文/貴州醫(yī)科大學 孫繼忠
隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大,內(nèi)部工作開展和外部聯(lián)系交流不斷增多,會場管理和服務質(zhì)量工作面臨著新的任務和挑戰(zhàn)。同時,各有關會場設施建設也逐漸走向高端化、智能化趨勢,如無紙化會議系統(tǒng)、云視頻高清會議系統(tǒng)、LED電子大屏等。同時,會場音響聲控、燈光演示、線路改造等技術設施的升級管理日益呈現(xiàn)出高度的技術性、復雜性。因此,如何加強高校會場管理和服務質(zhì)量,協(xié)調(diào)各部門力量,有力推進學校的發(fā)展建設,是新形勢各高校辦公室工作人員必須引起重視和認真思考的問題,也是進一步提升管理科學化水平、加強辦公室內(nèi)涵建設的重要內(nèi)容。
目前,貴州醫(yī)科大學南、北校區(qū)共有各類會場13間,分別有大禮堂2間、道德講堂2間、大型會議室7間、小型會議室2間,由學校辦公室綜合科具體負責管理,供全校南、北校區(qū)各單位輪流申請使用。據(jù)統(tǒng)計,南、北校區(qū)經(jīng)常存在一天或半天之內(nèi)多個會場同步進行數(shù)場重要會議或活動,但工作人員嚴重不足,無法多頭兼顧,導致會務服務質(zhì)量受到一定影響的情況出現(xiàn)。同時,會場儀器設備時常存有突發(fā)性技術故障,因無法保證專業(yè)技術人員隨時在場,設施故障的解決缺乏及時性,對會議和活動開展造成一定程度的影響。
另外,北校區(qū)因有學校附屬醫(yī)院同在該校區(qū)辦公,會場使用頻率更是居高不下,各會場儀器設備由學校與附院兩家廳級單位交叉使用,設備操作、維護缺乏專門機構和人員管理,極易引起設備故障,特別是寒、暑假學校在北校區(qū)辦公時,北校區(qū)會場使用更是緊張,時常在會場申請使用上出現(xiàn)時間沖突,對兩家單位工作開展帶來一定影響。
(一)招募一定數(shù)量的勤工助學學生從事南、北校區(qū)會場儀器設備操作管理和服務。因?qū)W生每天不同時段都需要上課,導致學生服務時間不固定,無法及時解決臨時性、突發(fā)性、持續(xù)性會場需求服務,且每學年每學期課時量不同,特別在進入高年級后,隨著課時量增多和面臨畢業(yè)重擔,時有學生退出,服務人員隊伍不穩(wěn)定,進而導致整體會場服務效果不容樂觀。同時,在大型活動舉辦日當天,值守學生服務能力水平有限,無法滿足演出單位服務需求,還需另請服務廠家技術人員過來協(xié)助進行專門儀器設備操作和服務。另外,大禮堂、道德講堂由于舞臺設備操作涉及眾多高壓電路和高空作業(yè)(如:舞臺升降機經(jīng)常需要學生爬至舞臺頂上方進行手動操作,南校區(qū)大禮堂LED電子大屏后部還有復雜電路開關,時常需要人員進出操作)有一定的安全隱患,需要專門技術人員進行儀器設備操作。
(二)通過與學校相關物業(yè)公司或人事處協(xié)調(diào)安排人員在南、北校區(qū)從事簡單會務服務。近年來,有關部門與學校物業(yè)公司協(xié)商在南、北校區(qū)提供合同工專門從事會場保潔、禮儀等服務。南校區(qū)方面,由于無團隊人員協(xié)作管理,加之人員服務能力有限,在儀器設備操作管理、茶水及座簽擺放等方面不能很好地滿足會務使用需求。另外,會務服務上下班時間不固定,工作經(jīng)常需要早到或晚歸值守情況,存在無法正常上下班的問題,相關物業(yè)公司合同工人員無法長期接受此種工作安排,頻繁出現(xiàn)辭職現(xiàn)象,人員流動性大,不利于學校會務服務工作的開展。北校區(qū)方面,通過與人事處協(xié)商招募合同工1名,從事會場保潔服務已有多年,但年紀偏大,服務內(nèi)容單一,僅1人能從事衛(wèi)生打掃工作,其他會務服務、儀器設備操作等更無法勝任,無法滿足全面的會務服務需求。
目前,貴州省內(nèi)部分高校新老校區(qū)會場管理與服務普遍實行物業(yè)外包模式。
(一)直接委托校外物業(yè)公司負責學校各項會務服務與管理。貴州師范大學、貴州民族大學、貴州中醫(yī)藥大學、貴州理工學院四家高校均與物業(yè)公司協(xié)商簽訂服務合同,除個別會場仍由學校有關部門具體管理之外,已基本將學校整體會場外包給學校物業(yè)公司,具體會場管理與服務由物業(yè)公司提供,內(nèi)容涉及大禮堂、行政樓各有關會場,具體負責相關會務服務、儀器電源開關、設備操作、會場布置、空調(diào)管理、會場保潔等服務。
(二)由學校依托掛靠在自身后勤處相關公司。
如后勤處方面物業(yè)公司等負責學校各項會務服務與管理。貴州大學各會場(老校區(qū)大禮堂除外)基本都由掛靠在后勤處的物業(yè)公司負責服務管理整個學校新、老校區(qū)會場,各設有會議服務中心1個,安排有會務服務人員、儀器設備操作人員。貴州財經(jīng)大學依托學校后勤處成立資產(chǎn)管理有限公司,負責全校包括會場在內(nèi)的物業(yè)服務,涉及開關門、設備操作、會務服務,均由一定數(shù)量的專職會務人員完成上述業(yè)務工作。
高效專業(yè)的會場管理和服務工作是高校會議活動順利進行的重要保障。為提高會場的管理與服務效率,保證學校正常工作的有效運轉(zhuǎn),需在實踐管理中不斷總結經(jīng)驗做法,改進方式方法,提高管理質(zhì)量和服務水平。對會場進行科學合理的管理和使用,嚴格按照管理規(guī)定辦事,保障會場高效運行。
(一)借鑒省內(nèi)兄弟院校經(jīng)驗,積極嘗試學校會場服務全面外包,走專業(yè)化會務服務路線。根據(jù)兄弟院校會場管理做法,將高校會場業(yè)務整體交由相關物業(yè)公司進行全面管理,已是一種發(fā)展趨勢。會場各有關設備如無紙化會議設備、高清視頻會議系統(tǒng)、LED電子大屏、聲光設施、會議系統(tǒng)等儀器設備操作、運轉(zhuǎn)建議由物業(yè)專業(yè)技術人員進行管理。設備維護、檢修項目內(nèi)容如物業(yè)公司無法完成可由其或?qū)W校委托專業(yè)設備公司予以完成,避免依靠學生操作而帶來安全隱患;會場有關會務服務如會場保潔、茶水服務、會務座簽等資料及桌椅擺放、儀器設備開關、門鎖開關等有關服務由物業(yè)專業(yè)團隊人員完成,以更好地展現(xiàn)高校良好的會務管理活動形象。
如此,既能形成持續(xù)性、專業(yè)性的會場管理跟進服務,又能方便學校不同校區(qū)多家單位使用,一方面能解決學校辦公室綜合科室會務人員人手不夠的問題,將具體管理科室、部門從頻繁瑣碎會務中解脫,以便做好辦公室各有關工作;另一方面,也能避免非專業(yè)人員操作而帶來安全隱患或出現(xiàn)工作失誤。從長遠考慮,建議學校后勤管理處(后勤集團)可適時組建成立學校會議服務中心,最終形成由學校辦公室負責審批,學校會議服務中心具體運營全校所有會務場所的管理格局,讓學校會場服務走上專業(yè)化、規(guī)范化的發(fā)展模式,打造有高校特色的會議服務運轉(zhuǎn)體制。
(二)認真落實上級節(jié)約辦會要求,探討實施學校會場收費制管理模式。目前,貴州省內(nèi)高校普遍還未實施會場使用收費模式,貴醫(yī)大南、北校區(qū)會場也本著“有需盡用”的原則無償供全校各單位申請使用。但隨著學校會場各相關儀器設備配備逐漸完善,以及學校各單位工作業(yè)務量逐年增加,會場使用頻率也大幅增加,部分申請單位工作人員使用會場節(jié)約意識不強,會場使用成本飛速增長。僅以南校區(qū)大禮堂為例:現(xiàn)有投影儀(1000w)、音響系統(tǒng)(5000w)、舞臺照明系統(tǒng)中三基色照明(2400w)、面光燈(35200w)、耳光燈(32000w)、舞臺染色燈(22000w)、搖頭燈(36000w)、追光燈(6900w))、空調(diào)系統(tǒng)(29000w)、LED電子大屏(80000w)、長條LED電子屏(4800w)。據(jù)測算,上述儀器設備在活動或會議舉行期間,同時開啟功率消耗高達254.3KW,按教育用電1度電0.472元計算,一小時僅電費計達120元,使用半天(6小時)計算高達720元。此種統(tǒng)計方式還未將觀眾席照明系統(tǒng)、接待室供水系統(tǒng)和各有關設備耗損、耗電計算在內(nèi),如若計算在內(nèi),則耗電費用更高。
因此,為進一步牢固樹立厲行節(jié)約、勤儉辦會的良好會風會貌,借鑒貴州省教育廳會場管理做法,實行學校會場使用收費制勢在必行。高校會場收費不以營利為目的,而是實現(xiàn)水電等耗損項目的補充平衡,進而督促學校各使用單位在做好工作的同時樹立節(jié)約意識,為學校節(jié)約開支。建議依據(jù)會場場地大小、儀器設備使用程度、使用時長、儀器耗電量大小等指標,實行有區(qū)別的收費模式。
(三)加強高校會場的精細化管理與服務。高校的會場管理與服務工作是一項瑣碎又復雜的工作,有必要將精細化管理引入高校會場管理與服務工作中,切實服務學校的日常工作,保障會務活動圓滿完成。會前,應與相關承辦使用單位做好充分的對接和溝通,與有關承辦及參會人員保持密切聯(lián)系,隨時告知其相關重要事項。會中,面對會議活動的臨時變動和突發(fā)情況,及時請示、迅速解決。會后,要認真做好經(jīng)驗總結、發(fā)現(xiàn)問題、認真思考、及時糾正,從而不斷提高會場管理與服務的效率和滿意度。
(四)加強學校新建校區(qū)相關職能部門會場標準化建設。目前,貴醫(yī)大相關職能部門普遍建有會議室供部門會議或活動使用,但又存在部分職能處室會議室桌椅設施不完善,承載力不強等現(xiàn)狀。下一步,可借校區(qū)調(diào)整之際,由學校相關部門協(xié)調(diào)對上述有關樓宇及樓層職能部門會議室進行規(guī)范化、標準化建設,按30~40人規(guī)模將會務設施補充完善。如此,能避免逢遇學校重大分組、分團會都需臨時從學校會議室調(diào)配桌椅到相關職能部門會議室,開完會又搬回,繼而造成桌椅搬動耗損甚至丟失的不良現(xiàn)象。
另外,通過相關樓宇部門標準化會場建設,有關部門會議既方便邀請校領導參加,也可在本部門或本樓宇舉行,避免逢遇校領導參加的相關會議都要來學校層面會議室舉行的情況,可適當減輕學校會場管理與服務壓力,同時提升有關部門自身辦會水平和能力。同時,校領導去職能部門會場開會參會,通過走訪,增加對基層職能部門工作開展情況的了解,有助于增進校領導與基層職能部門的互動交流。
(五)平衡新老校區(qū)會場布局,適當增建會議場所,充分滿足學校發(fā)展使用。以貴州花溪大學城各高校為例,新、老校區(qū)聯(lián)動辦學,會議場所分布不均衡,老校區(qū)會議場所仍然緊缺,會場硬件設施老舊,無法滿足學校發(fā)展使用。因此,對各高校新、老校區(qū)會場建設需平衡考量,根據(jù)各校區(qū)實際情況,對老校區(qū)增加、完善會議場所,切實為學校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的會務服務。