葉開鋒

一、公文的基本內(nèi)涵及其功能作用

所謂公文即“辦理公務(wù)的文書”,這是“公文”一詞的基本含義。它是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位在行使管理職權(quán)、處理日常工作時使用的,具有直接效用和規(guī)范體式的文書。廣義的公文,外延十分廣闊,除通用文書外,還包括法律、財經(jīng)、文教、外交、軍事、稅務(wù)、工商等各種行業(yè)自己的專用文書。狹義的公文,即指國務(wù)院辦公廳《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13種行政公文和中共中央辦公廳《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中規(guī)定的14種黨的主要公文。我們通常運(yùn)行的公文指的是狹義的公文范疇。公文具有鮮明的政治性、法定的權(quán)威性以及特定的格式等特點(diǎn)。在實(shí)踐中具有廣泛的作用,諸如明法作用、傳令作用、宣傳導(dǎo)向作用、聯(lián)系和知照作用、依據(jù)和憑證作用、記載歷史的作用等。其中綜合、聯(lián)系、紐帶、協(xié)調(diào)又是其重要之功能。劉勰在《文心雕龍·章表》中道:“章表奏議,經(jīng)國之樞機(jī)”。明確指出公文是治理國家的紐帶與關(guān)鍵,也一語道破了公文作為綜合協(xié)調(diào)工具之性能與作用。

二、國科圖組織機(jī)制及其公文管理特點(diǎn)

國家科學(xué)圖書館(可簡稱“國科圖”)實(shí)行理事會領(lǐng)導(dǎo)下的館長負(fù)責(zé)制,總館設(shè)在北京,下設(shè)蘭州、成都、武漢法人分館,并準(zhǔn)備依托若干研究所(校)建立特色分館。國家科學(xué)圖書館各單元在業(yè)務(wù)職能上的分工是總館代表國家科學(xué)圖書館負(fù)責(zé)全院文獻(xiàn)情報服務(wù)的組織、管理和協(xié)調(diào),負(fù)責(zé)公共信息平臺建設(shè)和服務(wù),領(lǐng)導(dǎo)各分館開展高效的文獻(xiàn)情報服務(wù)。各法人分館,作為有特色的文獻(xiàn)情報服務(wù)中心,根據(jù)全院統(tǒng)籌布局,參與全院文獻(xiàn)情報聯(lián)合建設(shè),負(fù)責(zé)相應(yīng)領(lǐng)域的戰(zhàn)略情報研究和面向相應(yīng)地域研究所一線的深層次用戶服務(wù);各個特色分館,在服務(wù)本單位需要的同時,接受國家科學(xué)圖書館的業(yè)務(wù)指導(dǎo),滿足特色需求,服務(wù)全院,輻射全國;各個研究所圖書館,在國家科學(xué)圖書館的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)下,共同支持研究所的文獻(xiàn)信息服務(wù)。全館將通過服務(wù)創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和機(jī)制創(chuàng)新,為科技自主創(chuàng)新提供國際一流的文獻(xiàn)保障能力、國際一流的一線用戶服務(wù)、權(quán)威可靠的戰(zhàn)略情報研究,在國家科技文獻(xiàn)平臺中發(fā)揮骨干作用。

適應(yīng)組織體制及業(yè)務(wù)機(jī)制的要求,國家科學(xué)圖書館各單元在公文管理上實(shí)行集中統(tǒng)一與適度分權(quán)相結(jié)合的方式?？傪^代表國家科學(xué)圖書館聯(lián)系中國科學(xué)院、國家科學(xué)圖書館理事會、各分館和國內(nèi)外各機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)全館公文的收發(fā);各分館負(fù)責(zé)內(nèi)部公文的收發(fā),主要與國家科學(xué)圖書館總館、中國科學(xué)院各相關(guān)分院、相關(guān)研究所和所在省市聯(lián)系。在具體運(yùn)行中具有以下幾方面特點(diǎn):

第一,集中統(tǒng)一與相對獨(dú)立分散的特點(diǎn)。

作為中科院基層研究所,公文來文主體為院機(jī)關(guān)及其各廳局,主要涉及各業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及相關(guān)管理工作,對于此塊文件,目前已建立由總館代表全館進(jìn)行統(tǒng)一接收、統(tǒng)一派發(fā)、統(tǒng)一調(diào)度的制度。同時國科圖總分館四個單元分處全國不同地域,勢必與其所在地的分院機(jī)關(guān)、地方政府、其他平行單位發(fā)生關(guān)系,辦理公文來往。鑒于此實(shí)際,國科圖規(guī)定黨務(wù)、地方事務(wù)由各分館自行協(xié)調(diào)處理,授予分館公文辦理的自由度和相對獨(dú)立性。

第二,公文管理一體化趨勢開始顯現(xiàn)。

隨著國科圖業(yè)務(wù)一體化進(jìn)程加快以及管理文化的逐漸融合,加上系列制度保障,公文一體化趨勢開始顯現(xiàn)。主要表現(xiàn)在收文信息共享、統(tǒng)一對外發(fā)文、公文流轉(zhuǎn)傳閱跨地域一體化運(yùn)作等。其中電子化及各種技術(shù)手段的使用提供了技術(shù)上的支撐。

第三,公文管理手段呈現(xiàn)多樣性和靈活性。

鑒于國科圖跨地域運(yùn)作的特點(diǎn),傳統(tǒng)公文管理手段已難以跟上形勢要求。為此,創(chuàng)新管理方法和手段,拓展公文發(fā)展領(lǐng)域,成為管理的迫切需要。在實(shí)踐中,創(chuàng)造并靈活使用傳真、掃描、電子郵件、電話、電子文件等形式和手段,有力地保障和促進(jìn)了公文管理的系統(tǒng)銜接和流暢。

第四,公文管理電子化趨勢加強(qiáng)。

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)廣泛發(fā)展的今天,國民經(jīng)濟(jì)各項(xiàng)工作已全面實(shí)行了電子化、信息化管理。電子化趨勢在公文領(lǐng)域同樣不可避免,為適應(yīng)這種趨勢發(fā)展,國科圖在電子化管理方面做了大量工作:一是建立了收文從登記、傳閱、轉(zhuǎn)遞、督辦的電子化管理;二是實(shí)現(xiàn)了發(fā)文的全程電子化運(yùn)作;三是電子文檔管理進(jìn)一步規(guī)范。隨著全院二期ARP項(xiàng)目推進(jìn),將為推進(jìn)國科圖公文一體化提供更強(qiáng)的支撐和便利。

三、充分發(fā)揮公文管理在國科圖綜合協(xié)調(diào)中的作用

公文管理作為國科圖管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)中重要一環(huán),對于保持日常行政運(yùn)轉(zhuǎn)、維護(hù)正常生產(chǎn)生活秩序、推動各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作發(fā)展具有重要意義。為進(jìn)一步做好公文管理工作,特提出以下建議:

第一,根據(jù)公文本身政策性、政令性強(qiáng)的特點(diǎn),充分發(fā)揮其導(dǎo)向和促進(jìn)作用。

公文是一種規(guī)范性文書,具有法律性、指導(dǎo)性、政令性強(qiáng)的特點(diǎn)。在國科圖管理實(shí)踐中,應(yīng)該充分發(fā)揮其導(dǎo)向和促進(jìn)作用。為此,一方面要做好上級下發(fā)文件的傳閱流轉(zhuǎn)工作,具有普遍指導(dǎo)意義的政策性文件應(yīng)掃描在館務(wù)平臺公布,其他重要文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示有選擇地予以公布,最大限度地促使文件公開,保障廣大職工的知情權(quán)和參與權(quán)。同時嚴(yán)格督促文件辦理,切實(shí)做到政令暢通、令行禁止;另一方面要進(jìn)一步規(guī)范和發(fā)揮發(fā)文在全館各項(xiàng)業(yè)務(wù)及管理工作中的綜合協(xié)調(diào)作用,要充分保證其嚴(yán)肅性、權(quán)威性、正確性和規(guī)范性,使各部門職工在心悅誠服中自覺予以貫徹和執(zhí)行。

第二,健全完善制度,建立長效機(jī)制,促進(jìn)公文管理一體化進(jìn)程。

公文管理是一項(xiàng)日常性、規(guī)范性、法律性很強(qiáng)的工作,切忌隨意性、任意性,必須進(jìn)一步健全完善各項(xiàng)管理制度,建立長效機(jī)制,保持長期效果。目前應(yīng)在已形成的收文登記制度、文件傳閱跟蹤制度、文件轉(zhuǎn)遞制度、文件轉(zhuǎn)遞清單、文件督辦制度、文件發(fā)文登記制度等基礎(chǔ)上,進(jìn)一步加強(qiáng)落實(shí)執(zhí)行力度,確保運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、有序。下一步應(yīng)著力完善公文一體化管理方面制度,特別是適應(yīng)ARP一體化、電子化要求,根據(jù)《中科院電子公文管理辦法》,制定《國科圖電子公文管理辦法》,并完善配套辦法,加強(qiáng)一體化管理的各項(xiàng)細(xì)節(jié)落實(shí),為全館綜合協(xié)調(diào)提供有效的服務(wù)。

第三,實(shí)行紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制,妥善處理二者關(guān)系,確保電子文件藏體的安全使用。

隨著現(xiàn)代化管理手段的不斷應(yīng)用以及電子公文的發(fā)展,對公文工作也提出了新的挑戰(zhàn)。電子文件在帶來便捷、節(jié)約優(yōu)勢的同時,也伴隨載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性以及電子文件的易修改性和不安全性等缺陷,因此在文件管理上應(yīng)實(shí)行雙軌制,對文件的收集、整理、歸檔和開放利用實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件同步進(jìn)行,既存紙質(zhì)件,也存電子件,確保文件管理安全。對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。同時將重要的電子文件制成光盤拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。另外對于涉密文件,要嚴(yán)格按照“上網(wǎng)不保密、保密不上網(wǎng)”的要求,對秘密文件作區(qū)別管理。

第四,按照院辦公廳統(tǒng)一部署要求,全面推進(jìn)電子公文發(fā)展。

國科圖地域及體制機(jī)制特點(diǎn)決定了公文電子化管理的亟需性和可行性,事實(shí)上我們已經(jīng)在這方面作了大量卓有成效的工作。下一步,應(yīng)按照全院二期ARP公文的統(tǒng)一部署推進(jìn)全館公文電子化管理一體化進(jìn)程。著力做好以下幾方面工作:一是盡快建立完善制度,要根據(jù)《中科院電子公文管理辦法》制定相應(yīng)的全館管理辦法,抓好相關(guān)配套制度和辦法的建立,推動制度建設(shè);二是強(qiáng)化制度執(zhí)行、落實(shí)完善具體細(xì)節(jié),抓好銜接配套。在ARP試運(yùn)行過程中,要注意發(fā)現(xiàn)問題、注重溝通、保障暢通,在實(shí)現(xiàn)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提下,進(jìn)一步推進(jìn)和完善。三是加強(qiáng)宣傳教育和培訓(xùn)工作。公文ARP運(yùn)作是一項(xiàng)全新的工作,其有效運(yùn)轉(zhuǎn)有賴于全館職工的支持,特別是館領(lǐng)導(dǎo)的重視和參與。公文相當(dāng)程度上是領(lǐng)導(dǎo)的參與度強(qiáng),因此要大力開展對領(lǐng)導(dǎo)的宣講力度,幫助領(lǐng)導(dǎo)學(xué)會使用、善于使用、喜歡使用;同時通過舉辦培訓(xùn)班、發(fā)放小冊子等形式開展對全體員工的培訓(xùn),使他們能熟悉、熟練地使用。

第五,創(chuàng)新方法和手段,通過各種措施推進(jìn)公文管理一體化進(jìn)程。

隨著國科圖各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理改革的深化,給公文管理也帶來新的挑戰(zhàn)。這就需要我們不斷創(chuàng)新管理方法和手段,不斷拓展公文發(fā)展領(lǐng)域,在公文傳閱、辦理中除繼續(xù)綜合使用好傳真、掃描、電子郵件、電話、電子文件等形式和手段外,要適用電子化發(fā)展要求,著重使用好網(wǎng)絡(luò)、郵件、短消息等媒介,健全制度、培養(yǎng)習(xí)慣、提高能力,使公文管理更加暢通、有效、簡潔,保障全館業(yè)務(wù)的發(fā)展進(jìn)步。

參考文獻(xiàn):

1、周永軍:《電子公文管理初探》,《農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊》,2004年第8期。

2、孟憲宇等:《辦公自動化系統(tǒng)中公文管理的實(shí)現(xiàn)》,《遼寧工學(xué)院學(xué)報》,2004年第3期。

3、《國科圖管理工作研討會資料匯編》,2007年5月。

*該論文為中國科學(xué)院國家科學(xué)圖書館青年基金項(xiàng)目“國家科學(xué)圖書館館務(wù)管理運(yùn)行機(jī)制研究”(項(xiàng)目編號O711Z17)研究成果之一。

作者單位:國家科學(xué)圖書館綜合辦