許義云 曠遠(yuǎn)能源股份有限公司
內(nèi)部控制是企業(yè)發(fā)展到一定階段必然要采取的管理手段,在企業(yè)不斷發(fā)展的進(jìn)程中,其內(nèi)部控制涉及內(nèi)容也會(huì)更加全面,并通過(guò)不斷探索,逐步形成適合自身的內(nèi)部控制體系,約束企業(yè)員工開(kāi)展各項(xiàng)工作,推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)預(yù)期的經(jīng)營(yíng)發(fā)展目標(biāo)??梢?jiàn),內(nèi)部控制對(duì)于企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要,由于當(dāng)前集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制工作存在問(wèn)題較多,仍需不斷探索,因此,當(dāng)前集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制工作具有重要的研究意義。
集團(tuán)企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制,能夠?qū)ζ髽I(yè)資金加強(qiáng)有效監(jiān)督,做好企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的事前規(guī)避工作,保障各項(xiàng)資金用途明確,資金使用效益提升,企業(yè)的資金管理狀況良好,減少因內(nèi)部管理不當(dāng),導(dǎo)致子公司資金使用不當(dāng)、資產(chǎn)管理不當(dāng)而給企業(yè)帶來(lái)的管理風(fēng)險(xiǎn)。
財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)是集團(tuán)企業(yè)的重要管理環(huán)節(jié),關(guān)乎資金安全,集團(tuán)企業(yè)要加強(qiáng)內(nèi)部控制,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制效果,就要對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行完善,依據(jù)實(shí)際財(cái)務(wù)管理工作,對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度進(jìn)行適時(shí)完善,并制定完善的工作框架、工作流程,建立各個(gè)環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系,明確劃分各崗位職責(zé),對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)工作流程進(jìn)行簡(jiǎn)化,在不斷優(yōu)化的過(guò)程中全面提升集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作水平。
集團(tuán)企業(yè)的內(nèi)部控制工作涉及各個(gè)管理環(huán)節(jié),在完善的內(nèi)部控制體系下,對(duì)企業(yè)各個(gè)子公司的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)進(jìn)行管控,保障各環(huán)節(jié)經(jīng)營(yíng)合法、合規(guī),通過(guò)制度,保障各個(gè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)有據(jù)可依,避免出現(xiàn)工作對(duì)接障礙而導(dǎo)致工作開(kāi)展進(jìn)程受到影響,企業(yè)內(nèi)部不合規(guī)行為得到及時(shí)制止,也能最大程度增強(qiáng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的安全穩(wěn)定性[1]。
集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制要加強(qiáng)全員參與,只有全體員工具備相應(yīng)的責(zé)任感,內(nèi)部控制意識(shí)增強(qiáng),才能在日常工作中不斷約束自身行為,保障各項(xiàng)工作規(guī)范開(kāi)展。當(dāng)前,在集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)中,由于其宣傳力度不足,員工對(duì)內(nèi)部控制的理解存在偏差,導(dǎo)致制度在推進(jìn)以及執(zhí)行中遇到阻礙。集團(tuán)企業(yè)部分高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)部控制認(rèn)知不全,較為關(guān)注業(yè)務(wù)活動(dòng),但在內(nèi)部管理秩序中不夠重視,甚至認(rèn)為其對(duì)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生阻礙,并不關(guān)注企業(yè)內(nèi)部控制制度的落實(shí)情況,企業(yè)內(nèi)部控制氛圍不佳。員工缺乏主動(dòng)承擔(dān)意識(shí),內(nèi)部控制最終淪為口號(hào)。
集團(tuán)企業(yè)加強(qiáng)完善內(nèi)部控制制度,規(guī)范內(nèi)部工作流程,為員工開(kāi)展各項(xiàng)工作提供參考。但依據(jù)集團(tuán)企業(yè)當(dāng)前的工作現(xiàn)狀,內(nèi)部控制制度不夠健全,各項(xiàng)工作流程并未建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。部分集團(tuán)企業(yè)員工存在身兼數(shù)職的現(xiàn)象,這樣難以形成崗位之間的牽制,工作的公平性、公正性也無(wú)法保障。部分企業(yè)由于內(nèi)部職責(zé)劃分不清晰,在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí),員工容易出現(xiàn)推卸責(zé)任的現(xiàn)象,企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管的效果難以有效發(fā)揮。一些企業(yè)在工作流程制定環(huán)節(jié),與自身的實(shí)際情況聯(lián)系不緊密,導(dǎo)致內(nèi)部控制工作效果不理想[2]。
開(kāi)展內(nèi)部控制工作是集團(tuán)企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制效果的檢驗(yàn),因此,集團(tuán)企業(yè)要全面提升審計(jì)工作質(zhì)量,加強(qiáng)對(duì)各個(gè)子公司的內(nèi)部控制。由于多數(shù)集團(tuán)企業(yè)并未獨(dú)立設(shè)置內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu),在外部審計(jì)方面也缺乏重視,對(duì)內(nèi)部審計(jì)結(jié)果的客觀性產(chǎn)生影響。且由于集團(tuán)企業(yè)并未完善內(nèi)部審計(jì)機(jī)制,導(dǎo)致審計(jì)工作難以形成有效的制衡,影響對(duì)各個(gè)子公司、各個(gè)部門的內(nèi)部控制效果,是制約集團(tuán)企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)的重要因素。
集團(tuán)企業(yè)完善內(nèi)部控制制度是基礎(chǔ),具備高素質(zhì)的內(nèi)控人員儲(chǔ)備是保障,企業(yè)內(nèi)部控制人員專業(yè)性不強(qiáng),也會(huì)導(dǎo)致在執(zhí)行環(huán)節(jié)難以收獲理想的效果。集團(tuán)企業(yè)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)眾多,管控難度大,要求內(nèi)部控制人員具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)、明確自身職責(zé),并對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)較為熟練,但集團(tuán)企業(yè)缺乏達(dá)到該標(biāo)準(zhǔn)的人員。在部分集團(tuán)企業(yè)中,財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)內(nèi)部控制工作,其對(duì)內(nèi)部控制工作認(rèn)識(shí)不足,甚至不清楚各個(gè)子公司業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)細(xì)節(jié),也缺乏足夠的精力研究?jī)?nèi)部控制細(xì)則,導(dǎo)致內(nèi)部控制工作執(zhí)行不到位。集團(tuán)企業(yè)要認(rèn)識(shí)到人員不足問(wèn)題的重要性,在人才儲(chǔ)備方面投入更多的資金、資源[3]。
集團(tuán)企業(yè)在橫向一體化發(fā)展的進(jìn)程中,并未對(duì)各子公司加強(qiáng)控制,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管控,加強(qiáng)客戶信息管理對(duì)于集團(tuán)企業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要,但缺乏有效的信息系統(tǒng)作為支撐,難以對(duì)龐大的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合,在粗放的管理方式下,對(duì)各個(gè)子公司缺乏約束,存在子公司中信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性不足,客戶資源難以有效利用,不利于企業(yè)的整體高質(zhì)量發(fā)展。
集團(tuán)企業(yè)加強(qiáng)員工內(nèi)部控制意識(shí),是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部高效運(yùn)營(yíng)的有效保障,集團(tuán)企業(yè)可以定期組織人員加強(qiáng)宣傳,為各個(gè)子公司宣講內(nèi)部控制制度的各項(xiàng)規(guī)范,讓員工了解到在工作中應(yīng)該注意的事項(xiàng),避免在工作執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。員工要轉(zhuǎn)變認(rèn)知,內(nèi)部控制不是束縛員工的工具,而是為企業(yè)的安全經(jīng)營(yíng)保駕護(hù)航,減少企業(yè)在業(yè)務(wù)拓展與經(jīng)營(yíng)中因考慮不周而給企業(yè)帶來(lái)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)安全隱患。此外,要針對(duì)企業(yè)管理人員展開(kāi)專項(xiàng)的培訓(xùn)活動(dòng),宣傳集團(tuán)企業(yè)的內(nèi)部控制思想,保障管理層在工作中加強(qiáng)統(tǒng)籌開(kāi)展內(nèi)部控制工作,促使管理層思想意識(shí)轉(zhuǎn)變,并在內(nèi)部控制方面足夠重視,企業(yè)具備濃厚的內(nèi)部控制氛圍,其以身作則,內(nèi)部控制工作才能在企業(yè)中有效落實(shí)。在不斷加強(qiáng)實(shí)踐的過(guò)程中,為企業(yè)的良性運(yùn)營(yíng)發(fā)展提供保障。
集團(tuán)企業(yè)要加強(qiáng)內(nèi)部控制,就要對(duì)工作流程進(jìn)行規(guī)范,嚴(yán)格依據(jù)工作流程開(kāi)展各項(xiàng)工作,避免工作形式化的現(xiàn)象。在完善內(nèi)部工作流程的過(guò)程中,要嚴(yán)格依據(jù)企業(yè)的實(shí)際工作內(nèi)容,在考量的基礎(chǔ)上進(jìn)行設(shè)定。企業(yè)各部門也要明確自身工作職責(zé),有效劃分員工工作職責(zé)。避免企業(yè)員工在兼職工作時(shí)出現(xiàn)不相容崗位職責(zé)兼任的情況,可定期針對(duì)此項(xiàng)工作做好排查。企業(yè)要保證內(nèi)部控制部門獨(dú)立,權(quán)威,避免內(nèi)部控制部門在工作中受其他部門影響。內(nèi)部控制部門在對(duì)各部門、各子公司監(jiān)督的過(guò)程中一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,可以直接依據(jù)相應(yīng)的規(guī)章制度,追究相關(guān)人員、負(fù)責(zé)人責(zé)任,集團(tuán)總部、子公司各個(gè)部門員工的危機(jī)意識(shí)得到激發(fā),才能認(rèn)真履行好各自職責(zé),增強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制工作的時(shí)效性[4]。
集團(tuán)企業(yè)必須加大投入于內(nèi)外部審計(jì)工作,嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)審計(jì)機(jī)制,發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部控制作用。首先,集團(tuán)企業(yè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)要獨(dú)立設(shè)置,要做好內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)定位,重視審計(jì)工作績(jī)效管理、監(jiān)督集團(tuán)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、鑒定責(zé)任的各項(xiàng)作用。內(nèi)部審計(jì)工作要對(duì)內(nèi)部控制的進(jìn)度進(jìn)行確認(rèn),并加強(qiáng)績(jī)效考核,實(shí)行全方位的評(píng)價(jià)。審計(jì)部門在工作開(kāi)展中也要監(jiān)督各部門職責(zé)是否落實(shí)到位,要保障審計(jì)部門人員的專業(yè)性,保障員工了解審計(jì)工作開(kāi)展的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn),要有重點(diǎn)地開(kāi)展各項(xiàng)審計(jì)工作,保障審計(jì)報(bào)告的客觀性,在此基礎(chǔ)上,集團(tuán)企業(yè)管理層在制定決策時(shí),可以將審計(jì)報(bào)告作為重要參考依據(jù)。此外,集團(tuán)企業(yè)審計(jì)工作不僅是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,更是解決問(wèn)題,審計(jì)人員可以針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,及時(shí)提出針對(duì)性優(yōu)化意見(jiàn),提升企業(yè)內(nèi)部控制工作的科學(xué)性。集團(tuán)企業(yè)也可以適當(dāng)開(kāi)展外部審計(jì)工作,企業(yè)可以以年度為單位,對(duì)各個(gè)子公司的年度財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行審計(jì),對(duì)各個(gè)子公司的內(nèi)部控制工作做出全面評(píng)價(jià),保障企業(yè)審計(jì)工作公平、客觀,具備一定的指導(dǎo)意義[5]。
以L 集團(tuán)為例,L 集團(tuán)主要依靠?jī)?nèi)部審計(jì)人員完善各項(xiàng)審計(jì)工作,在審計(jì)人員選擇方面較為嚴(yán)格,要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的保密審查,且人員的專業(yè)素質(zhì)具備保障,都是取得了相應(yīng)的從業(yè)資質(zhì)以及職稱。L 集團(tuán)也重視加強(qiáng)人才團(tuán)隊(duì)儲(chǔ)備,重視提升審計(jì)隊(duì)伍的素質(zhì)以及戰(zhàn)斗力。近年來(lái),L 集團(tuán)不僅加強(qiáng)財(cái)務(wù)決算報(bào)表審計(jì),也重視固定資產(chǎn)以及國(guó)防科研項(xiàng)目審計(jì),延伸內(nèi)部審計(jì)領(lǐng)域,擴(kuò)展審計(jì)范圍,建立了相應(yīng)的規(guī)章制度。L 集團(tuán)探索體制機(jī)制創(chuàng)新,打造符合自身特色的審計(jì)模式,實(shí)行審計(jì)專員制度,并探索推行區(qū)域?qū)徲?jì)中心制度,在企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展要求的基礎(chǔ)上,做好區(qū)域內(nèi)部單位審計(jì)工作的分配任務(wù)。集團(tuán)實(shí)行審計(jì)專員制度、區(qū)域?qū)徲?jì)中心雙向保障,全力促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)預(yù)期的內(nèi)部控制目標(biāo)。
L 集團(tuán)重點(diǎn)加強(qiáng)財(cái)務(wù)決算報(bào)表審計(jì)工作,審計(jì)各個(gè)子公司年度內(nèi)部控制工作實(shí)施情況、風(fēng)險(xiǎn)管理、財(cái)務(wù)收支、經(jīng)營(yíng)管理以及各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)多個(gè)方面,對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià),并全力改善集團(tuán)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況,幫助企業(yè)做好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì),以實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)。為提升審計(jì)工作的可行性,L 集團(tuán)建立了規(guī)范的審計(jì)標(biāo)準(zhǔn),其中以審計(jì)底稿、審計(jì)報(bào)告最為重要,內(nèi)部組織相應(yīng)工作人員制定審計(jì)工作操作指南,組織審計(jì)工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí),保證集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)工作科學(xué)有效。在審計(jì)工作結(jié)束后,工作人員要與集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)交換意見(jiàn),明確未能統(tǒng)一的意見(jiàn),后期進(jìn)行針對(duì)性解決,并加強(qiáng)對(duì)審計(jì)結(jié)果的應(yīng)用。L 集團(tuán)也重視激勵(lì)審計(jì)人員,實(shí)行精神與物質(zhì)的雙重獎(jiǎng)勵(lì),全面提升內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量。在L 集團(tuán)多項(xiàng)審計(jì)工作改革措施下,內(nèi)部審計(jì)工作規(guī)范性不斷提升,也能夠有效促進(jìn)L集團(tuán)內(nèi)部控制工作開(kāi)展,各集團(tuán)企業(yè)也可以借鑒L 集團(tuán)的優(yōu)秀做法,通過(guò)完善內(nèi)部審計(jì)工作,增強(qiáng)內(nèi)部控制的有效性。
集團(tuán)企業(yè)要提升對(duì)內(nèi)部控制工作的重視意識(shí),開(kāi)展人才隊(duì)伍建設(shè)工作,制定完善的培訓(xùn)方案,提升內(nèi)部控制人員綜合素質(zhì),提升集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制工作效果。要成立獨(dú)立的內(nèi)部控制部門,負(fù)責(zé)內(nèi)部控制各項(xiàng)工作,在人員招聘中,要制定嚴(yán)格的招聘方案,對(duì)人員所具備的各項(xiàng)素質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格要求,要考察員工的管理能力、溝通能力、工作經(jīng)驗(yàn)以及學(xué)習(xí)能力,保障其在上崗后能夠快速熟悉集團(tuán)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程,勝任內(nèi)部控制工作,針對(duì)新員工,集團(tuán)企業(yè)要根據(jù)實(shí)際工作需求單獨(dú)組織培訓(xùn),做好員工的崗前輔導(dǎo)工作。此外,集團(tuán)企業(yè)也要重視內(nèi)部老員工培訓(xùn),老員工對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)工作實(shí)際較為了解,企業(yè)可以選拔優(yōu)秀的老員工加入內(nèi)部控制團(tuán)隊(duì),并為其提供專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)會(huì),提升其對(duì)內(nèi)部控制工作的認(rèn)識(shí),并明確其崗位職責(zé),熟悉各項(xiàng)內(nèi)部控制制度,在工作中加強(qiáng)有效落實(shí)。集團(tuán)企業(yè)可以針對(duì)新、老員工實(shí)行相應(yīng)的考核計(jì)劃,定期考核其理論知識(shí),所負(fù)責(zé)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制工作完成情況,激發(fā)員工不斷提升自身能力,更好地開(kāi)展各項(xiàng)工作[6]。
集團(tuán)企業(yè)要建立企業(yè)統(tǒng)一的ERP 管理系統(tǒng),在各個(gè)子公司之間建立密切的聯(lián)系,并加強(qiáng)集團(tuán)總部對(duì)各個(gè)子公司的有效管控。企業(yè)可以在ERP 系統(tǒng)的基礎(chǔ)上整合企業(yè)資源,對(duì)內(nèi)部業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)管理模式進(jìn)行統(tǒng)一。集團(tuán)企業(yè)在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在企業(yè)各部門、各個(gè)子公司之間實(shí)現(xiàn)共享,但也要關(guān)注權(quán)限設(shè)置,避免受人為因素影響,給企業(yè)帶來(lái)潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在ERP 系統(tǒng)中,可以加強(qiáng)在商品采購(gòu)、入庫(kù)、貨款支付、費(fèi)用報(bào)銷、資產(chǎn)管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位管控,加強(qiáng)系統(tǒng)模塊功能設(shè)計(jì),盡可能做到全面,在企業(yè)集團(tuán)總部、各個(gè)子公司之間建立良好的內(nèi)部管理秩序,只有加強(qiáng)對(duì)各個(gè)子公司進(jìn)行控制,才能有效規(guī)避企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。此外,由于企業(yè)的各個(gè)子公司地域分布不同,在一體化辦公模式下,企業(yè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)資源可以實(shí)現(xiàn)異地共享,有利于企業(yè)進(jìn)行事前控制,也能夠有效提升企業(yè)的管理能力。
以WJ 集團(tuán)為例,其在內(nèi)部信息化建設(shè)中,應(yīng)用數(shù)夫標(biāo)準(zhǔn)家居ERP-F19 系統(tǒng),對(duì)公司的業(yè)務(wù)、研發(fā)、采購(gòu)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等各個(gè)工作流程實(shí)現(xiàn)全面管控,通過(guò)ERP 系統(tǒng),能夠?qū)Ω鱾€(gè)模塊進(jìn)行高效精準(zhǔn)管理,各項(xiàng)生產(chǎn)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品庫(kù)存、計(jì)件工資成本能夠及時(shí)在ERP 系統(tǒng)中進(jìn)行傳遞,管理者能夠及時(shí)掌握內(nèi)部運(yùn)營(yíng)情況,為企業(yè)的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、成本管理、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理建立了良好的基礎(chǔ)。WJ 集團(tuán)重視全流程信息化建設(shè),其也成功實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)型升級(jí),幫助企業(yè)在行業(yè)內(nèi)建立了競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
集團(tuán)企業(yè)要明確,在新發(fā)展環(huán)境下,要抓緊機(jī)遇,做好自身調(diào)整,為企業(yè)后期發(fā)展積蓄力量。內(nèi)部控制是集團(tuán)企業(yè)對(duì)各個(gè)子公司加強(qiáng)管理的重要手段,集團(tuán)企業(yè)要轉(zhuǎn)變內(nèi)部控制意識(shí),加強(qiáng)全員參與,在企業(yè)中營(yíng)造良好的內(nèi)部控制氛圍;加強(qiáng)完善內(nèi)部控制工作流程,通過(guò)流程的規(guī)范,提升內(nèi)部控制工作的有效性;加強(qiáng)完善內(nèi)外部審計(jì)工作,保障實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)。集團(tuán)企業(yè)要重視提升內(nèi)部控制人員素質(zhì),確保各項(xiàng)內(nèi)部控制方案落實(shí)到位;加強(qiáng)ERP 系統(tǒng)建設(shè),在系統(tǒng)的連接作用下,集團(tuán)總部能夠及時(shí)獲取各個(gè)子公司的經(jīng)營(yíng)信息,在日常經(jīng)營(yíng)階段加強(qiáng)對(duì)子公司的控制,集團(tuán)企業(yè)針對(duì)內(nèi)部控制中存在的常見(jiàn)問(wèn)題,結(jié)合企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況,做好改善工作,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)有效的內(nèi)部控制目標(biāo)。