RPA在會計工作中的應(yīng)用研究

邱立飛 楊國莉 解丹瑤

【摘要】會計工作是一個重要的職業(yè)領(lǐng)域，但目前存在信息化程度不高、工作繁重、管理會計職能弱化等問題。自動化技術(shù)在數(shù)字化浪潮的推動下邁上了全新的臺階，人工智能技術(shù)也隨之快速發(fā)展。RPA技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用，將極大地提高會計工作的效率和準確性，且節(jié)省成本，還能提高可擴展性和安全性。RPA技術(shù)能夠在現(xiàn)有會計信息化的基礎(chǔ)上，進一步為企業(yè)賦能，為決策提供精準參考。

【關(guān)鍵詞】會計工作 RPA機器人 數(shù)字化轉(zhuǎn)型

一、會計工作的現(xiàn)狀

（一）會計工作的信息化程度不高

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前的財務(wù)記賬軟件普遍可以實現(xiàn)財務(wù)報表的快速生成，但距離大家的期望仍有較大差距。比如根據(jù)銀行對賬單或者發(fā)票等原始憑證填寫相應(yīng)記賬憑證、書寫內(nèi)容摘要、財務(wù)報表的修改等環(huán)節(jié)，仍然需要人工判斷和鍵盤輸入；結(jié)轉(zhuǎn)損益、生成并分析財務(wù)報表以及稅務(wù)申報表等環(huán)節(jié)，需要人工點擊相應(yīng)按鈕才能自動生成；開票信息也需要人工從開票軟件導(dǎo)入財務(wù)軟件，才能在報稅模塊中將數(shù)據(jù)自動填入報表。企業(yè)數(shù)據(jù)都分散在不同的系統(tǒng)里，容易出現(xiàn)信息孤島和線下導(dǎo)入、跨系統(tǒng)轉(zhuǎn)錄數(shù)據(jù)等問題。

（二）會計的管理職能不強

企業(yè)的健康發(fā)展要求會計具備管理職能，會計人員需要了解企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)模式，為企業(yè)提供有關(guān)財務(wù)和經(jīng)濟方面的建議，加強企業(yè)內(nèi)部控制和風(fēng)險管理的監(jiān)督和評估，防范企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險。

目前，大部分企業(yè)缺乏科學(xué)合理的管理會計信息系統(tǒng)，不同系統(tǒng)無法有效集成，信息載體多樣，信息孤島廣泛存在。這些問題使得管理會計信息的收集和處理分析工作量大、及時性不強，管理會計人員大量的時間浪費在重復(fù)、低價值的管理會計活動中，無暇顧及規(guī)劃、決策、控制以及評價等管理活動。

（三）工作量繁重

目前很多企業(yè)屬于小型微利企業(yè)，難于承擔(dān)專職會計較高的工資費用，因此財務(wù)公司代記賬較為普遍。財務(wù)公司的每個員工平均負責(zé)50家甚至100家以上企業(yè)，工作極為繁重，因此財務(wù)軟件的好壞直接影響了會計人員的工作效率，即能否在規(guī)定的時間內(nèi)生成報表、納稅申報、及時提供風(fēng)險防范等工作。

二、RPA技術(shù)的基本原理

RPA（Robotic Process Automation）技術(shù)是一種基于軟件機器人的自動化技術(shù)，基本原理是通過預(yù)先設(shè)計好的規(guī)則、流程和指令，使機器人能夠模擬人類操作，自動化執(zhí)行各種操作和任務(wù)，從而提高工作效率和質(zhì)量。

具體來說，RPA技術(shù)的基本原理主要包括以下幾個方面。

（一）自動化流程設(shè)計

通過流程設(shè)計工具，將需要自動化的流程和任務(wù)進行建模和設(shè)計，包括輸入輸出、流程控制、數(shù)據(jù)處理和錯誤處理等。

（二）規(guī)則和指令編寫

根據(jù)流程設(shè)計，編寫規(guī)則和指令，指導(dǎo)機器人進行自動化操作，包括數(shù)據(jù)抓取、處理、存儲和分析等。

（三）機器人操作執(zhí)行

依據(jù)規(guī)則和指令，機器人開始執(zhí)行自動化操作，模擬人類操作，完成各種任務(wù)和工作流程。

（四）監(jiān)控和管理

通過監(jiān)控和管理工具，對機器人的操作進行實時監(jiān)控和管理，判斷其正確性和執(zhí)行效率，及時調(diào)整和優(yōu)化機器人的操作方式和流程。

三、RPA在會計工作中的應(yīng)用與挑戰(zhàn)

在會計工作中，RPA技術(shù)的應(yīng)用，為會計工作轉(zhuǎn)型注入了“新動力”，可以提高會計工作的效率和準確性，節(jié)省成本，提高可擴展性和安全性。

（一）RPA技術(shù)在會計中的應(yīng)用

1. RPA技術(shù)可以自動收集和處理財務(wù)數(shù)據(jù)

目前，會計人員通常需要人工收集和整理大量的財務(wù)數(shù)據(jù)，例如收集賬戶余額、收支流水、發(fā)票等信息和資料，再錄入財務(wù)軟件。而RPA機器人可以自動從銀行、財務(wù)系統(tǒng)等數(shù)據(jù)源中收集數(shù)據(jù)，并進行自動處理和分類，極大地提高了數(shù)據(jù)處理的速度和準確性。

2.RPA技術(shù)可以采集不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)

目前的財務(wù)軟件中，納稅申報的數(shù)據(jù)來源于財務(wù)信息系統(tǒng)、開票軟件等不同系統(tǒng)或平臺中，需要會計人員點擊相應(yīng)按鈕才能生成各種財務(wù)報表，人工處理部分占比過高，數(shù)據(jù)處理和報表編制效率不高。而RPA機器人可以模擬人類的操作，適合多個異構(gòu)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，可以登錄多系統(tǒng)自動進行數(shù)據(jù)的采集、遷移等操作。

3.RPA技術(shù)可以自動開具、接收、認證、驗證發(fā)票

目前會計工作中，始終擺脫不了人工輸入開票信息的現(xiàn)狀，存在效率較低、出錯頻率較高以及反饋不及時等問題。RPA技術(shù)可以自動填寫發(fā)票信息、打印發(fā)票、自動校驗開票清單中數(shù)據(jù)的準確性、自動反饋給管理員和申請開票人員。還可自動校驗發(fā)票真?zhèn)?，同時可將增值稅發(fā)票提交到國家稅務(wù)總局查驗平臺進行驗證和認證，并反饋和記錄結(jié)果。

4.RPA技術(shù)可以用于財務(wù)流程的優(yōu)化和改進

會計工作中有許多重復(fù)性、繁瑣、低價值的工作流程，例如賬務(wù)處理、報表生成、審批流程等。而RPA機器人可以自動編制與輸入會計分錄、自動生成資產(chǎn)負債表等各種報表、自動校驗申報數(shù)據(jù)、自動完成申報工作等，減少人工操作的時間和錯誤率，提高數(shù)據(jù)輸入的準確性和一致性，提高工作效率和準確性。

5.RPA技術(shù)可以提高會計工作的可擴展性

目前不同的企業(yè)如果使用同一個會計軟件，都是一樣的操作界面和模塊。 RPA技術(shù)可以根據(jù)企業(yè)的需求進行定制和擴展，以客戶為核心，了解企業(yè)想要什么，以企業(yè)需求為導(dǎo)向，滿足不同的會計工作需要，提高可擴展性和可定制性。

6.RPA技術(shù)可以用于財務(wù)風(fēng)險的監(jiān)控和防范

會計人員通常需要對企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險進行監(jiān)控和防范，例如欺詐、漏洞等。而RPA機器人可以自動對財務(wù)數(shù)據(jù)進行分析和比對，幫助會計人員更好地了解企業(yè)的財務(wù)狀況和趨勢，發(fā)現(xiàn)并排除潛在的風(fēng)險，提高財務(wù)風(fēng)險的防范能力。

7.RPA技術(shù)可以不間斷提供服務(wù)

傳統(tǒng)人工模式下，員工工作時間有限，有效工作時間基本為5天×8小時。但是當財務(wù)工作量龐大或者工作量異常增多時，財務(wù)人員會不堪重負。應(yīng)用RPA技術(shù)后，可以全天候工作，高效率、不間斷地7天×24小時提供服務(wù)，彌補人力疲勞導(dǎo)致工作效率低的缺點。

（二）RPA技術(shù)在會計工作中面臨的問題與挑戰(zhàn)

1.RPA機器人需要進行開發(fā)和維護，需要具備一定的技術(shù)和人力資源支持，需要專業(yè)人員進行開發(fā)和維護，增加了技術(shù)門檻和人力成本。

2.適用范圍有限制。RPA技術(shù)主要適用于重復(fù)性、繁瑣、低價值的會計工作，對于復(fù)雜的會計工作和判斷性任務(wù)，RPA技術(shù)的應(yīng)用受到一定限制。

3.RPA機器人的應(yīng)用需要與企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)進行整合和銜接，需要對系統(tǒng)進行升級和調(diào)整，增加了系統(tǒng)整合的難度和成本。

4.RPA機器人需要考慮信息安全和隱私保護，防止信息泄露和濫用，需要加強安全控制和審計。

為了克服以上問題，會計人員需要加強對RPA技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)技術(shù)，提高技術(shù)水平。同時，企業(yè)需要加強對RPA技術(shù)的推廣和應(yīng)用，建立健全RPA機器人開發(fā)和維護體系，為企業(yè)提供更加高效、精準和可靠的財務(wù)服務(wù)。

總之，RPA技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用具有廣泛的前景和潛力，可以為企業(yè)提供更加高效、精準和可靠的財務(wù)服務(wù)。而面臨的挑戰(zhàn)和問題可以通過加強學(xué)習(xí)和應(yīng)用、克服難關(guān)，實現(xiàn)更好的發(fā)展。

四、案例分析與實證研究

GR企業(yè)是一家上市公司，公司財務(wù)管理面臨的困難和挑戰(zhàn)主要是以下幾個方面：首先，企業(yè)涉及的業(yè)務(wù)很多，供應(yīng)鏈越來越長，客戶越來越多樣化，報表填寫越來越復(fù)雜；第二，跨地區(qū)、跨行業(yè)的分子公司很多，管理控制風(fēng)險增大；第三，記賬、編制報表、報銷等任務(wù)繁雜、工作重復(fù)性高，如果財務(wù)人員在未完全掌握財務(wù)流程的情況下，還會出現(xiàn)數(shù)據(jù)整合、處理不當?shù)膯栴}，很大程度上增加了企業(yè)復(fù)核工作耗費的時間。因此，會計工作的改革創(chuàng)新是GR企業(yè)新形勢下的必然要求。通過RPA技術(shù)，GR煙草在以下方面有所提升：

（一）財務(wù)報表生成

GR企業(yè)采用RPA技術(shù)自動化生成財務(wù)報表，減少了人工操作的時間和錯誤率，并提高了報表的準確性。報表生成的時間縮短約50%，錯誤率減少約90%，從而提高企業(yè)財務(wù)報表的質(zhì)量和效率。

（二）財務(wù)數(shù)據(jù)處理

GR企業(yè)原來將從各業(yè)務(wù)部門收到的信息條目錄入財務(wù)系統(tǒng)時，需要手動復(fù)制和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)錄，采用RPA技術(shù)自動化處理財務(wù)數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)處理的時間縮短約85%，減少錯誤率約95%，提高了財務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量和效率。

（三）財務(wù)審批流程

GR企業(yè)采用RPA技術(shù)自動化財務(wù)審批流程，當員工提交費用信息時，RPA可以自動收集所有的相關(guān)信息，將智能提單、自動付款、自動賬務(wù)處理、費用分析等功能結(jié)合在一起，統(tǒng)一發(fā)送給財務(wù)經(jīng)理審批。減少了員工粘貼報銷費用的時間，并做到了及時分發(fā)給各部門，確保財務(wù)信息能夠在各部門中實現(xiàn)高效流通，減少了人工操作的時間和錯誤率，提高了審批流程的準確性和及時性。數(shù)據(jù)處理的時間縮短約94%，減少錯誤率約95%。

（四）財務(wù)風(fēng)險控制

GR企業(yè)采用RPA技術(shù)可自動化控制財務(wù)風(fēng)險，發(fā)生對賬不一致的情況時，后續(xù)的審核需要對財務(wù)系統(tǒng)、Excel表中的數(shù)據(jù)和發(fā)票數(shù)據(jù)進行相互校驗。RPA作為三個數(shù)據(jù)源之間的橋梁，完成發(fā)票及各項數(shù)據(jù)差異的自動化比對，從而減少了人工操作的時間和錯誤率，并提高了風(fēng)險控制的準確性。

（五）賬戶余額的查詢和比對

GR企業(yè)采用RPA技術(shù)自動進行賬戶余額的查詢和比對，減少了人工操作的時間和錯誤率，提高了賬戶余額的準確性。

（六）票據(jù)自動歸檔處理

GR企業(yè)采用RPA技術(shù)自動對發(fā)票進行處理并歸檔，減少了人工操作的時間和錯誤率，提高了發(fā)票處理的準確性。

（七）催收賬款

GR企業(yè)以往采用人工逐一打電話的方式催收應(yīng)收賬款，工作量大，耗時長。通過分析業(yè)務(wù)邏輯，采用RPA技術(shù)自動化催收：根據(jù)應(yīng)收賬款的收款時間，將催收數(shù)據(jù)通過郵件和短信方式自動發(fā)送給欠款人。該流程實現(xiàn)了郵件收發(fā)、Excel表格處理、短信發(fā)送等自動化操作，大大縮減了處理時間。

結(jié)論

RPA技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用具有廣泛的前景和潛力。通過RPA機器人的自動化和智能化，可以大大提高會計工作的效率和準確性，同時還可以幫助會計人員更好地監(jiān)控和防范財務(wù)風(fēng)險，優(yōu)化和改進財務(wù)流程，減少人工操作的時間和錯誤率，為企業(yè)提供更加高效、精準和可靠的財務(wù)服務(wù)，節(jié)約成本，提高企業(yè)的競爭力。

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