合規(guī)視域下合同管理主要風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對策略

摘要：隨著市場化經(jīng)濟(jì)發(fā)展，依法合規(guī)經(jīng)營的重要性、緊迫性更加凸顯。合同管理工作是企業(yè)合規(guī)管理的重點(diǎn)領(lǐng)域。創(chuàng)建企業(yè)合規(guī)管理體系，必須齊抓嚴(yán)管合同管理工作。合同合規(guī)管理是企業(yè)自身發(fā)展的需求，也是企業(yè)響應(yīng)政策的必要舉措。本文揭示企業(yè)合同管理各階段合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，提出若干防范舉措，推動(dòng)企業(yè)合同管理工作沿著合規(guī)軌道前行，助力社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)穩(wěn)健發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)合規(guī)；合同管理；風(fēng)險(xiǎn)防范

中圖分類號：D9文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.19.065

合規(guī)即是合乎規(guī)范之意，意在規(guī)范行為、防范風(fēng)險(xiǎn)。合規(guī)管理工作主要規(guī)范企業(yè)經(jīng)營管理行為及其員工履職行為，目的在于提升企業(yè)依法合規(guī)經(jīng)營水平。合同合規(guī)管理專指合同管理領(lǐng)域的合規(guī)工作。推行合同全流程合規(guī)運(yùn)轉(zhuǎn)、持續(xù)強(qiáng)化企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)防范能力是企業(yè)長期平穩(wěn)經(jīng)營的可靠保障。本文以合規(guī)為分析視角，以合同管理工作為主要研究對象，詳細(xì)分析了合同管控各階段常見風(fēng)險(xiǎn)形式，并從組織架構(gòu)、體系完善、信息化應(yīng)用等方面提出風(fēng)控建議，助力企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，為市場經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)運(yùn)營建言獻(xiàn)策。

1規(guī)范合同管理是推行企業(yè)合規(guī)的應(yīng)有之義

1.1合規(guī)管理概念的提出

2015年，國務(wù)院國資委印發(fā)《關(guān)于全面推進(jìn)法治央企建設(shè)的意見》，首次提出著力健全合規(guī)管理體系工作目標(biāo)，拉開了企業(yè)合規(guī)行動(dòng)的帷幕。2018年，國家發(fā)展和改革委員會(huì)發(fā)布《中央企業(yè)合規(guī)管理指引（試行）》，基本確定合規(guī)管理體系框架，正式打開了中國企業(yè)合規(guī)管理新篇章。2021年4月，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織擬定ISO37301：2021《合規(guī)管理體系要求及使用指南》，該國際標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)闡述了合規(guī)管理體系建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)和改進(jìn)等內(nèi)容，是合規(guī)實(shí)務(wù)教科書級別的準(zhǔn)則。2022年，國務(wù)院國資委印發(fā)《中央企業(yè)合規(guī)管理辦法》，提出與現(xiàn)代企業(yè)治理相適應(yīng)的合規(guī)工作要求，推動(dòng)全面合規(guī)任務(wù)落實(shí)落地。

合規(guī)是企業(yè)平穩(wěn)經(jīng)營、健康發(fā)展的基石。合規(guī)是指企業(yè)經(jīng)營管理行為及其員工履職行為符合法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定、行業(yè)準(zhǔn)則和國際條約、規(guī)則，以及公司章程、企業(yè)內(nèi)部相關(guān)規(guī)章制度等要求。合規(guī)管理是指企業(yè)為實(shí)現(xiàn)合規(guī)目的采取的一系列管理方法。合規(guī)管理的對象為企業(yè)經(jīng)營管理行為以及員工履職行為?？傮w來說，合規(guī)管理包括建立合規(guī)制度、完善運(yùn)營體制、培育合規(guī)文化、強(qiáng)化監(jiān)督問責(zé)等有組織、有計(jì)劃的管理活動(dòng)。

1.2強(qiáng)化合同管控是合規(guī)的必然要求

在全面實(shí)施依法治國、大力推行合規(guī)管理的背景下，企業(yè)推行合規(guī)管理應(yīng)緊盯重點(diǎn)領(lǐng)域合規(guī)成效。市場交易是企業(yè)合規(guī)管理的重點(diǎn)領(lǐng)域之一，現(xiàn)階段必須全面規(guī)范市場交易行為，在各類交易行為中融入合規(guī)理念。合同是市場主體開展交易的基本形式，是民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議，是調(diào)節(jié)合同各方當(dāng)事人之間經(jīng)濟(jì)活動(dòng)關(guān)系的依據(jù)。合同核心內(nèi)容在于明確交易具體內(nèi)容、分配雙方權(quán)利義務(wù)、提前預(yù)測行為后果。依法成立的合同受法律保護(hù)。規(guī)范的合同文本可以有效約束締約各方行為，促成交易目的。

合同管理合規(guī)是企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的主要抓手，是企業(yè)參與市場經(jīng)濟(jì)、適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求。合同合規(guī)管理宜采用動(dòng)態(tài)的、持續(xù)的全過程管控方式，將合規(guī)要求滲透到合同管理的各個(gè)管控環(huán)節(jié)。合同合規(guī)管理須覆蓋合同起草、審查、訂立、履行以及檔案管理等合同全生命周期，全方位提升企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范能力。持續(xù)強(qiáng)化合同風(fēng)控能力、優(yōu)化合同管理流程，可以充分維護(hù)合同各方合法權(quán)益，是保障市場經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)運(yùn)行、進(jìn)一步創(chuàng)造市場經(jīng)濟(jì)效益的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2企業(yè)合同管理主要風(fēng)險(xiǎn)

開展合同合規(guī)管理工作，首先需要理清合同管理工作主要風(fēng)險(xiǎn)。合同合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)在合同管理活動(dòng)存在違反法律法規(guī)或內(nèi)控規(guī)章制度的行為，致使企業(yè)受到監(jiān)管處罰、財(cái)產(chǎn)損失和聲譽(yù)損失的風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)識別是合同風(fēng)險(xiǎn)管理首要步驟，具體包括風(fēng)險(xiǎn)成因分析、風(fēng)險(xiǎn)形式認(rèn)知、風(fēng)險(xiǎn)后果預(yù)測。全面識別合同合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，可以有效降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率。以下從合同管控三階段為切入點(diǎn)，逐項(xiàng)分析合同合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

2.1合同準(zhǔn)備階段風(fēng)險(xiǎn)識別

合同準(zhǔn)備階段主要工作為：締約方資信審查、履行內(nèi)控前置程序、初步商務(wù)談判等。合同準(zhǔn)備階段潛在風(fēng)險(xiǎn)極易被忽視，該階段主要風(fēng)險(xiǎn)形式包含：前置程序不符合內(nèi)控程序要求（如：重大項(xiàng)目未組織必要的立項(xiàng)論證、采購申請未完成審批程序以及未按照企業(yè)規(guī)章制度履行報(bào)備程序等）、未實(shí)質(zhì)開展資信審查、在合同簽訂前對外簽署承諾性質(zhì)的文件。

合同準(zhǔn)備階段風(fēng)險(xiǎn)可能導(dǎo)致一系列后果：其一，未合規(guī)開展前置程序，無法通過后續(xù)審批程序，交易計(jì)劃無法序時(shí)推進(jìn)。其二，準(zhǔn)備階段未開展必要論證，致使交易目的偏離企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃，增加企業(yè)商業(yè)成本，最終損害企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。其三，未充分調(diào)查締約方商業(yè)信譽(yù)、未評估締約方履約能力等資信審查工作，該風(fēng)險(xiǎn)極易在履約階段爆發(fā)，引發(fā)系列問題，如：相對方不具備履約能力，履約陷入僵局，最終演變成合同糾紛，增加企業(yè)應(yīng)訴成本。其四，在準(zhǔn)備階段已對外簽署帶有合同承諾性質(zhì)的文件具有法律效力，導(dǎo)致企業(yè)在后續(xù)合同正式談判、簽署階段中處于被動(dòng)地位，損害企業(yè)經(jīng)營效益。

2.2合同審查與訂立階段風(fēng)險(xiǎn)識別

合同審查與訂立階段主要工作內(nèi)容包括：法律初審、履行企業(yè)內(nèi)部合同審批程序、合同談判、申請合同用印、合同簽署。合同審查與訂立階段是合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)防范的關(guān)鍵階段。該階段風(fēng)險(xiǎn)防范的有效性在一定程度上反映了企業(yè)內(nèi)控機(jī)制成效。合同審查與訂立階段主要風(fēng)險(xiǎn)形式為：合同未經(jīng)法律審查等關(guān)鍵環(huán)節(jié)、合同未經(jīng)審批擅自簽署、合同審批人員未履職把關(guān)、合同主辦部門未按審批版本簽署合同、未履行合同用印申請程序、合同簽章不符合規(guī)范。

合同審查與訂立階段任一類型風(fēng)險(xiǎn)都將對企業(yè)經(jīng)營狀況產(chǎn)生直接影響。合同審查與合同訂立階段風(fēng)險(xiǎn)后果列舉如下：一是未發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容違法違規(guī)約定，合同無效或部分無效，企業(yè)可能面臨經(jīng)濟(jì)損失、行業(yè)通報(bào)、行政處罰后果；二是合同條款約定不清、存在明顯漏洞，致使履約困難、無法約束對方行為、無法追究違約責(zé)任；三是合同內(nèi)容嚴(yán)重偏離交易目的，增加企業(yè)經(jīng)營成本，損害企業(yè)經(jīng)營效益。四是合同簽章不符合規(guī)范導(dǎo)致該合同無效，無法約束合同當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)，經(jīng)濟(jì)交易不受法律保護(hù)。

2.3合同履行階段風(fēng)險(xiǎn)識別

合同履行階段的主要工作為：跟蹤合同執(zhí)行情況、存檔合同及往來文件、定期了解締約相對方履約能力、合同變更、合同糾紛應(yīng)對等。絕大多數(shù)合同合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)在合同履行階段產(chǎn)生，或者在履約階段從隱患演變成顯性風(fēng)險(xiǎn)。合同履約情況主要風(fēng)險(xiǎn)包括：未及時(shí)跟進(jìn)合同款項(xiàng)收付、怠于督促相對方履行義務(wù)、未保存合同履約材料、變更業(yè)務(wù)經(jīng)辦未妥善辦理合同交接事宜、合同變更未履行審批手續(xù)、合同變更所涉內(nèi)容不合規(guī)、未及時(shí)處理合同爭議、我方發(fā)生履約特殊情形（不可抗力等）未積極與相對方協(xié)商。

合同履約階段風(fēng)險(xiǎn)后果合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)類型眾多，列舉如下：一是怠于督促對方履行義務(wù)，導(dǎo)致企業(yè)損失應(yīng)得合同經(jīng)濟(jì)利益、無法達(dá)成合同預(yù)期目的。二是未保存合同履約材料，造成合同重要文件丟失、合同原始檔案不全；若后續(xù)發(fā)生合同糾紛，企業(yè)缺乏原始證據(jù)支撐引發(fā)敗訴風(fēng)險(xiǎn)。三是合同未履行合同變更審批程序、未發(fā)現(xiàn)變更所涉內(nèi)容不合規(guī)，致使合同偏離原定業(yè)務(wù)目標(biāo)、增加企業(yè)合同義務(wù)，甚至導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)違法違規(guī)后果。四是未及時(shí)處理發(fā)生合同爭議，錯(cuò)失調(diào)解時(shí)機(jī)、擴(kuò)大合同矛盾。五是履約期間我方特殊情形未積極協(xié)商，致使增加企業(yè)負(fù)擔(dān)，亦對企業(yè)信譽(yù)造成不良影響。

3合規(guī)背景下的合同風(fēng)險(xiǎn)防控策略

合規(guī)是企業(yè)健康發(fā)展的可靠保障。上文已述，合同管控各環(huán)節(jié)都存在合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。一旦合同合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，將導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營效益大幅下降、嚴(yán)重影響企業(yè)正常運(yùn)營。為進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)提質(zhì)增效，以下提出若干合同風(fēng)險(xiǎn)防控建議，助力企業(yè)樹立一道堅(jiān)固的合規(guī)防火墻。

3.1構(gòu)建合規(guī)組織體系，形成合同管控合力

3.1.1企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層作為企業(yè)合規(guī)推動(dòng)者

為加快合規(guī)工作進(jìn)展，合規(guī)管理應(yīng)納入企業(yè)經(jīng)營基本戰(zhàn)略，由企業(yè)治理層負(fù)責(zé)推動(dòng)、實(shí)施。合規(guī)規(guī)劃、合規(guī)工作報(bào)告等重要事項(xiàng)應(yīng)提交企業(yè)董事會(huì)審議，發(fā)揮董事會(huì)定戰(zhàn)略、作決策、防風(fēng)險(xiǎn)作用。企業(yè)主要負(fù)責(zé)人作為合規(guī)經(jīng)營管理第一責(zé)任人親自推動(dòng)合規(guī)管理體系建設(shè)。企業(yè)首席合規(guī)官是“承上啟下”的關(guān)鍵角色，一般系由總法律顧問兼任，領(lǐng)導(dǎo)、部署企業(yè)合規(guī)管理、法律事務(wù)工作。

3.1.2設(shè)置企業(yè)合規(guī)主管部門

根據(jù)企業(yè)組織架構(gòu)設(shè)計(jì)，原則上應(yīng)單獨(dú)設(shè)置合規(guī)主管部門；暫不具備單獨(dú)設(shè)置合規(guī)主管部門條件的企業(yè)，可由法律事務(wù)管理機(jī)構(gòu)承擔(dān)合規(guī)主管職能。合規(guī)主管部門作為合規(guī)工作歸口管理部門，應(yīng)致力于創(chuàng)建一套與企業(yè)規(guī)模、文化相適應(yīng)的合規(guī)管理體系，發(fā)揮牽頭組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督合規(guī)管理工作的作用。合規(guī)主管部門須配備熟悉_{r9P3ZM4jIz9tKH0VkHBoAuzZNbRXaku+r3Hze9duVDE=}法律法規(guī)、規(guī)章制度的專業(yè)人員。專業(yè)人員應(yīng)做實(shí)做細(xì)合規(guī)工作，在合規(guī)流程設(shè)計(jì)、合同合規(guī)審查、合規(guī)監(jiān)督等方面狠下功夫。

3.1.3推行部門協(xié)同運(yùn)作機(jī)制

企業(yè)必須貫徹“管業(yè)務(wù)必須管合規(guī)”“管合規(guī)必須管合同”理念，堅(jiān)持合規(guī)全面覆蓋原則，將合規(guī)要求落實(shí)到企業(yè)各部門，切實(shí)提升公司員工的合規(guī)責(zé)任意識，實(shí)現(xiàn)多方聯(lián)動(dòng)、上下貫通。企業(yè)各部門均是合規(guī)責(zé)任主體。各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)領(lǐng)域合規(guī)管理事務(wù)，包括編制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)清單、部門成員合規(guī)指導(dǎo)、制定預(yù)案等基礎(chǔ)工作。各職能部門應(yīng)強(qiáng)化合規(guī)審查能力，嚴(yán)格把控合同風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)出謀劃策。為深化合規(guī)組織體系建設(shè)，企業(yè)各部門業(yè)務(wù)骨干為合規(guī)管理員并協(xié)助部門負(fù)責(zé)人履行第一道風(fēng)險(xiǎn)防線職責(zé)。企業(yè)各部門強(qiáng)化協(xié)同合作、共同應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)，形成合規(guī)管控合力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)合規(guī)與經(jīng)營管理深度融合。

3.2明確合規(guī)要求，牢筑合同管控體系

3.2.1持續(xù)優(yōu)化合同制度體系

為實(shí)現(xiàn)合同的合規(guī)管理，企業(yè)必須持續(xù)完善合同管理內(nèi)控制度。合規(guī)背景下，企業(yè)合同管理辦法中應(yīng)融入合規(guī)要求，使之成為與外部環(huán)境相銜接、與企業(yè)運(yùn)營相適應(yīng)的行為準(zhǔn)則。其次，應(yīng)確保企業(yè)內(nèi)控制度對合同合規(guī)要求的統(tǒng)一性。合規(guī)主管部門應(yīng)定期梳理與合同、合規(guī)管理相關(guān)聯(lián)制度，如：法律事務(wù)辦法、合規(guī)管理辦法，及時(shí)修訂不相適應(yīng)的內(nèi)容，確保企業(yè)制度體系對合同管控要求的統(tǒng)一性。制度的作用在于指導(dǎo)和約束。合規(guī)主管部門定期向重點(diǎn)崗位、新進(jìn)員工開展制度培訓(xùn)、宣貫工作，做好合同合規(guī)要求的傳達(dá)工作，促進(jìn)員工自覺遵循、夯實(shí)企業(yè)合規(guī)根基。

3.2.2總結(jié)合同風(fēng)控經(jīng)驗(yàn)

企業(yè)應(yīng)總結(jié)合同管理經(jīng)驗(yàn)，細(xì)化、明確合規(guī)要求，匯編成一套可復(fù)制推廣的指導(dǎo)規(guī)范。合規(guī)主管部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)合同管理實(shí)際，下發(fā)合規(guī)手冊、合同管理常見問題解答指引，提升員工合同管理水平。合規(guī)手冊可采用產(chǎn)品說明書形式，結(jié)合圖表詳細(xì)列明合同各階段風(fēng)險(xiǎn)、防范措施。企業(yè)應(yīng)根據(jù)主要合同類型設(shè)計(jì)相應(yīng)的合同范本，鼓勵(lì)各部門使用范本，可以從源頭規(guī)范合同文本，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率。

3.2.3強(qiáng)化合同合規(guī)評估與應(yīng)用

為提升合同管控整體成效，企業(yè)應(yīng)合理設(shè)置合同合規(guī)評估指標(biāo)，科學(xué)量化考核標(biāo)準(zhǔn)，將評估結(jié)果與績效考評工作相掛鉤。合規(guī)主管部門應(yīng)強(qiáng)化合規(guī)評價(jià)結(jié)果應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)合規(guī)問題須及時(shí)督促整改，及時(shí)堵塞合同管理漏洞。必要時(shí)，合規(guī)主管部門可向責(zé)任部門發(fā)放管理提升建議書，持續(xù)改進(jìn)合規(guī)管理工作。對于嚴(yán)重違規(guī)行為，合規(guī)主管部門應(yīng)深入調(diào)查違規(guī)成因、事實(shí)，開展責(zé)任追究工作，發(fā)揮合規(guī)管理威懾力。

3.3運(yùn)用信息化技術(shù)，提升合同合規(guī)成效

3.3.1實(shí)現(xiàn)合同動(dòng)態(tài)監(jiān)管

合同合規(guī)管控需要借助信息化手段。企業(yè)應(yīng)用信息化合同管理模式，預(yù)設(shè)合同系統(tǒng)審批流程，避免審批環(huán)節(jié)缺漏；同時(shí)，可充分發(fā)揮信息查詢與統(tǒng)計(jì)分析功能，直觀了解到合同合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生頻率、風(fēng)險(xiǎn)分布情況。通過信息化合同管理手段，合同承辦部門、合同（合規(guī)）主管部門均可動(dòng)態(tài)跟蹤合同關(guān)鍵情況、快速處置異?，F(xiàn)象，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率，提升合同管控效能。

3.3.2拓展合同系統(tǒng)功能

目前，合同管理平臺研發(fā)功能集中于合同審批板塊。合同訂立與合同履行階段管理信息化功能亟待升級。一是推動(dòng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，建議實(shí)現(xiàn)合同管理系統(tǒng)、用印管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)有效銜接。合同經(jīng)審批可自動(dòng)進(jìn)入合同用印申請環(huán)節(jié)；財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)可向合同管理系統(tǒng)推送相應(yīng)合同履約的收付情況，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)一致。二是強(qiáng)化系統(tǒng)預(yù)警功能，合同管理系統(tǒng)可自動(dòng)識別流程異常、歸檔滯后合同，并主動(dòng)向相關(guān)部門、人員發(fā)出預(yù)警提示，實(shí)現(xiàn)合同全流程高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

4結(jié)語

合同是市場交易的保護(hù)載體。在充滿各種風(fēng)險(xiǎn)的市場經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)的經(jīng)營成敗與合同的合規(guī)管理存在密切關(guān)系。合同合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)是因企業(yè)合同管控不到位引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)合同合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)遍布合同全流程，波及企業(yè)形象、經(jīng)濟(jì)效益、行業(yè)信譽(yù)。合規(guī)管理工作全面開展之際，企業(yè)必須高度重視合同合規(guī)管理，以“強(qiáng)體系、促規(guī)范、創(chuàng)成效”為方針，持續(xù)推進(jìn)合同風(fēng)險(xiǎn)管控工作，以合規(guī)管控促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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