文物保護(hù)單位記錄檔案管理工作存在問題及思考

摘 要：文物保護(hù)單位是近現(xiàn)代重要史跡和代表性建筑等不可移動(dòng)文物的總稱，具有重要的歷史、藝術(shù)及科學(xué)價(jià)值。《中華人民共和國(guó)文物保護(hù)法》指出，要做好文物保護(hù)單位記錄檔案的管理工作，包括文字、圖紙、照片、拓本、建筑、電子資料等內(nèi)容，大力推進(jìn)其檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化管理。由于文物保護(hù)工作的特殊性，雖然具有一系列文物保護(hù)與記錄檔案的法律法規(guī)和相關(guān)政策，但是仍然缺乏具體的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，存在一定的問題和隱患，亟須相關(guān)單位針對(duì)記錄檔案的管理工作進(jìn)行分析和思考，以提高文物保護(hù)記錄檔案的管理質(zhì)量和管理效果。

關(guān)鍵詞：文物保護(hù)；記錄檔案；管理現(xiàn)狀；思考啟示

DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2024.16.026

0 引言

文物保護(hù)單位是近現(xiàn)代重要史跡和代表性建筑等不可移動(dòng)文物的總稱，具有重要的歷史、藝術(shù)及科學(xué)價(jià)值。隨著我國(guó)文物記錄檔案的日益增多和不斷發(fā)展，其規(guī)范化管理、信息化建設(shè)越來(lái)越受到國(guó)家和人民的重視，這是由我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和人們對(duì)經(jīng)濟(jì)文化的廣泛需求所決定的，因而文物保護(hù)管理機(jī)構(gòu)必須確保對(duì)文物保護(hù)單位的記錄檔案進(jìn)行及時(shí)更新、準(zhǔn)確記錄和系統(tǒng)管理，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中分析問題、思考探究，不斷優(yōu)化檔案管理制度、管理團(tuán)隊(duì)和管理建設(shè)等。

1 記錄檔案管理工作的概述

1.1 記錄檔案的發(fā)展歷史

悠久的歷史傳承和深厚的文化基礎(chǔ)是我國(guó)記錄檔案的發(fā)展特征，從文字記載伊始，就存在大量的記錄檔案，對(duì)中華傳統(tǒng)文化和不可移動(dòng)文物開展記載和建檔工作。從《周禮·考工記》《考古圖》《金石錄》《括地志》到后來(lái)各個(gè)朝代的郡縣志等都有專門的篇幅記錄當(dāng)時(shí)的人文古跡和文化地理，清朝的《關(guān)中勝跡圖志》《保存古物推廣辦法》，民國(guó)的《名勝古跡古物保存條例》《古物保存法》《舊都文物略》等也都規(guī)定了如何開展記錄檔案的建立和管理等內(nèi)容①。

1920年，沈理源在杭州對(duì)胡雪巖故居進(jìn)行測(cè)繪，完成了我國(guó)現(xiàn)代測(cè)繪技術(shù)下的最早圖紙檔案。1923年，劉敦楨先生率領(lǐng)中央大學(xué)的學(xué)生參觀考察古代建筑，發(fā)表了《北平清宮三殿參觀記》，從故宮的形式、結(jié)構(gòu)、藝術(shù)等方面展開了詳細(xì)介紹，是我國(guó)第一篇古建筑考察報(bào)告。1928年，梁思成、林徽因在任教期間，測(cè)繪、考察了沈陽(yáng)北陵以及唐朝至清朝的2000多座古建筑遺物，出版了《全國(guó)重要建筑文物簡(jiǎn)目》，為我國(guó)文物檔案的管理工作提供了大量的圖文資料和參考依據(jù)②。

中華人民共和國(guó)成立以來(lái)，我國(guó)相繼出臺(tái)了《關(guān)于在基本建設(shè)工程中保護(hù)歷史及革命文物的指示》《關(guān)于在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)建設(shè)中保護(hù)文物的通知》《文物保護(hù)管理暫行條例》《關(guān)于加強(qiáng)文物保護(hù)工作的通知》等。1982年，《中華人民共和國(guó)文物保護(hù)法》出臺(tái)，基于此法規(guī)，記錄檔案的管理工作正式開始，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字時(shí)代的不斷發(fā)展，記錄檔案的管理工作如今也已經(jīng)邁入了一個(gè)更加科學(xué)化、規(guī)范化、智慧化的新時(shí)代。

1.2 記錄檔案與“四有”檔案

記錄檔案是一種具有記錄性、目的性、專業(yè)性的檔案形式，是指文物本身以及與文物相關(guān)的一系列工作中所形成的，具有一定意義的文字、圖像、視頻、數(shù)據(jù)等內(nèi)容，能夠反映文物全部狀況的記錄材料③。

“四有”檔案是指在《中華人民共和國(guó)文物保護(hù)法》中所規(guī)定的，具備保護(hù)范圍、詳細(xì)記錄、標(biāo)識(shí)明確以及專門管理機(jī)構(gòu)的文物檔案。這意味著各級(jí)文物保護(hù)單位必須由省、自治區(qū)、直轄市人民政府和市、縣級(jí)人民政府劃定文物的保護(hù)范圍，并建立相應(yīng)的標(biāo)識(shí)說(shuō)明和記錄檔案。此外，還需要根據(jù)具體情況設(shè)立專門的管理機(jī)構(gòu)或者委派專人負(fù)責(zé)管理這些文物。因而，記錄檔案是“四有”檔案的重要組成部分，是其中較為重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是對(duì)“四有”檔案工作的明確和細(xì)化。但是在某種程度上，記錄檔案的管理工作并不等同“四有”檔案工作，其更加重視文物的記錄材料，反映文物的相關(guān)情況，而“四有”檔案工作則更加重視文物保護(hù)的多個(gè)領(lǐng)域，既要了解保護(hù)什么、由誰(shuí)保護(hù)、怎樣保護(hù)等內(nèi)容，也要注重與其他工作的協(xié)調(diào)配合，促進(jìn)文物保護(hù)單位的可持續(xù)、高質(zhì)量發(fā)展。

1.3 記錄檔案管理在文物保護(hù)工作中的重要意義

檔案管理是指通過科學(xué)的方法和手段，對(duì)文物保護(hù)單位的相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、研究等，在文物保護(hù)工作中發(fā)揮著重要意義。一方面，記錄檔案是文物保護(hù)活動(dòng)的最原始記錄，其真實(shí)、準(zhǔn)確地反映了國(guó)家的文物工作和文物保護(hù)情況，具有較大的現(xiàn)實(shí)意義和歷史價(jià)值，不僅能夠促進(jìn)歷史研究和文化傳承，還能為科學(xué)和藝術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展提供參考依據(jù)；另一方面，文物是文物單位陳列的基礎(chǔ)，真實(shí)、完整的記錄檔案能夠促進(jìn)文明建設(shè)，豐富人們的精神世界。在信息化、數(shù)字化的大背景下，記錄檔案的管理工作越來(lái)越科學(xué)、高效，讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案管理工作方式發(fā)生了巨大改變，在一定程度上發(fā)揚(yáng)了綠色管理理念，順應(yīng)了新時(shí)代發(fā)展的需要，彌補(bǔ)了以往管理工作中存在的不足，促進(jìn)了檔案工作的規(guī)范化管理、數(shù)字化管理。

2 文物保護(hù)單位記錄檔案管理工作的內(nèi)容和要求

2.1 文物保護(hù)單位記錄檔案管理工作的內(nèi)容

文物記錄檔案包含了全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位及其相關(guān)文獻(xiàn)和資料的實(shí)物載體。這些檔案內(nèi)容主要分為科學(xué)技術(shù)資料和行政管理文件兩大類，分別歸類為主卷、副卷和備考卷等多種類型。主卷中包括了文字、圖紙、照片、拓片、摹本、保護(hù)規(guī)劃、保護(hù)工程方案、文物調(diào)查、考古發(fā)掘資料、保護(hù)工程監(jiān)測(cè)、文物展示、電子文件、續(xù)補(bǔ)等十種案卷。這些檔案記錄了單位登記、地理位置、自然人文、歷史沿革、基本狀況、價(jià)值評(píng)估、相關(guān)研究、歷次調(diào)查、發(fā)掘保護(hù)、文物展示、保護(hù)范圍、控制地帶、控制情況、保護(hù)標(biāo)志、保護(hù)機(jī)構(gòu)、安全保衛(wèi)、附屬文物、藏品登記、名木登記等內(nèi)容④。副卷則包括行政文件、法律文書、大事記、續(xù)補(bǔ)等四種案卷，記錄了各級(jí)政府、文物管理部門或保護(hù)機(jī)構(gòu)與使用單位、群眾性保護(hù)組織簽署的責(zé)任書、保護(hù)合同、其他法律文件、與全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位相關(guān)的重大事件記錄以及動(dòng)態(tài)續(xù)補(bǔ)內(nèi)容等。備考卷則包括參考資料、論文、圖書、續(xù)補(bǔ)等四種案卷，記錄了與全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位相關(guān)、具有參考價(jià)值的非正式出版資料、正式發(fā)表的研究論文、考古發(fā)掘報(bào)告、文摘、報(bào)道、歷史文獻(xiàn)、各種圖書以及相關(guān)內(nèi)容的動(dòng)態(tài)續(xù)補(bǔ)情況等。

2.2 文物保護(hù)單位記錄檔案管理工作的要求

《全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位記錄檔案工作規(guī)范》指出，文物保護(hù)單位要根據(jù)相關(guān)要求和實(shí)施細(xì)則開展記錄檔案的管理、裝幀以及歸檔等工作。記錄檔案要有相應(yīng)等級(jí)的文物行政管理部門組織制作，指定專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，其必須具備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的安全場(chǎng)地、設(shè)施和管理制度，保證檔案的收集、整理、借閱、使用等工作的有效進(jìn)行，資料案卷可根據(jù)歸檔性質(zhì)選擇是否進(jìn)行裝訂，但是必須報(bào)送上級(jí)文物行政管理部門備案。歸檔內(nèi)容包括圖紙、照片、拓片、摹本、報(bào)告、電子文件、專項(xiàng)文件、出版文件等。圖紙應(yīng)使用國(guó)家專業(yè)部門制作的，由受過專業(yè)訓(xùn)練的人員繪制，采用曬藍(lán)圖或打印圖，照片有規(guī)格要求，必須采用專業(yè)相紙沖洗；拓片、摹本應(yīng)使用宣紙進(jìn)行拓印或臨??；報(bào)告要不拆分，全文本歸檔；電子文件要轉(zhuǎn)換成光盤儲(chǔ)存，其他均需采用原件或副本。

3 文物保護(hù)單位記錄檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題

3.1 更新時(shí)間不及時(shí)

文物保護(hù)記錄檔案具有一定的時(shí)效性，其補(bǔ)正和更新工作在文物保護(hù)工作中具有重要意義，是指導(dǎo)科研人員進(jìn)一步發(fā)掘歷史、研究歷史的重要依據(jù)，也是拓寬人們視野、糾正人們認(rèn)知的重要內(nèi)容。近年來(lái)，更新時(shí)間不及時(shí)的問題愈發(fā)暴露出來(lái)，許多地方的文物保護(hù)單位會(huì)面臨著較多的文物保護(hù)任務(wù)，有一定的維修、搶險(xiǎn)、信息公開等任務(wù)量，但是在實(shí)際工作中，由于相關(guān)人員缺乏更新意識(shí)，容易造成大量記錄檔案的滯后問題，難以對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行搜集、歸檔等管理工作。

3.2 部分記錄不完善

記錄的完整性、準(zhǔn)確性是進(jìn)行檔案管理的重要內(nèi)容，只有保證其完整和規(guī)范性，才能促進(jìn)文物保護(hù)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，因而相關(guān)人員必須重視。目前，國(guó)家級(jí)、省級(jí)的文物保護(hù)單位記錄檔案基本比較完整，在準(zhǔn)確性、規(guī)范性上能夠達(dá)到中等以上水平，但部分市縣級(jí)文物保護(hù)單位還普遍存在內(nèi)容記錄不完整、檔案管理不規(guī)范等問題，這可能與基層檔案資料相對(duì)難以搜集、以往文物檔案已經(jīng)造成缺失以及基層管理人員查閱權(quán)限有所限制等因素密切相關(guān)，也會(huì)存在檔案標(biāo)號(hào)交叉、重復(fù)、不規(guī)范等問題⑤。

3.3 管理體制不健全

檔案的管理體制在很大程度上決定著檔案工作的實(shí)際效果，因而必須建立科學(xué)、明確的管理體系，形成層級(jí)管理、協(xié)同管理的方式和途徑。對(duì)文物保護(hù)單位的記錄檔案進(jìn)行管理并不是某一個(gè)部門的事情，會(huì)涉及與文物工作相關(guān)的多個(gè)部門，需要政府、生態(tài)環(huán)保、行政審批、基層文物、考古發(fā)掘、博物館等多個(gè)部門的有效配合，但是在管理工作中常常處處掣肘，出現(xiàn)各種各樣的協(xié)調(diào)問題。此外，國(guó)家雖然出臺(tái)了文物保護(hù)單位的工作規(guī)范，但是在現(xiàn)實(shí)工作中還是較為模糊、籠統(tǒng)，難以進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理。

3.4 信息建設(shè)不到位

近年來(lái)，信息技術(shù)快速發(fā)展，為我國(guó)文物保護(hù)單位的記錄檔案管理工作提供了較大便利，提高了管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性。但是當(dāng)前文物保護(hù)單位的信息建設(shè)并不到位，其管理系統(tǒng)普遍只能進(jìn)行一些基礎(chǔ)的存儲(chǔ)、展示、查詢等功能，沒有進(jìn)行更深層次的研究和應(yīng)用，難以真正發(fā)揮信息時(shí)代的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行檔案資料的數(shù)據(jù)分析、比較研究、科學(xué)指導(dǎo)、公開宣傳等工作⑥。另外，其信息系統(tǒng)建設(shè)工作也存在著一定的安全隱患，沒有相匹配的安全系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，容易造成文物資料的泄漏和損失。

4 文物保護(hù)單位記錄檔案管理工作的思考和啟示

4.1 優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)，提高人員素質(zhì)

高素質(zhì)的管理人員、德才兼?zhèn)涞墓芾韴F(tuán)隊(duì)是進(jìn)行高效管理、規(guī)范管理的前提，文物保護(hù)單位記錄檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜，需要較為專業(yè)的理論知識(shí)和科研能力，也需要具有一定的檔案管理能力和信息技術(shù)能力。因而，一方面文物保護(hù)管理機(jī)構(gòu)要重視管理人員的定期培訓(xùn)和考核等工作，提高其管理積極性和工作責(zé)任感，培養(yǎng)其自主學(xué)習(xí)能力；另一方面還要優(yōu)化其招聘機(jī)制，健全人才引進(jìn)制度，拓寬人才引進(jìn)途徑，從根本上提高管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)記錄檔案管理的實(shí)際效果。

4.2 重視整理歸檔，推動(dòng)材料更新

記錄檔案管理工作的前提是檔案的搜集、整理和歸檔，這也是進(jìn)行后續(xù)管理工作的重要依據(jù)。搜集工作要做到準(zhǔn)確、完整、全面，健全保護(hù)機(jī)構(gòu)、工作匯報(bào)、管理計(jì)劃、保護(hù)工程、考古勘探、地圖照片等資料的搜集機(jī)制，基層人員還要加強(qiáng)原始檔案資料的搜集和整理，為后續(xù)的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)⑦。此外，管理人員要做好使用完畢且富有保存價(jià)值的相關(guān)文物資料的鑒別、評(píng)估、歸檔等工作，做到定期歸檔、及時(shí)更新，明確分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案編號(hào)、案卷標(biāo)題等內(nèi)容，促進(jìn)材料的更新和優(yōu)化，便于檔案的管理和利用。

4.3 加大信息建設(shè)，促進(jìn)共享安全

當(dāng)前文物保護(hù)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，傳統(tǒng)的記錄檔案管理工作逐步邁入信息化、數(shù)據(jù)化的發(fā)展軌道，不斷轉(zhuǎn)向光盤等電子介質(zhì)的存儲(chǔ)方式和數(shù)據(jù)平臺(tái)的管理模式，但仍需加大信息建設(shè)，促進(jìn)記錄檔案資料的高效管理和廣泛使用。文物保護(hù)管理機(jī)構(gòu)要加大資源投入，健全電子管理平臺(tái)和管理制度，還要構(gòu)建安全、高效的電子文獻(xiàn)共享體系，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好其檔案運(yùn)用、學(xué)術(shù)運(yùn)用和普及運(yùn)用，為科研、教學(xué)以及社會(huì)公眾的宣傳和教育貢獻(xiàn)力量⑧。

4.4 優(yōu)化協(xié)同機(jī)制，完善監(jiān)督管理

在文物檔案工作愈加受到重視的新時(shí)代，必須重視與其他單位的有效銜接和合理配合，做好檔案管理工作的協(xié)調(diào)和落實(shí)，促進(jìn)記錄檔案的高質(zhì)量管理。一方面，其可以通過政府部門，建立不同機(jī)構(gòu)的協(xié)同機(jī)制，形成統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)和文件要求，不斷優(yōu)化內(nèi)部的管理體系和管理職責(zé)，把相關(guān)工作具體到每一個(gè)部門、每一個(gè)人員，建立公開合理的獎(jiǎng)懲制度，另一方面，還要做好國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市縣級(jí)等文物保護(hù)單位的管理建設(shè)，形成上級(jí)對(duì)下級(jí)監(jiān)督、下級(jí)對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)的監(jiān)管體系，促進(jìn)記錄檔案管理的質(zhì)量和效果。

5 結(jié)語(yǔ)

文物承載著燦爛的文明、傳承著歷史文化、維系著民族精神，因此我們應(yīng)當(dāng)妥善保護(hù)、有效管理、深入研究、合理利用凝聚著中華傳統(tǒng)文化的文物，讓歷史和文物訴說(shuō)著歷史故事。記錄檔案作為文物保護(hù)單位的重要組成部分，需要重視建設(shè)管理團(tuán)隊(duì)、規(guī)范整理歸檔、提升信息水平以及實(shí)施協(xié)同監(jiān)督等措施。只有這樣，才能從根本上優(yōu)化記錄檔案的管理體系、管理理念和管理制度，推動(dòng)記錄檔案的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化，以滿足國(guó)家和人民的發(fā)展需求。

注釋

①蔣苑.近代以來(lái)西安城市歷史文化保護(hù)傳承歷程研究[D].西安：西安建筑科技大學(xué)，2022.

②陳菲，傅蕓，秦逸晗.南京市文物保護(hù)單位“四有”檔案工作芻議[J].蘭臺(tái)世界，2023（S1）：13-14.

③楊陽(yáng)，張磊，果佳欣.歷史文化傳承視角下的文物檔案管理探析[J].檔案管理，2020（3）：65-66.

④何瀟雨.文物保護(hù)單位記錄檔案管理工作存在問題及思考：以漢長(zhǎng)安城遺址記錄檔案工作為例[J].絲綢之路，2022（2）：160-164.

⑤陳丹華.文物保護(hù)單位“四有”檔案工作初探[J].文化產(chǎn)業(yè)，2021（23）：78-79.

⑥高雅，談帥.江蘇省文物保護(hù)單位檔案管理信息化實(shí)踐[J].江蘇科技信息，2020，37（11）：36-39.

⑦何瀟雨.新形勢(shì)下遺產(chǎn)檔案管理工作的實(shí)踐與思考：以“絲綢之路”起點(diǎn)漢長(zhǎng)安城未央宮遺址遺產(chǎn)檔案工作為例[J].絲綢之路，2021（1）：167-170.

⑧焦燕，付宇飛.文物保護(hù)工程檔案規(guī)范管理新面貌[J].炎黃地理，2023（10）：74-76.