精細(xì)化管理在職業(yè)鑒定中心檔案工作中的應(yīng)用

文/延安市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心 劉娜

職業(yè)鑒定中心按照國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要求，對勞動者的職業(yè)技能進(jìn)行科學(xué)規(guī)范、客觀、公正地考核。在職業(yè)技能鑒定過程中會形成一系列的檔案資料，這些檔案資料是保證職業(yè)技能鑒定的客觀性、真實性、原始性的重要依據(jù)。在檔案高質(zhì)量發(fā)展的背景下，職業(yè)鑒定中心檔案工作應(yīng)更新管理方式，提高檔案管理質(zhì)量。精細(xì)化管理是指通過優(yōu)化檔案管理程序、細(xì)化檔案管理責(zé)任、借助信息技術(shù)手段提高檔案管理效率，是符合新時期職業(yè)鑒定中心檔案工作質(zhì)量提升的有效方法。

一、職業(yè)鑒定中心檔案工作現(xiàn)狀

職業(yè)鑒定中心在職業(yè)鑒定工作過程中會形成職業(yè)技能鑒定考務(wù)檔案、職業(yè)技能鑒定計劃安排、職業(yè)技能鑒定人員名冊、職業(yè)技能鑒定試卷、職業(yè)技能人員存檔表等各類需要保存的檔案資料。鑒于檔案內(nèi)容種類繁多以及新形勢下對職業(yè)鑒定認(rèn)證工作的新要求和新挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法顯然已經(jīng)不能適用，或亟須改善。

（一）新的要求。延安市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心每年承擔(dān)著大量的職業(yè)鑒定工作，所形成的檔案規(guī)模越來越大。為此，延安市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心在推動檔案管理工作過程中將信息化、智能化、數(shù)字化作為主導(dǎo)方向。但在實際推進(jìn)過程中，由于技術(shù)更新迭代速度越來越快，相應(yīng)地對延安市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心檔案管理人員的信息素養(yǎng)和職業(yè)技能提出更高要求。由于部分檔案管理人員還沒能在思想上和態(tài)度上有所轉(zhuǎn)變，在推進(jìn)職業(yè)鑒定中心檔案工作信息化過程中主動意識不強(qiáng)，沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作信息化、智能化建設(shè)的必要性，在工作過程中面對新系統(tǒng)、新技術(shù)往往手足無措。

（二）新的挑戰(zhàn)。職業(yè)鑒定中心檔案管理工作覆蓋職業(yè)技能鑒定整個工作流程。2022年評價機(jī)構(gòu)備案新增4家，其中高技能人才評價基地新增2家。截至2022年底，共完成評價機(jī)構(gòu)備案10家，包含用人單位1家，社會組織8家；可開展高技能人才評價工作的有3家，其中國有企業(yè)1家，為延安市公共交通有限責(zé)任公司；公辦類院校2家，分別為延安大學(xué)、延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院。隨著工作任務(wù)的不斷增加，職業(yè)鑒定中心檔案類型越來越多，需要檔案管理人員針對不同檔案類型進(jìn)行分類管理。但目前在具體工作落實過程中距離精細(xì)化、精準(zhǔn)化管理還存在一定差距。

二、職業(yè)鑒定中心檔案工作存在的主要問題

延安市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心在檔案管理工作過程中既要樹立“以人為本”的理念，積極推進(jìn)檔案開放，同時還要完善檔案開放鑒定制度機(jī)制，更好地服務(wù)廣大勞動者和社會大眾。目前，職業(yè)鑒定中心檔案管理工作還存在著檔案開放鑒定實踐推進(jìn)乏力，相應(yīng)制度機(jī)制建設(shè)落后，檔案精細(xì)化管理推進(jìn)緩慢等現(xiàn)實問題。

（一）檔案開放鑒定實踐推進(jìn)乏力。從理論研究層面看，職業(yè)技能鑒定中心應(yīng)將檔案開放作為提升檔案管理工作的重要方面，部分職業(yè)技能鑒定中心認(rèn)為檔案信息涉及勞動者個人隱私，導(dǎo)致檔案管理“保密過度而開放不足”。原因如下：一方面，當(dāng)前國家針對職業(yè)技能鑒定中心檔案開放還缺少宏觀層面的法律規(guī)制，在具體實踐過程中還缺少統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和具體落實環(huán)節(jié)，一些模糊的法律條款難以為職業(yè)技能鑒定中心檔案開放提供依據(jù)，相關(guān)工作開展推進(jìn)緩慢；另一方面，職業(yè)技能鑒定中心經(jīng)過多年發(fā)展，擁有龐大的檔案信息，要想完成檔案開放鑒定目標(biāo)，工作量巨大，以現(xiàn)有的人力、物力、財力推進(jìn)緩慢，加之新《檔案法》對檔案開放期限縮短，進(jìn)一步加大了開放鑒定檔案的難度。

（二）職業(yè)鑒定中心檔案精細(xì)化管理推進(jìn)緩慢。職業(yè)鑒定中心檔案管理精細(xì)化，能夠為業(yè)務(wù)工作提供強(qiáng)有力支撐，有助于發(fā)揮職業(yè)鑒定中心檔案信息資料的原始憑證功能。但目前在具體工作開展過程中，組織領(lǐng)導(dǎo)不到位。一是職業(yè)鑒定中心檔案管理工作仍然處于邊緣位置，并沒有圍繞職業(yè)鑒定中心檔案精細(xì)化管理工作全面統(tǒng)籌各類資源，也沒有研究精細(xì)化管理的各項問題，在工作中還沒有形成“領(lǐng)導(dǎo)抓、專人管”的工作格局。二是制度機(jī)制建設(shè)落后。職業(yè)技能鑒定中心檔案精細(xì)化管理需要扎實的制度作為保障。但目前關(guān)于職業(yè)鑒定中心檔案管理的相關(guān)制度機(jī)制精細(xì)化內(nèi)容相對較少，對各個崗位工作職責(zé)和任務(wù)劃分不夠明確，對于如何推進(jìn)職業(yè)技能中心檔案精細(xì)化管理還缺少可靠的制度保障。三是保障設(shè)施建設(shè)相對落后。在職業(yè)技能鑒定中心檔案精細(xì)化管理過程中還缺少必要的硬件設(shè)施，弱化了職業(yè)鑒定中心檔案管理質(zhì)量。

三、職業(yè)鑒定中心檔案精細(xì)化管理的優(yōu)化建議

職業(yè)技能鑒定中心檔案精細(xì)化管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須在理念上主動轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思路，以理念帶動行動，推進(jìn)職業(yè)技能中心檔案精細(xì)化管理。同時要在流程上嚴(yán)格把關(guān)，實現(xiàn)職業(yè)技能鑒定中心檔案精細(xì)化管理各個流程的有效銜接。同時還要在人才隊伍、方式方法創(chuàng)新和技術(shù)引進(jìn)方面“做文章”，為職業(yè)技能鑒定中心檔案信息化管理奠定扎實基礎(chǔ)。

（一）以理念更新推動精細(xì)化。職業(yè)鑒定中心檔案精細(xì)化管理是未來發(fā)展的重要趨向，只有在精細(xì)化管理過程中自上而下形成精細(xì)化管理理念，才能夠在思想上認(rèn)識到精細(xì)化管理的應(yīng)然性和必然性，才會在行動上有所作為。因此，在推進(jìn)職業(yè)鑒定中心檔案精細(xì)化管理進(jìn)程中，首先要從領(lǐng)導(dǎo)層做起，主動學(xué)習(xí)中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)新時代高技能人才隊伍建設(shè)的意見》，省委、省政府《關(guān)于印發(fā)陜西省“十四五”人才發(fā)展規(guī)范的通知》（陜發(fā)2022〔14〕號）和市委人才辦《關(guān)于征求延安市“十四五”人才發(fā)展規(guī)劃（征求意見稿）意見的函》（市委人才辦函2022〔550〕號）文件精神，充分認(rèn)識到職業(yè)鑒定工作的重要性，充分認(rèn)識到職業(yè)鑒定中心所形成的檔案的價值，進(jìn)而圍繞職業(yè)鑒定中心檔案管理的具體特點(diǎn)，以精細(xì)化管理理念為指引，積極推進(jìn)職業(yè)鑒定中心檔案工作的開展。目前，延安市在高技能人才培育方面還難以滿足“十四五”期間城市發(fā)展需求，更需要職業(yè)鑒定中心主動發(fā)力、積極作為，既要在業(yè)務(wù)工作上有所建樹，也要在檔案管理方面有所貢獻(xiàn)。同時，職業(yè)鑒定中心主要領(lǐng)導(dǎo)還要對精細(xì)化管理理念進(jìn)行宣傳，形成以上帶下的良性工作局面，要求檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)上述文件精神，在思想理念上有所轉(zhuǎn)變，將精細(xì)化理念與實際工作相結(jié)合，進(jìn)一步提升職業(yè)鑒定中心檔案管理質(zhì)量。

（二）以流程優(yōu)化推動精細(xì)化。通過優(yōu)化職業(yè)鑒定中心檔案管理流程，有助于縮短檔案的收集時間，實現(xiàn)職業(yè)鑒定中心檔案信息資源的快速整合。為進(jìn)一步提升職業(yè)鑒定中心檔案管理精細(xì)化水平，必須對當(dāng)前職業(yè)鑒定中心檔案管理的具體流程進(jìn)行全面梳理。2023年，延安市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心明確提出：要優(yōu)化服務(wù)，提升服務(wù)效能，主動做好無縫銜接，對有意向申報備案的機(jī)構(gòu)主動對接，防止事項落空，避免辦事機(jī)構(gòu)“來回跑”。檔案管理工作要按照上述要求對現(xiàn)有的流程進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)與相關(guān)部門聯(lián)系互動，建立起緊密聯(lián)系，避免出現(xiàn)疏漏。同時要重視職業(yè)鑒定中心檔案社會化開放。新時期，無論是勞動者，還是社會公眾對職業(yè)技能鑒定中心檔案開放都提出了新的要求。為此，應(yīng)有步驟、分批次地向社會公布一批開放檔案，這樣既有利于提升延安市職業(yè)鑒定指導(dǎo)中心的社會影響力，也能夠更好地滿足社會公眾對于檔案信息資源利用的迫切心情。

（三）以方法優(yōu)化推動精細(xì)化。對標(biāo)《陜西省人力資源和社會保障廳關(guān)于全面實施職業(yè)技能等級認(rèn)定的通知》（陜?nèi)松绨l(fā)〔2020〕30號）文件精神，延安市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心在檔案精細(xì)化管理方面還存在著陣地建設(shè)薄弱、檔案管理粗放等問題。為進(jìn)一步提升延安市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心檔案管理精細(xì)化水平，必須以問題為導(dǎo)向，在優(yōu)化流程的基礎(chǔ)上，對延安市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心檔案管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新。例如，在具體檔案劃分方面可以從認(rèn)定職業(yè)（工種）入手。2022年，延安市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心已從養(yǎng)老護(hù)理員、中式烹調(diào)、電工等幾個職業(yè)（工種）擴(kuò)展到汽車修理、企業(yè)人力資源管理師、人工智能訓(xùn)練師、勞動關(guān)系協(xié)調(diào)員、健康管理師等110個職業(yè)124個工種，相應(yīng)地在檔案分類方面也可以依據(jù)110個職業(yè)或124個工種形成檔案分類，這樣既可以快速地查詢相關(guān)資料，也有助于提升檔案精細(xì)化管理水平。從鑒定的層級看，延安市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心共組織認(rèn)定2891人，獲證人數(shù)1874人，初級（五級）1151人、中級（四級）404人、高級（三級）268人、技師（二級）24人、高級技師（一級）27人。可以按照初級、中級、高級、技師和高級技師進(jìn)行檔案劃分，進(jìn)一步提升檔案管理的針對性，更好地發(fā)揮檔案信息資源的特殊價值。

（四）以技術(shù)手段優(yōu)化推動精細(xì)化。信息時代為職業(yè)鑒定中心檔案精細(xì)化管理提供了可靠的技術(shù)支持。因此，有必要在職業(yè)鑒定中心檔案精細(xì)化管理過程中主動融入現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)一步提升職業(yè)鑒定中心檔案管理的精細(xì)化、智慧化、信息化、數(shù)字化水平。一方面，要充分利用電子信息技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)鑒定檔案向數(shù)字化鑒定檔案轉(zhuǎn)型，進(jìn)一步提升職業(yè)鑒定中心檔案信息資源的查詢效率，同時也有助于節(jié)省職業(yè)鑒定中心檔案物理空間，防止因紙質(zhì)檔案發(fā)霉變質(zhì)影響檔案信息資源管理和后續(xù)開發(fā)利用；另一方面，積極利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)搭建職業(yè)鑒定中心檔案數(shù)據(jù)庫，對職業(yè)鑒定中心檔案信息資源進(jìn)行合理利用和開發(fā)。目前，無論是職業(yè)鑒定中心自身發(fā)展，還是社會公眾對于檔案信息資源的多元化訴求，都要按照精細(xì)化管理的相關(guān)要求進(jìn)行，借助技術(shù)手段進(jìn)一步提升服務(wù)的多元性。在形成檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)之上，隨時調(diào)用相關(guān)數(shù)據(jù)為不同主體提供有針對性的職業(yè)鑒定檔案信息服務(wù)。

四、職業(yè)鑒定中心檔案精細(xì)化管理的保障措施

職業(yè)鑒定中心要將檔案管理工作放在突出位置，更新精細(xì)化管理理念，持續(xù)提升職業(yè)鑒定中心檔案工作質(zhì)量。職業(yè)鑒定中心檔案精細(xì)化管理既需要扎實的管理系統(tǒng)作為保障，也需要完善相應(yīng)的保密制度，切實保障職業(yè)鑒定中心檔案信息資源的安全。

（一）建立健全檔案管理體系。通過檔案管理體系建設(shè)為職業(yè)鑒定中心檔案精細(xì)化管理提供扎實的體系保障。一方面，引導(dǎo)檔案管理人員充分認(rèn)識到精細(xì)化管理對于提升職業(yè)技能鑒定中心檔案管理質(zhì)量的現(xiàn)實意義，強(qiáng)化檔案管理人員的管理意識，使檔案管理人員知道自身工作的重要性，進(jìn)而對自身行為進(jìn)行規(guī)范，以更為負(fù)責(zé)的態(tài)度參與職業(yè)鑒定中心檔案精細(xì)化管理工作之中；另一方面，重視檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容規(guī)則與單位實際發(fā)展需求之間的聯(lián)系，找到當(dāng)前職業(yè)鑒定中心檔案精細(xì)化管理存在的不足，結(jié)合職業(yè)鑒定中心檔案管理現(xiàn)有資源，建立相對應(yīng)的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理體系與單位需求的有機(jī)匹配，進(jìn)一步發(fā)揮單位內(nèi)部的管理效能。

（二）建立檔案管理保密制度。職業(yè)鑒定中心檔案與廣大勞動者的切身利益息息相關(guān)，對推進(jìn)延安市人才隊伍建設(shè)，促進(jìn)延安市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展都起著關(guān)鍵性作用。因此，職業(yè)鑒定中心在檔案精細(xì)化管理過程中應(yīng)對檔案信息安全保密工作給予足夠重視，充分認(rèn)識到職業(yè)鑒定中心檔案的特殊價值。一方面，要確保職業(yè)鑒定中心檔案管理有專人負(fù)責(zé)，建立相對應(yīng)的保密制度機(jī)制，并堅持動態(tài)化原則，結(jié)合職業(yè)鑒定中心檔案管理的實際要求和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展變化，對檔案管理保密制度機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化和完善；另一方面，要為職業(yè)鑒定中心檔案提供必要的安全防護(hù)措施，做好防火、防盜、防蟲、防鼠、防霉、防潮、防靜電等工作。

五、結(jié)語

職業(yè)鑒定中心在檔案管理過程中應(yīng)以精細(xì)化理念為指導(dǎo)，結(jié)合上級關(guān)于職業(yè)鑒定中心檔案管理的相關(guān)要求，細(xì)化職業(yè)鑒定中心檔案管理工作，始終堅持問題導(dǎo)向，分析職業(yè)鑒定中心檔案管理工作存在的問題和不足，從制度機(jī)制、人才保障、技術(shù)引進(jìn)等多方面入手，提升職業(yè)鑒定中心檔案精細(xì)化管理水平。