OA辦公系統(tǒng)在石油化工企業(yè)公文管理中的應(yīng)用

文/中國(guó)石油遼陽石化分公司 徐得森

石化行業(yè)是我國(guó)的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)和重要支柱產(chǎn)業(yè)，產(chǎn)業(yè)關(guān)聯(lián)度高、產(chǎn)品覆蓋面廣，對(duì)穩(wěn)定經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)、改善人民生活、保障國(guó)防安全具有重要作用[1]。石油化工企業(yè)行政管理的科學(xué)性、高效性十分關(guān)鍵，而公文作為“以文輔政”的主要載體，在行政管理中有著核心地位，OA辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用對(duì)提升企業(yè)管理水平有著重要意義。

一、OA系統(tǒng)概述

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA）是將計(jì)算機(jī)、通信等現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用應(yīng)用到傳統(tǒng)辦公方式中，利用自動(dòng)化手段代替辦公人員的部分手動(dòng)或重復(fù)性業(yè)務(wù)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)辦公的高效化、準(zhǔn)時(shí)化、移動(dòng)化，從而提高政務(wù)運(yùn)行效率，提升企業(yè)管理水平和生產(chǎn)效益[2]。本公司自2004年起使用中石油OA辦公系統(tǒng)，在多年的運(yùn)行中積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

二、OA系統(tǒng)在公文管理中的主要應(yīng)用

（一）發(fā)文管理。公司的發(fā)文文種主要有決定、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、紀(jì)要等，各文種從發(fā)起、流轉(zhuǎn)到發(fā)送等各個(gè)環(huán)節(jié)均能夠在OA系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，完全實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的無紙化。基本流程為：由公司二級(jí)單位文書進(jìn)行擬稿，二級(jí)單位負(fù)責(zé)人對(duì)文件審核后，由文書呈送公司辦公室發(fā)文秘書核稿。如需會(huì)簽，可在核稿后直接選擇部門進(jìn)行并行或串行會(huì)簽。辦公室將文件呈送至辦公室主任審核后，由公司領(lǐng)導(dǎo)線上簽發(fā)，并送回辦公室加蓋電子印章，選擇發(fā)送份數(shù)及發(fā)送范圍后進(jìn)行發(fā)送，隨即進(jìn)入收文和歸檔流程。在文件發(fā)送前，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，均可以返回修改，且每個(gè)修改人均可以在文件上留下電子痕跡，能夠清晰快速地查找，這些都是傳統(tǒng)發(fā)文方式不具備的。

（二）收文管理。公司收文范圍主要包括中石油集團(tuán)公司來文、地方政府來文、外單位來文和公司內(nèi)部形成的文件等。基本流程為：由公司收文秘書從集團(tuán)辦公專網(wǎng)、政府公文傳輸系統(tǒng)或其他途徑接收非涉密文件，上傳至OA系統(tǒng)，公司辦公室主任擬辦后呈送至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，收文秘書按照批示意見將文件轉(zhuǎn)至二級(jí)單位；二級(jí)單位文書再按照部門領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)至具體承辦人，閱辦完成后再回到公司辦公室進(jìn)行歸檔，形成閉環(huán)。OA系統(tǒng)的主要優(yōu)勢(shì)在于可同時(shí)給多人發(fā)送傳閱件、多人同時(shí)閱辦，還可以統(tǒng)一看到所有的辦理結(jié)果，而傳統(tǒng)收文方式只能按順序依次閱辦，相比之下，OA系統(tǒng)節(jié)省了大量時(shí)間，大大提高了公文流轉(zhuǎn)效率。

（三）督辦管理。公司的督辦職能可以通過OA系統(tǒng)以“督辦通知單”的形式完成。主要流程為：公司辦公室督辦人員在OA系統(tǒng)中發(fā)起“督辦通知單”，寫明需要督辦的事項(xiàng)，經(jīng)辦公室主任審核后，在OA系統(tǒng)中分轉(zhuǎn)承辦部門，各部門在期限范圍內(nèi)寫明辦理結(jié)果，督辦人員審核后呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，若同意，則在線上簽署電子簽名，若有批示意見，則可再次轉(zhuǎn)到承辦部門進(jìn)一步落實(shí)。OA系統(tǒng)代替了電話督辦、發(fā)函督辦、約談督辦等傳統(tǒng)督辦方式，方便快捷，有據(jù)可查，為企業(yè)督辦管理提供了新思路。

（四）公文歸檔。利用OA系統(tǒng)可以代替公文的手動(dòng)歸檔工作，可以節(jié)省大量人力物力。公文歸檔有自動(dòng)和手動(dòng)兩種方式，自動(dòng)歸檔是在收文時(shí)將“自動(dòng)歸檔”選項(xiàng)選為“是”，文件辦結(jié)后就會(huì)自動(dòng)歸檔到檔案系統(tǒng)中。手動(dòng)歸檔是每年6月底前，公司對(duì)過去一年尚未歸檔的公文集中統(tǒng)一歸檔，在OA系統(tǒng)中選擇要?dú)w檔的文件，點(diǎn)擊歸檔按鈕，系統(tǒng)會(huì)將請(qǐng)求提交給檔案系統(tǒng)，隨后在檔案系統(tǒng)中執(zhí)行完善著錄項(xiàng)、生成檔號(hào)、拆裝盒、打印等操作，直至歸檔移交，該過程可以實(shí)現(xiàn)批量導(dǎo)入。歸檔后的公文可以在OA系統(tǒng)中查詢歸檔記錄。

三、提升公文管理質(zhì)效的方法

（一）強(qiáng)化制度保障。在依法合規(guī)治企的大背景下，制度是一切工作的前提，要堅(jiān)持在公文管理制度建設(shè)上狠下功夫，做好公文管理頂層設(shè)計(jì)。要以“簡(jiǎn)化冗余環(huán)節(jié)、強(qiáng)化關(guān)鍵環(huán)節(jié)、細(xì)化復(fù)雜環(huán)節(jié)”的方針，完善領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)制度、工作運(yùn)行制度、責(zé)任追究制度。針對(duì)OA辦公條件下公文處理工作在組織管理、流轉(zhuǎn)過程、考核問責(zé)等方面的新變化，公司制定了《公文處理實(shí)施細(xì)則》《文書檔案管理辦法》等管理制度，同時(shí)，針對(duì)每個(gè)工作場(chǎng)景繪制標(biāo)準(zhǔn)化工作流程圖，清晰直觀，一目了然，并將制度、流程等印發(fā)給各單位，使公文管理工作逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、便捷化。

（二）發(fā)揮文書的中心作用。在發(fā)文、收文、督辦、歸檔等各環(huán)節(jié)中，都需要文書進(jìn)行文件傳遞、承上啟下、溝通協(xié)調(diào)、查漏補(bǔ)缺，文書是橋梁紐帶，是公文高效流轉(zhuǎn)的潤(rùn)滑劑。各級(jí)單位文書應(yīng)指定專人擔(dān)任，誰主管、誰負(fù)責(zé)，加強(qiáng)操作及業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)，增強(qiáng)工作技能和責(zé)任意識(shí)。公司級(jí)文書業(yè)務(wù)可以嘗試與行政總值班業(yè)務(wù)相結(jié)合，由總值班秘書擔(dān)任，利用總值班室與公司領(lǐng)導(dǎo)以及各二級(jí)單位聯(lián)系緊密的特點(diǎn)，進(jìn)一步提高公文運(yùn)作效率。同時(shí)，行政總值班秘書還可將公文處理與各項(xiàng)行政業(yè)務(wù)緊密銜接，建立公文政務(wù)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，最大限度地拓展和發(fā)揮公文辦理“以文輔政”的功能。

（三）加強(qiáng)文書隊(duì)伍建設(shè)。做好公文辦理工作需要全公司文書的緊密協(xié)作、通力配合，這需要打造一支政治水平過硬、業(yè)務(wù)素質(zhì)高超的文書隊(duì)伍。要在公司內(nèi)部選拔公文專業(yè)培訓(xùn)師，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和研討交流，建立“公文管理工作交流群”，匯總、歸類、分享常見的錯(cuò)誤案例。定期舉辦公文評(píng)比和技能競(jìng)賽，將公文管理題目納入每季度的辦公室系統(tǒng)考試。建立“輪崗輪訓(xùn)”制度，保證公司各級(jí)辦公室人員都能夠勝任公文辦理工作，專職文書出差或外出培訓(xùn)期間，其他相關(guān)崗位人員均能及時(shí)補(bǔ)位，時(shí)刻保證“崗位不缺員、業(yè)務(wù)不斷檔、工作不脫節(jié)”。

（四）做好催辦和督辦。要將公文處理納入公司政務(wù)管理體系，突出運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)效管控，建立“一般公文定時(shí)催辦、重要公文重點(diǎn)催辦、緊急公文跟蹤催辦”的管理制度。文書是文件的第一責(zé)任人，要增強(qiáng)對(duì)公司業(yè)務(wù)的熟悉程度，處理文件要分清輕重緩急，還要有清晰的判斷能力。緊急文件應(yīng)立刻導(dǎo)入系統(tǒng)，并及時(shí)提醒擬辦人和批辦人批轉(zhuǎn)，領(lǐng)導(dǎo)因特殊情況無法及時(shí)批閱的，應(yīng)判斷業(yè)務(wù)歸屬，提前在線下轉(zhuǎn)部門辦理，待領(lǐng)導(dǎo)批閱后立即傳達(dá)批示精神，保證文件精神及時(shí)傳達(dá)落實(shí)。建立重點(diǎn)文件督辦登記簿，時(shí)刻關(guān)注流轉(zhuǎn)進(jìn)度，在文件辦理過程中，要結(jié)合辦理時(shí)限適時(shí)督辦，避免在一個(gè)環(huán)節(jié)停留時(shí)間過長(zhǎng)。一般情況下，公司領(lǐng)導(dǎo)簽批公文時(shí)限為1個(gè)工作日，二級(jí)單位負(fù)責(zé)人簽批公文時(shí)限為2個(gè)工作日，二級(jí)單位從文件接收到辦結(jié)不得超過5個(gè)工作日。

（五）做好公文審核，嚴(yán)把入口關(guān)。嚴(yán)格的公文審核是文件制發(fā)規(guī)范性、準(zhǔn)確性的重要保證。要牢固樹立質(zhì)量意識(shí)，堅(jiān)持做到“三看”，即“初審一看，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后二看，套頭蓋章三看”，認(rèn)真對(duì)文稿進(jìn)行全方位、全要素的多輪審核。公文審核的重點(diǎn)是，內(nèi)容是否符合黨的路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)；行文理由和依據(jù)是否充分，行文級(jí)別和文種是否正確；涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見；政策措施和辦法是否切實(shí)可行；格式是否規(guī)范等[3]。涉及專業(yè)范疇的公文，核稿文書應(yīng)與專業(yè)部門的擬稿人共同審閱，做到專業(yè)性和規(guī)范性相統(tǒng)一。樹立精品意識(shí)，倡導(dǎo)“短、實(shí)、新”的文風(fēng)，嚴(yán)格控制公文篇幅，使公文結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、層次分明、表述準(zhǔn)確、文字精練。

（六）做好保密工作。保密工作應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、各司其職的體制，遵循黨管保密、依法治密、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、綜合防范、分級(jí)管理、分類施策的原則，要實(shí)行保密工作責(zé)任制，制定秘密分級(jí)保護(hù)目錄，確定保密要害及重點(diǎn)部門部位，指定定密責(zé)任人[4]。在發(fā)文前，要做好文件的定密工作，收文時(shí)，首先應(yīng)看清文件密級(jí)，涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和內(nèi)部工作秘密的不能通過OA系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)途徑傳播，只能通過紙質(zhì)文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)，文件辦理過程中應(yīng)保守秘密。

（七）做好技術(shù)支持工作。OA系統(tǒng)相比于傳統(tǒng)辦公方式有著技術(shù)專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，而使用人員的信息技術(shù)水平參差不齊，故應(yīng)指定特定的管理部門，由專人負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的運(yùn)維工作，及時(shí)處理文件流轉(zhuǎn)過程中的技術(shù)問題，避免由于系統(tǒng)原因造成流程阻塞，同時(shí)對(duì)服務(wù)器及軟件進(jìn)行定期升級(jí)，保證系統(tǒng)的持續(xù)流暢運(yùn)行。

（八）建立健全考核機(jī)制。實(shí)行公文責(zé)任追究制，將公文質(zhì)量、辦文效率等列入績(jī)效考核機(jī)制，作為衡量工作實(shí)績(jī)的重要依據(jù)，做到“人人肩上有責(zé)任，事事結(jié)果有考核”。不斷細(xì)化和完善公司公文管理工作考核細(xì)則，制定具體的考核項(xiàng)目、考核行為準(zhǔn)則，公司辦公室在每月月底檢查二級(jí)單位本月公文格式和運(yùn)轉(zhuǎn)流程出現(xiàn)錯(cuò)誤、公文辦理超時(shí)限、督辦事項(xiàng)落實(shí)不及時(shí)等問題，按照考核細(xì)則進(jìn)行考核，并召開專題會(huì)議進(jìn)行通報(bào)，次月月底再反饋整改落實(shí)情況，在不斷地考核整改中促進(jìn)公文管理水平的進(jìn)一步提升。

四、OA系統(tǒng)存在的問題

（一）功能相對(duì)落后。公司現(xiàn)有的OA系統(tǒng)開發(fā)時(shí)間較早，功能落后，有很多待完善之處。一是安裝復(fù)雜、兼容性差，用戶需按照順序安裝7類客戶端控件和工具，往往需要專門的技術(shù)人員進(jìn)行安裝?？蛻舳藬U(kuò)展包容易加載出錯(cuò)，導(dǎo)致正文無法操作，客戶端對(duì)操作系統(tǒng)、瀏覽器以及Office軟件版本要求苛刻。二是查詢文件方式單一，無法查詢文件正文和附件中的關(guān)鍵字。三是部分操作不夠人性化，可視化程度不高，操作較復(fù)雜等。

（二）移動(dòng)辦公平臺(tái)不夠完善。公司OA系統(tǒng)雖已通過中國(guó)石油移動(dòng)應(yīng)用平臺(tái)實(shí)現(xiàn)移動(dòng)化，具備公文查看、批轉(zhuǎn)等基本功能，但無法實(shí)現(xiàn)公文查詢、蓋章等功能，且偶爾會(huì)出現(xiàn)丟文現(xiàn)象，影響工作的正常開展。

（三）系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立?，F(xiàn)有的OA辦公系統(tǒng)功能相對(duì)單一，只能實(shí)現(xiàn)公文管理和督辦管理功能，孤立地完成本系統(tǒng)的工作，無法與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)協(xié)同聯(lián)動(dòng)，導(dǎo)致工作效率相對(duì)低下。

（四）保密等級(jí)較低?，F(xiàn)有的OA系統(tǒng)只支持非涉密文件的流轉(zhuǎn)，涉及公司內(nèi)部工作秘密、商業(yè)秘密以及國(guó)家秘密的文件均只可通過紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)，在文件存放與流轉(zhuǎn)過程中存在較高的泄密風(fēng)險(xiǎn)，運(yùn)行也較為煩瑣。

五、OA系統(tǒng)的優(yōu)化改進(jìn)方法

（一）優(yōu)化OA系統(tǒng)功能。集團(tuán)公司后續(xù)的OA2.0系統(tǒng)針對(duì)1.0系統(tǒng)的缺點(diǎn)進(jìn)行了優(yōu)化。一是實(shí)現(xiàn)一鍵安裝，不再需要客戶端擴(kuò)展包，具備更優(yōu)的兼容性和穩(wěn)定性。二是豐富查詢功能，新增全文檢索功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)公文正文及正文附件內(nèi)容的一鍵式快速檢索。三是優(yōu)化功能細(xì)節(jié)，增加流程跟蹤圖，直觀顯示走過哪里、正在哪里、還能去向哪里，實(shí)現(xiàn)流程跟蹤的可視化；公章排版可以通過輸入頁數(shù)直接將印章和版記調(diào)整到指定頁；增加辦文時(shí)限控制及到期提醒、傳閱反饋、批量導(dǎo)入文件等功能。

（二）完善移動(dòng)辦公平臺(tái)。OA2.0系統(tǒng)完善了移動(dòng)辦公平臺(tái)，可以消除丟文漏洞，同時(shí)增加了公文查詢等功能，還可以探索加入移動(dòng)端的蓋章功能，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地全流程流轉(zhuǎn)文件，不再受時(shí)間空間的限制。未來還可以考慮將會(huì)議材料直接通過移動(dòng)平臺(tái)推送到手機(jī)或平板電腦上，不再印發(fā)紙質(zhì)材料，進(jìn)一步提升無紙化辦公水平。

（三）實(shí)現(xiàn)辦公平臺(tái)的集成化一體化。集成化一體化是辦公平臺(tái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，集團(tuán)公司以現(xiàn)有的OA系統(tǒng)為基礎(chǔ)，圍繞“業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)、集成共享、智能提升、決策支持”的建設(shè)思路，開發(fā)了“綜合辦公管理平臺(tái)”，將公文管理、督察督辦、檔案管理、會(huì)議管理、值班管理、公章管理等模塊集成聯(lián)動(dòng)在一個(gè)平臺(tái)。相較于傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)，綜合辦公管理平臺(tái)具備很多優(yōu)勢(shì)：一是公文管理等功能更加完善，綜合辦公管理平臺(tái)可以自動(dòng)同步辦公專網(wǎng)中的非涉密文件，直接進(jìn)入公文管理模塊中流轉(zhuǎn)，不再需要文書手動(dòng)導(dǎo)入。二是各業(yè)務(wù)間的協(xié)同更加高效，督查督辦模塊可以打通與公文管理、會(huì)議管理模塊的數(shù)據(jù)聯(lián)系，直接引用公文、會(huì)議紀(jì)要作為督辦依據(jù)。三是可實(shí)現(xiàn)應(yīng)用擴(kuò)展，綜合辦公管理平臺(tái)具備可視化的業(yè)務(wù)應(yīng)用定制開發(fā)能力，進(jìn)一步豐富數(shù)字協(xié)同辦公場(chǎng)景。

（四）提升OA系統(tǒng)保密等級(jí)。隨著保密手段和信息技術(shù)水平的提高，可以研究提升OA系統(tǒng)的保密等級(jí)。集團(tuán)公司綜合辦公管理平臺(tái)已在推進(jìn)適配普通商密類型文件，未來可以嘗試將更多的涉密文件在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，可進(jìn)一步提高公文運(yùn)行效率。

六、結(jié)語

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用提高了公文辦理質(zhì)效，通過與其他辦公模塊的協(xié)同聯(lián)動(dòng)，使行政管理各項(xiàng)職能得到高效運(yùn)轉(zhuǎn)，形成了多方位、多功能、全聚合的行政管理生態(tài)圈，為企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和高質(zhì)量發(fā)展注入了蓬勃?jiǎng)恿Α?/p>