RPA技術(shù)在企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心中的應(yīng)用研究

汪琳

中國南方航空股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“南航”）是中國運(yùn)輸飛機(jī)最多、航線網(wǎng)絡(luò)最發(fā)達(dá)、年客運(yùn)量最大的航空公司。本文選擇南航作為研究對(duì)象不僅僅是因?yàn)槟虾降囊?guī)模大、資金雄厚，更是因?yàn)樗茉缇头e極響應(yīng)了國家關(guān)于國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求，對(duì)企業(yè)進(jìn)行全面的數(shù)字化改造，并應(yīng)用新技術(shù)重新構(gòu)建了自己的業(yè)務(wù)流程，從而煥發(fā)出了新的生機(jī)。但南航業(yè)務(wù)流程有待改進(jìn)，企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心還需要進(jìn)一步的優(yōu)化提升，因此，本文針對(duì)南航內(nèi)部仍有待改進(jìn)的問題進(jìn)行了分析。

在當(dāng)今時(shí)代，越來越多的企業(yè)為了適應(yīng)科技的飛速進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，開始通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型來提高工作效率，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，而企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要以財(cái)務(wù)共享中心為依托。財(cái)務(wù)共享中心能夠?yàn)槠髽I(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)，在一定程度上提高企業(yè)工作效率。

RPA是一種機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)，在人工智能的運(yùn)用基礎(chǔ)上對(duì)人類行為進(jìn)行模擬，進(jìn)而完成高效率的作業(yè)，多用于勞動(dòng)密集且重復(fù)性高的工作。從上個(gè)世紀(jì)九十年代末以來，RPA技術(shù)不斷發(fā)展并得到了廣泛的應(yīng)用，近十年來其運(yùn)用頻率更是出現(xiàn)了井噴式的增長。如今，RPA技術(shù)被運(yùn)用在各行各業(yè)，財(cái)會(huì)行業(yè)也不例外。

將RPA技術(shù)運(yùn)用于企業(yè)財(cái)務(wù)改革，能夠提供較大的幫助，因此RPA財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)被很多企業(yè)納入了規(guī)劃之中。本文選取南航作為研究對(duì)象，對(duì)其基于RPA技術(shù)的財(cái)務(wù)共享中心這一新型財(cái)務(wù)管理模式投入使用后所帶來的變革進(jìn)行分析研究。

一、RPA概述

（一）RPA技術(shù)簡(jiǎn)介

RPA技術(shù)是指通過使用用戶界面層中的技術(shù)，執(zhí)行基于一定規(guī)則的可重復(fù)任務(wù)的軟件解決方案，是數(shù)字化的支持性智能軟件，也被稱為數(shù)字化勞動(dòng)力（Digital Labor）。自RPA技術(shù)概念被提出以來，RPA技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用就受到了全球的廣泛關(guān)注，多被用于重復(fù)性高、勞動(dòng)量大的工作，投入一些需要人腦進(jìn)行發(fā)散思維的工作，以此解放人力，提高工作效率，節(jié)約成本。

就財(cái)稅方面的運(yùn)用來說，四大國際會(huì)計(jì)師事務(wù)所之一的德勤公司率先發(fā)現(xiàn)了RPA技術(shù)在財(cái)稅方面應(yīng)用的可行性，進(jìn)而對(duì)其進(jìn)行研究，于2017年6月將其投入使用，并命名為“財(cái)務(wù)機(jī)器人”，此舉動(dòng)正式掀起了國內(nèi)財(cái)會(huì)行業(yè)的RPA應(yīng)用熱潮，越來越多的公司也相繼開始了PRA財(cái)務(wù)機(jī)器人的研發(fā)，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人也在我國得到了廣泛應(yīng)用。

（二）現(xiàn)狀分析

我國高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)和科技為RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的發(fā)展提供了有力的資金和技術(shù)支持。隨著行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，優(yōu)秀的企業(yè)也越發(fā)重視提升工作效率，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，RPA技術(shù)的需求也在不斷增加。Ribeiro Jorge在論文中提出，把企業(yè)和機(jī)構(gòu)提供的絕大多數(shù)服務(wù)看作數(shù)字服務(wù)，而數(shù)字服務(wù)所需要的更高效率的工作，就需要RPA技術(shù)的介入。

就當(dāng)前的技術(shù)而言，RPA仍然只適合需要重復(fù)進(jìn)行并且對(duì)穩(wěn)定性要求不高的流程。因此，大部分企業(yè)更傾向于利用財(cái)務(wù)機(jī)器人去處理那些工作需求量大、更加穩(wěn)定、流程規(guī)范要求嚴(yán)格、不需要人工干預(yù)的業(yè)務(wù)流程，比如，規(guī)范的憑證記賬、費(fèi)用報(bào)銷、發(fā)票校驗(yàn)、資金支付、稅務(wù)申報(bào)等，此類工作都是財(cái)務(wù)機(jī)器人所擅長的。

二、背景介紹

（一）企業(yè)介紹

南航的公司總部位于廣州，是中國民航的領(lǐng)軍企業(yè)，其業(yè)務(wù)主要是提供旅客、貨物等航空運(yùn)輸服務(wù)，在中國航空業(yè)中，南航每年的客流量位居世界第一，貨物吞吐量位居世界前十。調(diào)查顯示，截止到2021年年底，南航經(jīng)營著878架波音、空中客車和其他機(jī)型的客運(yùn)和貨運(yùn)航班，持續(xù)位居亞洲榜首。近年來，南航不斷加強(qiáng)與粵港澳大灣區(qū)的整合，2015年南航在前期工作中開始了財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)，2019年南航正式啟動(dòng)了該平臺(tái)的運(yùn)營。

（二）企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心簡(jiǎn)介

財(cái)務(wù)共享這個(gè)概念在上個(gè)世紀(jì)80年代被提出，目前，財(cái)務(wù)共享服務(wù)呈井噴式發(fā)展。首先，財(cái)務(wù)工作以財(cái)務(wù)核算為主向以財(cái)務(wù)核算與管控分析為主轉(zhuǎn)變。通過財(cái)務(wù)共享對(duì)各集團(tuán)的需求進(jìn)行分析并且融入標(biāo)準(zhǔn)化程序中，最后完成企業(yè)對(duì)各子公司的管控。其次，建立了一個(gè)新型的金融共享中心，它不僅能夠進(jìn)行商業(yè)流程管理，而且能夠?qū)⑵髽I(yè)已有的商業(yè)流程與新的商業(yè)流程聯(lián)系起來。

財(cái)務(wù)共享中心的建立，改變了傳統(tǒng)的服務(wù)模式，使得企業(yè)的財(cái)務(wù)管理能力與效率有了極大的提升，促進(jìn)了業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)人員、財(cái)務(wù)組織以及財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)型。通過持續(xù)積累運(yùn)營數(shù)據(jù)，海量處于共享中心中的數(shù)據(jù)能夠成功轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的重要資產(chǎn)，滿足不同層次的管理者對(duì)財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、決策分析的需要，從而具備了數(shù)據(jù)服務(wù)的能力。隨著時(shí)間的推移，共享中心的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)也越來越少，因此，傳統(tǒng)的共享中心迫切需要提高自己的能力，以更大程度地發(fā)揮數(shù)據(jù)的價(jià)值，因此，財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展必然趨勢(shì)就是轉(zhuǎn)變成企業(yè)的數(shù)據(jù)服務(wù)中心。

縱觀南航過去的發(fā)展歷程，自2017年起，公司的財(cái)務(wù)共享中心規(guī)模不斷擴(kuò)大，到2020年已經(jīng)擁有了158位相關(guān)員工。變動(dòng)成本系統(tǒng)從2017年的30%提升到85%，報(bào)賬系統(tǒng)也從原本的12%提升到60%。南方航空財(cái)務(wù)共享中心以這兩大系統(tǒng)核算載體為基礎(chǔ)加速集團(tuán)數(shù)字化進(jìn)程，通過15個(gè)機(jī)器人自動(dòng)化流程的成功上線，初步在集團(tuán)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的匯集處理核算，提高了財(cái)務(wù)管理效率。

三、RPA技術(shù)優(yōu)化方式和效果

（一）企業(yè)RPA發(fā)展現(xiàn)狀

2018年，南航加快推進(jìn)集團(tuán)數(shù)字化進(jìn)程，在安永（中國）企業(yè)咨詢有限公司的幫助下，將4個(gè)業(yè)務(wù)投入使用。此后，通過業(yè)務(wù)梳理、評(píng)估及后期開發(fā)，全面上線了10個(gè)新自動(dòng)化流程，涵蓋共享中心財(cái)務(wù)系統(tǒng)入賬、成本核算、費(fèi)用審核及稅務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，在財(cái)務(wù)管理工作中引入RPA技術(shù)，讓南航財(cái)務(wù)智能化達(dá)到了一個(gè)新的高度。目前，南航RPA項(xiàng)目一共完成60條業(yè)務(wù)流程建設(shè)，覆蓋了南航集團(tuán)收入結(jié)算、人力資源、財(cái)務(wù)、機(jī)務(wù)工程等部門，對(duì)接了包含集團(tuán)官網(wǎng)、稅務(wù)局官網(wǎng)、EHR、司庫系統(tǒng)等22個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，業(yè)務(wù)處理效率提升400%。RPA數(shù)字員工也在具體的業(yè)務(wù)場(chǎng)景實(shí)現(xiàn)了賦能。例如，在航空營銷領(lǐng)域，每日南航都需安排人力核對(duì)大量的優(yōu)惠券，包括優(yōu)惠券的金額、時(shí)限、人員等信息，耗費(fèi)大量人員的精力，又如航空維修領(lǐng)域，由于南航機(jī)型眾多，航材的庫存管理一直是維修領(lǐng)域的重點(diǎn)、難點(diǎn)，航材管理人員需每天檢查航材的入庫、報(bào)廢、合同跟蹤等，占據(jù)了大量的時(shí)間。

雖然南航在RPA運(yùn)用上已經(jīng)獲得了諸多的成就，但其運(yùn)用過程中仍然存在有待改善的問題。在航空公司的財(cái)務(wù)中，涉及到許多具體的費(fèi)用處理業(yè)務(wù)，這些工作具有高度的重復(fù)性和較高的勞力成本，利用機(jī)器人取代人工，可大幅降低人工成本，并可利用剩余的人力進(jìn)行高附加值的分析、管理等工作。

（二） RPA技術(shù)的優(yōu)化方式

1.費(fèi)用報(bào)銷

企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷一般包括兩個(gè)過程：發(fā)票的管理和審核。在發(fā)票的管理過程中，一個(gè)很大的問題在于所需工作量過大，南航現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)是對(duì)各個(gè)公司進(jìn)行單獨(dú)核算，所使用的核算體系各不相同，需要整合之后進(jìn)行統(tǒng)一，工作量大，且極易出錯(cuò)。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的投入使用，能夠很好地緩解這方面的壓力。

RPA技術(shù)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)上劃分不同種類的費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行報(bào)銷的時(shí)候，需要先選擇合適的版塊來進(jìn)行操作，再按照提示錄入所需報(bào)銷信息及數(shù)額，進(jìn)行在線報(bào)銷在線審核。報(bào)銷人對(duì)單據(jù)進(jìn)行掃描后，圖像平臺(tái)借助OCR識(shí)別技術(shù)自動(dòng)識(shí)別單據(jù)上的信息，自動(dòng)判定報(bào)銷單附件的合規(guī)性和完整性，驗(yàn)證發(fā)票的真實(shí)性，判斷是否重復(fù)報(bào)銷。通過RPA提供的光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)，可以識(shí)別發(fā)票核銷過程中的圖像信息，掃描提取財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)票，實(shí)現(xiàn)了對(duì)從多個(gè)渠道收集到的各種發(fā)票和文件的自動(dòng)識(shí)別、分類匯總、分配和傳遞，自動(dòng)生成報(bào)銷單，并進(jìn)行審批之后，根據(jù)設(shè)定的邏輯進(jìn)行審計(jì)。收費(fèi)支付智能審核員設(shè)置收費(fèi)支付的審核規(guī)則，并嵌入到收費(fèi)支付系統(tǒng)中。在審計(jì)完成后，自動(dòng)化的報(bào)銷單據(jù)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生；支付指令被發(fā)送到等待支付的中心，而金融機(jī)器人則根據(jù)支付指令進(jìn)行支付。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人費(fèi)用報(bào)銷過程如下圖1。

2.資金管理

在南航日常經(jīng)營活動(dòng)中，由于過程的復(fù)雜性，資金管理工作量大，大量的重復(fù)業(yè)務(wù)占用著工作人員的時(shí)間。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的投入使用，大大優(yōu)化了付款申請(qǐng)的流程，優(yōu)化了各系統(tǒng)之間的連接，同時(shí)也解決了支付過程中出現(xiàn)的一系列繁瑣的問題。財(cái)務(wù)機(jī)器人在資金管理中的流程應(yīng)用主要包括銀企對(duì)賬、現(xiàn)金管理、收付款處理、銀行回單管理等內(nèi)容。將原本需要人為進(jìn)行的步驟變?yōu)闄C(jī)器人自動(dòng)識(shí)別，自動(dòng)對(duì)單據(jù)、對(duì)類型進(jìn)行識(shí)別后，將對(duì)應(yīng)的單據(jù)表格調(diào)用出來，對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行審核。支付申請(qǐng)單的自動(dòng)生成是為了解決目前資金管理部門不能實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)賬戶的同時(shí)登陸、各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)不能及時(shí)同步的問題，因此在生成付款請(qǐng)求時(shí)容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，而不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，從而導(dǎo)致公司的經(jīng)濟(jì)損失。財(cái)務(wù)機(jī)器人的出現(xiàn)則大大降低了錯(cuò)誤的發(fā)生率。

在RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人進(jìn)行銀企對(duì)賬的過程中，在原先的模式下，企業(yè)往往要人工對(duì)每個(gè)銀行賬戶都進(jìn)行對(duì)賬，工作量大，且內(nèi)容重復(fù)性極高，很容易出現(xiàn)漏查現(xiàn)象，且效率低下。在RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人投入后的新模式下，此情況有了極大的改善。在需要進(jìn)行銀企對(duì)賬時(shí)，機(jī)器人可以自動(dòng)登錄網(wǎng)上銀行，取得銀行流水、銀行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并對(duì)銀行賬和財(cái)務(wù)賬進(jìn)行核對(duì)，自動(dòng)出具銀行余額調(diào)節(jié)表。

3.稅務(wù)處理

稅務(wù)處理工作量大、重復(fù)性強(qiáng)，工作人員往往需要手工填寫大量的信息，效率低，又浪費(fèi)時(shí)間。而稅務(wù)管理是目前財(cái)務(wù)機(jī)器人運(yùn)用較為成熟的領(lǐng)域，在納稅申報(bào)的過程中，財(cái)務(wù)機(jī)器人可以獨(dú)立完成每一項(xiàng)工作。在程序的作用下，機(jī)器人會(huì)自動(dòng)登陸會(huì)計(jì)系統(tǒng)，并根據(jù)稅收主題，將稅務(wù)申報(bào)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)批量輸出。財(cái)務(wù)機(jī)器人采集了預(yù)先保存好的公司基本信息，用于產(chǎn)生報(bào)稅表草案。會(huì)計(jì)機(jī)器人根據(jù)一定的規(guī)則對(duì)稅收差額進(jìn)行調(diào)整，利用預(yù)先設(shè)定的檢驗(yàn)公式，對(duì)報(bào)表進(jìn)行檢驗(yàn)，按照一定的邏輯，從工作草圖中自動(dòng)產(chǎn)生申報(bào)單，并在稅務(wù)部門的終端系統(tǒng)中完成申報(bào)單的自動(dòng)填表工作。財(cái)務(wù)機(jī)器人以納稅、繳稅信息為基礎(chǔ)，完成了系統(tǒng)內(nèi)稅務(wù)分錄的編制工作，并對(duì)遞延所得、資產(chǎn)或負(fù)債進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人納稅申報(bào)過程如下圖2。

（三） RPA技術(shù)的應(yīng)用效果

1.促進(jìn)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型

許多財(cái)務(wù)工作人員，尤其是從事基礎(chǔ)工作的財(cái)務(wù)工作人員，每天從事基礎(chǔ)的、繁瑣的工作，重復(fù)且繁瑣，不但浪費(fèi)時(shí)間，而且會(huì)消磨人的意志，而RPA技術(shù)在財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)用很好地改善了這一狀況。在人類看來，這類工作是非常困難和復(fù)雜的，但在一個(gè)機(jī)器人身上，只需幾分鐘便可搞定。而金融機(jī)器人，就是為了讓人們擺脫繁重的工作，專注于更有價(jià)值的工作。在現(xiàn)在的財(cái)務(wù)工作中，財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作、內(nèi)部控制、報(bào)告生成、執(zhí)行記賬等基礎(chǔ)性工作占據(jù)很大的比重，而需要時(shí)間思考的分析決策工作則被壓縮。員工們被RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人技術(shù)從原本枯燥乏味的工作中解救出來，能夠?qū)氋F的時(shí)間和精力投入到更加重要的工作中去，促進(jìn)了公司內(nèi)部的財(cái)務(wù)人員逐步由傳統(tǒng)型逐漸向戰(zhàn)略管理型或者信息系統(tǒng)人員轉(zhuǎn)型，讓技術(shù)賦能型的財(cái)務(wù)人員把更多的時(shí)間投入到一些更加重要的工作中去，企業(yè)可以更好地利用有限的人力資源，進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)踐類工作。

2.降低人為失誤

在RPA技術(shù)運(yùn)用到南航的財(cái)務(wù)共享中心后，由于機(jī)器的準(zhǔn)確性遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出人類，公司的審核標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一度提高，審核效率進(jìn)度統(tǒng)一度提升，出錯(cuò)率降低。例如，在原有的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)下，隨機(jī)模式下可能出現(xiàn)不同的錯(cuò)派情況，最后只能統(tǒng)一轉(zhuǎn)由人工改派。而實(shí)施RPA后，機(jī)器人程序直接抽取所有類型單據(jù)，進(jìn)行篩選、分派、轉(zhuǎn)派工作，有效減少了錯(cuò)審、漏審等情況的出現(xiàn) 。

四、企業(yè)優(yōu)化措施

（一）提高企業(yè)內(nèi)部科技水平

企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的管理模式對(duì)于信息技術(shù)的要求較高，而想要讓RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人平穩(wěn)地工作，穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境必不可少。由此可見，提高企業(yè)的內(nèi)部科技水平勢(shì)在必行。南航應(yīng)當(dāng)重視自身存在的不足，為實(shí)現(xiàn)智能化目標(biāo)，不斷完善財(cái)務(wù)共享流程與RPA技術(shù)。首先，南航的技術(shù)部門應(yīng)該針對(duì)基于RPA技術(shù)的財(cái)務(wù)機(jī)器人進(jìn)行技術(shù)的改進(jìn)提升。與此同時(shí)優(yōu)化企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，及時(shí)對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行更新。另外，企業(yè)還應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人的使用權(quán)限進(jìn)行明確，并對(duì)其重要信息進(jìn)行加密，以防止信息泄露或是遭到惡意攻擊，造成財(cái)務(wù)機(jī)器人癱瘓或死機(jī)，從而進(jìn)一步提升企業(yè)會(huì)計(jì)信息安全性，使RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人置于一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的工作環(huán)境之中。

（二）提高相關(guān)員工職業(yè)素養(yǎng)

隨著越來越多企業(yè)將RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人納入管理過程中，不少從事簡(jiǎn)單重復(fù)工作的財(cái)務(wù)人員也面臨下崗的危機(jī)。為了解決這一問題，同時(shí)也為了提高企業(yè)的生產(chǎn)效率，南方航空可以對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行集中的崗位培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能水平，加快財(cái)會(huì)人員轉(zhuǎn)型的速度，最后再將他們分配到更加有用的崗位上去，做到人才的有效利用。

結(jié)語：

在大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息化浪潮的推動(dòng)下，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的運(yùn)用是今后社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，企業(yè)對(duì)RPA技術(shù)的需求量也會(huì)越來越高。而目前，財(cái)務(wù)機(jī)器人技術(shù)已成為熱門話題，RPA技術(shù)財(cái)務(wù)也已經(jīng)是許多企業(yè)建設(shè)共享服務(wù)中心的重要方式。財(cái)務(wù)機(jī)器人可以促進(jìn)公司內(nèi)部的財(cái)務(wù)人員逐步由傳統(tǒng)型逐漸向戰(zhàn)略管理型或者信息系統(tǒng)人員轉(zhuǎn)型。與此同時(shí)，機(jī)器人作業(yè)的高精度，大大降低了人為的失誤，提升了工作效率。

（作者單位：沈陽城市學(xué)院）