計量技術(shù)機構(gòu)內(nèi)部審核案例與質(zhì)量管理探討

陳怡璇，王 偉

（1.晉城市市場監(jiān)管綜合行政執(zhí)法隊，山西 晉城 048000；2.晉城市綜合檢驗檢測中心，山西 晉城 048000）

1 內(nèi)部審核的基本知識

內(nèi)審工作由計量技術(shù)機構(gòu)質(zhì)量負責人依據(jù)機構(gòu)質(zhì)量管理體系文件要求提出并組織。質(zhì)量負責人確定本次內(nèi)審的內(nèi)審組成員及組長人選，然后再由內(nèi)審組編制內(nèi)審檢查表組織實施。內(nèi)審一般分為內(nèi)審策劃、現(xiàn)場審查、審查分析、審查報告、糾錯改進5個步驟。內(nèi)審一般要做到覆蓋所有要素（活動）、所有資源、所有崗位及部門，但要注意首次和后續(xù)內(nèi)審的不同，首次內(nèi)審務(wù)必全覆蓋，后續(xù)內(nèi)審可根據(jù)計量技術(shù)機構(gòu)平時工作實際以及以往內(nèi)外審情況，有側(cè)重點、有針對性地開展內(nèi)審。作為內(nèi)審員，在進行內(nèi)審前對審核依據(jù)至少要做到了解知悉，在內(nèi)審過程中必須秉持公正、客觀和學(xué)習的態(tài)度，獨立于被審核活動，一定要站在計量技術(shù)機構(gòu)風控管理的角度進行審核。內(nèi)審流程圖如圖1所示：

圖1 內(nèi)審流程圖

2 內(nèi)審案例

隨著市場監(jiān)督管理部門持續(xù)加強對檢驗檢測機構(gòu)證后監(jiān)督力度，以及“雙隨機、一公開”監(jiān)督檢查的常態(tài)化管理，計量技術(shù)機構(gòu)務(wù)必要警惕，時刻增強風控管理意識，不斷加強內(nèi)審工作，努力提升機構(gòu)技術(shù)能力與質(zhì)量。某機構(gòu)為依法設(shè)置的計量技術(shù)機構(gòu)，在2017～2021年連續(xù)5年內(nèi)審中共發(fā)現(xiàn)30個不符合項，以下為不符合項在審核要素分布統(tǒng)計（詳見表1、圖2和圖3）。

表1 不符合項在審核要素統(tǒng)計

圖2 內(nèi)審不符合項分布

圖3 年度內(nèi)審不符合項數(shù)量

從上圖、表可知，近5年內(nèi)審開具的30個不符合項，對照JJF1069-2012《法定計量機構(gòu)考核規(guī)范》和JJF1033《計量標準考核規(guī)范》要求，發(fā)現(xiàn)不符合多集中在人員、設(shè)備、文件、記錄、量值溯源、結(jié)果質(zhì)量保證以及內(nèi)審后的跟蹤驗證等環(huán)節(jié)，其中包括人員檔案信息不全、年度培訓(xùn)有計劃有實施但未做評價；儀器檔案（包括履歷書、作業(yè)指導(dǎo)書）更新不及時，多次出現(xiàn)當年度計量標準穩(wěn)定性記錄、檢定或校準結(jié)果重復(fù)性試驗記錄未填寫；校準證書未做計量確認，極少部分計量標準溯源時間不連續(xù)；原始記錄數(shù)據(jù)處理不當，數(shù)據(jù)單位丟失，部分缺少核驗人簽字；日常監(jiān)督記錄未能提供監(jiān)督試驗記錄及相關(guān)證據(jù)；實驗室部分儀器設(shè)備擺設(shè)未做隔離，一些標準器三色標識不全；質(zhì)量管理體系有年度修訂未見體系宣貫證明；上年度內(nèi)審不符合項在當年度又重復(fù)出現(xiàn)。近5年每年不符合項的數(shù)量基本維持在6個，分布在14個要素中。不符合項排在前兩位的分別為“6.4設(shè)備”占比最高超過三分之一，為33%，其次是“6.2人員”占比為23%，兩者之和超過50%，人員和設(shè)備的不符合項目幾乎每年都出現(xiàn)。

3 該機構(gòu)內(nèi)部審核存在的問題

該計量技術(shù)機構(gòu)近5年的內(nèi)審工作，總體來看，人員、設(shè)備問題是年年審，年年審出問題，而且每年都會有新的不符合項目出現(xiàn)。出現(xiàn)這些問題的原因，筆者歸結(jié)為以下幾個方面。

一是管理層的重視程度不夠高。管理層未從質(zhì)量管理的角度深入理解內(nèi)審的重要性，實驗室質(zhì)量管理工作的有效、有序運行，既取決于實驗室在檢測、校準中做好過程控制，更依賴與自身的內(nèi)部監(jiān)督，作為八大計劃中的“內(nèi)部審核計劃”，可以幫助實驗室及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，不斷完善和改進質(zhì)量管理體系。管理層多將內(nèi)審作為一項管理業(yè)務(wù)工作目的為完任務(wù)，多流于部署，不關(guān)心審核結(jié)果，能應(yīng)付外審就行了。

二是內(nèi)審員素質(zhì)參差不齊。雖參加內(nèi)審的內(nèi)審員均是通過內(nèi)審員培訓(xùn)取得證件后上崗，但有證不代表有能力，因為內(nèi)審員培訓(xùn)多以CNAS CL01：2018《檢測和校準實驗室能力認可準則》或者RB/T214-2017《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定能力評價 檢驗檢測機構(gòu)通用要求》作為培訓(xùn)材料，計量技術(shù)機構(gòu)（未通過CNAS認可）的內(nèi)審員在實際內(nèi)審中還需要轉(zhuǎn)換成JJF1069-2012《法定計量檢定機構(gòu)考核規(guī)范》、JJF1033-2016《計量標準考核規(guī)范》和本單位的管理體系。內(nèi)審既要覆蓋全要素、還要覆蓋全過程、全部門，部分內(nèi)審員在分配的審核領(lǐng)域相關(guān)技術(shù)專業(yè)知識缺乏，多是泛泛地看待問題，問題多關(guān)注在面上，不能保證內(nèi)審工作的公正性、客觀性和有效性。該機構(gòu)每年都有6個不符合項提出，但每年都會有1～2個新問題出現(xiàn)，那是否還有深層次的問題未被內(nèi)審員提出或者說找出。

三是內(nèi)審的策劃和實施過于草率。內(nèi)審工作是一項系統(tǒng)工作，內(nèi)審計劃通知發(fā)放、內(nèi)審工作的啟動、內(nèi)審組員的確立、內(nèi)審檢查表的編制、文件、記錄、報告及現(xiàn)場的審核到最后內(nèi)審報告的形成，需要環(huán)環(huán)相扣，層層遞進。實際內(nèi)審中，質(zhì)量負責人多會組織召開首次、末次會議，內(nèi)審過程中會聽取各內(nèi)審組的匯報，但在內(nèi)審中內(nèi)審組與被審核部門發(fā)生爭執(zhí)或被審部門不配合內(nèi)審時，確沒能及時參與解決協(xié)調(diào)。內(nèi)審組長在安排內(nèi)審時，多是現(xiàn)場審核在前，內(nèi)審檢查表在后，導(dǎo)致內(nèi)審員審核時多以固化自身內(nèi)審經(jīng)驗來內(nèi)審，內(nèi)審程序顛倒。再者是內(nèi)審中對往年的內(nèi)審不符合項以及后續(xù)跟蹤驗證關(guān)注度不高，所以才會導(dǎo)致同一個要素“6.4設(shè)備”年年反復(fù)出現(xiàn)。內(nèi)審在改進質(zhì)量管理體系方面沒有起到應(yīng)有的作用，成為擺設(shè)。

4 如何更好地發(fā)揮內(nèi)審的作用促進質(zhì)量管理

4.1 統(tǒng)一認識，做好內(nèi)審頂層設(shè)計

國務(wù)院《計量發(fā)展規(guī)劃（2021—2035年）》要求計量技術(shù)機構(gòu)要有力推動實驗室質(zhì)量建設(shè)，提升計量能力和服務(wù)水平，全面開啟計量事業(yè)發(fā)展新征程，推動經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展。2023年年初，中共中央、國務(wù)院發(fā)布的 《質(zhì)量強國建設(shè)綱要》中指出要“牢固樹立質(zhì)量第一意識”“加強全面質(zhì)量管理”“著力提升產(chǎn)品、工程、服務(wù)質(zhì)量，著力推動品牌建設(shè)”。計量技術(shù)機構(gòu)生產(chǎn)的產(chǎn)品就是證書/報告，其生存的動力就在不斷降低證書/報告的時效率、差錯率，提升證書/報告質(zhì)量，提升技術(shù)服務(wù)能力。作為最高管理者或是說管理層，一定要清晰地認識到質(zhì)量在機構(gòu)運營中的作用，務(wù)必要高度重視內(nèi)審，深刻理解內(nèi)審對改進質(zhì)量管理體系、推動質(zhì)量管理體系高效運轉(zhuǎn)的意義。質(zhì)量負責人是內(nèi)審的提出者、組織者，但內(nèi)審作為發(fā)現(xiàn)和驗證管理體系運行最便宜、最實用的工具，單有質(zhì)量負責人還不行，管理層也要加入到內(nèi)審工作中來，作為輔助配合內(nèi)審員完善內(nèi)審方案、優(yōu)化內(nèi)審方式、及時分析糾錯。對標單位質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，還需注重機構(gòu)品牌建設(shè)。對內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的不符合項，要時刻保持風險意識，緊緊抓住“質(zhì)量”不放手，結(jié)合往年通盤考慮，不斷提升日常業(yè)務(wù)水平，防止同一問題反復(fù)發(fā)生砸了招牌。

4.2 精化流程，運用好標準化，改善內(nèi)審質(zhì)量

推行計量技術(shù)機構(gòu)內(nèi)審精細化、標準化管理，通過對內(nèi)審中各關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重點要素的標準化、精細化管理，實現(xiàn)整個內(nèi)審過程的質(zhì)量控制，進而改進單位質(zhì)量管理體系。內(nèi)審工作一般會安排兩天時間，時間緊任務(wù)重，兩天時間既要做到審核精準抽樣，還要找到問題，沒有精細化、標準化的準備安排是無法實現(xiàn)的。那么怎么實現(xiàn)呢？一是作為最高管理者或管理層，要做“會前動員”，讓每一位職工都知道一年一度的內(nèi)審工作要開展，引起大家的高度重視；二是作為質(zhì)量負責人，需統(tǒng)籌組織好內(nèi)審，制定好年度內(nèi)審計劃，選定好內(nèi)審員，安排好內(nèi)審員與被審核部門的銜接，做到內(nèi)審策劃實施標準化；三是內(nèi)審組及組員一定要根據(jù)單位實際編制好內(nèi)審檢查表，檢查表要接地氣，審核要注重資料審核與現(xiàn)場詢問相結(jié)合，對照質(zhì)量方針與質(zhì)量目標，多看多查多問，講證據(jù)重實效，客觀工作，不走馬觀花。四是糾錯要及時，長期跟蹤不能少。內(nèi)審不是“單程”，是“往返”，需要形成閉環(huán)，內(nèi)審組要督促不符合項部門糾錯、更正、改進。最后將內(nèi)審報告輸入單位質(zhì)量管理體系評審。

4.3 抓好內(nèi)審隊伍建設(shè)，提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)

質(zhì)量管理體系“人機料法環(huán)測”六要素中人是排在第一位的，人是機構(gòu)發(fā)展壯大的基石，是質(zhì)量管理的核心。內(nèi)審工作質(zhì)量與內(nèi)審員的素質(zhì)密切相關(guān)，機構(gòu)要真想提升內(nèi)審質(zhì)量，適應(yīng)新時代發(fā)展需求，就需要持續(xù)加大對內(nèi)審員隊伍建設(shè)，提升業(yè)務(wù)技能。一是不斷加強業(yè)務(wù)理論的學(xué)習培訓(xùn)。機構(gòu)應(yīng)每年組織針對內(nèi)審員的外部或內(nèi)部培訓(xùn)，既要幫助內(nèi)審員熟悉掌握CNAS CL01、RB/T214、JJF1069、JJF1033、JJF1059.1以及機構(gòu)《質(zhì)量手冊》和《程序文件》等相關(guān)管理體系文件及運作，還要精通機構(gòu)授權(quán)領(lǐng)域基本專業(yè)知識；二是增強實戰(zhàn)經(jīng)驗，在實戰(zhàn)中見真章。重點關(guān)注現(xiàn)場審核，現(xiàn)場審核是內(nèi)審質(zhì)量好壞的關(guān)鍵一環(huán)，內(nèi)審員要秉持客觀、公正的職業(yè)素養(yǎng)，“多聽、多看、多問、少說”，不偏不倚、真實準確的審核每一個要素，不放過任何一個證據(jù)，不主觀臆斷。審核不符合項的提出要有理有據(jù)，要基于機構(gòu)風險管控措施，要多從服務(wù)客戶的角度。三是做好內(nèi)審傳幫帶。傳就是要傳承單位優(yōu)良作風，將內(nèi)審中好的風尚傳給年輕人；幫就是要幫助解決內(nèi)審過程中遇到的問題、麻煩，教導(dǎo)其內(nèi)審技巧、方式方法；帶就是要帶動年輕內(nèi)審員成為單位質(zhì)量管理提升的骨干，給年輕人搭臺，讓其挑大梁、當主角。

4.4 利用信息化手段，做好數(shù)字內(nèi)審

數(shù)字經(jīng)濟已經(jīng)融入生產(chǎn)生活的方方面面，傳統(tǒng)的內(nèi)審手段隨著數(shù)字時代的到來必然無法滿足質(zhì)量管理的改進，不能及時發(fā)現(xiàn)問題及時糾錯起到預(yù)警效果。因此，機構(gòu)需利用信息化手段，做好數(shù)字內(nèi)審。一是建立內(nèi)審數(shù)據(jù)庫。將往年內(nèi)審?fù)鈱徆ぷ鲾?shù)據(jù)、信息、資料進行收集匯總形成內(nèi)審數(shù)據(jù)庫，有效保存，索取方便。二是強化數(shù)據(jù)分析。應(yīng)用大數(shù)據(jù)手段通過多方位多維度研究內(nèi)審數(shù)據(jù)，深入挖掘數(shù)據(jù)中隱藏的風險，精準防控，持續(xù)改進。三是加強內(nèi)審數(shù)據(jù)與技術(shù)記錄數(shù)據(jù)配合，降低證書/報告差錯率，提高客戶滿意度。

5 總結(jié)

總之，內(nèi)審是一項系統(tǒng)化的質(zhì)量管理體系驗證改進工程，是一項需要實驗室全員參與的工作。實驗室管理體系要想全面有效的提升其中就需要高質(zhì)量的內(nèi)審。作為計量技術(shù)機構(gòu)，要深刻領(lǐng)會認識內(nèi)審工作的重要性，要充分發(fā)揮內(nèi)審工作的監(jiān)督作用，不斷加強內(nèi)審人才隊伍建設(shè)，推動內(nèi)審工作精細化、標準化，有效利用好數(shù)字內(nèi)審的方式，持續(xù)提高實驗室體系運行適宜性、充分性和有效性，真正體現(xiàn)內(nèi)審工作的價值與效用。