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      談物資管理的信息系統(tǒng)建設(shè)

      2007-09-03 10:14:00許鳳茹
      消費(fèi)導(dǎo)刊 2007年8期
      關(guān)鍵詞:物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)

      許鳳茹

      [摘 要]加快建設(shè)物資管理信息建設(shè),一方面可以從根本上緩解現(xiàn)代化管理要求與落后技術(shù)手段之間的矛盾,大幅度提高物流管理的現(xiàn)代化水平;另一方面可以以此系統(tǒng)為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)物流過程的優(yōu)化和再造,充分挖掘物流效益,提高經(jīng)濟(jì)效益。

      [關(guān)鍵詞]物資管理 信息系統(tǒng) 建設(shè)

      物資管理現(xiàn)代化,就是運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理的方法和技術(shù),合理有效地組織、指揮、詞節(jié)、監(jiān)督生產(chǎn)資料流通中的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動,以最少的勞動消耗,取得最大的經(jīng)濟(jì)效益。

      一、系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)

      (一)提高工作效率和質(zhì)量。該系統(tǒng)借助于物資信息庫的維護(hù)和各項(xiàng)管理信息的高度共享,能迅速了解各項(xiàng)管理內(nèi)容及面向供應(yīng)鏈管理,它對供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位管理和控制。包括供銷、財(cái)務(wù)、運(yùn)輸、倉儲、質(zhì)量、資金、投資等管理,售后服務(wù)及質(zhì)量反饋等。大幅度提高了物資管理工作的效率和質(zhì)量。

      (二)提高管理水平,加強(qiáng)科學(xué)決策。用新的管理模式和業(yè)務(wù)流程改造原有的管理模式與業(yè)務(wù)流程,對本企業(yè)所有物資資源與活動分析自己進(jìn)行優(yōu)化配王與效率管理。實(shí)現(xiàn)企業(yè)物資資源的合理高效利用,追求利潤最大化。

      (三)減輕勞動強(qiáng)度。實(shí)現(xiàn)信息共享和縮短信息收集周期,把物資管理人員從繁瑣的物資登記,分類統(tǒng)計(jì)、匯總報(bào)表,檢查等工作中解放出來。

      二、充分發(fā)揮信息在物資管理中的作用

      信息在物資管理中的作用有以下幾點(diǎn):

      (一)它是物資部門決策的基礎(chǔ)。所謂決策,也就是確定目標(biāo),要使制定的目標(biāo)合理可行,符合實(shí)際,就要以大量可靠的全面反映客觀過程的信息為基礎(chǔ),掌握信息和了解情況是對決策者的起碼要求。否則,不研究信息,不重視數(shù)據(jù)分析,就會導(dǎo)致決策的失誤。

      (二)它是物資系統(tǒng)制訂計(jì)劃的依據(jù)。物資計(jì)劃是物資工作的起點(diǎn),是物資工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。物資系統(tǒng)的信息包括兩個方面:一方面是物資系統(tǒng)內(nèi)部的信息,如記賬憑證、統(tǒng)計(jì)資料,庫存情況及各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的完成情況、經(jīng)營管理的經(jīng)驗(yàn)和問題等;另一方面是物資系統(tǒng)外部的信息,如國家有關(guān)政策、法令,國民經(jīng)濟(jì)計(jì)劃,上級的建議或指令,供貨單位的生產(chǎn)情況,用貨單位的消耗定額等。物資管理人員根據(jù)這些原始信息進(jìn)行加工處理、分類比較,才會得出物資計(jì)劃的最佳方案。

      (三)它是組織和控制物資供應(yīng)的依據(jù)和手段。物資的流動取決于信息流,信息流對物流起控制和指揮作用。另一方面,根據(jù)物流活動中出現(xiàn)的問題,也通過信息反饋,修改或做出新的計(jì)劃、供應(yīng)、倉儲方案,以保證物資管理工作的正常進(jìn)行。

      (四)它是保證物資系統(tǒng)各個單位各個環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)工作的重要條件。為了使物資系統(tǒng)各層次、各環(huán)節(jié)的工作有機(jī)地聯(lián)系起來,就必須借助于一個四通八達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)來溝通,從而達(dá)到現(xiàn)代化物資管理之目的。

      三、管理信息系統(tǒng)的體系和框架

      管理信息系統(tǒng)的精髓在于以現(xiàn)代管理理念規(guī)范管理流程,達(dá)到“規(guī)范”和“提高”的目的。物資管理信息系統(tǒng)在體系框架上,按照管理的職能分析,應(yīng)分為物資計(jì)劃管理、采購管理、庫存管理、存貨核算管理四個部分。管理以計(jì)劃為龍頭,通過計(jì)劃管理準(zhǔn)確編制物資計(jì)劃,保證生產(chǎn)正常進(jìn)行,又減少庫存積壓。在計(jì)劃管理引導(dǎo)下,實(shí)施采購管理以及時(shí)獲得生產(chǎn)所需的物資;通過庫存管理,實(shí)現(xiàn)物資在庫的全面控制和管理。通過存貨核算管理,控制存貨的收發(fā)、領(lǐng)退和保管過程,監(jiān)督存貨的資金占用情況,完成與物資相關(guān)的經(jīng)濟(jì)核算,促進(jìn)企業(yè)提高資金的使用效果。

      四、管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

      數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)既要滿足常規(guī)物資管理的需要,同時(shí)又要滿足經(jīng)營管理和管理控制的需要。為此,物資系統(tǒng)在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上,應(yīng)將物資基礎(chǔ)檔案劃分為倉庫檔案、存貨分類檔案、存貨檔案、收發(fā)類別檔案、供應(yīng)商檔案等五類,形成清晰的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層次結(jié)構(gòu)。其中,倉庫檔案是為了實(shí)現(xiàn)對倉庫基本信息的管理。存貨分類檔案是為了實(shí)現(xiàn)對存貨分類編碼、名稱等信息的管理。存貨檔案是對存貨目錄的設(shè)立和管理,應(yīng)含基本信息(如物資編碼及所對應(yīng)的物資名稱、規(guī)格型號等)、成本信息、控制信息(ABC分類、最高最低儲備量、安全庫存等信息)及質(zhì)量要求等其它信息。收發(fā)類別檔案是為了區(qū)分物資的出入庫情況和使用方向而設(shè)置的。供應(yīng)商檔案即供應(yīng)商信息,籍此實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商的管理,為今后實(shí)施先進(jìn)的供應(yīng)鏈管理,建立科學(xué)的供應(yīng)商關(guān)系奠定基礎(chǔ)。

      五、信息系統(tǒng)的管理

      (一)物資計(jì)劃管理。物資計(jì)劃管理分為物資需求計(jì)劃管理及物資采購計(jì)劃管理兩個部分和兩個階段。企業(yè)的物資需求有兩類:

      獨(dú)立需求與相關(guān)需求。獨(dú)立需求計(jì)劃是由各需求部門獨(dú)立提出的;而相關(guān)需求計(jì)劃則是根據(jù)已批準(zhǔn)的生產(chǎn)及檢修計(jì)劃自動生成相應(yīng)的物資需求計(jì)劃,以實(shí)現(xiàn)物資管理與生產(chǎn)檢修計(jì)劃管理的實(shí)時(shí)聯(lián)動。獨(dú)立需求計(jì)劃和相關(guān)需求計(jì)劃匯總后由物資管理部門分類統(tǒng)計(jì)形成物資需求計(jì)劃。以物資需求計(jì)劃為基礎(chǔ),與庫存進(jìn)行平衡后,形成采購計(jì)劃。所有這些流程都必須在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中以嚴(yán)格的用戶權(quán)限來審批完成。

      (二)采購管理。采購環(huán)節(jié)的各種票據(jù)是企業(yè)物資管理與財(cái)務(wù)管理的結(jié)合點(diǎn)。在采購管理系統(tǒng)中,為跟蹤訂單執(zhí)行情況、按采購發(fā)票確認(rèn)采購入庫成本以及準(zhǔn)確處理采購?fù)素洏I(yè)務(wù),采購訂單處理實(shí)現(xiàn)全程電子化是關(guān)鍵。另外,采購環(huán)節(jié)的電子化使得物資管理系統(tǒng)可與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)集成,這樣就能隨時(shí)掌握各項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)情況。通過采購管理系統(tǒng),經(jīng)對各種采購訂單,發(fā)票、結(jié)算單的統(tǒng)計(jì)與對比分析,實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)管理的事前預(yù)測、事中控制、事后分析。為規(guī)范采購訂單管理,首先必須嚴(yán)格以物資采購計(jì)劃為依據(jù)制定采購訂單,從源頭上杜絕采購的隨意性;在貨物到庫后,再以訂單核對入庫單,兩者一一對應(yīng),這樣就能準(zhǔn)確掌握訂單執(zhí)行情況。在采購發(fā)票管理中,對已收到供貨單位的發(fā)票但尚未收到貨物的,必須對發(fā)票進(jìn)行壓單處理,待貨物到達(dá)后再進(jìn)行報(bào)賬結(jié)算處理。同時(shí),為掌握在途貨物情況,也可以先將發(fā)票輸入,這樣就為企業(yè)內(nèi)部準(zhǔn)時(shí)供貨制度提供保障。物資管理工作中,對物資已入庫但因再檢驗(yàn)不合格而形成的退貨業(yè)務(wù),常給正常業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)帶來困擾。為此,采購管理系統(tǒng)應(yīng)針對不同情況,采取以下解決辦法:對尚未結(jié)算的退貨,需填寫與入庫單相同數(shù)額的退貨單沖抵原入庫單;對結(jié)算后退貨的,還需再填制紅字發(fā)票,將退貨單與紅字發(fā)票進(jìn)行結(jié)算,沖抵原入庫單數(shù)據(jù)。

      (三)庫存管理。入庫過程是物資經(jīng)驗(yàn)收后入庫并錄入入庫單的過程;出庫過程是物資需求部門按原需求計(jì)劃提出領(lǐng)料申請,經(jīng)物資部門校核后發(fā)料并錄入出庫單的過程。對出入庫工作的管理,關(guān)鍵是監(jiān)督機(jī)制的建立。企業(yè)財(cái)務(wù)部門應(yīng)每月對所有入庫單、出庫單進(jìn)行稽核,并形成財(cái)務(wù)憑證,實(shí)現(xiàn)物資管理與財(cái)務(wù)管理的結(jié)合,至此完成物資在庫全過程的管理。另外,庫存管理系統(tǒng)還需考慮對調(diào)撥、盤點(diǎn)業(yè)務(wù)的管理。應(yīng)用庫存管理系統(tǒng),重點(diǎn)在于對各種賬表的管理及利用。

      物資管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中不可缺少的組成部分。工業(yè)企業(yè)的物資管理,就是對企業(yè)生產(chǎn)過程中所需各種物資的采購、儲備,使用等進(jìn)行計(jì)劃、組織和控制。加強(qiáng)物資管理,合理地組織采購、存儲、使用物資,對于促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展,提高產(chǎn)品質(zhì)量,降低產(chǎn)品成本,加強(qiáng)資金周轉(zhuǎn),增強(qiáng)企業(yè)盈利等都具有十分重要的意義。

      參考文獻(xiàn)

      [1]張燕軍,企業(yè)物資管理信息化建設(shè)[J]. 集團(tuán)經(jīng)濟(jì)研究 , 2006,(27)

      [2]馬桂賢,趙秀云, 薛明. 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在物資管理系統(tǒng)中的應(yīng)用[J]. 遼寧經(jīng)濟(jì) , 2006,(03)

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