搶抓數(shù)字化改革機(jī)遇推動檔案數(shù)字化發(fā)展

浦江縣檔案館

近年來，浦江縣檔案館認(rèn)真貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記對檔案工作的重要指示批示精神，立足于新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的實(shí)際，堅(jiān)持以數(shù)字化改革為引領(lǐng)，用數(shù)字化改革辦法撬動業(yè)務(wù)流程再造、制度機(jī)制變革、手段方式創(chuàng)新，被確定為省檔案數(shù)據(jù)共享中心資源匯集試點(diǎn)單位。

夯實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增強(qiáng)“契合度”

浦江縣的檔案信息化建設(shè)啟動較早。早在2012年，浦江縣在開始建設(shè)協(xié)同辦公系統(tǒng)時(shí)，縣檔案館就開始著手謀劃全縣的數(shù)字檔案室管理平臺。2015年浦江縣OA系統(tǒng)基本普及，全縣數(shù)字檔案綜合管理平臺也上線運(yùn)行。2018年，借力“最多跑一次”改革和國家級數(shù)字檔案館創(chuàng)建的東風(fēng)，對原有的館室一體化平臺進(jìn)行了迭代升級，并新建電子檔案接收管理平臺。

根據(jù)數(shù)字檔案館合理布局、安全可靠的原則，浦江縣檔案館采用了數(shù)字檔案館局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)錯(cuò)位發(fā)展的建設(shè)模式。局域網(wǎng)架設(shè)數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)、自助閱覽系統(tǒng)；政務(wù)網(wǎng)注重與各協(xié)同單位的共建共享；互聯(lián)網(wǎng)側(cè)重交互展示，努力建成特色檔案的線上展覽陣地?！叭W(wǎng)”之間通過技術(shù)手段和管理制度，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)有條件對接。在此基礎(chǔ)上，縣檔案館建成了包括兩個(gè)層面的應(yīng)用系統(tǒng)：一是基于局域網(wǎng)的數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)；二是基于政務(wù)網(wǎng)的“浦江縣檔案室管理系統(tǒng)”。通過對數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)不斷升級，實(shí)現(xiàn)了檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化管理，成為浦江縣檔案數(shù)字化改革發(fā)展的重要平臺。

升級系統(tǒng)功能模塊，突出“融合度”

浦江縣檔案館不斷地對應(yīng)用系統(tǒng)的“收、管、存、用”功能模塊進(jìn)行擴(kuò)展升級，各業(yè)務(wù)流程均做到可定制、可擴(kuò)展。2015年啟用的“浦江縣檔案室管理系統(tǒng)”構(gòu)建了電子公文在線處理、在線歸檔、在線管理、在線利用、在線移交、在線接收、離線遷移、在線督導(dǎo)的檔案管理新模式。2018年，圍繞全省“最多跑一次”改革目標(biāo)和深化“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”建設(shè)總體要求，新建浦江縣電子文件接收處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了“一窗受理平臺”（最多跑一次）行政權(quán)力統(tǒng)一運(yùn)行系統(tǒng)的電子化歸檔。該系統(tǒng)還升級了檔案管理功能、檔案保存功能和檔案在線年檢等功能。

檔案管理功能。一是數(shù)據(jù)管理，可根據(jù)需要對數(shù)字檔案資源進(jìn)行組織，分類管理，分類統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤可以退回糾錯(cuò)庫，由專人進(jìn)行修改。二是輔助實(shí)體管理，可對館藏檔案的開放、銷毀、病害等方面進(jìn)行描述，能更全面地了解檔案實(shí)體情況。三是輔助開放審核，在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)責(zé)任到人的工作流程，同時(shí)借助敏感詞或自定義分類，提高開放審核的效率。

檔案保存功能。利用磁盤陣列存儲大數(shù)據(jù)特性，在磁盤陣列上按照檔案類別建立文件夾，存儲不同類型的數(shù)字檔案資源，實(shí)現(xiàn)對全文數(shù)據(jù)的管理。

浦江縣檔案館利用檔案在線年檢平臺，把年檢有問題的條目，反饋給各單位進(jìn)行整改，取得了較好的實(shí)效。

加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，提升“協(xié)同度”

結(jié)合具體實(shí)際，浦江縣檔案館提出了數(shù)字檔案資源建設(shè)“兩步走”策略：按照“存量數(shù)字化”要求，大力推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作；按照“增量電子化”要求，啟動電子文件在線接收工作。在實(shí)際工作中，通過技術(shù)升級、完善制度、細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)等，不斷提升檔案資源建設(shè)的協(xié)同度。

提供便利。為給檔案工作帶來實(shí)實(shí)在在的便利，浦江縣檔案館開展了電子檔案電子化歸檔，相比較以前需要把電子文件打印出來整理歸檔并形成數(shù)字化成果的過程，直接在線歸檔不僅便于檔案員操作，而且能夠節(jié)省立檔單位人力財(cái)力。經(jīng)估算，僅2021年的電子公文這一板塊就節(jié)省資金22萬余元。

制訂制度。綜合考慮傳統(tǒng)檔案接收進(jìn)館、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果接收進(jìn)館以及電子檔案接收進(jìn)館的工作需求，歸納總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，編制了《浦江縣檔案館檔案移交接收管理辦法（試行）》，明確進(jìn)館單位范圍、進(jìn)館檔案范圍、移交期限，制定檔案移交的流程和要求及相關(guān)表單，形成長效機(jī)制，便于有序開展各類檔案接收進(jìn)館工作。

整理標(biāo)準(zhǔn)。為進(jìn)一步明確檔案數(shù)據(jù)的接收要求，同時(shí)也是為了方便立檔單位掌握國家省市有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)館檔案的要求，浦江縣檔案館將國家省市相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了整理并結(jié)合浦江實(shí)際情況制定了《浦江縣檔案館數(shù)據(jù)接收標(biāo)準(zhǔn)》。對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果、電子檔案、檔案目錄數(shù)據(jù)庫交換格式，參照《檔案著錄規(guī)則 DA/T 18-2022》重新整理了目錄字段，新添加“著錄層級、開放標(biāo)識、公開屬性”等字段。

探索數(shù)據(jù)歸集共享，聚焦“精準(zhǔn)度”

浦江縣檔案館綜合考慮共享數(shù)據(jù)梳理、清理、完善、匯集等工作環(huán)節(jié)，本著“積極穩(wěn)妥、先易后難、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、分階段建設(shè)”的原則，探索推進(jìn)檔案數(shù)字化改革和數(shù)據(jù)歸集共享。

規(guī)范目錄數(shù)據(jù)。浦江縣檔案館梳理出新中國成立后館藏非涉密文書檔案文件級目錄142萬余條，數(shù)據(jù)較大。工作專班討論研究后，按年度對目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理。館內(nèi)原有的數(shù)據(jù)與共享匯集標(biāo)準(zhǔn)存在差異，數(shù)據(jù)規(guī)范小組對照數(shù)據(jù)共享中心建庫標(biāo)準(zhǔn)，重新調(diào)整目錄數(shù)據(jù)字段，逐條修改目錄數(shù)據(jù)，如在檔號中增加檔案館代碼，減少案卷號位數(shù)等。

完善數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。篩選出生醫(yī)學(xué)證明檔案6萬余條，浦江縣檔案館對照標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不完整，缺少“獨(dú)生子女性別”等字段。在周一夜學(xué)時(shí)，工作專班對全館人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確任務(wù)，集中攻堅(jiān)，10個(gè)工作日完成新生兒性別等數(shù)據(jù)著錄，確保試點(diǎn)工作順利推進(jìn)。

建立專題數(shù)據(jù)庫。浦江縣檔案館主動對接縣扶貧辦、縣民政局等扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組成員單位，全力歸集扶貧檔案目錄及檔案數(shù)字資源，努力推動扶貧檔案目錄和檔案數(shù)字資源的接收，及時(shí)建立扶貧檔案專題庫。

對接檔案電子出證。電子出證平臺由省檔案館建設(shè)和維護(hù)，加蓋電子印章的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等效力，是真正實(shí)現(xiàn)掌上查檔、方便群眾的舉措。2021年9月，浦江縣檔案館在省館的支持下完成電子出證工作的系統(tǒng)配置，開通電子出證功能。

提升檔案服務(wù)能力，提高“便利度”

局域網(wǎng)利用。浦江縣檔案館通過數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)對查檔人員進(jìn)行登記以后，產(chǎn)生一個(gè)查閱號。查檔人員對前臺工作人員說明需要查詢的檔案后，工作人員對查詢到的檔案進(jìn)行查看審核，確認(rèn)無誤后進(jìn)行查閱流程的辦理。對于一些查閱比較多的檔案，工作人員可以推送至自助查檔終端，查檔人員可憑查閱號或者身份證在自助查檔終端進(jìn)行登錄查看。在原文掃描件方面，前臺人員可以根據(jù)實(shí)際情況推送選擇的頁或者全部推送至自助查檔終端。

“遠(yuǎn)程查檔，近端出證”。近年來，浦江縣檔案館不斷迭代升級數(shù)字檔案工作平臺，在15個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)365中心設(shè)立的查檔窗口，都可申請查閱縣檔案館檔案，方便百姓辦事，讓群眾不用跑到檔案館就能查到需要的檔案，真正實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地查檔。2020年1月至今共遠(yuǎn)程查檔2875人次，基本實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路，百姓少跑腿”。此外，遠(yuǎn)程利用查閱范圍也延伸至所有館藏可開放檔案，達(dá)到館藏可開放檔案全覆蓋，著力打造“老百姓家門口的檔案館”。

數(shù)字化改革是一個(gè)不斷迭代升級的過程，浦江縣檔案館將進(jìn)一步強(qiáng)化檔案技術(shù)發(fā)展，努力培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，不斷提升檔案數(shù)字化改革水平，更好地服務(wù)黨和國家工作大局，服務(wù)人民群眾。