新形勢下商業(yè)銀行辦公室綜合協(xié)調(diào)工作探析

文/江蘇銀行總行辦公室 鄧敏

當前世界恰逢百年未有之大變局，國際經(jīng)濟金融環(huán)境發(fā)生了深刻變化，金融風險誘因和形態(tài)更加復雜。同時，我國發(fā)展進入戰(zhàn)略機遇和風險挑戰(zhàn)并存時期，這都給商業(yè)銀行的經(jīng)營管理及內(nèi)部治理提出了新的挑戰(zhàn)。為全面踐行金融工作的政治性、人民性，積極有效地應(yīng)對內(nèi)外部各種風險挑戰(zhàn)，作為商業(yè)銀行運轉(zhuǎn)的樞紐，辦公室要進一步提高站位，增強大局意識和全局觀念，切實提升綜合協(xié)調(diào)能力，強化綜合協(xié)調(diào)的針對性和主動性，在高水平服務(wù)實體經(jīng)濟、防范金融風險中強化責任擔當，助力商業(yè)銀行高質(zhì)量發(fā)展。

一、商業(yè)銀行辦公室綜合協(xié)調(diào)工作概述

（一）綜合協(xié)調(diào)的內(nèi)涵。綜合協(xié)調(diào)是辦公室一項最基礎(chǔ)、最重要的綜合職能，根據(jù)各單位辦公室職能的不同，總的來說，綜合協(xié)調(diào)貫穿于辦公室辦文、辦會、辦事以及品牌宣傳等方面，具有很強的思想性、政策性、實踐性和藝術(shù)性[1]。形象地說，綜合協(xié)調(diào)既不是做“傳聲筒”，也不是當“留聲機”，更不是傳達一個層層遞減“失真”的“機械”聲音，而是一整套公共關(guān)系和領(lǐng)導藝術(shù)相結(jié)合的綜合性管理科學流程。

（二）綜合協(xié)調(diào)的作用。及時、有力、有序的協(xié)調(diào)，使各項工作由無序狀態(tài)向有序狀態(tài)轉(zhuǎn)變，從而達到目標一致、方向一致及結(jié)果一致，這是保證各單位辦公高效有序運轉(zhuǎn)、提高工作質(zhì)效、服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)。從辦公室的形象看，高質(zhì)量、高水平的綜合協(xié)調(diào)有利于提高辦公室的權(quán)威，更好地彰顯辦公室的“窗口”形象；從辦公室的職責看，高質(zhì)量、高水平的綜合協(xié)調(diào)，可以把干部員工的思想和行動統(tǒng)一到黨委的中心工作上來，從而保證黨委領(lǐng)導政令暢通，各項決策部署得以高效貫徹落實；從組織辦公效率看，高質(zhì)量、高水平的綜合協(xié)調(diào)可以理順機制、減少內(nèi)耗，更好地提升辦公管理效能，促進問題的迅速解決，提高工作效率。

（三）綜合協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)。1.要不斷健全完善綜合協(xié)調(diào)相關(guān)制度。實現(xiàn)辦文、辦會、辦事規(guī)范化、流程化及標準化，同時還要全面了解綜合協(xié)調(diào)事項的背景，掌握綜合協(xié)調(diào)的主動權(quán)。2.要注重原則性和靈活性相結(jié)合。原則性就是要守好底線，堅持政策規(guī)范、監(jiān)管要求，增強大局意識，貫徹領(lǐng)導意圖，這是協(xié)調(diào)的依據(jù)；靈活性就是在合規(guī)的前提下，充分考慮實際工作情況，對協(xié)調(diào)的方式方法、時間進度等予以靈活處理。堅持原則并不排斥工作中的靈活性，這需要辦公室人員認識到協(xié)調(diào)工作的本質(zhì)，堅持問題導向和結(jié)果導向的有機統(tǒng)一。3.持續(xù)提升綜合協(xié)調(diào)的專業(yè)水平。辦公室的工作職能正向著大范圍、多層次、多功能方向擴展，這需要辦公室人員加強理論學習、注重形勢研判、掌握制度要求，不斷提升自身綜合素質(zhì)。

二、商業(yè)銀行辦公室綜合協(xié)調(diào)的工作內(nèi)容

辦公室綜合協(xié)調(diào)具有秘書工作的性質(zhì)，是接受領(lǐng)導的授權(quán)和委托，推進工作的開展，解決問題。傳統(tǒng)辦公室的“三大作用”或“三大職能”是參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督查督辦。其中，綜合協(xié)調(diào)是辦公室的重要工作之一。有的專家學者把綜合協(xié)調(diào)分為工作協(xié)調(diào)和關(guān)系協(xié)調(diào)[2]，有的專家學者把工作分為辦文、辦會、辦事協(xié)調(diào)等。在此基礎(chǔ)上，本文認為辦公室工作協(xié)調(diào)可以分為常規(guī)工作協(xié)調(diào)和重點工作協(xié)調(diào)。

（一）常規(guī)工作協(xié)調(diào)要標準化。辦公室工作千頭萬緒，主要是指辦公室工作包含大量的收發(fā)文、文電流轉(zhuǎn)、用印、檔案管理、督辦、會議、接待、信訪以及日常領(lǐng)導交辦工作等，這些都是辦公室協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)工作，但是任何錯誤與紕漏都會直接影響整個單位的辦公和形象。企業(yè)管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，就是各項基礎(chǔ)工作的標準化和規(guī)范化。做好這些常規(guī)工作協(xié)調(diào)的關(guān)鍵就是標準化，通過不斷完善和優(yōu)化常規(guī)工作流程及規(guī)范要求，將相關(guān)要求落實到各單位的日常辦公管理過程中，持續(xù)提高協(xié)調(diào)效率，形成高效的辦公秩序，實現(xiàn)流程標準化、系統(tǒng)建設(shè)標準化、管理要求的標準化，以及全員、全過程、全面的標準化。

（二）重點工作協(xié)調(diào)要項目化。辦公室的重點工作主要是指除了日常保運轉(zhuǎn)的常規(guī)事務(wù)性工作外，更能彰顯辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力、綜合價值貢獻等重大項目工作。比如，籌備重大會議活動、迎接重要檢查考核、組織重要品牌發(fā)布及組織重要文稿起草等。這些工作不是某一個部門、一個條線的工作，而是涉及各條線、各機構(gòu)，這類重點工作的協(xié)調(diào)必須實行項目化管理。項目化就是要對所有相關(guān)工作進行項目化科學管理，成立綜合協(xié)調(diào)領(lǐng)導小組，緊扣項目化的工作目標，整合全行的資源和力量，建立推進落實機制，定期進行跟蹤問效，促進高效高質(zhì)量完成的整套工作流程。

三、商業(yè)銀行辦公室綜合協(xié)調(diào)的工作要求

（一）符合規(guī)定。依法合規(guī)經(jīng)營是商業(yè)銀行高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在要求，也是切實有效防范各類金融風險的基本前提。一方面，要建立健全制度體系。規(guī)范管理要基于嚴格的制度體系和嚴謹?shù)牟僮髁鞒?，避免辦公管理的隨意性和無序性；另一方面，要創(chuàng)造性地執(zhí)行制度要求。商業(yè)銀行辦公室工作政策性和專業(yè)性非常強，因此對于常規(guī)工作要熟練掌握制度；對于非常規(guī)工作要加強研究并請示匯報，確保流程合規(guī)、決策科學。

（二）把握重點。辦公室綜合協(xié)調(diào)工作涉及內(nèi)容多、范圍廣，事務(wù)繁雜，因此需要分清主次、把握輕重，理清綜合協(xié)調(diào)工作的思路，突出價值貢獻，做到有條不紊、忙而不亂[3]。著名物理學家史蒂芬·柯維曾提出時間管理理論，即把工作按照重要程度和緊急程度劃分為四個“象限”，以分類優(yōu)先處理。從辦公室工作實際來看，第一象限是重要且緊急的事項，比如：年度工作計劃、工作要點、考核辦法，以及緊急的講話材料、匯報材料等；第二象限是重要但不緊急的事項，比如：辦公室年度重點工作、重大活動、保密委員會、黨委研究意識形態(tài)工作等“規(guī)定動作”；第三象限是緊急但不重要的事項，比如，臨時需要給部門報送一段材料、一批數(shù)據(jù)等；第四象限是不重要也不緊急的事項。這類工作可以按照最低優(yōu)先級去處理，做到不遺漏即可。

（三）注重細節(jié)。辦公室是各級機構(gòu)形象的窗口，在待人接物、會議活動策劃及執(zhí)行、信息溝通及關(guān)系協(xié)調(diào)等各方面的細節(jié)處理直接反映了服務(wù)質(zhì)量和工作水平，同時也體現(xiàn)了辦公室人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力。辦公管理制度多、要求細，辦公服務(wù)對接人員廣、評價細，能否做好細節(jié)工作，決定了辦公室工作的成敗。細微之處見真章，在日常協(xié)調(diào)工作中要善于考慮細節(jié)、分解細節(jié)、抓住細節(jié)，只有把日常小事做實、把平凡工作做細，才能更好地彰顯辦公室工作專業(yè)能力和工作價值。

（四）突出創(chuàng)新。辦公室面對復雜的新形勢、新任務(wù)，做好綜合協(xié)調(diào)工作，就是要緊扣各級行黨委要求，準確識變、科學應(yīng)變、主動求變，既要堅持原則、立足實際，又要靈活變通、勇于創(chuàng)新，還要防住風險、守好底線，在解決痛點難點問題中探索實踐、創(chuàng)新突破。要加強對互聯(lián)網(wǎng)先進技術(shù)、前沿技術(shù)的運用，不斷提升綜合協(xié)調(diào)的質(zhì)效。比如，企業(yè)OA、門戶、企業(yè)微信、內(nèi)部及時通信工具、移動辦公系統(tǒng)、無紙化會議系統(tǒng)等，都極大地提高了商業(yè)銀行內(nèi)部機構(gòu)間、部門間的綜合協(xié)調(diào)效率。要在堅持辦公管理數(shù)智化的基礎(chǔ)上，進一步強化管理協(xié)同，打通辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，完善系統(tǒng)功能、優(yōu)化操作體驗，全面提升工作效率。在大力探索前沿科技運用的同時，還要有效防范化解數(shù)字化條件下的各類風險，守好底線，促進傳統(tǒng)綜合協(xié)調(diào)工作的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型升級。

（五）團結(jié)協(xié)作。團結(jié)協(xié)作是一切事業(yè)成功的基礎(chǔ)，個體只有依靠團體力量，才能超越個人力量的局限，完成自身以及團隊的目標任務(wù)。團體也只有通過把個體凝聚在一起，才能形成無往不勝的力量。辦公室綜合協(xié)調(diào)工作的團結(jié)協(xié)作主要包括兩個方面：一方面，要明確分工、責任到人，這是綜合協(xié)調(diào)工作的基礎(chǔ)；另一方面，要善于補臺，特別是在大型會議、活動組織過程中，環(huán)節(jié)多、流程長、要求高，還有各種不確定性和難預料性，盡管事前都有詳細的工作方案，難免出現(xiàn)考慮不周或應(yīng)急突發(fā)情況，這就需要一個團隊、一個部門以及全部人員牢固樹立相互補臺的意識，主動擔當、向前一步，營造干事創(chuàng)業(yè)的團結(jié)氛圍，切實增強團隊凝聚力和戰(zhàn)斗力。

四、新形勢下進一步提升辦公室綜合協(xié)調(diào)工作需具備的能力

（一）提升政治能力。辦公室工作人員不但要有堅定的政治信仰、高度的政治覺悟，還必須鍛造過硬的政治能力。干好辦公室綜合協(xié)調(diào)工作，政治能力是首要的決定性因素。一是要深入學習黨的二十大精神，爭做新時代金融人。黨的二十大對金融工作提出了明確要求，指出要“深化金融體制改革，建設(shè)現(xiàn)代中央銀行制度，加強和完善現(xiàn)代金融監(jiān)管，強化金融穩(wěn)定保障體系，依法將各類金融活動全部納入監(jiān)管，守住不發(fā)生系統(tǒng)性風險底線”等，要全面梳理、準確理解與把握黨的二十大對金融工作提出的新理念、新任務(wù)和新目標，緊密聯(lián)系自身工作實際，創(chuàng)造性地落實各項重點任務(wù)；二是推動主題教育走深、走實。開展主題教育是當前和今后一個時期的一項重大政治任務(wù)，辦公室工作人員更要先學一步、深學一層，帶著囑托學、帶著感情學、帶著責任學，推動黨的創(chuàng)新理論真正入腦、入心、入行，不斷增強政治判斷力、政治領(lǐng)悟力和政治執(zhí)行力。

（二）提升專業(yè)能力。辦公室工作人員身處關(guān)鍵崗位、關(guān)鍵環(huán)節(jié)，專業(yè)能力直接關(guān)系綜合協(xié)調(diào)工作的質(zhì)量，要持續(xù)加強理論學習和實踐鍛煉，努力成為崗位工作的“專家”，熟悉各方面情況，掌握各方面知識，做到論思路能論出新意，談舉措能談到要點，講政策能講出門道，努力成為多面手[4]。隨著全面推進國有企業(yè)治理現(xiàn)代化進程的加快，對商業(yè)銀行的公司治理及內(nèi)部管理現(xiàn)代化提出了更高要求，掌握辦公室綜合辦公、文檔機要、督促檢查、信息調(diào)研、會務(wù)接待、品牌宣傳等專業(yè)能力，是做好綜合協(xié)調(diào)工作的基礎(chǔ)。要堅持把學習研究作為打造辦公室工作“專家”的有力舉措，把研究和解決重大現(xiàn)實問題作為學習的根本出發(fā)點，加強辦公室各項工作專題研究，以優(yōu)秀的經(jīng)驗做法帶領(lǐng)整個條線、延伸至各個崗位專業(yè)協(xié)調(diào)水平全面提升。要切實提升培訓管理的針對性和實效性。結(jié)合重點工作和基層實際情況，做好新上崗員工的培訓和考試，以辦公管理專業(yè)能力增強促進綜合協(xié)調(diào)水平的提升。

（三）提升溝通能力?？此坪唵?、隨意的一個溝通交流，實際上蘊含著大量、深層次的素養(yǎng)、知識、能力、態(tài)度等內(nèi)在因素，以及形象氣質(zhì)等外在因素，特別是在溝通交流的互動過程中，充分展現(xiàn)了個人的表達能力、傾聽能力、臨場應(yīng)變能力、邏輯思維能力、情緒控制能力等綜合素質(zhì)。辦公室綜合協(xié)調(diào)工作需要大量的溝通，包括與外部單位溝通、部門內(nèi)部溝通、相關(guān)部門間溝通及與基層溝通等。作為辦公室綜合協(xié)調(diào)人員，無論是上級決策部署、同級傳導溝通、基層推動執(zhí)行，都必須準確識別、精準傳達和有效落實。從實際情況看，提升溝通能力要把握好三個方面：一是要準確領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，這是溝通的前提和基礎(chǔ)；二是要精準表述溝通內(nèi)容，做好溝通準備、梳理溝通邏輯，很多無效溝通，并不是聽的人不理解、不認可，而是說的人沒講明白、沒說清楚，甚至造成誤會，引發(fā)矛盾；三是要提升溝通技巧，少站在自己立場講道理、提要求，多站在對方立場想辦法、謀思路?？傊蝿?wù)要完成，目標要實現(xiàn)，同事之間要和諧。

（四）閉環(huán)思維能力。從辦公管理的角度看，閉環(huán)思維就是事事有回應(yīng)、件件有著落、凡事有交代?！伴]環(huán)思維”不僅僅強調(diào)的是“責任心”，更強調(diào)的是“團隊的配合”，這也是激發(fā)團隊效能的重要推力。團隊整體效率很大程度上是由個體效率決定的。所有工作的“閉環(huán)”都是工作匯報，當領(lǐng)導主動詢問工作進展時，或是再次催問時，那么相關(guān)個體的工作協(xié)調(diào)就是“低效”或“無效”的。提升閉環(huán)思維能力要把握好兩個方面，一是常規(guī)工作、例行事項、操作權(quán)限事項，定期報告進展情況、存在的問題及改進建議，關(guān)鍵是讓領(lǐng)導做到心中有數(shù)；二是重點工作要加強工作計劃方案、存在的問題和困難以及取得的成效匯報，緊扣領(lǐng)導的最新要求，適時調(diào)整目標及策略，便于領(lǐng)導進一步理順工作關(guān)系，掌握決策信息依據(jù)，更好地謀劃和推動全局工作。

五、結(jié)語

協(xié)調(diào)是一項天天在做、誰都離不開但又非常難以講清楚、說明白的工作內(nèi)容?！豆芾韺W》中對管理的定義是計劃、組織、領(lǐng)導、協(xié)調(diào)、控制。所以，協(xié)調(diào)是管理的一部分，協(xié)調(diào)水平高不高，最直接的反映就是管理能力強不強。本文從商業(yè)銀行綜合協(xié)調(diào)工作出發(fā)，從辦公室綜合協(xié)調(diào)是什么、干什么、注意什么以及做好綜合協(xié)調(diào)需要提升什么等方面進行系統(tǒng)性探索，以期為現(xiàn)實工作提供可借鑒的指導。