高效工作的六個(gè)簡(jiǎn)要步驟

〔美〕米切爾·柯達(dá)

這些基本的卻是高效的方法——任何有成就的人都知道——能幫助你去組織每一天，完成你的工作。

第一步:培養(yǎng)動(dòng)力

成功的第一條法則是具備動(dòng)力。懂得如何去聚集它，如何去節(jié)儉地集中地使用它固然重要，但首先你必須具備它——相當(dāng)大數(shù)量的人并非如此。

動(dòng)力是一種積極的主動(dòng)的力，是一種去做、并且正確地去做事情的愿望，是懷著一個(gè)特定的目標(biāo)，從一點(diǎn)向另一點(diǎn)移動(dòng)，向著新的陣地前進(jìn)的愿望，是去成就既定工作的愿望。有些人從小就有這種動(dòng)力，他們一心一意地去做他們所做的每一件事，他們必然獲得成功。另一些人只是在他們?cè)敢饣虿坏貌蝗プ龅臅r(shí)候，才相當(dāng)?shù)嘏?，這不過(guò)是一條艱難的上坡路。

發(fā)揮動(dòng)力的最佳方法也許是這樣的:把你一天的時(shí)間分割成盡量小的若干部份，把每一部份都當(dāng)作是獨(dú)立的有價(jià)值的部分。一旦你把工作折成許多組件，你就能投身于其中之一，把它完成，然后再繼續(xù)做下一項(xiàng)。這樣會(huì)使你改變速度，并且不斷享受完成任務(wù)的清新之感。

多年來(lái)，我總是在焦躁和惱怒的情緒中開(kāi)始一天的工作的。來(lái)到辦公室，桌子上已是書(shū)信的海洋，電話鈴在響，人們?cè)谂胖?duì)等待會(huì)見(jiàn)。等到十一點(diǎn)鐘，我已被搞得過(guò)度緊張，精疲力盡了，只怨恨工作了兩個(gè)小時(shí)，一件事也沒(méi)成就。

最后我斷定，重要的是在一天的開(kāi)始就把一件事完成，不管它是多么瑣細(xì)。我決定在第一個(gè)小時(shí)回復(fù)信件，不接電話，不會(huì)見(jiàn)任何人。我把這些來(lái)信視為我工作的一個(gè)獨(dú)立部分，重要的卻是有限量的。當(dāng)我讀完它們，回答了它們，在需要采取措施的地方采取了措施之后，我便完全超脫了。

過(guò)了不久，我開(kāi)始盼望我這第一個(gè)鐘頭了，它賦予我一種有所收獲和達(dá)到目的的感受。我能把動(dòng)力應(yīng)用于有限的工作之中，不讓它因?yàn)闊o(wú)法集中在一天的開(kāi)始就浪費(fèi)掉了。

第二步:控制惰性

我們之中極多的人之所以失敗，是因?yàn)槲覀儗?duì)于面前棘手的工作拖著不辦。我們不過(guò)是被惰性所抑制了，而如果令這種惰性發(fā)展下去，它會(huì)產(chǎn)生一種永久的慣性?？朔霓k法是利用它，讓消極的力量轉(zhuǎn)化為積極的強(qiáng)加力。

假設(shè)你有一項(xiàng)較大的工作，它需要花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)去完成。你對(duì)自己說(shuō)，等把它干完了的時(shí)候，你又可以清閑了，現(xiàn)在阻礙你去享清福的就是這項(xiàng)工作。然后，就象它是你的敵人一樣，向它進(jìn)攻，把它打跑，你便為自己贏得了休息的時(shí)間。

一旦你獲得了開(kāi)動(dòng)自己、簡(jiǎn)潔地利用自己的旺盛精力的能力時(shí)，你便能夠在一段較長(zhǎng)的時(shí)間里使用它了。關(guān)鍵在于一開(kāi)始就使用它，等運(yùn)用自如時(shí)，你會(huì)馬上發(fā)現(xiàn)這是用之不竭的力量源泉。

切記:著手某件事情后，就去完成它。神力在成功之中更新，而在事情的拖延之中衰敗。如果在早晨開(kāi)始之時(shí)就猶豫不決或者失敗，那末一整天似乎都會(huì)繼續(xù)這種狀態(tài)，不斷地經(jīng)受活力的退潮。

第三步:順乎自然

許多人是把自己鎖在與自己的自然習(xí)慣和行為方式的精神斗爭(zhēng)中來(lái)度日的。再?zèng)]有比這更具有破壞力了。假如你不是一個(gè)早起的人，就不要把重要的工作在一天開(kāi)始時(shí)壓給自己。而如果你喜歡早睡早起，那就首先去做最困難的工作。

倘使你想豐富自己的日常工作，那要設(shè)計(jì)一個(gè)切實(shí)可行而且行之有效的計(jì)劃。但它必須是靈活可變的，以便使你不時(shí)地改變工作速度。當(dāng)然，你將不得不一次又一次地妥協(xié)，但要記住，與自己的意愿作斗爭(zhēng)所消耗的精力越多，用于你工作中的則越少。

第四步:抵制厭倦

厭倦對(duì)一個(gè)人元?dú)獾膿p傷是無(wú)可比擬的。假如你陷入了使你活力減退的煩躁之中，按下列方法作一嘗試:

☆和自己打賭，在一天結(jié)束之前，你能完成你必須完成的工作，當(dāng)完成時(shí)給自己以獎(jiǎng)勵(lì)。

☆一天給自己確立一個(gè)主要目標(biāo)。無(wú)論放棄其它什么事情，都要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)。

☆在一星期中確定一天為“追趕”日，這樣在其它天里可避開(kāi)大部分瑣碎和惱人的事。

☆做每件工作都給自己一個(gè)時(shí)間限度。大多數(shù)人由于面前的截止日期而能最佳地集中精力。

☆不要把一天當(dāng)作時(shí)間進(jìn)程的延續(xù)，那樣沒(méi)完成的工作便可推遲到下一天。有成就的人在計(jì)劃他們的生命時(shí)，是著眼于每一天的成就，讓每一天都有特定的收獲。這種緊迫感自然會(huì)導(dǎo)致全神貫注工作的無(wú)窮力量。因此要學(xué)會(huì)把每一天視為一個(gè)重要的獨(dú)立的時(shí)間單位，并且用今天你所完成的工作來(lái)評(píng)價(jià)你的表現(xiàn)——不是用昨天，也不是明天。

第五步:推動(dòng)記憶

如果你想成功，可不能健忘。然而，去記憶那些很容易寫下來(lái)的東西是在浪費(fèi)記憶能力。因而要做索引。許多有成就的人都是強(qiáng)迫自己做索引的。

幫助記憶的另一個(gè)方法是去注意你要記憶的東西。如果說(shuō)有成就的人具有非凡的記憶力，那是因?yàn)樗麄兺耆赝渡碛谒麄兯龅氖虑橹腥チ?。?duì)他們說(shuō)來(lái)，記憶那些與他們的根本興趣有關(guān)的事實(shí)、數(shù)字和名字全然不成問(wèn)題。但由于沒(méi)必要去記所有的事情，你首先必須找到哪些對(duì)你是重要的，進(jìn)而行使你的優(yōu)先權(quán)。

第六步:善于幻想

我們都知道，停留在過(guò)去是錯(cuò)誤的。然而，事實(shí)上有成就的人往往是那些能檢視自己的過(guò)錯(cuò)并從中吸取教訓(xùn)的人。出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，要正視其后果，千方百計(jì)地去糾正它，然后思考它是怎樣發(fā)生的——在未來(lái)的日子里怎樣去避免它。

許多有成就的人還承認(rèn)，他們常常幻想，這些幻想刺激他們向著既定的目標(biāo)前進(jìn)。因此要給自己幻想的時(shí)間。培養(yǎng)幻想的習(xí)慣，喜歡它們，把它們與你的目標(biāo)聯(lián)系起來(lái)，使之富有建設(shè)意義。你們想要做的事情越多，你能夠做的也就越多。

(龔紹石摘自《科學(xué)導(dǎo)游》第五輯，李延華譯)