主題教育專(zhuān)題檔案收集的三個(gè)著眼點(diǎn)及管理對(duì)策探析

■ 楊凱杰

主題教育專(zhuān)題檔案是主題教育活動(dòng)的真實(shí)記錄，是最原始、最珍貴的第一手材料。主題教育專(zhuān)題檔案圍繞主題教育活動(dòng)形成，具有專(zhuān)業(yè)性、分散性、全局性等特點(diǎn)。其中，檔案分布的單位及部門(mén)多、時(shí)間跨度長(zhǎng)、涉及種類(lèi)廣，導(dǎo)致檔案收集過(guò)程中收集難度增大。筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，談?wù)剬?duì)主題教育專(zhuān)題檔案幾點(diǎn)體會(huì)。

一、主題教育專(zhuān)題檔案的著眼點(diǎn)

（一）文件材料歸檔范圍劃定要“細(xì)”

在全黨范圍內(nèi)開(kāi)展主題專(zhuān)題教育，各地區(qū)各部門(mén)各單位嚴(yán)格按照黨中央統(tǒng)一部署，結(jié)合自身實(shí)際，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書(shū)記“七一”重要講話(huà)精神及二十大重要理論。主題教育開(kāi)展期間形成大量文件材料，對(duì)于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、探尋規(guī)律、工作查考及研究歷史具有十分重要的價(jià)值。歸檔的文件材料主要包括：1、各地區(qū)各部門(mén)各單位關(guān)于成立主題教育領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和工作機(jī)構(gòu)的文件；2、各地區(qū)各部門(mén)各單位領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)主題教育專(zhuān)題工作的指示、批示和講話(huà)；3、各級(jí)主題教育領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室印發(fā)的各種文件的正本（印制稿）、簽發(fā)稿；4、各級(jí)主題教育領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室召開(kāi)的各類(lèi)重要會(huì)議的方案、議程、文件、紀(jì)要、錄音、錄像、照片等；5、各級(jí)主題教育領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室作出的決定、實(shí)施方案、總結(jié)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)專(zhuān)報(bào)、大事記等；6、開(kāi)展專(zhuān)題學(xué)習(xí)、專(zhuān)題培訓(xùn)、專(zhuān)題研究、專(zhuān)題宣講、“我為群眾辦實(shí)事”實(shí)踐活動(dòng)等過(guò)程中形成的方案、報(bào)告、臺(tái)賬、清單、總結(jié)等；7、各級(jí)主題教育指導(dǎo)組在工作中形成的方案、情況、報(bào)告等；8、其他具有保存和利用價(jià)值的文件材料[1]。

（二）文件材料的收集范圍要“全”

2021年11月，國(guó)家檔案局、黨史學(xué)習(xí)教育領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室共同發(fā)布《關(guān)于做好黨史學(xué)習(xí)教育文件材料收集歸檔工作的通知》，明確要求各級(jí)檔案主管部門(mén)要把做好黨史學(xué)習(xí)教育文件材料的收集、歸檔工作作為一項(xiàng)重要任務(wù)抓緊抓好。同時(shí)，各地區(qū)各部門(mén)各單位要明確職責(zé)、指定專(zhuān)人，認(rèn)真做好黨史學(xué)習(xí)教育開(kāi)展以來(lái)各種文件材料的收集整理和歸檔工作，確保齊全完整。上述文件充分說(shuō)明國(guó)家對(duì)主題教育的重視。對(duì)此，各級(jí)檔案局、檔案館要充分發(fā)揮檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)效用，對(duì)于各部門(mén)各單位主題教育中形成的檔案材料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，盡力確保主題教育檔案完整齊全[2]。

（三）文件材料的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及歸檔監(jiān)督要“效”

在各單位、各部門(mén)系統(tǒng)內(nèi)部，存在檔案管理重視程度不足、經(jīng)費(fèi)緊張等問(wèn)題，很少設(shè)立專(zhuān)職檔案室、檔案人員。負(fù)責(zé)整理歸檔的人員往往由辦公室、政工科兼任，缺乏必要的時(shí)間精力及檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)，導(dǎo)致歸檔文件數(shù)量及質(zhì)量參差不齊，檔案后期可利用程度低。為解決文件材料應(yīng)歸盡歸和檔案專(zhuān)業(yè)從業(yè)人員數(shù)量不足的矛盾，需要檔案局、檔案館在文件接收過(guò)程中開(kāi)展專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及歸檔監(jiān)督。一方面結(jié)合部門(mén)、單位工作實(shí)際，督促各單位、部門(mén)建立專(zhuān)門(mén)的主題教育專(zhuān)題檔案歸檔制度，明確收集第一責(zé)任人及直接責(zé)任人，建立歸檔臺(tái)賬及交接文據(jù)，收集過(guò)程中既保證清晰易懂，同時(shí)做到應(yīng)收盡收、準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)。另一方面加強(qiáng)對(duì)征收檔案的事中、事后控制，檔案局、館應(yīng)在每周派出檔案專(zhuān)業(yè)人員深入各部門(mén)、各單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)及巡回檢查，每月對(duì)單位工作人員進(jìn)行培訓(xùn)及宣傳，積極消除各部門(mén)單位思想顧慮，確保主題教育專(zhuān)題檔案整理歸檔順利開(kāi)展。

二、主題教育專(zhuān)題檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）各部門(mén)對(duì)主題教育專(zhuān)題檔案重視不足

在全國(guó)范圍開(kāi)展各種主題教育，是黨中央作出的重大決策，各部門(mén)各單位針對(duì)主題教育均投入大量時(shí)間精力。然而很多部門(mén)單位存在重學(xué)習(xí)教育過(guò)程輕事后檔案整理現(xiàn)象，忽視主題教育事后總結(jié)。檔案管理在工作中被忽略，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，檔案工作人員大多由辦公室人員兼任，致使主題教育初期各項(xiàng)工作難以兼顧，造成文字材料、方案總結(jié)的丟失，對(duì)主題教育專(zhuān)門(mén)檔案的完整性造成損害。此外，大多數(shù)人認(rèn)為主題教育是短期工作，檔案的歸集整理簡(jiǎn)單收集即可。思想上沒(méi)有將主題教育專(zhuān)題檔案管理工作上升到新高度，導(dǎo)致主題教育專(zhuān)題檔案歸集緩慢，質(zhì)量差。

（二）各部門(mén)主題教育專(zhuān)題檔案缺乏制度指引

各部門(mén)、各單位對(duì)于主題教育中形成的檔案管理制度不明確。主題教育是項(xiàng)新課題，各單位各部門(mén)對(duì)于此類(lèi)專(zhuān)題檔案的收集和整理缺乏有效經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有完全按照上級(jí)要求制定相對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度。對(duì)于已制定檔案歸檔整理的部門(mén)單位也缺乏深度和應(yīng)急預(yù)案，缺乏完整系統(tǒng)的專(zhuān)題檔案制度指引，導(dǎo)致主題教育專(zhuān)題檔案收集整理工作不及時(shí)、不完整，影響了主題教育的完整性和全面性，主題教育的學(xué)習(xí)效果大打折扣。

（三）主題教育專(zhuān)題檔案整理手段單一

伴隨時(shí)代發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為主流趨勢(shì)。主題教育專(zhuān)題檔案不僅限于紙質(zhì)材料，更多是以電子載體方式出現(xiàn)。目前各部門(mén)、單位對(duì)專(zhuān)題檔案進(jìn)行收集整理時(shí)大多只整理紙質(zhì)材料，忽視了對(duì)電子載體的征收。此外，對(duì)于紙質(zhì)材料沒(méi)有通過(guò)數(shù)字化等方式進(jìn)行歸集，造成檔案數(shù)量多且復(fù)雜，不利于后續(xù)進(jìn)館保存。

（四）缺乏檔案專(zhuān)業(yè)人才，檔案利用不充分

目前，各單位普遍缺乏檔案專(zhuān)業(yè)人才。在主題教育中，雖然各單位會(huì)配備相關(guān)人員處理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件，但與現(xiàn)實(shí)要求還存在較大差距。配備人員通常是辦公室工作人員，對(duì)何為檔案、檔案歸集范圍界定不清，且缺乏系統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，檔案知識(shí)匱乏。此外，各單位對(duì)專(zhuān)題檔案的歸集缺少深度和廣度，對(duì)檔案僅限于整理保存，存在“存而不用”現(xiàn)象，檔案在保存過(guò)程中逐漸失去利用價(jià)值，后續(xù)的管理和總結(jié)大打折扣。

三、加強(qiáng)主題教育檔案管理的手段

（一）提高主題教育檔案重視程度

檔案是重現(xiàn)歷史面貌的最基礎(chǔ)材料，是主題教育的重要參考，對(duì)于人們從中汲取精神力量、把握歷史規(guī)律具有重要作用。各部門(mén)、單位要提高對(duì)主題教育專(zhuān)題檔案的重視程度，組織工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)主題教育相關(guān)知識(shí)及檔案整理要求，明確專(zhuān)題檔案在日常工作中的重要責(zé)任。通過(guò)申請(qǐng)財(cái)政專(zhuān)項(xiàng)資金、定期培訓(xùn)等方式，充分調(diào)動(dòng)工作人員對(duì)專(zhuān)題檔案整理工作的積極性。此外，上級(jí)部門(mén)要主動(dòng)將主題教育檔案管理工作納入部門(mén)日?？己?，保障檔案整理收集順利開(kāi)展。

（二）建立完善主題教育專(zhuān)題檔案整理制度

各部門(mén)、單位要明確自身管理制度，積極對(duì)接上級(jí)主題教育指導(dǎo)小組和檔案局、檔案館，充分結(jié)合自身實(shí)際，建立完善的專(zhuān)題檔案整理制度、專(zhuān)題檔案查閱制度、專(zhuān)題檔案保管制度、專(zhuān)題檔案應(yīng)急制度，檔案管理人員崗位責(zé)任制等制度，確保檔案工作走向規(guī)范化、制度化。此外，各單位要做好專(zhuān)題檔案的資源體系建設(shè)，明晰各自職責(zé)，進(jìn)一步明確檔案收集部門(mén)和整理部門(mén)，強(qiáng)化主題教育檔案的收集，保證專(zhuān)題檔案材料不丟失。

（三）持續(xù)推進(jìn)主題教育專(zhuān)題檔案信息化水平

在開(kāi)展主題教育專(zhuān)題檔案整理時(shí)要緊跟時(shí)代潮流，充分利用高科技手段滿(mǎn)足專(zhuān)題檔案整理需要。一要注重及時(shí)轉(zhuǎn)化。主題教育初期，形成的檔案大多為紙質(zhì)檔案，經(jīng)歸集后查詢(xún)利用效率不高。檔案整理后要及時(shí)開(kāi)展專(zhuān)題檔案數(shù)字化工作，提升檔案利用率。二要構(gòu)建專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。主題教育專(zhuān)題檔案數(shù)量龐大，種類(lèi)繁多，要及時(shí)按照國(guó)家檔案局下發(fā)的歸檔文件材料范圍進(jìn)行分類(lèi)列目，構(gòu)建完整檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。三要重視后期系統(tǒng)維護(hù)，及時(shí)對(duì)后期產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行補(bǔ)充收集，確保專(zhuān)題檔案緊跟時(shí)事，準(zhǔn)確完整。

（四）配備專(zhuān)職檔案工作人員，提升主題教育專(zhuān)題檔案利用效率

做好主題教育專(zhuān)題檔案收集整理，關(guān)鍵在于從業(yè)人員檔案專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。各部門(mén)要配備專(zhuān)職檔案管理人員，積極儲(chǔ)備人才，提高專(zhuān)題檔案歸檔整理應(yīng)急響應(yīng)速度和能力。定期開(kāi)展檔案、計(jì)算機(jī)等業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格按照主題教育專(zhuān)題檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在日常工作中注重收集整理，切實(shí)做好專(zhuān)題檔案整理管理工作。此外，適當(dāng)調(diào)整傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢(xún)利用方式，主動(dòng)“走出去”開(kāi)展專(zhuān)題檔案利用服務(wù)，深入挖掘檔案利用渠道，通過(guò)電話(huà)查檔、線(xiàn)上預(yù)約查檔等方式，拓寬服務(wù)視野，使主題教育檔案真正實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值[3]。

主題教育專(zhuān)題檔案是主題教育工作的關(guān)鍵組成要素，是主題教育工作最原始、最珍貴的第一手材料。收集齊全完整的主題教育檔案，是做好主題教育工作最可靠的原始依據(jù)，可為我們工作提供第一手的參考和佐證，有效地為做好主題教育工作提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。重視主題教育的收集和保存，也是為將來(lái)開(kāi)展類(lèi)似的專(zhuān)題活動(dòng)積累素材，為更好開(kāi)展專(zhuān)題教育活動(dòng)提供參考借鑒，有助于推動(dòng)專(zhuān)題教育活動(dòng)更好地開(kāi)展。