǎng)在線政務(wù)服務(wù)平臺采集檔案需求對接活動產(chǎn)生的各類資源檢索、意見及瀏覽痕跡數(shù)據(jù)。由此，需要以實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)平臺、媒介平臺建立協(xié)同化聯(lián)盟機(jī)制為基礎(chǔ)，充分協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)、媒介與媒介、地域與地域之間的長效合作機(jī)制，整合多渠道、多領(lǐng)域的知識性數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)知識資源高度整合與共享。

4.2 知識更新機(jī)制：動態(tài)參與決策

知識更新機(jī)制是知識智析、知識融合流程的反饋保障?；诠矝Q策知識需求驅(qū)動下的檔案資政服務(wù)并非是一成不變的，復(fù)雜環(huán)境下的資政業(yè)務(wù)流程具有多變性、復(fù)雜性、不可預(yù)見性，且公共決策部門在決策過程中的需求特征、需求階段、需求類型是動態(tài)的。因此，有效的檔案資政服務(wù)需要將關(guān)注點(diǎn)著重放在實(shí)時應(yīng)變能力上。檔案知識參與下的資政服務(wù)工作在不斷抽取知識資源，實(shí)現(xiàn)知識智析、知識融合過程是需要不斷調(diào)整、持續(xù)改進(jìn)、閉環(huán)反饋的，這需要知識更新機(jī)制同時建立嵌入式的針對整個檔案資政服務(wù)運(yùn)行的評估與反饋機(jī)制，需要針對知識采集、知識組織、知識融合、成果服務(wù)等流程，通過重復(fù)印證、極速反饋、優(yōu)化改進(jìn)等措施不斷提高檔案資政服務(wù)過程中檔案知識資源的規(guī)范化程度和服務(wù)方法的集成化程度。

4.3 知識轉(zhuǎn)化機(jī)制：打通供需渠道

知識轉(zhuǎn)化機(jī)制是實(shí)現(xiàn)成果服務(wù)流程的關(guān)鍵之舉，以服務(wù)內(nèi)容精準(zhǔn)化、服務(wù)方式多樣化為目標(biāo)的資政服務(wù)需要知識轉(zhuǎn)化機(jī)制作為支撐，實(shí)現(xiàn)資政服務(wù)內(nèi)容與公共決策的有效對接。這主要體現(xiàn)在服務(wù)內(nèi)容表達(dá)與服務(wù)對接上。服務(wù)內(nèi)容方面，經(jīng)過知識整合、知識智析、知識融合等一系列流程，服務(wù)內(nèi)容形成，而基于用戶知識需求下的檔案資政服務(wù)還需關(guān)注服務(wù)內(nèi)容形式上的靈活性、可操作性，如服務(wù)內(nèi)容中的分析報(bào)告、咨政建議、現(xiàn)況分析與預(yù)測等資政產(chǎn)品都應(yīng)根據(jù)用戶真實(shí)的決策需求進(jìn)行打造。服務(wù)對接方面，不同形式的資政服務(wù)產(chǎn)品需要對接到不同決策流程及層級上。如頂層管理人員需要更加具有戰(zhàn)略性、全局性的資政產(chǎn)品，而基層人員更需要易于實(shí)施的指導(dǎo)性解決方案。

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