應(yīng)用智慧財(cái)務(wù)對高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系的建設(shè)*

摘要：通過分析高校由“信息系統(tǒng)平臺”發(fā)展為“智慧平臺”過程中遇到的問題和挑戰(zhàn)，以業(yè)財(cái)融合和流程再造為手段，以數(shù)據(jù)共享為目標(biāo)，探索建設(shè)“三層架構(gòu)+風(fēng)險嵌入”模式，將風(fēng)險控制嵌入到學(xué)校的智慧平臺中，以提升財(cái)務(wù)內(nèi)部控制水平。“三層架構(gòu)+風(fēng)險嵌入”模式意在通過建立高校風(fēng)險評估體系和內(nèi)部控制風(fēng)險數(shù)據(jù)庫，將財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險點(diǎn)嵌入信息平臺和一體化平臺，將權(quán)責(zé)分離、審批檢查、勾稽關(guān)系、預(yù)警監(jiān)測等功能融入智慧平臺，進(jìn)而降低整體風(fēng)險水平。

關(guān)鍵詞：智慧財(cái)務(wù)；內(nèi)部控制；風(fēng)險嵌入；機(jī)制建設(shè)

中圖分類號：G647

教育系統(tǒng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制機(jī)制是指學(xué)校財(cái)務(wù)管理部門為實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，確保學(xué)校資金安全和有效利用，保障教育事業(yè)順利運(yùn)行，保證會計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性而制定的一系列具有控制職能的方法、技術(shù)和程序的總稱。智慧財(cái)務(wù)的核心是數(shù)據(jù)的整合和深度挖掘，是以改善會計(jì)信息質(zhì)量、提高會計(jì)工作效率、降低會計(jì)工作成本、提升財(cái)務(wù)合規(guī)水平和數(shù)據(jù)價值為目標(biāo)。

《中國高校信息化發(fā)展報(bào)告（2021）》指出，對照國家教育數(shù)字化發(fā)展戰(zhàn)略要求，高校在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的頂層設(shè)計(jì)、推動高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化、推動教育教學(xué)方式創(chuàng)新和模式變革、數(shù)字資源建設(shè)和應(yīng)用效果、支持教育評價、網(wǎng)絡(luò)安全體系完備性等方面還存在差距。依據(jù)《北京市教育系統(tǒng)內(nèi)部控制指引》，內(nèi)部控制信息化要將單位涉及的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動主要流程、關(guān)鍵環(huán)節(jié)嵌入單位管理信息系統(tǒng)，制定符合內(nèi)部控制要求的信息化建設(shè)規(guī)范，用信息化手段促進(jìn)業(yè)務(wù)協(xié)同，確保內(nèi)部控制環(huán)節(jié)健全、內(nèi)部控制流程通暢，減少人為操縱因素。

一、高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系建設(shè)存在的問題

（一）信息系統(tǒng)缺乏頂層設(shè)計(jì)，導(dǎo)致“信息孤島”現(xiàn)象

高校財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)過程中，突出的問題是“未覆蓋”和“未聯(lián)通”?！拔锤采w”體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)活動的主要流程、關(guān)鍵環(huán)節(jié)未能有效嵌入單位管理信息系統(tǒng)，未能實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)對重點(diǎn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全覆蓋。如部分高校未建立基本業(yè)務(wù)、科研業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)未嵌入單位管理信息系統(tǒng)，資產(chǎn)管理系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)實(shí)時動態(tài)管理等。

“未聯(lián)通”體現(xiàn)在各信息系統(tǒng)間缺乏前期的頂層設(shè)計(jì)和后期的有效整合。首先，高校各業(yè)務(wù)部門根據(jù)信息化發(fā)展需求，各自建立信息管理系統(tǒng)并獨(dú)立運(yùn)行和維護(hù)，并沒有根據(jù)整體目標(biāo)和戰(zhàn)略進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，信息系統(tǒng)間未能實(shí)現(xiàn)有效的互聯(lián)互通，數(shù)據(jù)無法共享，容易形成“信息孤島”，導(dǎo)致工作效率低下、決策失誤、相關(guān)管理措施難以落實(shí)。其次，沒有將風(fēng)險點(diǎn)嵌入到系統(tǒng)控制中，導(dǎo)致系統(tǒng)無法有效識別各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的風(fēng)險點(diǎn)，無法及時制定防范措施和應(yīng)對方案。高校主要的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)包括財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)等。各個職能部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，獨(dú)立上線相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，并根據(jù)需要進(jìn)行系統(tǒng)對接。如科研項(xiàng)目管理方面，將科研系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接，便于項(xiàng)目立項(xiàng)、收支數(shù)據(jù)查閱及統(tǒng)計(jì)；學(xué)生收費(fèi)管理方面，將教務(wù)部門、學(xué)生管理部門的信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的收費(fèi)模塊對接。在實(shí)際工作中，系統(tǒng)及模塊建設(shè)需要綜合考慮利用率、建設(shè)成本等因素。如基本建設(shè)信息系統(tǒng)，對于基本建設(shè)較少的單位，要考慮信息系統(tǒng)建設(shè)成本、運(yùn)維成本以及使用率。

（二）業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)未將職能與業(yè)務(wù)有機(jī)結(jié)合

在部門設(shè)置時，沒有考慮職能配置與管理及資源的分配，往往是以職責(zé)為基礎(chǔ)設(shè)置組織架構(gòu)。在實(shí)際操作時，組織架構(gòu)與業(yè)務(wù)匹配，否則會阻礙業(yè)務(wù)發(fā)展，而某一項(xiàng)業(yè)務(wù)的調(diào)整，會導(dǎo)致多個部門、崗位以及流程的變動，并不是簡單的業(yè)務(wù)遷移。如果只做業(yè)務(wù)遷移，而沒有進(jìn)行相應(yīng)的崗位調(diào)整和流程再造，將產(chǎn)生新的風(fēng)險點(diǎn)和問題。

在科室和崗位的設(shè)置中，一般以處室業(yè)務(wù)職能為出發(fā)點(diǎn)，科室業(yè)務(wù)即處室職能的分解，崗位業(yè)務(wù)即科室職能的分解。在實(shí)際運(yùn)行過程中，業(yè)務(wù)流程容易因職能設(shè)置而出現(xiàn)斷點(diǎn)。如采購業(yè)務(wù)中申購、立項(xiàng)、審核、支付等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，按照職能分屬不同處室或者科室，在實(shí)際流程中，各處室各司其職，但是按照此項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，已申購、立項(xiàng)的項(xiàng)目，并未實(shí)際審核、支付，但是在預(yù)算管理一體化系統(tǒng)中，依然占據(jù)額度，導(dǎo)致其他事項(xiàng)無額度支付的情況發(fā)生。

缺乏專門的組織機(jī)構(gòu)會制約學(xué)校內(nèi)部控制體系建設(shè)。據(jù)了解，只有少數(shù)高校設(shè)立了專門的內(nèi)部控制建設(shè)管理部門，大多數(shù)學(xué)校仍然是辦公室或者財(cái)務(wù)管理部門牽頭運(yùn)作。內(nèi)部控制建設(shè)管理部門應(yīng)從學(xué)校層面考慮，以業(yè)務(wù)為主線貫穿各個職能部門的職責(zé)，從而防控相關(guān)風(fēng)險點(diǎn)，而不應(yīng)該只以職能設(shè)置為出發(fā)點(diǎn)，這樣會導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)時，職能與業(yè)務(wù)相分離。尤其是在信息化建設(shè)中，各個處室的信息系統(tǒng)對各自職能范圍內(nèi)的流程加以控制，但是對于整體業(yè)務(wù)，并未達(dá)到全面的風(fēng)險防控，容易出現(xiàn)銜接問題，這部分風(fēng)險點(diǎn)既無識別，又無防控。

（三）內(nèi)部控制建設(shè)基礎(chǔ)工作與運(yùn)行機(jī)制薄弱

高校的制度規(guī)范存在不適應(yīng)學(xué)校實(shí)際情況、不適用制度未修改或者廢止、規(guī)章制度個別條款與實(shí)際情況相脫離等情況。財(cái)務(wù)制度規(guī)范建設(shè)方面，存在沒有建立與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的具體管理制度和規(guī)范的問題。重點(diǎn)業(yè)務(wù)事項(xiàng)如差旅費(fèi)、會議費(fèi)等的管理均執(zhí)行國家和上級部門的管理制度，高校應(yīng)針對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)建立相對應(yīng)的管理細(xì)則。如科研經(jīng)費(fèi)的管理，在“放管服”改革政策的指引下，應(yīng)結(jié)合學(xué)校業(yè)務(wù)實(shí)際，針對科研經(jīng)費(fèi)中的差旅費(fèi)、會議費(fèi)、咨詢費(fèi)等建立具體管理制度，以提升經(jīng)費(fèi)使用效率[1]。

由于學(xué)校的發(fā)展以及相關(guān)部門管理制度的變化等原因，各高校存在管理制度與實(shí)際情況不適配的問題。在實(shí)際操作中，各項(xiàng)管理制度沒有實(shí)時更新，在執(zhí)行過程中，需要用其他方式彌補(bǔ)政策變化帶來的管理風(fēng)險。如部分業(yè)務(wù)已經(jīng)執(zhí)行新的管理要求，而學(xué)校沒有更新制度規(guī)范，在審計(jì)時，從文件看，該業(yè)務(wù)并未執(zhí)行文件條款，造成依據(jù)不清晰的問題。

二、基于智慧財(cái)務(wù)的教育財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系建設(shè)對策

內(nèi)部控制機(jī)制包括控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通和監(jiān)控五大要素。內(nèi)部控制體系建設(shè)分為單位層面和業(yè)務(wù)層面兩個維度。本研究從構(gòu)建經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)部權(quán)力運(yùn)行機(jī)制、完善制度體系建設(shè)、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、對業(yè)務(wù)活動進(jìn)行風(fēng)險識別與評估、科學(xué)設(shè)置機(jī)構(gòu)職能與崗位職責(zé)、加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)的信息交流、加強(qiáng)監(jiān)督和監(jiān)控等方面將五大要素嵌入兩個維度，建設(shè)基于智慧財(cái)務(wù)的教育財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系。

（一）加強(qiáng)信息系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)

單位應(yīng)對信息系統(tǒng)相關(guān)業(yè)務(wù)實(shí)施歸口管理。管理部門負(fù)責(zé)擬定單位信息建設(shè)總體規(guī)劃，并組織、協(xié)調(diào)及推進(jìn)落實(shí)，逐步形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享平臺[2]。信息系統(tǒng)由各部門負(fù)責(zé)開發(fā)和運(yùn)維，形成獨(dú)立的信息島，“三層架構(gòu)+風(fēng)險嵌入”模式是對各信息系統(tǒng)進(jìn)行融合聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和風(fēng)險防控。

高校的智慧平臺一般由數(shù)據(jù)源層、數(shù)據(jù)庫層、應(yīng)用層三層架構(gòu)組成。每一層級都應(yīng)嵌入風(fēng)險防控和制度約束。第一層為數(shù)據(jù)源層，負(fù)責(zé)感知基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息。第二層為數(shù)據(jù)庫層，負(fù)責(zé)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯集整合。第三層為應(yīng)用層，其一是為用戶提供個性化服務(wù)，如OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、國有資產(chǎn)管理信息平臺、科研管理系統(tǒng)、銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)等各類應(yīng)用；其二是搭建業(yè)財(cái)融合智慧平臺，通過設(shè)置人員權(quán)限可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在有限范圍內(nèi)的共享。該平臺涵蓋了所有的信息系統(tǒng)，高校財(cái)務(wù)人員及決策者可按需提取、處理、整合財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，從而避免“信息孤島”現(xiàn)象[3]。

（二）加強(qiáng)內(nèi)部控制基礎(chǔ)工作建設(shè)

1.整合學(xué)校層面的基礎(chǔ)工作?；A(chǔ)工作包括內(nèi)部控制組織架構(gòu)設(shè)置、部門職能和職責(zé)設(shè)置、重點(diǎn)崗位設(shè)置等內(nèi)容。從單位層面和業(yè)務(wù)層面加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立健全內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位責(zé)任制，確保不相容職務(wù)分離。相關(guān)職能處室嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、法務(wù)審核、內(nèi)部監(jiān)督等職能，推動建立跨部門業(yè)務(wù)溝通機(jī)制，協(xié)同控制經(jīng)濟(jì)活動。同時，權(quán)責(zé)設(shè)置具有一定靈活性，根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)發(fā)展進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，適時對部門和崗位的權(quán)責(zé)設(shè)置進(jìn)行評估和修正。

2.加強(qiáng)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制。應(yīng)在不相容職務(wù)分離的前提下，保持業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)之間的銜接和聯(lián)系，明確權(quán)責(zé)和職能分工、任務(wù)和要求[4]。通過組織引導(dǎo)與加大內(nèi)控培訓(xùn)力度，提升各級人員的內(nèi)控意識，強(qiáng)化跨部門業(yè)務(wù)的銜接與協(xié)作，完善支出管理、采購管理和合同管理等部門或崗位之間的溝通與信息傳遞，進(jìn)一步明確各節(jié)點(diǎn)的審核要點(diǎn)、附件及單據(jù)要求，減少信息壁壘對管理的影響。

3.推進(jìn)經(jīng)濟(jì)活動制度建設(shè)。有效識別各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)風(fēng)險點(diǎn)，及時制定防范措施和應(yīng)對方案。根據(jù)上級部門管理要求和實(shí)際情況，定期梳理制度文件，確保相關(guān)制度合法性、規(guī)范性、實(shí)效性與可操作性；定期梳理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動業(yè)務(wù)流程，查找流程缺陷和控制盲區(qū)，明確各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動目標(biāo)、范圍和具體內(nèi)容，科學(xué)規(guī)范地繪制流程圖并嚴(yán)格執(zhí)行。規(guī)章制度雖然不能頻繁修訂，但是可以針對實(shí)施細(xì)則建立“生命線和時間點(diǎn)”記錄手冊，每一個步驟、節(jié)點(diǎn)、附件等都要準(zhǔn)確記錄其啟用、變更、停用的時間以及其他細(xì)節(jié)。

（三）信息系統(tǒng)建設(shè)與風(fēng)險嵌入有機(jī)結(jié)合

“風(fēng)險嵌入”是指通過一定方法對財(cái)務(wù)風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行識別、分析和描述，生成控制矩陣，詳述控制措施和控制實(shí)施證據(jù)；然后通過業(yè)務(wù)流程再造將風(fēng)險防控措施嵌入信息系統(tǒng)，通過反饋機(jī)制進(jìn)行不斷完善，提升財(cái)務(wù)治理能力。

如合同審批流程，通過風(fēng)險識別、問題分析等環(huán)節(jié)，確定風(fēng)險點(diǎn)集中在合同文本條款、法律風(fēng)險審查方面。OA辦公平臺合同審批模塊將線下審批流程遷移至線上，線上的審批流程節(jié)點(diǎn)，同樣是按照不相容職務(wù)相分離的原則設(shè)置審批權(quán)限，進(jìn)行審批控制。線上審批流程雖然提高了工作效率，但是并沒有將風(fēng)險嵌入信息系統(tǒng)。針對此類情況，應(yīng)嵌入風(fēng)險及風(fēng)險解決方案，即嵌入智能合同審查系統(tǒng)，基于網(wǎng)絡(luò)資料庫，采用自動化流程對合同文本進(jìn)行全面審查，快速發(fā)現(xiàn)條款不完整、表述不清、糾紛處理等問題；同時匹配對應(yīng)的法律法規(guī)條款，出具相應(yīng)解決方案，提升審查效率和準(zhǔn)確性，減少人為因素的影響。

建立風(fēng)險數(shù)據(jù)庫，在信息系統(tǒng)中完成與業(yè)務(wù)部門相連接的財(cái)務(wù)流程再造，重點(diǎn)防控已知風(fēng)險點(diǎn)。風(fēng)險嵌入信息系統(tǒng)時，最有效而直觀的方式是穿行測試法，這個環(huán)節(jié)是實(shí)戰(zhàn)環(huán)節(jié)，需要一線崗位人員的協(xié)同參與。在對重點(diǎn)業(yè)務(wù)穿行測試中，能夠快速發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程斷點(diǎn)、低效以及風(fēng)險點(diǎn)。如一項(xiàng)部門采購業(yè)務(wù)，從提出申購、履行部門“三重一大”制度，到提請控價審核、三方比價、公示、合同審定、驗(yàn)收、支付等各個環(huán)節(jié)，需經(jīng)過多個部門審核。每個下游環(huán)節(jié)都緊扣上一個環(huán)節(jié)。如沒有經(jīng)過控價審核以及三方比價、公示環(huán)節(jié)，無法簽訂合同；若已簽訂合同，說明之前的流程已按照要求履行完畢，驗(yàn)收環(huán)節(jié)時，合同可以說明前置流程的完整性，無需重復(fù)提供前置流程的材料。因此，穿行測試既能防控風(fēng)險點(diǎn)，又能防止步驟冗余?！叭匾淮蟆薄肮尽薄翱貎r審核”等即為風(fēng)險嵌入時的關(guān)鍵點(diǎn)，缺少時，將不能進(jìn)行下一環(huán)節(jié)。

（四）加強(qiáng)內(nèi)部控制信息化工作的評價與監(jiān)督

內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的有效性評價，主要針對單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)是否納入全部風(fēng)險點(diǎn)、業(yè)務(wù)內(nèi)容、控制措施及穩(wěn)定運(yùn)行等方面進(jìn)行評價。內(nèi)部控制監(jiān)督重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況、關(guān)鍵崗位和人員設(shè)置情況以及問題整改情況等。

在實(shí)際內(nèi)部控制評價工作中，對內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的評價普遍關(guān)注是否覆蓋所有業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)間是否聯(lián)通等直觀層面。對于信息系統(tǒng)關(guān)鍵崗位設(shè)置、授權(quán)、數(shù)據(jù)管理等方面并未深入評價。深度評價對專業(yè)性要求較高，并且時間較長，需要專業(yè)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行專項(xiàng)評價。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)存在關(guān)鍵崗位設(shè)置及管理制度不完善，未按規(guī)定進(jìn)行輪崗，授權(quán)變更不及時等問題，這些問題并未納入評價范圍。應(yīng)充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)督的職能作用，對單位內(nèi)部控制信息化工作進(jìn)行客觀公正評價[5]。有效利用內(nèi)部控制評價報(bào)告和內(nèi)部控制監(jiān)督意見、建議，針對發(fā)現(xiàn)的問題和薄弱環(huán)節(jié)予以及時改進(jìn)，不斷完善單位內(nèi)部控制體系，提升財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系的有效性。

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責(zé)任編輯：田國雙