淺談項(xiàng)目管理在企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目管理工作中的應(yīng)用

楊雨桐

（中石化石油化工科學(xué)研究院有限公司，北京 100083）

1 引言

項(xiàng)目管理是20 世紀(jì)50 年代發(fā)展起來(lái)的一門管理科學(xué)，因其先進(jìn)的理念、規(guī)范的過(guò)程和科學(xué)的方法得到了世界上185 個(gè)國(guó)家和地區(qū)的認(rèn)可。其應(yīng)用領(lǐng)域由最初的國(guó)防軍工領(lǐng)域逐漸拓展到各行各業(yè)，同時(shí)其在應(yīng)用過(guò)程中產(chǎn)生的巨大價(jià)值得到了各行業(yè)廣泛的認(rèn)可，所以其逐漸成為企業(yè)管理工作中不可或缺的管理方法。

本文以B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)項(xiàng)目為例，展示項(xiàng)目管理體系在B 企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目管理工作中的應(yīng)用。

2 項(xiàng)目管理與企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目管理

2.1 B 企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目管理現(xiàn)狀

B 企業(yè)為了保證培訓(xùn)項(xiàng)目能夠平穩(wěn)有效運(yùn)行，制定了一系列管理制度及對(duì)應(yīng)的管理流程，其中培訓(xùn)項(xiàng)目管理機(jī)制為“立項(xiàng)審批—需求調(diào)研—課程設(shè)計(jì)—組織實(shí)施—評(píng)估考核—結(jié)項(xiàng)”，通過(guò)一系列管理制度和業(yè)務(wù)流程的有效落實(shí)，企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目管理工作才能為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。表1 是B 企業(yè)涉及的培訓(xùn)管理相關(guān)制度。

表1 B 企業(yè)涉及的培訓(xùn)管理制度

2.2 B 企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目管理工作現(xiàn)存問(wèn)題

企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目管理效果不能達(dá)到預(yù)期的原因主要是培訓(xùn)項(xiàng)目管理的過(guò)程控制出現(xiàn)了問(wèn)題。企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目效果不具針對(duì)性原因如下：需求不清晰、需求與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃嚴(yán)重脫節(jié)，培訓(xùn)目的、目標(biāo)設(shè)立模糊不清，培訓(xùn)效果無(wú)法達(dá)到預(yù)期，培訓(xùn)項(xiàng)目之間安排沖突，導(dǎo)致培訓(xùn)項(xiàng)目推遲或取消；培訓(xùn)成本控制超標(biāo)，導(dǎo)致培訓(xùn)項(xiàng)目高投入低產(chǎn)出；部門或跨部門培訓(xùn)項(xiàng)目組成員責(zé)任分工不明確、溝通不順暢、風(fēng)險(xiǎn)分析不清等導(dǎo)致培訓(xùn)項(xiàng)目出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)，培訓(xùn)項(xiàng)目延期或取消。

2.3 項(xiàng)目管理理念及項(xiàng)目管理工具在B 企業(yè)的應(yīng)用情況

企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目管理過(guò)程為需求收集分析、計(jì)劃制訂、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目評(píng)估四部分，培訓(xùn)全流程管理實(shí)際上也是項(xiàng)目全流程整合管理。圖1 為項(xiàng)目全流程整合管理示意圖。

圖1 項(xiàng)目全流程整合管理

第一，培訓(xùn)項(xiàng)目范圍管理。項(xiàng)目范圍的定義是做且僅做完成項(xiàng)目所需的全部工作。培訓(xùn)項(xiàng)目管理中培訓(xùn)計(jì)劃的基礎(chǔ)就是確定培訓(xùn)需求、策劃培訓(xùn)方案以及確定培訓(xùn)方案項(xiàng)目范圍，故培訓(xùn)項(xiàng)目范圍管理直接決定了培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施的難易程度。

一是培訓(xùn)需求收集。培訓(xùn)項(xiàng)目范圍管理中最重要的一環(huán)就是培訓(xùn)需求收集，通過(guò)需求收集才能確定培訓(xùn)方案進(jìn)而確定培訓(xùn)項(xiàng)目范圍。企業(yè)日常培訓(xùn)管理中用到的需求收集方法為訪談法、問(wèn)卷法、資料分析法、工作任務(wù)分析法等，需求收集工具為思維導(dǎo)圖、親和圖等。B 企業(yè)為項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)展項(xiàng)目管理培訓(xùn)，通過(guò)對(duì)B 企業(yè)200 名參訓(xùn)學(xué)員使用訪談法、問(wèn)卷法，發(fā)現(xiàn)大部分學(xué)員從未接受過(guò)相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)項(xiàng)目基礎(chǔ)知識(shí)以及相關(guān)工具了解較少。B 企業(yè)人力資源部以此為依據(jù)，結(jié)合B 企業(yè)自身行業(yè)特點(diǎn)，進(jìn)行了相關(guān)課程開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)。圖2 為B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)部分調(diào)研結(jié)果，表2 是各種培訓(xùn)需求收集方法的優(yōu)缺點(diǎn)對(duì)比。

圖2 B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)部分調(diào)研結(jié)果

表2 培訓(xùn)需求收集方法對(duì)比

二是工作分解。工作分解的定義是把項(xiàng)目工作分解成較小的、更易于管理的組成部分。工作分解結(jié)構(gòu)是項(xiàng)目管理工作的基礎(chǔ)。通過(guò)工作分解結(jié)構(gòu)，可以使項(xiàng)目組人員對(duì)項(xiàng)目有更清晰的認(rèn)識(shí)，更易于明確項(xiàng)目工作界面進(jìn)而便于責(zé)任劃分、落實(shí)以及建立完整的項(xiàng)目保障體系。

B 企業(yè)日常培訓(xùn)項(xiàng)目管理通常使用WBS、Excel等軟件進(jìn)行工作分解結(jié)構(gòu)圖制作。工作分解結(jié)構(gòu)圖的制作應(yīng)注意：主體工作要逐步細(xì)化分解，最底層的工作任務(wù)可直接分派給個(gè)人去完成；每個(gè)工作任務(wù)原則上要分解到不能再細(xì)分為止。圖3是B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)工作包。

圖3 B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)工作包

第二，培訓(xùn)項(xiàng)目時(shí)間管理。時(shí)間管理是項(xiàng)目管理中的關(guān)鍵，是項(xiàng)目按時(shí)完成、資源合理分配、工作效率有效發(fā)揮的重要保障。時(shí)間管理工作應(yīng)該在項(xiàng)目范圍管理工作結(jié)束后進(jìn)行，否則會(huì)產(chǎn)生額外的時(shí)間浪費(fèi)。

在企業(yè)日常培訓(xùn)項(xiàng)目管理中，時(shí)間管理通常要按照如下步驟進(jìn)行：首先，確定培訓(xùn)項(xiàng)目各步驟之間的依賴關(guān)系；其次，估算單個(gè)工作包工時(shí)及制作七格圖（表）和緊前關(guān)系圖（表）確定浮動(dòng)時(shí)間；最后，用關(guān)鍵路徑法制作關(guān)鍵路徑圖，用相關(guān)軟件繪制甘特圖。

一是緊前關(guān)系圖（表）與七格圖（表）。通過(guò)緊前關(guān)系圖（表）與七格圖（表）的繪制，可以確定項(xiàng)目各活動(dòng)單元之間的依賴關(guān)系以及完成各活動(dòng)單元之間的用時(shí)和浮動(dòng)時(shí)間。表3 是B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)緊前關(guān)系表，表4 是B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)案例設(shè)計(jì)七格表。

表3 B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)緊前關(guān)系表

表4 B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)案例設(shè)計(jì)七格表

二是關(guān)鍵路徑法（CPM）與甘特圖。關(guān)鍵路徑是決定培訓(xùn)項(xiàng)目工期的進(jìn)度活動(dòng)序列，是培訓(xùn)項(xiàng)目中最長(zhǎng)且浮動(dòng)時(shí)間為0 的路徑，即使很小的浮動(dòng)也可能直接影響整個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目的最早完成時(shí)間，所以關(guān)鍵路徑的工期決定了整個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目的工期。企業(yè)在培訓(xùn)項(xiàng)目工作開(kāi)展中，通過(guò)尋找關(guān)鍵路徑以及制作甘特圖，可以迅速找到培訓(xùn)項(xiàng)目高效率完成的關(guān)鍵點(diǎn)。圖4 是B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)關(guān)鍵路徑，圖5 是B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)甘特圖。

圖4 B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)關(guān)鍵路徑

圖5 B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)甘特圖

第三，培訓(xùn)項(xiàng)目成本管理。培訓(xùn)項(xiàng)目成本管理要重點(diǎn)關(guān)注完成培訓(xùn)項(xiàng)目所需資源以及資源成本，但同時(shí)也要考慮培訓(xùn)管理者決策對(duì)培訓(xùn)項(xiàng)目交付成果、培訓(xùn)項(xiàng)目服務(wù)、維護(hù)成本和支持成本帶來(lái)的影響。表5 為B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)成本構(gòu)成表。

表5 B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)成本構(gòu)成表

第四，培訓(xùn)項(xiàng)目質(zhì)量管理。培訓(xùn)項(xiàng)目質(zhì)量管理對(duì)培訓(xùn)項(xiàng)目至關(guān)重要，是培訓(xùn)目的、目標(biāo)是否能達(dá)到預(yù)期的關(guān)鍵。培訓(xùn)項(xiàng)目質(zhì)量管理工作應(yīng)該遵從PDCA 循環(huán)，即以“計(jì)劃—執(zhí)行—檢查—改進(jìn)”的步驟來(lái)持續(xù)往復(fù)進(jìn)行，其中應(yīng)用最多的方法為繪制魚(yú)骨圖。

第五，培訓(xùn)項(xiàng)目人力資源管理。在企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目管理中，培訓(xùn)項(xiàng)目通常以項(xiàng)目組的形式來(lái)運(yùn)行，項(xiàng)目組成員可以來(lái)自同一部門或不同部門，合理的人力資源管理策略是項(xiàng)目高質(zhì)量、高效率運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵，通過(guò)使用責(zé)任分配矩陣（RACI）可以讓項(xiàng)目組成員明晰各自的工作內(nèi)容及工作權(quán)限，進(jìn)而對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行合理管控。

第六，培訓(xùn)項(xiàng)目溝通管理。培訓(xùn)項(xiàng)目溝通管理的目的是通過(guò)有效信息的交換來(lái)保證項(xiàng)目及相關(guān)方的信息需求得到充分滿足。

在企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目管理中，通常按照工作分解后的工作包進(jìn)度安排進(jìn)行溝通計(jì)劃安排，在有明確里程碑工作包溝通管理中，應(yīng)遵循質(zhì)量控制原則，采用會(huì)議形式并以會(huì)議管理手段進(jìn)行高效溝通管理，溝通應(yīng)有明確的產(chǎn)出方案和定性的結(jié)果。

第七，培訓(xùn)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理。企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目多為臨時(shí)性的項(xiàng)目，在實(shí)際管理中會(huì)產(chǎn)生許多不確定風(fēng)險(xiǎn)并造成不確定的影響。運(yùn)用合理的風(fēng)險(xiǎn)管理手段可以降低或避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，使培訓(xùn)項(xiàng)目按期完成。

企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)先進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，然后繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣圖，最后制定風(fēng)險(xiǎn)管理策略。常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理策略為接受、緩解、轉(zhuǎn)移或避免。

第八，培訓(xùn)項(xiàng)目采購(gòu)管理。企業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目采購(gòu)管理通常按照企業(yè)相關(guān)采購(gòu)制度執(zhí)行，資金審批、使用嚴(yán)格按照企業(yè)內(nèi)控流程進(jìn)行監(jiān)管。培訓(xùn)主管部門只對(duì)供應(yīng)商提供的教學(xué)資源、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)質(zhì)量、后期運(yùn)營(yíng)維護(hù)進(jìn)行比對(duì)、篩選并確定中標(biāo)單位。

第九，培訓(xùn)項(xiàng)目干系人管理。培訓(xùn)項(xiàng)目管理中決定項(xiàng)目能否及時(shí)推進(jìn)和按期完成的關(guān)鍵要素之一是項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目的介入程度，不同干系人對(duì)項(xiàng)目工期的影響不同，所以干系人管理同樣是項(xiàng)目管理中重要的一環(huán)。

企業(yè)培訓(xùn)管理工作中，一般按照權(quán)利影響高低和利益高低對(duì)干系人進(jìn)行劃分，然后針對(duì)干系人的分類制訂不同的溝通計(jì)劃來(lái)保證其期望符合預(yù)期。

第十，成果。項(xiàng)目管理方法在B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)中取得了一些成果，達(dá)到了預(yù)先設(shè)定的培訓(xùn)目標(biāo)，主要表現(xiàn)在培訓(xùn)項(xiàng)目滿意度提升、學(xué)員考試通過(guò)率達(dá)到100%和培訓(xùn)成本節(jié)約等方面。

一是滿意度提升。培訓(xùn)項(xiàng)目管理輸出的產(chǎn)品為課程，質(zhì)量管理輸出的結(jié)果以滿意度為主，B企業(yè)通過(guò)在培訓(xùn)課程開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)中加強(qiáng)案例設(shè)計(jì)深度和廣度、更新研討模式等，提升了參訓(xùn)學(xué)員對(duì)培訓(xùn)項(xiàng)目的滿意度及考試的通過(guò)率。

二是培訓(xùn)成本節(jié)約。 B 企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)項(xiàng)目采用線上線下相結(jié)合的授課模式，開(kāi)發(fā)了課程直播、回看服務(wù)，充分利用了職工閑暇時(shí)間，降低了培訓(xùn)項(xiàng)目的部分人工成本。

以B 企業(yè)職工日平均工時(shí)費(fèi)A 元為例，會(huì)服人員日平均工時(shí)費(fèi)B 元，通過(guò)收看某培訓(xùn)項(xiàng)目直播和錄播的人數(shù)為C，則節(jié)約的人工成本為A×C 元。

3 結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目管理是解決培訓(xùn)項(xiàng)目過(guò)程管理存在問(wèn)題的關(guān)鍵途徑和手段，是減少或避免培訓(xùn)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的重要抓手，是培訓(xùn)項(xiàng)目高質(zhì)量、高效率運(yùn)行的重要保障。企業(yè)項(xiàng)目管理水平是企業(yè)綜合管理水平的體現(xiàn)，企業(yè)管理者只有不斷完善企業(yè)項(xiàng)目管理體系建設(shè)，出臺(tái)配套項(xiàng)目管理制度，并充分發(fā)揮“文化”和“績(jī)效考核”一軟一硬兩支指揮棒的作用，才能發(fā)揮項(xiàng)目管理最大價(jià)值。