國(guó)內(nèi)檔案數(shù)字化監(jiān)理研究綜述

文/中南出版?zhèn)髅郊瘓F(tuán)股份有限公司 康惠

當(dāng)前，市場(chǎng)化檔案數(shù)字解決方案是我國(guó)檔案數(shù)字化工作的主要形式。旺盛的市場(chǎng)需求推動(dòng)了檔案服務(wù)創(chuàng)新。近年來(lái)，監(jiān)理被引入檔案領(lǐng)域，檔案數(shù)字化監(jiān)理成為研究的新課題。

一、監(jiān)理領(lǐng)域的相關(guān)研究

監(jiān)理領(lǐng)域與檔案相關(guān)的研究不多，已有的研究重點(diǎn)探討了監(jiān)理檔案的管理。劉保瑞指出，監(jiān)理檔案是監(jiān)理活動(dòng)過(guò)程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，是工程建設(shè)各方主體在依法建設(shè)、現(xiàn)場(chǎng)管理、質(zhì)量控制以及采用新技術(shù)等方面的原始記錄，是建設(shè)工程施工質(zhì)量的重要組成部分。建設(shè)工程檔案中的監(jiān)理檔案更是重中之重；花蕊則從ICT技術(shù)應(yīng)用角度分析了電力監(jiān)理檔案管理優(yōu)化的價(jià)值、問(wèn)題與解決方法。同時(shí)，現(xiàn)有文獻(xiàn)少有將檔案數(shù)字化監(jiān)理視為監(jiān)理的子領(lǐng)域探討與分析。監(jiān)理領(lǐng)域研究與檔案管理的交叉研究側(cè)重于監(jiān)理檔案管理，這一領(lǐng)域未對(duì)檔案數(shù)字化監(jiān)理進(jìn)行系統(tǒng)討論。

二、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制研究

質(zhì)量控制是檔案數(shù)字化的生命線。研究者在檔案數(shù)字化早期實(shí)踐中就已經(jīng)關(guān)注質(zhì)量控制的問(wèn)題。劉瓊瑤提出館藏資源數(shù)字化建設(shè)必須重視格式標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢測(cè)；劉萌則強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)質(zhì)量控制是館藏?cái)?shù)字化建設(shè)的必要保證措施之一?，F(xiàn)有文獻(xiàn)主要研究了檔案數(shù)字化質(zhì)控理論體系、應(yīng)用技術(shù)以及標(biāo)準(zhǔn)。

（一）檔案數(shù)字化質(zhì)量控制體系研究。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是控質(zhì)體系研究的主流，但紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在著錄款目混亂、格式不規(guī)范等共性問(wèn)題。近年來(lái)，聲像檔案數(shù)字化質(zhì)控開(kāi)始引起研究者的關(guān)注。方彥基于PDCA構(gòu)建了紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量控制循環(huán)體系，以變被動(dòng)錄入為主動(dòng)智能追蹤的管理變革；劉江霞綜合國(guó)內(nèi)外已有研究，分析了聲像檔案數(shù)字化質(zhì)量影響因素，構(gòu)建了五級(jí)主觀評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系。

（二）檔案數(shù)字化質(zhì)控系統(tǒng)研究。李艷娟認(rèn)為，國(guó)內(nèi)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果監(jiān)測(cè)工具是缺位的，已有的工具存在檢查不全面、普適性差的問(wèn)題；吳衛(wèi)華介紹了浙江省研制的檔案數(shù)字化成果質(zhì)檢系統(tǒng)，該系統(tǒng)填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)實(shí)用工具的空白。寧波市檔案局與寧波工程學(xué)院聯(lián)合開(kāi)發(fā)了一套集計(jì)算機(jī)智能化檢測(cè)和傳統(tǒng)人工檢測(cè)為一體的智能檢測(cè)軟件平臺(tái)。該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了檢測(cè)手段的智能化和檢測(cè)規(guī)范的智能化，從而提高了檢測(cè)質(zhì)量與工作效率，節(jié)省了人力物力，在檔案工作中取得了良好的效果。

（三）檔案數(shù)字化質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)研究。我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系尚不完備，部分標(biāo)準(zhǔn)缺失、更新速度滯后。楊中營(yíng)介紹了北京檔案局起草的《檔案數(shù)字化規(guī)范》并標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了解讀：2013年12月20日，北京市質(zhì)監(jiān)局公布《檔案數(shù)字化規(guī)范第7部分：成果存儲(chǔ)與利用》，正式形成涵蓋紙質(zhì)、聲音、錄像、縮微膠片、照片等類別的地方標(biāo)準(zhǔn)體系，為區(qū)域檔案數(shù)字化質(zhì)控提供標(biāo)準(zhǔn)支持。已有研究預(yù)設(shè)了檔案數(shù)字化質(zhì)控的場(chǎng)景：即檔案數(shù)字化質(zhì)控流程、業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)主要是基于二元市場(chǎng)主體——業(yè)主與承建方。除承建方的自檢外，質(zhì)控主要由業(yè)主實(shí)施。隨著市場(chǎng)的發(fā)展，數(shù)字化外包市場(chǎng)進(jìn)一步細(xì)分，已有的“業(yè)務(wù)—承建”二元質(zhì)控體系無(wú)法解釋引入監(jiān)理的三元質(zhì)控體系。

三、檔案數(shù)字化監(jiān)理研究

（一）檔案信息化系統(tǒng)監(jiān)理研究。在檔案領(lǐng)域，檔案信息系統(tǒng)建設(shè)較早引入監(jiān)理。薛四新、彭榮、陳永生等主編的《檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)》中提出，信息工程項(xiàng)目監(jiān)理與系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中的咨詢服務(wù)對(duì)檔案管理學(xué)而言是一個(gè)新生事物，是影響信息化建設(shè)成功與否的重要因素；陳國(guó)云從信息化生命周期、信息不對(duì)稱、約束機(jī)制、信息化發(fā)展以及委托方和承建方的需求五個(gè)方面分析了檔案信息化引入監(jiān)理機(jī)制的必要性，但并未對(duì)信息監(jiān)理進(jìn)行界定；張永生提出，信息監(jiān)理即信息系統(tǒng)工程監(jiān)理，是指依法設(shè)立且具備相應(yīng)資質(zhì)的信息系統(tǒng)工程監(jiān)理單位受業(yè)主單位委托，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和信息系統(tǒng)工程監(jiān)理合同，對(duì)信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目實(shí)施的監(jiān)督管理；周美蘭認(rèn)為是用專業(yè)的信息項(xiàng)目監(jiān)理單位代替非專業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)，對(duì)信息項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)管理，以確保信息項(xiàng)目實(shí)施的有效性和科學(xué)性。

（二）檔案數(shù)字化監(jiān)理。早期的數(shù)字化監(jiān)理項(xiàng)目要求監(jiān)理方具備信息監(jiān)理資質(zhì)，這是因?yàn)樵缙诘臄?shù)字化項(xiàng)目是將數(shù)字化系統(tǒng)與檔案數(shù)字化加工打包采購(gòu)（如寧波市檔案局2008年招標(biāo)采購(gòu)監(jiān)理服務(wù)）。隨著檔案信息化的推進(jìn)，檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化監(jiān)理開(kāi)始獨(dú)立發(fā)包。夏美玲指出，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包存在的安全、財(cái)務(wù)等隱患，需要制定標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程、加強(qiáng)數(shù)字化場(chǎng)所安全防控引入第三方監(jiān)理；鐘倫清以廣東省館藏?cái)?shù)字化成果及檔案實(shí)體還原質(zhì)量檢查服務(wù)項(xiàng)目（即檔案數(shù)字化監(jiān)理）招標(biāo)文件中的用戶需求為例，介紹了檔案監(jiān)理的基本流程、質(zhì)量檢查匯總、質(zhì)量驗(yàn)收要求、數(shù)據(jù)檢測(cè)要求；屠躍明認(rèn)為，檔案數(shù)字化質(zhì)量監(jiān)控引入監(jiān)理機(jī)制可以幫助檔案部門對(duì)外包企業(yè)篩選把關(guān)，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全方位監(jiān)督，減輕檔案部門的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也有利于協(xié)調(diào)業(yè)主方和承建方的關(guān)系。

現(xiàn)有研究重點(diǎn)分析了概念、價(jià)值與作用、風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)流程運(yùn)行模式。李步德認(rèn)為，檔案數(shù)字化監(jiān)理是檔案數(shù)字化市場(chǎng)細(xì)分的結(jié)果，從概念、屬性、特征以及服務(wù)內(nèi)容系統(tǒng)分析了檔案數(shù)字化監(jiān)理研究的基本理論問(wèn)題；魏會(huì)玲則側(cè)重分析了檔案數(shù)字化監(jiān)理的價(jià)值與作用；周軍基于WBS-RBS工具對(duì)檔案數(shù)字化監(jiān)理的全生命周期的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了系統(tǒng)分析；呂玉潔、蔡明娜、方彥則重點(diǎn)從檔案數(shù)字化監(jiān)理的運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行了研究。檔案領(lǐng)域檔案數(shù)字化監(jiān)理仍處于起步階段。理論依據(jù)、基本理論問(wèn)題等檔案數(shù)字化監(jiān)理的基本理論研究有待進(jìn)一步加強(qiáng)?，F(xiàn)有研究以個(gè)案分析為主，缺乏檔案數(shù)字化監(jiān)理應(yīng)用的系統(tǒng)調(diào)查與分析。已有的研究重點(diǎn)探討了檔案業(yè)務(wù)部門檔案數(shù)字化監(jiān)理的應(yīng)用，但是對(duì)檔案數(shù)字化監(jiān)理運(yùn)行機(jī)理分析不足，檔案數(shù)字化監(jiān)理模式的實(shí)現(xiàn)與提升少見(jiàn)討論。

四、研究評(píng)述

通過(guò)對(duì)檔案數(shù)字化監(jiān)理相關(guān)研究的梳理，主要存在以下不足：

（一）檔案數(shù)字化監(jiān)理基本理論問(wèn)題研究較少。檔案數(shù)字化監(jiān)理基本問(wèn)題研究的滯后已經(jīng)導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)社會(huì)采購(gòu)中監(jiān)理服務(wù)商認(rèn)知的沖突，檔案數(shù)字化監(jiān)理的基本理論問(wèn)題研究亟須完善。

（二）檔案數(shù)字化監(jiān)理研究不系統(tǒng)、不深入。對(duì)于檔案數(shù)字化監(jiān)理的演進(jìn)與成因、理論基礎(chǔ)、機(jī)理以及提升路徑等問(wèn)題仍缺少系統(tǒng)、深入的分析。

（三）檔案數(shù)字化監(jiān)理研究體系尚不完備。從方法論的角度看，檔案數(shù)字化監(jiān)理缺乏可操作的框架與具體的解決方案。從檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)的角度看，檔案數(shù)字化監(jiān)理的應(yīng)用條件、潛在風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)值與作用仍缺少系統(tǒng)的分析與梳理。

（四）對(duì)檔案數(shù)字化監(jiān)理意識(shí)不足。從管理的角度看，檔案數(shù)字化監(jiān)理缺乏管理與規(guī)范。從治理的角度看，業(yè)主、監(jiān)理方的自律與他律如何實(shí)現(xiàn)和政策需要進(jìn)行哪些干預(yù)等問(wèn)題仍少見(jiàn)討論。