財務共享在中職學校的應用

何 英

（作者單位：桂林技師學院）

財務共享是一種先進的財務管理方式，在我國許多集團企業(yè)中取得了很好的應用效果，中職學?？梢詫W習借鑒這種模式提高自身財務管理水平。

一、財務共享應用的優(yōu)點

（一）提高辦事效率

通過對財務共享系統(tǒng)中各種業(yè)務模塊內容的梳理，制定標準的操作流程，實現(xiàn)業(yè)務處理的高效化、信息化、智能化，能夠有效實現(xiàn)業(yè)務與財務的融合，形成良好的信息共享局面[1]。

（二）提升財務管理水平

從預算管理入手，嚴格事前、事中、事后對預算管理的監(jiān)管，能夠助力單位降低運營成本，提升社會價值與內部控制制度管控效果，提高財務的服務和管理水平。

二、財務共享在中職學校應用的機會

（一）國家出臺推進會計體系建設的文件提供政策依據(jù)

最早提出構建會計信息化目標是在20 世紀90 年代末，經(jīng)過二十多年的建設，中國經(jīng)濟的高速發(fā)展對會計職能要求更高，不僅僅是簡單的核算而是要提升為有效的管理。會計應該從普遍傳統(tǒng)的基礎核算記賬型演變?yōu)槟苓M行分析的高端管理型，而財務共享能通過合理的信息化系統(tǒng)構建，有效地完成業(yè)務和財務的有機融合，使管理會計在學校業(yè)務活動中發(fā)揮重要作用。

（二）預算管理一體化系統(tǒng)的使用提供系統(tǒng)基礎

一體化系統(tǒng)已經(jīng)運行幾年，陸續(xù)開通了預算管理、會計核算等模塊，其中會計核算功能在支付資金后，系統(tǒng)會自動生成支付單據(jù)和相應業(yè)務的會計憑證，但由于中職學校有很多需要向上級申請的專項資金，而在系統(tǒng)中設置專項資金項目存在缺陷，需要會計人員根據(jù)單位實際下達資金類別，重新修改后才能生成正確的會計憑證，類似這種問題會隨著不斷地改進優(yōu)化而與實際工作磨合得更好。

（三）財務共享平臺成功上線運行提供實踐基礎

江蘇省無錫市行政事業(yè)單位財務共享平臺試運行開通人員經(jīng)費支出等3 個模塊，試點單位包括學校，平臺運行2 年多存在與實際工作聯(lián)系不合理的各種問題，如系統(tǒng)流程不科學、查詢支付信息流程煩瑣等，各單位試運行過程中反饋的問題會通過后臺進行改良，他們的實際操作經(jīng)驗能為今后行政事業(yè)單位交流學習提供借鑒。

三、中職學校應用財務共享面臨的突出困難

（一）使用的信息化平臺系統(tǒng)分散、數(shù)據(jù)不能共享、功能不全

經(jīng)過國家對職業(yè)教育普及的資金支持，中職學校在國家的改革發(fā)展中逐漸規(guī)范自身的管理，根據(jù)要求已使用線上平臺系統(tǒng)，涉及預算管理、政府采購、資產(chǎn)管理、收費管理、學籍管理、納稅申報，各個模塊數(shù)據(jù)比較獨立，且都在不斷地進行系統(tǒng)優(yōu)化[2]?，F(xiàn)階段預算管理一體化平臺系統(tǒng)已實現(xiàn)和政采云平臺、非稅收入收繳管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，但是某些學校部門預算中在財政局非稅相應科室的政府采購項目資金不能在國庫集中支付模塊中支付，需要提供紙質付款材料到相應科室現(xiàn)場請專管員審核，付款效率低；有的業(yè)務在系統(tǒng)中操作流程設計和實際工作脫節(jié)，如預算管理一體化系統(tǒng)中的工資模塊，當月人員調整全年保險基數(shù)需要補扣差額，補扣金額超過應發(fā)工資數(shù)產(chǎn)生負數(shù)不允許在系統(tǒng)里操作，要幾個月才能補扣完，時間長容易出錯而且增加了工作量。

（二）財務管理方式落后、效率低

中職學校財務管理從制度制定到完善，經(jīng)過多年的梳理，業(yè)務流程有一定程度的規(guī)范，但形式上還處于效率低下的狀態(tài)。以日常報賬為例，很多中職學校還是采用審核紙質業(yè)務單據(jù)的方式，報賬經(jīng)辦人對財務報賬制度不熟悉，報賬過程中經(jīng)常詢問出差補助如何計算、報賬單據(jù)是否符合制度規(guī)定等問題，若單據(jù)填寫錯誤還要重新走一遍簽字流程；報賬過程中經(jīng)辦人來回浪費時間后容易形成惡性循環(huán)，在部門間造成不好的影響，也不利于其他財務工作的進行。

有些學校內部平臺信息系統(tǒng)沒有配套的收費模塊，不能與學籍系統(tǒng)進行對接，財政系統(tǒng)也不能和學校內部信息平臺端口數(shù)據(jù)對接，收費的狀態(tài)仍需要財務收費管理人員通過審核班主任做的交費表格，數(shù)據(jù)正確導入財政非稅票據(jù)電子化管理系統(tǒng)生成繳款碼后，統(tǒng)一發(fā)給班主任讓學生通過掃碼繳清費用。

（三）單位人員對信息化系統(tǒng)使用意識不強、配合度低

學校業(yè)務科室的經(jīng)辦人在業(yè)務系統(tǒng)線上操作時沒有積極處理業(yè)務流程的態(tài)度，某些采購項目的推進都是在財務人員的一再催促下才陸續(xù)開展的。比如，在政采云平臺對政府采購項目從計劃申報、采購實施、成交、簽訂合同、履約驗收，有一整套完整流程需要在系統(tǒng)進行操作，經(jīng)辦人不認真填寫重新操作的情況會認為這個系統(tǒng)太復雜，不理解每個操作步驟反映出每個業(yè)務流程關鍵點的必要性，如發(fā)票和驗收單是證明可以實施付款流程的必要憑證，在線上完成發(fā)布公告后才能履行報賬手續(xù)。

（四）沒有穩(wěn)定的信息后臺作為支撐

信息化操作對服務器的穩(wěn)定性依賴很大，操作過程中不停地斷線、信號不穩(wěn)定會造成數(shù)據(jù)傳遞不成功或業(yè)務操作失敗，浪費很多時間[3]。比如，行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)在上線操作人數(shù)多時，會出現(xiàn)系統(tǒng)卡頓甚至登錄不了的情況，要么錄入卡片生成時等待時間過長，要么生成不了。財政非稅票據(jù)電子化管理系統(tǒng)學生掃碼繳費高峰期不能正常進入繳款界面，需要聯(lián)系財政系統(tǒng)管理員進行服務器重新啟動后才能繳款成功。

（五）財務人員管理意識薄弱

財務共享實施的目標是讓財務人員從重復煩瑣的憑證錄入和頻繁的審核工作中解脫出來，從財務共享系統(tǒng)的分析數(shù)據(jù)中獲取更多單位業(yè)務處理過程中的重要信息，為領導決策提供可靠依據(jù)。中職學校很多財務機構職能仍處于基礎的核算功能，由于信息化程度不高，財務人員日常疲于處理會計憑證錄入、報賬審核、各種款項支付等基礎性業(yè)務，有時還要配合上級的檢查[4]。而預算管理一體化平臺正式運行模塊較多，每個模塊都有不同的操作界面，需要財務人員有足夠的時間和耐心認真反復地試用，并逐步熟悉操作技巧。

（六）內部控制實施問題多

中職學校在內部控制方面經(jīng)過幾年的實施有所改進，但預算、資產(chǎn)管理等工作還是存在各種問題。中職學校在資產(chǎn)管理方面存在賬實不符的各種情況，資產(chǎn)管理流程不規(guī)范，沒有形成動態(tài)的管理。比如，中職學校各類固定資產(chǎn)和工具沒有落實具體使用責任人，容易造成資產(chǎn)流失；資產(chǎn)條碼沒有粘貼盤點，不清楚是固定資產(chǎn)還是流動資產(chǎn)；資產(chǎn)調撥、報廢程序隨意性大，不注重日常維護；庫存物品在倉庫里擺放混亂，雖然有入出庫手續(xù)，但倉庫仍存放著幾年前購買的存貨，而財務賬上已經(jīng)沒有任何數(shù)據(jù)，實物和賬務嚴重不符。

另外，預算沒有做到有效的控制，預算編制前沒有結合學校發(fā)展目標和實際情況，編制一般都參照往年數(shù)據(jù)，調整方法不科學，全員參與度不高，由于資產(chǎn)缺乏清查盤點，所以不清楚存量，不能以準確的存量來確定增加的預算，在不了解實際資產(chǎn)的情況下可能盲目地增加預算購置。預算執(zhí)行和監(jiān)督不到位，比如，有的項目資金做了預算但實際采購過程中沒有按合同實施，造成預算資金在規(guī)定時間沒有編制用款計劃，這筆預算就不能在當年使用。各部門預算執(zhí)行過程中速度緩慢，執(zhí)行后沒有分析執(zhí)行過程的問題并提出改進方法，沒有設定細化量化的績效評價指標。

四、中職學校應用財務共享的合理化建議

（一）規(guī)范使用現(xiàn)有的信息平臺，為財務共享作好準備

學校要立足現(xiàn)有業(yè)務線上操作平臺，在不斷使用中熟悉和規(guī)范操作，并降低錯誤率，為下一步數(shù)據(jù)對接做好各種準備。比如，在政采云平臺上進行采購計劃申報時，準確勾選使用相應部門預算資金，根據(jù)采購項目類別、金額選擇合適的采購方式，計劃備案后及時完成采購流程并驗收，避免因人為因素選錯預算部門或者金額、采購方式填寫錯誤帶來計劃申報批復操作的反復性。通過不同單位試用，財政部門會和模塊建設單位推進完成一體化平臺數(shù)據(jù)與各中職學校平臺的業(yè)務數(shù)據(jù)對接。

（二）開展相應的學習培訓，提高對財務共享必然性的認識

業(yè)務流程的順利進行是財務共享的前提，在信息化發(fā)展迅速的當代社會，財務共享是大勢所趨。由學校財務部門牽頭針對財務共享的理念、優(yōu)點等在校內廣泛宣傳，讓全員認識到開展這項工作有利于學校的建設，定期組織開展各項財務業(yè)務的培訓學習，讓大家了解新的政策文件、業(yè)務操作流程，并將更新的培訓內容在學校信息平臺上傳，便于大家查閱。同時，財務人員要熟悉財政陸續(xù)開通使用的各個模塊流程，模塊上線時，開展培訓，指導大家都學會基本的操作。

（三）從制度執(zhí)行上加強內部控制的實施

內部控制中預算管理是財務共享系統(tǒng)里很重要的模塊，預算編制必須以學校的實際情況和長遠目標作為基礎，編制預算前要落實學校每個部門的責任，如教務科根據(jù)每年學生人數(shù)預計上繳住宿費、實習材料費等，學校培訓科預測培訓業(yè)務等上繳收入；還要根據(jù)各自負責的業(yè)務準確預測開支，如人員經(jīng)費支出由辦公室根據(jù)預計編制人數(shù)測算、學生定額支出由學生科根據(jù)預計學生人數(shù)計算、各種項目資金采購根據(jù)學校各系在原有資產(chǎn)存量基礎上對專業(yè)提升需要補充、工程建設支出由總務科根據(jù)學院實際發(fā)展情況填報。財務部門在每個部門提交預算后審核每筆開支的可行性，防止有的部門預算開支過多擠占其他部門的業(yè)務支出，匯總后的預算方案要經(jīng)過學校決策通過；選擇科學的編制方法，在預算執(zhí)行上督促各部門在規(guī)定時間內編制好每月用款計劃并按填報的用途使用資金；在預算績效考核上注重各項指標的量化，確保每個部門、每個項目在方案中都能得到準確的評價，進而分析執(zhí)行結果的缺陷，提出改進措施。

資產(chǎn)管理也是內部控制的重要部分，逐步規(guī)范資產(chǎn)管理流程，對資產(chǎn)臺賬形成動態(tài)的管理，重視資產(chǎn)的實物管理和盤點，利用資產(chǎn)管理信息模塊明確落實使用人，做好資產(chǎn)卡片登記，以便進行資產(chǎn)領用和盤點，資產(chǎn)使用、處置按有關規(guī)定辦理；大力宣傳資產(chǎn)管理的重要性，讓每個人都使用好學校的每一項資產(chǎn)，使資產(chǎn)管理水平持續(xù)提升。

（四）不斷提高財務管理水平

財務人員應緊跟時代變化，學習管理會計、稅收法律法規(guī)相關知識。財務共享實現(xiàn)后，學校的日常財務工作效率會大大提高，會有更多的時間熟悉其他各項業(yè)務并進行財務管理的研究。有的學校一些業(yè)務需要進行納稅申報，學校一般都是小規(guī)模納稅人，財務人員要充分熟悉并利用好稅收減免優(yōu)惠政策，根據(jù)業(yè)務開展情況把握好稅收減免額，為學校節(jié)約預算開支。

（五）加強單位自身信息平臺的建設

很多中職學校使用的智慧校園平臺功能還只是以教學為主，學校應根據(jù)實際情況和未來的發(fā)展，加快開發(fā)建設收費系統(tǒng)管理，創(chuàng)建宿舍住宿系統(tǒng)改進學生宿舍管理。每學期開學時，要把學籍系統(tǒng)和收費系統(tǒng)、住宿系統(tǒng)自動根據(jù)學生學號等進行數(shù)據(jù)的有效對接，生成每學期各專業(yè)學生對應的實習材料費、住宿費收費標準，然后學校的數(shù)據(jù)端再和財政非稅收入收繳管理系統(tǒng)對接生成每個學生繳費的繳款碼，學生登錄學校智慧校園系統(tǒng)進入繳費頁面繳費成功后，電子票據(jù)自動推送到學生的手機或郵箱。

（六）加強和財政部門的溝通，譜寫會計改革新篇章

財務共享各種模塊的上線需要一個試運行過程，中途出現(xiàn)問題時，要能保證有專業(yè)的技術人員解決，平臺需要優(yōu)化和改進的地方很多[5]。有的模塊功能還不全面，政采云平臺里的小額定點工程下單成交后，必須提供訂單項目編號，通過后臺運維人員手動生成。財政部門應研究在預算一體化系統(tǒng)中如何有步驟、有效地引進電子影像系統(tǒng)，統(tǒng)一財政各部門審核預算資金使用關鍵指標控制點、流程和標準，盡量使用無紙化方式提高預算執(zhí)行資金支付效率。財政部門可以和稅務部門溝通涉及納稅申報的業(yè)務，通過技術手段實現(xiàn)兩個不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，在納稅系統(tǒng)正常申報后直接在國庫支付系統(tǒng)里自動體現(xiàn)該筆預算的支出并自動生成會計憑證。

學校要經(jīng)常和財政部門溝通，提出系統(tǒng)改進的建議，財政部門應有計劃、有步驟地加快財務共享的智能化設計，真正做到科學地簡化流程，應盡快創(chuàng)建既安全又穩(wěn)定的服務器作為財務共享系統(tǒng)的支撐，即使登錄人數(shù)多依然不會影響系統(tǒng)各項功能的正常使用，具體表現(xiàn)為財政票據(jù)電子系統(tǒng)在學生繳費高峰時通暢、資產(chǎn)管理系統(tǒng)錄入卡片時保存速度快、支付系統(tǒng)付款后生成憑證的效率高。

五、結語

國家正大力開展會計改革，財務共享一定會隨著系統(tǒng)的開發(fā)和完善，從會計核算為主的初級階段，最終實現(xiàn)更高的管理型目標。中職學校作為社會構成中的一個單元，有必要針對實際工作中發(fā)現(xiàn)的各種困難，做好基礎工作并積極地尋找方法逐步提升自我管理水平，讓自己融入改革的大潮，為國家會計事業(yè)的發(fā)展作出應有的貢獻。