疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用探究

摘 要：疾控中心是國家主要功能性單位之一，在我國衛(wèi)生保健工作中擔負著十分重要的責任。在整個工作過程當中，它所起到的重要作用有三點：第一，承擔了群體的預防工作；第二，要對國家范圍內(nèi)的各類疾病展開高效監(jiān)測，并作出相關(guān)判斷；第三，擔負著重要的疾病防控職責。所以，疾控中心在國家衛(wèi)生體系中有著重要的作用。在疾病防治和疾病科研監(jiān)控以及疾病健康教育的研究中會產(chǎn)生許多的工作檔案文件，這些工作檔案文件若得不到妥善處理，將會對國家疾控工作造成極大的影響。所以，本文將重點關(guān)注疾病防控中心的檔案文件管理工作和相關(guān)檔案文件利用工作，并開展詳細論述和剖析，期望能夠幫助提高疾病防控中心檔案文件管理工作的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理；檔案利用；措施

在國家疾控體系的構(gòu)建中，各級疾控機構(gòu)之間的工作是有差別的。在這一過程中，疾控中心對有關(guān)檔案文件的處理就顯得尤為重要。開展檔案文件管理工作，不但可以提高疾控機構(gòu)的工作效率，還能夠極大方便各個層級疾控機構(gòu)之間的檔案文件共享。在很多情況下，疾控中心在開展檔案文件管理工作的同時，要對檔案文件有效的使用，使疾控中心的檔案文件和資料最大限度地發(fā)揮作用。我國不同地區(qū)的疾控中心有著不同的工作方式，特別是對檔案的管理，無論是在使用方式上還是在管理方式上，都存在著不小的差異。當前，檔案管理工作一般是由專業(yè)的檔案館管理，而在疾控中心則有不同的檔案管理目錄。此外，還有的將疾控中心的檔案文件平均分配到各個有關(guān)部門，并分別對其檔案文件進行單獨管理。在某些情形下，也會把控制中心的檔案文件轉(zhuǎn)發(fā)到每個人處理和控制。從我們的工作經(jīng)歷來看，各級疾控中心的檔案文件管理在形式和內(nèi)容上都存在著差距，但在具體運用上有類似的作用和效果?？梢姡斍凹部刂行脑趯n案文件管理和使用方面都是按照國家檔案文件的有關(guān)要求進行的。疾控中心開展檔案管理工作可以更好地進行傳染病防控工作。所以，疾控中心在開展管理工作時，要對其檔案文件的管理和使用上有一個全面的了解，要對檔案文件的管理工作給予足夠的關(guān)注，通過檔案文件的使用來推動疾控中心的工作及檔案工作的創(chuàng)新。

一、疾病預防控制中心檔案管理工作形式

第一，國家疾控機構(gòu)對檔案文件的處理包括兩類：一類是對行政檔案文件的處理，另一類是對各專業(yè)部門工作時產(chǎn)生的檔案文件進行處理，以及對檔案文件的查詢和交換。在檔案文件的管理工作中，很多檔案文件都是在多年工作中慢慢積累起來的，如果不能及時對檔案文件進行處理和歸類，將會對檔案文件的管理工作產(chǎn)生很大的限制。在國家傳染病防治中心的檔案文件管理工作中，仍然采用了兩級檔案文件管理的工作方式，也就是在傳染病防治中心的主管和監(jiān)管之下，把與中心有關(guān)工作的檔案文件都下劃到各基層傳染病防治單位。

第二，從檔案文件的分類開始，逐步將其分成兩個層次。首先，要從中心層面著手，再從各部門層面著手。在中心檔案文件管理工作中，要堅持四項工作的基本原則。各級檔案文件管理人員要把疾控中心檔案文件系統(tǒng)與檔案管理工作方式結(jié)合起來，使檔案管理工作方式變得方便和簡單。在對各部門的檔案文件管理的過程中，也要按照這一原理來執(zhí)行。各部門檔案文件最后都轉(zhuǎn)交到疾控中心，由中心檔案文件管理人員管理，以便查詢。疾控中心的檔案文件管理工作，也要按照兩個方面來進行，一是中心檔案文件的管理，二是部門檔案文件的管理。

第三，對于主要傳染病預防和傳染病的監(jiān)測等有關(guān)檔案文件，也要有目標地進行監(jiān)測和管理。在類別上，其與常規(guī)的檔案文件處理方式基本一致，分別為中心檔案文件處理和部門檔案文件處理。對中心級的檔案文件開展管理工作，要先對各類檔案文件分類，并將分類后的檔案文件交給疾控機構(gòu)的各業(yè)務部門，之后再交給疾控機構(gòu)進行統(tǒng)一管理和使用。在進行部門層面的檔案文件工作時，要按照不同部門的業(yè)務類別對檔案文件詳細分類和整理，再將已完成的檔案文件交給各部門專門的檔案文件管理員管理與使用。這里要著重指出的是，在這個過程中，每個部門都要有一名專職的檔案文件管理人員，負責對檔案文件的管理、使用和立卷工作，為以后的檔案文件使用和查詢工作帶來方便，盡可能地保證檔案文件的完整性和真實性。

二、疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用工作中存在的問題

1.對檔案文件管理工作不夠重視

疾病預防控制中心是一個為公共衛(wèi)生事業(yè)而設立的服務單位。無論在工作中取得怎樣的成績，都難以帶來直接的經(jīng)濟利益。由于缺少激勵，各有關(guān)單位對這項工作不夠重視，員工的工作熱情也不高，忽視了對檔案文件和人力資源的管理。但是，檔案文件管理工作是一項過程比較復雜的工作，需要工作人員不但具有較高的專業(yè)技能，還必須具備專注干事和默默付出的職業(yè)素養(yǎng)和奉獻精神，踏實做好日常工作。然而，因為工作人員和部門對此工作不夠重視，造成在對檔案文件管理時存在著種種問題，從而對疾控中心的日常工作造成一定的干擾。

2.檔案文件的有效處理和保存制度不健全

目前，我國疾病預防控制機構(gòu)存在著檔案文件制度不健全的問題，主要體現(xiàn)在檔案文件的保存不夠及時，一些重要的檔案文件沒有放在中心的檔案庫，而是存放在各部門。沒有根據(jù)部門對檔案文件精細分類和分級，把全部的工作劃分成一個綜合性的類別，造成大量檔案文件得不到有效利用。當想要使用某個檔案文件時，需要花費大量時間翻閱查找。在融合了信息技術(shù)的電子檔案文件以后，由于信息技術(shù)的不完善和工作人員錄入信息的技能存在問題，如錄入檔案文件信息不完整，無法高效查找和利用有關(guān)信息，降低了工作效率。

3.檔案管理工作條件有待改善

一些疾控機構(gòu)沒有充分意識到檔案在信息決策、信息分析、疾病預防以及疾病控制和監(jiān)測等方面的作用，在人力、財力和物力上的投入不足，造成檔案工作被邊緣化的局面。一方面，與之對應的軟硬件設備設施缺乏足夠的配置，造成有關(guān)的軟件和硬件都無法有效運作，限制了檔案文件數(shù)字化轉(zhuǎn)型的速度。另一方面，在新的條件下，疾病預防控制機構(gòu)的檔案工作不但要高度依靠現(xiàn)代化的硬件設施和軟件系統(tǒng)，而且要對檔案庫和其他存放場所進行“八防”的基礎設施建設。由于缺少相應的軟件和硬體設備設施，使得檔案文件的處理和使用效率無法達到預期標準。目前，我國一些疾病預防控制機構(gòu)在對檔案實行數(shù)字化管理時，效果并不顯著，仍處于傳統(tǒng)的人工和線下管理模式。這既不符合疾病預防控制工作的要求，也不利于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源方面的應用，限制了對檔案信息資源的充分利用。有些疾控中心由于檔案數(shù)字信息化管理系統(tǒng)的建設相對落后，功能比較單一，僅能夠滿足疾控中心檔案文件的基本存儲要求，無法滿足數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)開發(fā)利用等深層次需要，從而造成在管理和開發(fā)利用方面還面臨著許多問題。

三、疾病預防控制中心檔案管理與利用措施

1.制定并健全檔案管理工作的各種制度

疾控中心的檔案文件管理工作要按照新頒布的《檔案法》以及《中華人民共和國傳染病防治法》及相關(guān)法律法規(guī)的要求，制定和完善疾控中心的檔案文件管理辦法。要把《檔案法》作為貫徹執(zhí)行的基本法律，按照《檔案法》的相關(guān)要求，結(jié)合檔案工作的實際情況，制定健全的檔案歸檔制度，包括保管制度、借閱制度以及保密制度等，明確檔案的收集、整理和歸檔的標準，確保所有的工作都在規(guī)定的范圍內(nèi)進行。檔案管理人員不但要按照規(guī)定做好自己負責的檔案文件管理工作，而且要根據(jù)規(guī)定，定期或不定期地對自己部門的檔案文件工作進行對照，確保檔案文件的有效執(zhí)行，最大限度地利用檔案文件，促進檔案文件的標準化和規(guī)范化管理。

2.提高和強化疾控中心的基礎工作

要想做好疾控中心的檔案文件管理工作，就必須做好疾控中心的基本管理工作。只有把基本的工作做好了，檔案資料的歸檔與組織工作才能得到有效保障，其他工作才能順利開展。疾控機構(gòu)要進一步完善檔案管理基本工作，必須提高對檔案管理基本工作的理解，并積極采取相應的對策和方法。歸檔工作主要是指各類資料的管理員以及專職的檔案文件管理員負責收集、整理以及歸檔等工作。在檔案的生成過程中，要嚴格遵守有關(guān)的標準和規(guī)定，開展資料歸檔、公文處理和檔案管理等工作，確保檔案的真實性和完整性。在傳染病防治工作過程中產(chǎn)生的需要存檔的資料都要嚴格遵守相關(guān)要求，并要按時存檔，要根據(jù)存檔的日期，將資料交給中心檔案室統(tǒng)一處理，并科學的編排，以確保檔案的完整性。由于有些疾控中心檔案資料的搜集和整理工作仍采用傳統(tǒng)的方法，已不能滿足新形勢情況下發(fā)展的要求。所以，要轉(zhuǎn)變工作方法，將現(xiàn)代的信息技術(shù)運用到檔案的收集、整理工作中，做到檔案的全面收集和科學整理。

3.加強和提高檔案的信息技術(shù)服務水平

實現(xiàn)疾控檔案管理信息化建設，為疾控事業(yè)發(fā)展提供了有力的保障。隨著我國疾控中心工作不斷深入，疾控中心工作人員進行了大量的調(diào)查研究。在計算機和網(wǎng)絡技術(shù)被廣泛運用的今天，對疾病防治檔案文件的處理提出更高的需求，疾病防治檔案文件的處理必須與時俱進，要把檔案文件的信息處理工作融入中心的信息工作之中，改進檔案文件的信息處理方式，加大對檔案文件的信息處理力度，將各種新技術(shù)運用于檔案文件的處理，從而提升我國疾病防治檔案文件的處理能力，提升工作效能。在實際工作中，要積極開展檔案文件數(shù)字化，構(gòu)建檔案文件資料庫，讓疾控中心檔案文件的工作也能與時俱進。

4.加強對檔案文件資料的挖掘與利用

疾控中心對檔案文件處理，歸根結(jié)底是要加強對檔案文件的使用。當前，社會和經(jīng)濟不斷發(fā)展，在人們對健康和疾病的認識不斷增強的情況下，疾病防治機構(gòu)的檔案管理工作應當建立一種新的服務觀念，化消極為積極，加強對各類檔案文件資料的挖掘與應用，以更有效的方式為開展疾病防治工作提供更好的服務。在我國疾控中心的工作實踐中，疾控專業(yè)人員進行了大量的工作。比如，當專家需要尋找某個突發(fā)事件的有關(guān)資料時，就會先去尋找檔案資料。這是一種消極的服務模式，已經(jīng)不適合當前的情況，檔案管理人員要改變自己的服務觀念，從消極被動走向積極主動，適時收集有研究意義的傳染病防治檔案文件，并定期進行主題服務，在科研人員進行項目研究時，及時為他們提供有關(guān)的信息資源。

5.加強對檔案管理工作人員整體素養(yǎng)的培訓，提升其綜合素質(zhì)

傳染病防治檔案文件的處理是一件很專業(yè)的事情，需要較高的理論知識和操作技術(shù)水平，疾控中心檔案管理工作人員應不斷提高自己的專業(yè)技術(shù)水平。疾控中心檔案文件的保密與服務性質(zhì)決定了工作人員必須要加強思想道德建設，增強保密和安全思想意識，在日常工作中時刻保持責任感。除具備相應的職業(yè)素養(yǎng)之外，還應具備一定的信息素養(yǎng)，以提升個人的知識和能力。目前，我國疾控中心的檔案管理人員還缺乏對現(xiàn)代檔案信息技術(shù)的掌握，必須加強對新技術(shù)和新知識的培訓，讓他們能夠更好地運用現(xiàn)代化信息手段。

6.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，當前社會已經(jīng)步入信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與各行各業(yè)聯(lián)系緊密，互聯(lián)網(wǎng)在帶來機遇的同時也帶來了挑戰(zhàn)，疾病預防控制中心要緊跟時代步伐，緊緊抓住互聯(lián)網(wǎng)的東風，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提升檔案管理能力，同時，提高檔案的使用頻率。首先，將紙質(zhì)檔案進行歸納整理，做到一份紙質(zhì)檔案對應一份電子檔案，既要建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，也要加強紙質(zhì)檔案管理，同時，加強對紙質(zhì)檔案的保管，定期檢查紙質(zhì)檔案，保障其在干燥的環(huán)境下存放。其次，完善電子檔案數(shù)據(jù)庫建設。按照檔案的類型、重要程度以及年份等維度對電子檔案進行分類，同時，增強電子檔案庫的信息安保建設，增強安全性和隱私性，只有內(nèi)部人員才能進入該電子檔案數(shù)據(jù)庫，完善安保裝置，避免黑客侵襲。最后，加大對電子檔案數(shù)據(jù)庫的維護力度。包括檢查電子檔案數(shù)據(jù)庫的安全性和隱私性，還包括檢查電腦設備設施，保證數(shù)據(jù)庫的正常使用。制定嚴格的維護制度，定期排查故障，解決問題，提高工作效率，提升檔案管理工作效率。通過上述一系列手段完善電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設，增強信息技術(shù)與檔案管理工作的聯(lián)系，提升信息化水平。

四、結(jié)語

綜上所述，疾控中心檔案文件的處理和使用，與檔案文件管理人員的綜合素質(zhì)以及很多因素有很大的關(guān)系。在實踐過程中，疾控部門應加強對檔案文件的處理和使用的認識。同時，要根據(jù)自己的工作需要，構(gòu)建健全的檔案管理與利用系統(tǒng)和管理制度，使疾控檔案資源信息得到最大程度的利用，為我國的疾控事業(yè)發(fā)展作出貢獻。

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作者簡介：孟強（1979—），男，漢族，山東日照人，本科，館員，研究方向：衛(wèi)生檔案管理。