劉寧

本文以CF公司所屬產(chǎn)品型企業(yè)為例，基于產(chǎn)品生產(chǎn)制造的需求開展外協(xié)外購業(yè)務(wù)，對業(yè)務(wù)開展環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)趨勢進(jìn)行分析研判，以多視角、多維度的信息梳理反饋流程現(xiàn)狀以及潛在風(fēng)險(xiǎn)，使得具有普遍性、代表性的問題浮出水面，為審計(jì)工作的側(cè)重點(diǎn)指明方向，為產(chǎn)品型企業(yè)的發(fā)展提供幫助。

以產(chǎn)品型企業(yè)為例談外協(xié)外購業(yè)務(wù)的審計(jì)思路

在此次外協(xié)外購業(yè)務(wù)審計(jì)調(diào)查過程中，我們結(jié)合前期審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)資料，與CF公司所屬產(chǎn)品型企業(yè)的外協(xié)外購歸口部門進(jìn)行充分溝通，詳細(xì)了解產(chǎn)品業(yè)務(wù)的基本情況。在審計(jì)調(diào)查過程中，我們查閱了相關(guān)制度以及有關(guān)的外協(xié)外購信息系統(tǒng)，抽查了外協(xié)外購合同并對相關(guān)資料進(jìn)行整理歸納，采用詢問、實(shí)地觀察、檢查、穿行測試、實(shí)質(zhì)性測試、分析程序等方法進(jìn)行了核查，通過對CF公司所屬產(chǎn)品型企業(yè)外協(xié)外購業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)評估，找出外協(xié)外購業(yè)務(wù)的薄弱環(huán)節(jié)，并制定有針對性的審計(jì)方案，對發(fā)現(xiàn)的共性問題提供具體的建議，提前預(yù)防和控制采購風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

審計(jì)過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)

CF公司所屬企業(yè)中均從事產(chǎn)品的生產(chǎn)制造，但由于其產(chǎn)品的獨(dú)特性導(dǎo)致外協(xié)外購業(yè)務(wù)具體實(shí)施環(huán)節(jié)不同進(jìn)而導(dǎo)致外協(xié)外購業(yè)務(wù)中存在的風(fēng)險(xiǎn)不同。具體表現(xiàn)為以下三點(diǎn)：

計(jì)劃編制管理風(fēng)險(xiǎn) 根據(jù)采購管理辦法要求生產(chǎn)部門收集年度所需常用物料使用情況、現(xiàn)有庫存量并依據(jù)在線合同尚未投產(chǎn)情況和下一年度銷售大綱擬訂年度生產(chǎn)物資需求計(jì)劃，采購部據(jù)此制定當(dāng)年的外協(xié)外購計(jì)劃及預(yù)算，但在實(shí)際執(zhí)行過程中該環(huán)節(jié)執(zhí)行得并不規(guī)范，生產(chǎn)部門未向采購部提交所擬訂的年度需求計(jì)劃，而是直接由生產(chǎn)部門提交外協(xié)外購申請，導(dǎo)致計(jì)劃環(huán)節(jié)缺失，管理不規(guī)范。

材料價(jià)格管理風(fēng)險(xiǎn) 一是大宗原材料受限且價(jià)格波動(dòng)較難預(yù)測，市場行情穩(wěn)定性不足，難以掌控，庫存管理難度較大；二是年度物料價(jià)格評審表更新發(fā)布不及時(shí)，由于供應(yīng)商高度集中，全年外協(xié)外購頻率、數(shù)量較高，且價(jià)格波動(dòng)較小，故長期合作關(guān)系穩(wěn)定，于每年年初就日常生產(chǎn)所需物資進(jìn)行價(jià)格確認(rèn)，并據(jù)此對供應(yīng)商及價(jià)格形成年度價(jià)格評審表。因此，其價(jià)格評審表更新發(fā)布的及時(shí)性、準(zhǔn)確性等原則尤為關(guān)鍵，是其開展外協(xié)外購的價(jià)格支撐基礎(chǔ)。

供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn) 產(chǎn)品型企業(yè)的供應(yīng)商的選擇是非常重要的，有的產(chǎn)品核心物資供應(yīng)商大多數(shù)為國外生產(chǎn)商在國內(nèi)的經(jīng)銷商、代理商，渠道較為受限且暫無替代品，因此，只能按照產(chǎn)品規(guī)格書要求進(jìn)行外購，有的產(chǎn)品核心物資國外供應(yīng)商渠道較為穩(wěn)定但備貨周期、供貨周期難以把控。

強(qiáng)化外協(xié)外購業(yè)務(wù)審計(jì)的重點(diǎn)

就本次外協(xié)外購審計(jì)調(diào)查而言，圍繞上述所屬產(chǎn)品型企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評估的情況，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)重要性分析，內(nèi)部審計(jì)人員分別從外協(xié)外購計(jì)劃管理、采購方式的選擇、供應(yīng)商管理三個(gè)方面進(jìn)一步展開審計(jì)的核查工作。

一是計(jì)劃編制依據(jù)的可靠性與合規(guī)性問題。該環(huán)節(jié)主要核查內(nèi)容集中在外協(xié)外購計(jì)劃的編制，計(jì)劃階段作為外協(xié)外購的初始階段，是開展實(shí)際業(yè)務(wù)的源頭，井然有序的計(jì)劃安排及預(yù)算匯總有利于外協(xié)外購業(yè)務(wù)的落地實(shí)施以及成本控制，其數(shù)據(jù)支撐源于銷售計(jì)劃及生產(chǎn)計(jì)劃，如何將源頭輸入分解轉(zhuǎn)換為外協(xié)外購數(shù)據(jù)是當(dāng)前階段的重點(diǎn)關(guān)注事項(xiàng)。

二是方式選擇的合理性問題。該環(huán)節(jié)主要核查內(nèi)容為外協(xié)外購方式及價(jià)格的確認(rèn)。價(jià)格的比較源于橫向比較及縱向比較，橫向比較適用于同類供應(yīng)商之間，在以價(jià)格為切入點(diǎn)進(jìn)行比較的同時(shí)還可就到貨周期、付款方式等條件進(jìn)行衡量；縱向比較常用于單一來源采購適用于同一供應(yīng)商不同時(shí)期的價(jià)格波動(dòng)，在此基礎(chǔ)上綜合考量確認(rèn)最終供應(yīng)商。外協(xié)外購方式選擇的合理性是該階段的重點(diǎn)關(guān)注事項(xiàng)，以何標(biāo)準(zhǔn)衡量價(jià)格及配套服務(wù)更是該環(huán)節(jié)的重中之重。通過審計(jì)發(fā)現(xiàn)，實(shí)施階段則是普遍存在單一來源采購不規(guī)范的問題，主要體現(xiàn)在單一來源采購唯一性論證不足上，該問題主要體現(xiàn)在重要物資及其替代品之間，均為不可或缺物資且可能涉及關(guān)鍵物資較為敏感，可選擇供應(yīng)商較少，因此為滿足生產(chǎn)需求無法運(yùn)用詢比價(jià)方法，這就導(dǎo)致價(jià)格的確定以及供應(yīng)商的選擇上受到限制。

三是供應(yīng)商評審考核的合理性問題。該環(huán)節(jié)主要核查內(nèi)容為供應(yīng)商的管理。采購部門匯總整理全年業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況的梳理、供應(yīng)商信息的反饋評價(jià)既是全年工作成果的體現(xiàn)，也是次年外協(xié)外購業(yè)務(wù)開展的有效數(shù)據(jù)支撐，起到承上啟下的作用。如何將數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換以及評判標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)性、可比性是該階段的重點(diǎn)關(guān)注事項(xiàng)。通過審計(jì)發(fā)現(xiàn)，管理階段CF公司所屬產(chǎn)品型企業(yè)普遍存在供應(yīng)商管理不規(guī)范的情況，其具體體現(xiàn)形式為供應(yīng)商資料缺失、供應(yīng)商評審未量化、供應(yīng)商名錄及評審發(fā)布不及時(shí)等。

完善外協(xié)外購業(yè)務(wù)的審計(jì)建議

針對上述不同階段同質(zhì)化問題均存在的局限性進(jìn)行分析，其分別受業(yè)務(wù)模式、產(chǎn)品性質(zhì)、外部管制所影響，如何做好外協(xié)外購業(yè)務(wù)管理工作，筆者有以下幾點(diǎn)思考和建議：

明確和合理調(diào)整物料需求，做實(shí)外協(xié)外購計(jì)劃。沒有計(jì)劃的外協(xié)外購，業(yè)務(wù)的開展只會(huì)被市場“牽著鼻子走”；而有明確計(jì)劃的外協(xié)外購，業(yè)務(wù)的推進(jìn)能促成企業(yè)井然有序地運(yùn)行。企業(yè)制訂外協(xié)外購計(jì)劃，是為了有效地應(yīng)對市場變化，是根據(jù)企業(yè)特性和物料需求作出的外協(xié)外購相關(guān)安排和部署，而要讓外協(xié)外購計(jì)劃真正發(fā)揮效用，就要做好以下幾方面工作：首先是對需求進(jìn)行分解確認(rèn)。外協(xié)外購需求通常表現(xiàn)為產(chǎn)品、數(shù)量、價(jià)格等簡單要素的組合，但在外協(xié)外購需求的確認(rèn)過程中，外協(xié)外購歸口部門必須對需求進(jìn)行進(jìn)一步的分解確認(rèn)。其次是制訂物料需求計(jì)劃。依據(jù)主生產(chǎn)計(jì)劃、物料清單等資料計(jì)算出物料在各個(gè)時(shí)點(diǎn)的需求量，只有如此企業(yè)才能在確保物料到貨及時(shí)的同時(shí)盡可能降低庫存水平。

規(guī)范完善外協(xié)外購方式，有效實(shí)現(xiàn)價(jià)格控制。不同物料的屬性決定了不同的外協(xié)外購方式，戰(zhàn)略性物資通常以保障供給的可靠性為主要目標(biāo)，而非戰(zhàn)略性物資一般擇優(yōu)、擇價(jià)、擇時(shí)、擇地進(jìn)行交易。重要性的不同決定了企業(yè)外協(xié)外購方式的不同，企業(yè)如何選擇和運(yùn)用外協(xié)外購方式實(shí)現(xiàn)成本的控制和管理尤為關(guān)鍵。具體需做好以下幾點(diǎn)：

1.制定完善的采購管理制度。明確各類外協(xié)外購方式的觸發(fā)條件和適用范圍，以標(biāo)準(zhǔn)化的外協(xié)外購程序確定適用的外協(xié)外購手段。一般而言，企業(yè)可根據(jù)外協(xié)外購金額和時(shí)間等主要因素進(jìn)行劃分。

2.嚴(yán)格把控單一來源采購的必要性。從源頭加以控制，非必要時(shí)盡可能減少單一來源采購，在綜合分析供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價(jià)格、付款方式及付款條件、供貨時(shí)限、其他費(fèi)用、售后服務(wù)等方面的情況下，堅(jiān)持公開、公正的原則。

3.在把握最合理的外協(xié)外購價(jià)格的目標(biāo)下，線上外協(xié)外購無疑更具優(yōu)勢。對于標(biāo)準(zhǔn)化或協(xié)商標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品外協(xié)外購，企業(yè)可以邀請三家以上的供應(yīng)商，通過專業(yè)的外協(xié)外購電子平臺(tái)進(jìn)行電子招投標(biāo)、封閉電子競價(jià)，選擇與質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供應(yīng)商合作以降低外協(xié)外購成本。

要做好供應(yīng)商分類管理，提高管理效率。企業(yè)的資源和時(shí)間有限，對供應(yīng)商的管理也要有主次之分。在與供應(yīng)商保持日常溝通并對其進(jìn)行監(jiān)督的同時(shí)，企業(yè)也要對供應(yīng)商進(jìn)行分類，對不同類型的供應(yīng)商采取不同的外協(xié)外購對策和方法，確保重大問題能得到有效解決。首先，有針對性的供應(yīng)商可以提高管理效率，降低管理成本。按照績效管理的原則，供應(yīng)商可分為戰(zhàn)略性供應(yīng)商、優(yōu)先供應(yīng)商和一般供應(yīng)商，對于不同類型的供應(yīng)商應(yīng)進(jìn)行區(qū)別管理。其次是對供應(yīng)商進(jìn)行定期考察。在保持與供應(yīng)商日常溝通和績效考核的同時(shí)，企業(yè)還要對供應(yīng)商進(jìn)行定期考察，不斷推進(jìn)供應(yīng)商的持續(xù)改進(jìn)，應(yīng)秉持外協(xié)外購目標(biāo)即供貨能力展開進(jìn)行，收集相關(guān)資料做實(shí)供應(yīng)商是否具備履約能力，在評審環(huán)節(jié)將分值進(jìn)行量化，避免人為主觀影響并做到有據(jù)可依、過程留痕，及時(shí)將信息進(jìn)行匯總發(fā)布，以此作為后續(xù)外協(xié)外購業(yè)務(wù)開展的依據(jù)。

通過上述案例我們可以觀察到，CF公司實(shí)施面向風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部審計(jì)顯然是非常有必要的。對以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的內(nèi)部審計(jì)在公司外協(xié)外購業(yè)務(wù)中的應(yīng)用進(jìn)行研究基礎(chǔ)上，得出以下結(jié)論：首先，開展以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的風(fēng)險(xiǎn)評估工作。通過分析這些風(fēng)險(xiǎn)的重要性和風(fēng)險(xiǎn)類別，確定本次審查的關(guān)鍵領(lǐng)域。其次，核查內(nèi)部控制的運(yùn)轉(zhuǎn)情況。對實(shí)施階段的內(nèi)部控制進(jìn)行測試以核查其有效性，然后對審計(jì)的主要領(lǐng)域開展實(shí)質(zhì)性程序以便發(fā)現(xiàn)問題，并提出整改建議，以便更好地幫助公司預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)以及實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)運(yùn)營和戰(zhàn)略目標(biāo)。

綜上所述，雖然以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的審計(jì)方式運(yùn)用在CF公司外協(xié)外購業(yè)務(wù)中還存在許多技術(shù)和審計(jì)方法的不完善，但是，我們不能否認(rèn)，以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的內(nèi)部審計(jì)在預(yù)防和管理CF公司的外協(xié)外購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)中發(fā)揮了積極作用。針對產(chǎn)品型企業(yè)外協(xié)外購業(yè)務(wù)的變化，內(nèi)部審計(jì)部門有必要采取更加系統(tǒng)的方法，采用更具系統(tǒng)性的思維開展審計(jì)工作，在拓寬思路、創(chuàng)新手段的情況下做好應(yīng)對措施以便更為高效地實(shí)現(xiàn)審計(jì)目標(biāo)?；诋a(chǎn)品型企業(yè)外協(xié)外購業(yè)務(wù)的審計(jì)研究只是采購管理的輔助手段，除此之外還需繼續(xù)督促相關(guān)部門建立完善采購的流程體系和各個(gè)環(huán)節(jié)的考核制度，加強(qiáng)管控部門對其過程的監(jiān)督與考核，這樣才能系統(tǒng)、高效地幫助公司防范與控制風(fēng)險(xiǎn)，提高和完善內(nèi)部管理。

作者單位：北京航天長峰股份有限公司