國有企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略與實(shí)踐研究

[摘 要]檔案是國有企業(yè)寶貴的信息資源和管理資產(chǎn)，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、決策管理等活動的真實(shí)記錄，在企業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的重要作用。當(dāng)前，以數(shù)字化為核心的信息技術(shù)革命風(fēng)起云涌，給國有企業(yè)檔案管理帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。積極順應(yīng)信息時代發(fā)展大勢，加快推進(jìn)國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是新時代國有企業(yè)檔案工作的緊迫任務(wù)。本文立足國有企業(yè)檔案管理實(shí)際，分析國有企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的突出問題，探討國有企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略舉措，以期為新形勢下國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供有益參考。

[關(guān)鍵詞]國有企業(yè)；檔案管理；數(shù)字化轉(zhuǎn)型

一、國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中存在的問題

（一）國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理建設(shè)的難度大

國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及諸多方面，需要企業(yè)上下共同努力。這項(xiàng)工作不僅需要大量的人力、物力和財力投入，還需要企業(yè)各部門的通力合作和協(xié)同推進(jìn)。檔案管理部門與信息技術(shù)部門必須緊密配合，共同推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型。檔案管理人員也需要不斷學(xué)習(xí)新知識、掌握新技能，以適應(yīng)數(shù)字化管理的要求。這些因素疊加在一起，增加了國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理建設(shè)的難度。

國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理建設(shè)是一個長期而復(fù)雜的過程，涉及管理理念、管理模式、管理流程、管理系統(tǒng)、管理制度、人員培訓(xùn)等諸多方面的改革與創(chuàng)新。這些工作都需要企業(yè)投入大量的時間和精力，持之以恒地推進(jìn)。檔案數(shù)字化管理不是一蹴而就的，而是需要在實(shí)踐中不斷探索、完善和優(yōu)化[1]。

（二）國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理硬件設(shè)施更新慢

當(dāng)前，許多國有企業(yè)的檔案管理硬件設(shè)施陳舊落后，難以滿足數(shù)字化管理需求。一些企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)老化，存儲容量不足，計算性能不強(qiáng)，網(wǎng)絡(luò)帶寬較小。檔案管理軟件版本也相對較低，很多還在使用20世紀(jì)的版本。服務(wù)器配置不高，檔案管理的計算機(jī)數(shù)量有限。大部分檔案仍以紙質(zhì)為主，數(shù)字檔案的比例不高，數(shù)字化加工效率低下。這些問題制約了國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展步伐。

造成國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理硬件設(shè)施更新緩慢的原因是多方面的。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)輔助性工作，投入的人力和資金相對較少。財務(wù)部門對檔案管理經(jīng)費(fèi)的支持力度不大，導(dǎo)致檔案管理部門經(jīng)費(fèi)緊張，難以購置先進(jìn)的硬件設(shè)施。檔案管理部門在硬件設(shè)施需求論證方面也有所欠缺，缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃和系統(tǒng)設(shè)計，使得檔案管理硬件設(shè)施更新速度慢、效果不理想。

（三）國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理人員業(yè)務(wù)能力不足

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中采取的一般是紙質(zhì)管理的模式，在數(shù)字化的管理和應(yīng)用環(huán)節(jié)，必然會存在一些業(yè)務(wù)問題。檔案管理人員大多缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)知識和技能，對檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識不夠深入。在實(shí)際工作中，他們不能熟練運(yùn)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代化手段開展檔案管理，不能高效地完成檔案的數(shù)字化加工、整理、存儲和檢索等工作。檔案管理人員對檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和更新也難以勝任，無法及時發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)運(yùn)行中的問題，這些都影響了國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理水平的提升。

檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足的原因主要包括：檔案管理人員知識更新不及時，學(xué)習(xí)意識和主動性不強(qiáng)，對檔案數(shù)字化管理新知識、新技術(shù)、新方法掌握不夠。企業(yè)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度不足，缺乏有針對性、系統(tǒng)性的培訓(xùn)計劃和方案，檔案管理人員難以通過培訓(xùn)來提升業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員工作任務(wù)繁重，事務(wù)性工作較多，難以抽出足夠的時間和精力來學(xué)習(xí)新知識、鉆研新技術(shù)。檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展空間有限，晉升渠道較少，工作積極性不高，缺乏學(xué)習(xí)提高的內(nèi)在動力[2]。

二、國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的策略分析

（一）培養(yǎng)具備高度信息素養(yǎng)的檔案管理人才

檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵在人才。國有企業(yè)要重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一批信息素養(yǎng)高、專業(yè)能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平精的檔案管理人才。企業(yè)要制訂科學(xué)合理的人才培養(yǎng)計劃，構(gòu)建人才培養(yǎng)體系，采取多種形式提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)和專業(yè)能力。加強(qiáng)職前教育和在職培訓(xùn)，有針對性地開展計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、檔案管理等方面的培訓(xùn)，提高檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展工作的能力。開展豐富多彩的業(yè)務(wù)知識競賽、技能大比武等活動，激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)知識、鉆研業(yè)務(wù)的熱情。鼓勵檔案管理人員加入行業(yè)協(xié)會、參加學(xué)術(shù)會議，與業(yè)界同行交流學(xué)習(xí)，開闊視野，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

國有企業(yè)要建立科學(xué)的檔案管理人才選拔、考核、激勵機(jī)制。在人才選拔中，要把信息素養(yǎng)、檔案專業(yè)知識和工作實(shí)績作為重要指標(biāo)。在人才考核中，要將檔案數(shù)字化管理工作完成情況作為考核內(nèi)容，將考核結(jié)果與職務(wù)晉升、評先評優(yōu)、職稱評定等掛鉤。在人才激勵中，要向檔案數(shù)字化管理業(yè)務(wù)骨干傾斜，在發(fā)展機(jī)會、待遇保障等方面給予適當(dāng)傾斜，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性，激勵他們與時俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新，不斷提高檔案管理水平。通過人才強(qiáng)企戰(zhàn)略的實(shí)施，為國有企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力的人才支撐和智力保障。

檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)要堅(jiān)持高端引領(lǐng)與整體提升相統(tǒng)一。人才培養(yǎng)既要重視領(lǐng)軍人才的選拔和培育，又要注重檔案管理人員整體素質(zhì)的提高。領(lǐng)軍人才是檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)鍵，是引領(lǐng)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的中堅(jiān)力量。要通過柔性引進(jìn)、專項(xiàng)培養(yǎng)等方式，引進(jìn)和培養(yǎng)一批懂管理、善創(chuàng)新、精業(yè)務(wù)的高層次檔案管理人才，發(fā)揮他們在檔案數(shù)字化管理中的引領(lǐng)和示范作用。整體素質(zhì)提升是檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)，關(guān)系到檔案管理工作的整體效能。要采取切實(shí)措施，加大教育培訓(xùn)力度，創(chuàng)新培訓(xùn)方式，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案管理人員整體素質(zhì)的提升，為檔案數(shù)字化管理奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建系統(tǒng)化的國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理體系

構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案數(shù)字化管理體系是國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。這個體系應(yīng)該包括管理理念、管理制度、管理流程、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理系統(tǒng)等諸多要素，形成一套科學(xué)規(guī)范、運(yùn)行高效的檔案數(shù)字化管理運(yùn)行機(jī)制。在這個體系中，檔案管理、信息技術(shù)、辦公室、人事、財務(wù)、法律等部門要明確分工、各司其職，同時又要加強(qiáng)溝通、密切配合。檔案管理部門要發(fā)揮統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)的作用，信息技術(shù)部門要發(fā)揮技術(shù)支撐和保障的作用，其他相關(guān)部門要形成工作合力，齊抓共管，共同推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作。

構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持。要將檔案數(shù)字化管理納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和工作規(guī)劃，作為一項(xiàng)重要工作來抓。要加大政策、人力、物力、財力等方面的投入保障，為檔案數(shù)字化管理提供必要的資源支持。要健全完善檔案數(shù)字化管理相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如工作制度、著錄規(guī)范、移交辦法、檢索規(guī)則、外包管理辦法等，為檔案數(shù)字化管理提供制度保障。要開發(fā)建設(shè)功能完備、性能優(yōu)良、擴(kuò)展性強(qiáng)的檔案管理信息系統(tǒng)，不斷完善系統(tǒng)功能，優(yōu)化操作界面，提高系統(tǒng)的安全性、可靠性、易用性，為檔案數(shù)字化管理提供技術(shù)支撐。要規(guī)范檔案數(shù)字化管理流程，明確檔案形成、積累、整理、保管、統(tǒng)計、移交、鑒定、開發(fā)利用等各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和操作規(guī)范，確保各項(xiàng)工作科學(xué)有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。通過體系建設(shè)，不斷提升國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理水平。

檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)要堅(jiān)持頂層設(shè)計與分步實(shí)施相結(jié)合。要立足企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際，科學(xué)制定檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃和行動方案，明確建設(shè)思路、目標(biāo)、重點(diǎn)、進(jìn)度、措施等，為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)提供行動指南。在總體規(guī)劃的指引下，要突出重點(diǎn)，分步實(shí)施，穩(wěn)步推進(jìn)。既要重視檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的系統(tǒng)性、整體性、協(xié)同性，又要防止眉毛胡子一把抓，避免一哄而上、盲目推進(jìn)。要堅(jiān)持試點(diǎn)先行，選擇基礎(chǔ)條件好、管理需求迫切的單位或業(yè)務(wù)領(lǐng)域，開展檔案數(shù)字化管理試點(diǎn)，及時總結(jié)推廣試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，以點(diǎn)帶面，穩(wěn)步推進(jìn)，確保檔案數(shù)字化管理工作扎實(shí)有序開展[3]。

（三）形成集眾化的國有企業(yè)檔案管理機(jī)制

國有企業(yè)要建立起集眾化的檔案管理機(jī)制，匯聚眾智眾力，形成工作合力，共同推進(jìn)檔案數(shù)字化管理事業(yè)。這種機(jī)制是立體化、多維度的，需要企業(yè)上下、部門內(nèi)外通力協(xié)作、密切配合。在這一機(jī)制中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要帶頭重視檔案數(shù)字化管理，將其作為分內(nèi)之事，經(jīng)常過問、親自部署、大力推動，為檔案數(shù)字化管理創(chuàng)造良好的環(huán)境。檔案管理部門要主動作為，加強(qiáng)與各部門各單位的溝通協(xié)作，支持和指導(dǎo)各部門做好文件材料的收集、整理、移交工作。各職能部門和業(yè)務(wù)單位要積極配合檔案管理部門的工作，及時、準(zhǔn)確、完整地移交檔案，提供必要的人力物力支持。廣大員工也要樹立檔案管理意識，自覺將形成的具有保存價值的文件材料按時歸檔，接受檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。

國有企業(yè)要建立健全檔案管理協(xié)調(diào)機(jī)制。要定期召開檔案管理聯(lián)席會議，由分管領(lǐng)導(dǎo)主持，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加，通報工作情況，研究解決重大問題，形成工作合力。要建立檔案工作考核評價機(jī)制，將檔案數(shù)字化管理納入各單位的年度目標(biāo)管理，定期考核評價，獎優(yōu)罰劣。對檔案管理工作成績突出的單位和個人給予表彰獎勵，對工作不力、管理混亂的單位和個人予以通報批評、約談?wù)]勉。通過制度建設(shè)、工作督導(dǎo)、考核評價，形成齊抓共管的檔案管理新局面，不斷深化國有企業(yè)檔案管理集眾化機(jī)制建設(shè)。

檔案管理集眾化機(jī)制的形成有賴于企業(yè)的大力推動和員工的積極參與。企業(yè)要加大檔案管理宣傳教育力度，普及檔案管理知識，增強(qiáng)全員檔案管理意識，營造愛檔、管檔、用檔的濃厚氛圍。要拓寬員工參與檔案管理的渠道，暢通員工對檔案工作的意見和建議反映渠道，積極采納合理化建議。員工要主動了解檔案管理制度和規(guī)范，嚴(yán)格按照要求歸檔文件材料，自覺維護(hù)檔案的安全完整。要發(fā)揮黨員干部的模范帶頭作用，引導(dǎo)黨員干部帶頭參與檔案管理，帶動全員積極投身檔案管理事業(yè)。要開展形式多樣的檔案管理活動，如檔案知識競賽、檔案故事會、優(yōu)秀檔案展評等，在活動中增強(qiáng)員工的歸檔意識，提高檔案管理的參與度。經(jīng)過企業(yè)和員工的共同努力，檔案管理集眾化機(jī)制必將不斷完善，釋放出巨大的檔案管理合力。

（四）形成數(shù)字化檔案管理有效監(jiān)管

要加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的監(jiān)督檢查。將數(shù)字化檔案管理納入企業(yè)內(nèi)控和風(fēng)險管理范疇，制定完善的監(jiān)督管理制度，明確監(jiān)管主體、監(jiān)管內(nèi)容、監(jiān)管方式。檔案管理部門要會同相關(guān)部門，采取定期與不定期相結(jié)合的方式，深入各單位進(jìn)行檔案管理督查，及時發(fā)現(xiàn)問題，督促整改落實(shí)。要建立檔案管理工作檔案，完整、準(zhǔn)確地記錄檔案接收、整理、保管、統(tǒng)計、利用等各個環(huán)節(jié)的情況，真實(shí)反映檔案管理工作全貌。要加大檔案管理考核力度，將數(shù)字化檔案管理工作完成情況作為考核的重要內(nèi)容，考核結(jié)果要與單位和個人的評優(yōu)評先、職務(wù)晉升等掛鉤，激勵先進(jìn)，鞭策后進(jìn)。

國有企業(yè)要主動接受上級主管部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。要加強(qiáng)與上級部門的工作聯(lián)系和情況匯報，虛心聽取意見建議，及時改進(jìn)工作。要積極配合做好檔案工作年報、考核評估等工作，客觀反映工作實(shí)際，查找自身不足。要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案安全和保密管理。要建立數(shù)字檔案的異地備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和堵塞安全漏洞。要嚴(yán)格執(zhí)行信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)程，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防范病毒、黑客等的侵害。要制定嚴(yán)格的檔案查閱利用和文件借閱制度，防止檔案泄密事件發(fā)生。要加強(qiáng)檔案工作人員的安全保密教育，嚴(yán)肅查處違規(guī)違紀(jì)行為，確保數(shù)字檔案管理萬無一失。

數(shù)字化檔案管理監(jiān)管是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要企業(yè)內(nèi)外各方面的通力合作。企業(yè)內(nèi)部要建立由檔案管理部門牽頭，相關(guān)職能部門參與的檔案管理聯(lián)席會議制度，加強(qiáng)工作溝通協(xié)調(diào)，形成監(jiān)管合力。要建立健全檔案管理規(guī)章制度，完善檔案管理流程，堵塞管理漏洞。要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的思想認(rèn)識和業(yè)務(wù)素質(zhì)，打造一支守紀(jì)律、講規(guī)矩、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的檔案管理隊(duì)伍。企業(yè)外部要加強(qiáng)與檔案行政管理部門的工作聯(lián)動，建立信息通報、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查考核等機(jī)制，推動檔案行政管理部門加大監(jiān)管力度。要主動接受社會各界的監(jiān)督，通過企業(yè)網(wǎng)站、微信公眾號、辦公大廳等平臺，公開企業(yè)檔案管理制度和工作情況，廣泛聽取社會各界的意見建議，自覺接受社會監(jiān)督，以監(jiān)督倒逼檔案管理質(zhì)量的提高。

結(jié)束語

在當(dāng)前社會的不斷發(fā)展過程中，對國企的檔案管理工作必須加以重視。這項(xiàng)工作涉及面廣、難度大、任務(wù)重，需要企業(yè)上下共同努力，久久為功。新時期國有企業(yè)要堅(jiān)持守正創(chuàng)新，著力破解檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的制約瓶頸，多措并舉推進(jìn)檔案數(shù)字化管理體系和能力現(xiàn)代化。要以高度的歷史責(zé)任感和使命擔(dān)當(dāng)，進(jìn)一步解放思想、改革創(chuàng)新，加快檔案管理理念、制度、技術(shù)、隊(duì)伍的革新，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的檔案保障。

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作者簡介：鐘海平（1988— ），男，畬族，福建安溪人，福建省水利水電勘測設(shè)計研究院有限公司，館員，本科。

研究方向：檔案管理。