劉曉麗 趙鵬 李軍
【摘要】改善科研條件專項(xiàng)的管理是否滿足質(zhì)量管理風(fēng)險(xiǎn)防控的各項(xiàng)要求,直接影響著項(xiàng)目的質(zhì)量。本文首先介紹了改善科研條件專項(xiàng)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控管理的意義;然后從項(xiàng)目規(guī)劃、申報(bào)、實(shí)施和驗(yàn)收四個(gè)階段闡述了改善科研條件專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控管理的具體內(nèi)容;最后從項(xiàng)目專職化管理、激勵(lì)政策、與實(shí)際工作相結(jié)合、貫徹PDCA循環(huán)等方面對(duì)改善科研條件專項(xiàng)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控提出優(yōu)化的方法。
【關(guān)鍵詞】科研條件專項(xiàng);全流程;風(fēng)險(xiǎn)防控
【DOI編碼】10.3969/j.issn.1674-4977.2023.02.043
Discussion on Quality Risk Prevention and Control Management of Special Projects to Improve Scientific Research Conditions
LIU Xiaoli,ZHAO Peng,LI Jun
(Hefei Institutes of Physical Science,Chinese Academy of Sciences,Hefei 230031,China)Abstract:Whether the special management of improving scientific research conditions meets the requirements of quality management risk prevention and control directly affects the quality of the project. This paper first introduces the significance of improving the quality risk prevention and control management of scientific research conditions;Then the specific contents of special risk prevention and control measures for improving scientific research conditions are elaborated from the four stages of project planning,application,implementation and acceptance;Finally,from the aspects of project full-time management,incentive policy,combination with actual work,and implementation of PDCA cycle,the paper proposes optimization methods for the special project of improving scientific research conditions to improve the quality risk prevention and control of the special project of improving scientific research conditions.
Key words:special research conditions;full process;risk prevention and control
科技創(chuàng)新能力是我國(guó)進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)、實(shí)現(xiàn)民族偉大復(fù)興中國(guó)夢(mèng)的支撐與保障。為了進(jìn)一步改善中央級(jí)科學(xué)事業(yè)單位的科研條件,財(cái)政部于2021年印發(fā)了《中央級(jí)科學(xué)事業(yè)單位改善科研條件專項(xiàng)資金管理辦法》,以加強(qiáng)推進(jìn)科技創(chuàng)新能力建設(shè)??蒲性核纳瓶蒲袟l件專項(xiàng)的有效管理和實(shí)施,可以切實(shí)為尖端科學(xué)研究奠定科研基礎(chǔ),為更多科研人員帶來(lái)更好的科研環(huán)境??蒲泄芾硎窃谥?、長(zhǎng)期科研規(guī)劃指導(dǎo)下,通過(guò)合理的組織管理活動(dòng),對(duì)科研過(guò)程的各種要素(人、財(cái)、信息、技術(shù)、設(shè)備等)進(jìn)行優(yōu)化配置,有效利用各種資源,按時(shí)完成科研任務(wù)[1]。改善科研條件專項(xiàng)的管理是否滿足質(zhì)量管理風(fēng)險(xiǎn)防控的各項(xiàng)要求,則直接影響著項(xiàng)目的質(zhì)量,因此有必要運(yùn)用科學(xué)的管理理念和途徑推進(jìn)專項(xiàng)的實(shí)施。
改善科研條件專項(xiàng)包含科研裝備類項(xiàng)目和修繕類項(xiàng)目,帶有一定的探索性和創(chuàng)造性,同時(shí)有時(shí)間、資源等方面的約束。項(xiàng)目從規(guī)劃、申報(bào)、實(shí)施到驗(yàn)收,以及后續(xù)應(yīng)用的系列階段,會(huì)受到物價(jià)和資金利率變動(dòng)、廠家突發(fā)變故、國(guó)際形勢(shì)變化等各種商務(wù)、財(cái)務(wù)相關(guān)不確定性因素的影響,技術(shù)路線調(diào)整、人員變動(dòng)等單位內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)不同程度影響項(xiàng)目的質(zhì)量。
質(zhì)量管理體系(Quality Management System,簡(jiǎn)稱QMS)是組織內(nèi)部建立的、不斷規(guī)范管理、提升產(chǎn)品質(zhì)量、持續(xù)改進(jìn)和增強(qiáng)顧客滿意度,在工作的質(zhì)量方面發(fā)揮指導(dǎo)和統(tǒng)一管理作用的系統(tǒng)的管理模式。質(zhì)量管理體系定義了組織如何滿足其顧客以及相關(guān)利益方的要求,是各行業(yè)確保產(chǎn)品與服務(wù)質(zhì)量的重要工具[2]。對(duì)于項(xiàng)目質(zhì)量的控制是高水平完成科研項(xiàng)目、達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)的重要保障,尤其是對(duì)于經(jīng)費(fèi)額度大、實(shí)施周期長(zhǎng)、技術(shù)難題高、不確定因素多的科研項(xiàng)目,質(zhì)量控制更顯得尤為重要[3]。
隨著國(guó)家對(duì)基礎(chǔ)研究工作的不斷重視,以及科研設(shè)施與儀器向社會(huì)開放力度的增大,對(duì)科研條件也提出了更高的要求,有效的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控管理能夠防范化解改善科研條件專項(xiàng)實(shí)施過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。首先,加強(qiáng)改善科研條件專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控管理,能夠提高項(xiàng)目執(zhí)行水平和執(zhí)行力度??蒲性核ㄟ^(guò)引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備、對(duì)現(xiàn)有儀器設(shè)備進(jìn)行功能擴(kuò)展和技術(shù)升級(jí),或通過(guò)改造及修繕科研環(huán)境來(lái)完善科研條件,既能夠優(yōu)化科研發(fā)展布局,也能夠推動(dòng)技術(shù)和支撐人才培養(yǎng)的進(jìn)程,提升單位整體水平和綜合競(jìng)爭(zhēng)力。改善科研條件專項(xiàng)相關(guān)科研儀器設(shè)備要求原則上能夠共享共用,也提高了科技資源利用效率。其次,目前我國(guó)部分重要儀器設(shè)備仍然依賴于進(jìn)口,行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定都由出口國(guó)規(guī)定,不僅花費(fèi)巨大,也延誤項(xiàng)目進(jìn)展,極大限制了科研活動(dòng)的進(jìn)展。加強(qiáng)改善科研條件專項(xiàng)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控,避免盲目進(jìn)口儀器設(shè)備,切實(shí)提高科研院所科學(xué)儀器設(shè)備的自主研制能力,是保障國(guó)家科技自主創(chuàng)新,提高科技競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)。因此,為提升改善科研條件專項(xiàng)的研究水平,保障項(xiàng)目運(yùn)行有效,需要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控,預(yù)防并控制不合格項(xiàng)的發(fā)生,更好地迎接新形勢(shì)下的各種風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。
隨著中央和地方預(yù)算管理一體化工作進(jìn)程的不斷拓展和完善,對(duì)項(xiàng)目績(jī)效管理越來(lái)越嚴(yán)格,要求項(xiàng)目申報(bào)時(shí)提前進(jìn)行績(jī)效評(píng)估,項(xiàng)目執(zhí)行中做好預(yù)算績(jī)效運(yùn)行監(jiān)控,定期提交績(jī)效自評(píng)報(bào)告,準(zhǔn)確分析和控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。改善科研條件專項(xiàng)的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控措施可從規(guī)劃、申報(bào)、實(shí)施以及驗(yàn)收四個(gè)階段進(jìn)行專項(xiàng)全過(guò)程監(jiān)控。這四個(gè)階段的風(fēng)險(xiǎn)防控不符合項(xiàng)的要點(diǎn)見表1。
2.1項(xiàng)目規(guī)劃
改善科研條件專項(xiàng)在三年或多年的規(guī)劃工作中,作為專項(xiàng)管理部門以及科研工作者個(gè)人,需要對(duì)眾多的項(xiàng)目進(jìn)行分類梳理分析,以備做好項(xiàng)目策劃。首先要確保經(jīng)審核后進(jìn)入規(guī)劃的項(xiàng)目符合改善科研條件專項(xiàng)的要求;其次根據(jù)單位科研管理現(xiàn)狀、近遠(yuǎn)期目標(biāo)和科研人員需要,對(duì)納入規(guī)劃的項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌安排,梳理重要和緊急的項(xiàng)目,制定合理的質(zhì)量目標(biāo),必要時(shí)著重保障重要和緊急項(xiàng)目的規(guī)劃;最后根據(jù)單位科研發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整,及時(shí)對(duì)規(guī)劃進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整,避免重要項(xiàng)目錯(cuò)過(guò)申報(bào)時(shí)機(jī)或緊急項(xiàng)目延誤申報(bào)。這一過(guò)程需要加強(qiáng)整體統(tǒng)籌管理,明確質(zhì)量管理責(zé)任部門,列出風(fēng)險(xiǎn)控制關(guān)鍵點(diǎn),并制定合適的規(guī)章制度以規(guī)范項(xiàng)目管理,保障后期項(xiàng)目申報(bào)有據(jù)可依。以作者單位為例,改善科研條件專項(xiàng)規(guī)劃流程如圖1。
2.2項(xiàng)目申報(bào)
首先,改善科研條件專項(xiàng)需圍繞項(xiàng)目管理辦法進(jìn)行選題,部分科研人員對(duì)科技政策和應(yīng)用指南的研究不夠深入,出現(xiàn)認(rèn)知偏差,比如把儀器的普通維修當(dāng)成了升級(jí)改造。其次,項(xiàng)目申報(bào)書中,科研項(xiàng)目技術(shù)路線、修繕基建工程路線可行性報(bào)告是否有效;準(zhǔn)備采購(gòu)大型設(shè)備購(gòu)置的必要性、配置的合理性及預(yù)期使用效益等也是風(fēng)險(xiǎn)防控的要點(diǎn),經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)設(shè)備報(bào)價(jià)虛高或查重評(píng)議不仔細(xì)等影響項(xiàng)目申報(bào)書質(zhì)量的現(xiàn)象。財(cái)政部組織年度預(yù)算編制,要求對(duì)項(xiàng)目要開展事前績(jī)效評(píng)估,重點(diǎn)論證立項(xiàng)必要性、投入經(jīng)濟(jì)性、績(jī)效目標(biāo)合理性、實(shí)施方案可行性、籌資合規(guī)性等。科研績(jī)效評(píng)價(jià)是評(píng)價(jià)主體(機(jī)構(gòu)或個(gè)人)運(yùn)用科學(xué)、規(guī)范的評(píng)價(jià)方法,對(duì)評(píng)價(jià)對(duì)象在一定研究周期的科研投入、產(chǎn)出和科研成果進(jìn)行定性、定量的對(duì)比分析,給出客觀、公正、真實(shí)的綜合性評(píng)判[4]。因此,申報(bào)階段需要加強(qiáng)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控措施的總體統(tǒng)籌,通過(guò)對(duì)不同類型項(xiàng)目分別組織專家進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)、對(duì)申報(bào)書內(nèi)容進(jìn)行論證核查等措施降低風(fēng)險(xiǎn)。
2.3項(xiàng)目實(shí)施
改善科研條件專項(xiàng)具體實(shí)施過(guò)程的管理,是一個(gè)系統(tǒng)工程,除了設(shè)計(jì)方案、工程圖紙、操作說(shuō)明等技術(shù)方面,還可能會(huì)涉及財(cái)務(wù)、合同、資產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、推廣應(yīng)用獎(jiǎng)勵(lì)等各類商務(wù)和財(cái)務(wù)管理。很多項(xiàng)目存在重申報(bào)輕實(shí)施的現(xiàn)象,采購(gòu)和外協(xié)環(huán)節(jié),供應(yīng)商的資質(zhì)、采購(gòu)的方式、招投標(biāo)的流程;設(shè)備到貨或基建工程階段驗(yàn)收環(huán)節(jié),設(shè)備是否符合合同要求、工程實(shí)體質(zhì)量等,都是風(fēng)險(xiǎn)防控的重點(diǎn)。因此,項(xiàng)目總體管理部門,需要協(xié)調(diào)各不同部門,定期開展項(xiàng)目檢查與評(píng)估會(huì)議,設(shè)置不同的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)檢查重點(diǎn),對(duì)項(xiàng)目的采購(gòu)和經(jīng)費(fèi)支出過(guò)程進(jìn)行有效跟蹤與控制、對(duì)基建完成情況進(jìn)行階段性驗(yàn)收、對(duì)產(chǎn)生的設(shè)備等有形資產(chǎn)或知識(shí)產(chǎn)權(quán)等無(wú)形資產(chǎn)做好保護(hù),對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行掌握和協(xié)調(diào),通過(guò)采取全方位的防控措施,不斷檢查、處理和改進(jìn),保障項(xiàng)目順利實(shí)施。
2.4項(xiàng)目驗(yàn)收
改善科研條件專項(xiàng)完成后,管理部門需要督促項(xiàng)目組按照不同要求準(zhǔn)備項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等各類驗(yàn)收文件,召開項(xiàng)目正式驗(yàn)收會(huì)。檔案是改善科研條件專項(xiàng)研究中形成的有價(jià)值的各類信息資料,對(duì)于項(xiàng)目追本溯源和提高后續(xù)科研管理具有重要價(jià)值,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可能會(huì)疏漏部分項(xiàng)目實(shí)施流程中的檔案。這一過(guò)程,可以運(yùn)用前期制定的質(zhì)量防控關(guān)鍵措施,除了參考項(xiàng)目申報(bào)文件對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行技術(shù)和財(cái)務(wù)驗(yàn)收,也需要關(guān)注項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程涉及的管理、商務(wù)、財(cái)務(wù)文件是否有效存檔,建立健全項(xiàng)目檔案。裝備類項(xiàng)目相關(guān)設(shè)備是否良好運(yùn)維管理、實(shí)際運(yùn)行效率和共享效率是否充足、技術(shù)人員和服務(wù)對(duì)象滿意度是否達(dá)到要求,修繕類項(xiàng)目相關(guān)房屋功能指標(biāo)是否滿足科研需求、質(zhì)保實(shí)效是否合理,科研成果是否有效應(yīng)用或轉(zhuǎn)化、知識(shí)產(chǎn)權(quán)后續(xù)能否有效保護(hù)等項(xiàng)目結(jié)題的后應(yīng)用階段,也是項(xiàng)目管理重要的一環(huán),須納入質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)措施管控中。
改善科研條件專項(xiàng)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控,建議要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行專職化管理,加強(qiáng)質(zhì)量考核目標(biāo)的制定以及激勵(lì)政策的使用,同時(shí)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控不應(yīng)與實(shí)際工作相脫節(jié),整個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程均需貫徹PDCA循環(huán)管理理念。改善科研條件專項(xiàng)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控管理優(yōu)化建議如圖2。
3.1對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分類和專職化管理
科研管理人員及科研人員對(duì)項(xiàng)目過(guò)程管理認(rèn)識(shí)不到位,不夠重視,管理能力不足,管理方式不科學(xué),研究計(jì)劃落實(shí)不到位,組織實(shí)施不利,檢查及結(jié)題驗(yàn)收流于形式等問(wèn)題都會(huì)影響科研項(xiàng)目的實(shí)施質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)改善科研條件專項(xiàng)管理的重視,需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分類管理。設(shè)置專門的科研裝備類和修繕類項(xiàng)目管理崗位和人員,逐步實(shí)現(xiàn)管理人員專職化,提高執(zhí)行力。
科研管理中的執(zhí)行力是一種綜合能力,主要包括調(diào)查研究能力、分析決策能力、組織協(xié)調(diào)能力、過(guò)程控制能力、結(jié)果評(píng)估能力等五個(gè)方面[5]。對(duì)專項(xiàng)管理人員加強(qiáng)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控培訓(xùn),提高管理人員業(yè)務(wù)流程熟悉度,包括商務(wù)、財(cái)務(wù)、檔案、現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)等管理知識(shí)的經(jīng)驗(yàn),進(jìn)一步提高項(xiàng)目申報(bào)及實(shí)施過(guò)程中關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的可控性。
3.2加強(qiáng)質(zhì)量考核目標(biāo)制定及激勵(lì)政策
根據(jù)改善科研條件專項(xiàng)政策的要求,結(jié)合單位實(shí)際情況,在項(xiàng)目管理過(guò)程中,既要加強(qiáng)通用性項(xiàng)目質(zhì)量目標(biāo)的制定,又要針對(duì)個(gè)別項(xiàng)目進(jìn)行個(gè)性化質(zhì)量目標(biāo)定制,不斷強(qiáng)化項(xiàng)目研究風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí),制定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與應(yīng)對(duì)措施,將責(zé)任明確到人,激發(fā)不同人員的積極性。根據(jù)分層理論,項(xiàng)目參與者應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)制定不同的考核激勵(lì)政策[6]。項(xiàng)目管理部門結(jié)合獲批后的項(xiàng)目實(shí)施方案,形成明確的內(nèi)檢計(jì)劃,定期進(jìn)行檢查與考核,形成糾正措施和預(yù)防措施,確保項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、資金使用等在可控范圍內(nèi)。同時(shí),對(duì)項(xiàng)目績(jī)效執(zhí)行較差的課題組進(jìn)行警示與懲戒,對(duì)執(zhí)行較好的課題組納入優(yōu)質(zhì)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行備案,不斷提高風(fēng)險(xiǎn)防控能力。
3.3質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控與實(shí)際工作密切結(jié)合
開展改善科研條件專項(xiàng)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控管理工作,應(yīng)建立滿足項(xiàng)目實(shí)際需要的防控體系,確保與實(shí)際工作相結(jié)合,杜絕“兩張皮”現(xiàn)象。部分科研人員認(rèn)為實(shí)施質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控主要是為了取得相關(guān)資質(zhì),是領(lǐng)導(dǎo)和管理部門的事,與科研人員無(wú)關(guān),比如有些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在驗(yàn)收前根據(jù)要求將設(shè)備納入共享,驗(yàn)收后并不積極開展設(shè)備共享工作。在項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)運(yùn)行過(guò)程中,領(lǐng)導(dǎo)作用固然重要,但全員參與也是必要條件,只有員工的充分參與和全員質(zhì)量意識(shí)的提高,才能提升組織的整體管理水平[7]。因此,改善科研條件專項(xiàng)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控體系的建立,除了得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可,項(xiàng)目管理人員以及項(xiàng)目申請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的科研人員也要參與其中,確保體系要求與實(shí)際現(xiàn)有運(yùn)行管理制度相適應(yīng),保障項(xiàng)目執(zhí)行的效果。自上而下的發(fā)布和征集意見與自下而上的反饋和執(zhí)行動(dòng)力相結(jié)合,管理體系與實(shí)際科研工作相結(jié)合,才能持續(xù)進(jìn)行相關(guān)工作。
3.4貫徹PDCA循環(huán)管理理念
高質(zhì)量的改善科研條件專項(xiàng)研究必須建立在對(duì)項(xiàng)目全流程進(jìn)行嚴(yán)格質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)控制管理的基礎(chǔ)上。組織內(nèi)部全面質(zhì)量管理,在運(yùn)行中不斷自我完善,持續(xù)改進(jìn)的螺旋式上升的過(guò)程就是PDCA循環(huán)。改善科研條件專項(xiàng)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控的PDCA循環(huán)的含義是將項(xiàng)目分為四個(gè)階段,即項(xiàng)目規(guī)劃和申報(bào)(Plan)、項(xiàng)目實(shí)施與執(zhí)行(Do)、項(xiàng)目階段性檢查(Check)和項(xiàng)目問(wèn)題處理(Act),這四個(gè)階段不斷運(yùn)轉(zhuǎn),進(jìn)行階梯式上升。如上所述,在項(xiàng)目質(zhì)量管理活動(dòng)中,要求對(duì)各項(xiàng)工作做出計(jì)劃、計(jì)劃實(shí)施、檢查實(shí)施效果,然后將成功的納入標(biāo)準(zhǔn),不成功的留待下一循環(huán)去解決。應(yīng)用該方法進(jìn)行科研項(xiàng)目管理,能夠?qū)蒲许?xiàng)目過(guò)程進(jìn)行狀態(tài)監(jiān)測(cè),持續(xù)改進(jìn)科研成果,有效提
高科研項(xiàng)目的質(zhì)量[8]。
改善科研條件專項(xiàng)實(shí)施的成功與否,是科研院所科研能力保障的手段之一。新形勢(shì)下,建立適合本單位的改善科研條件專項(xiàng)的全流程質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防控體系,是保障項(xiàng)目順利實(shí)施的必要條件,能有效提高項(xiàng)目的創(chuàng)新能力和競(jìng)爭(zhēng)能力,降低項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。本文根據(jù)改善科研條件專項(xiàng)及其管理的特點(diǎn),結(jié)合經(jīng)驗(yàn),從項(xiàng)目規(guī)劃到驗(yàn)收,一定程度剖析了項(xiàng)目管理中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防控措施,希望對(duì)今后該類項(xiàng)目質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管提供一定的借鑒作用,以進(jìn)一步促進(jìn)科研成果的應(yīng)用和轉(zhuǎn)化,增強(qiáng)科學(xué)研究、管理和支撐人才梯隊(duì)建設(shè),從而推動(dòng)我國(guó)科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。
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【作者簡(jiǎn)介】
劉曉麗,女,1982年出生,碩士,研究方向?yàn)楦纳瓶蒲袟l件專項(xiàng)管理。
趙鵬,女,1978年出生,博士,研究方向?yàn)榈入x子體物理應(yīng)用、采購(gòu)與資產(chǎn)管理。
李軍,男,1981年出生,碩士,研究方向?yàn)楦纳瓶蒲袟l件專項(xiàng)、科研用房管理。
(編輯:李鈺雙)