莊 嚴

員工因調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等原因而離開用人單位的行為,產生了員工的流動。與之相對應,用人單位針對員工的流動也采取了種種管理措施。在實踐中,大量的勞動爭議在此過程中發(fā)生。和諧、穩(wěn)定的勞動關系不僅存在于員工入職時,也存在于離職時。妥善處理好員工離職問題,對雙方都相當重要。

離職了,雙方都按規(guī)矩辦

離職是員工與用人單位利益、權益即將終結的環(huán)節(jié),用人單位更應著力于規(guī)范運作,從各個方面建立健全相應的管理規(guī)章制度體系。

根據現(xiàn)行法律法規(guī)、司法解釋,用人單位制定離職管理規(guī)章制度應該符合以下條件。首先,規(guī)范離職行為的規(guī)章管理制度必須合法。其次,離職管理規(guī)章制度不得違反勞動合同和集體合同的約定。若用人單位與員工的勞動合同中就離職約定有相關的權利與義務,應按約定執(zhí)行。同時,離職管理規(guī)章制度要向員工公示,未經公示而在員工離職時才交予員工閱知的規(guī)章制度,不具有約束力。此外,對于掌握商業(yè)秘密的員工,用人單位可在勞動合同中進行約定以約束離職行為,進行自我保護,防范法律風險的出現(xiàn)。

人、財、物交接

員工離職需將其負責的工作事項向用人單位做交接,其所在的工作部門及人力資源部門應認真處理。除了工作內容的交接是必須履行的程序外,員工所領用的辦公物品也需要歸還。

在實踐中,常發(fā)生員工帶走其在公司所領用的辦公設備、擅自離職而不回公司辦理離職手續(xù)的情況,給用人單位正常工作造成一定的負面影響與財產損失。針對此種情況,一方面用人單位在辦理員工入職手續(xù)時應核實清楚相關證件材料,以作為聯(lián)系離職員工的線索;另一方面,在日常管理中也要建立起相關工作制度和物品管理制度。若員工利用原有的職務便利,離職時帶走單位財物數(shù)額較大、非法占為己有的,則可能構成職務侵占罪,用人單位應及時向公安機關報案以維護自身利益。

離職手續(xù)務求準確完備

在員工離職時,用人單位應要求離職員工簽署必要的手續(xù)文件。在制作手續(xù)文件時,應考慮將勞動關系雙方的權利義務的履行情況予以明確表述,內容包括:工作材料、工作內容交接的確認;離職薪資結算的確認;離職時雙方簽訂的協(xié)議文書;依具體情況需離職員工簽署的其他手續(xù)文件。

用人單位應妥善保管這些離職文件材料,確保其在內容及形式上均完整準確地記錄下了整個離職環(huán)節(jié)。既便于規(guī)范管理,也能在員工離職后與單位發(fā)生勞動爭議時派上用場。

人事檔案要及時轉移、保留備份員工離職,用人單位有義務為員工辦理相關手續(xù),包括為員工出具離職證明、轉移員工個人人事檔案等。用人單位無權以任何理由扣留已離職員工的檔案,若員工拒絕承擔違約責任或賠償責任不辭而別,正確的做法是通過勞動爭議仲裁等法律途徑來維護自己的合法權益。

《勞動合同法》第 50條規(guī)定,用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明,并在15日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續(xù)。勞動者應當按照雙方約定,辦理工作交接。用人單位依照有關規(guī)定應當向勞動者支付經濟補償?shù)?在辦理工作交接時支付。用人單位對已經解除或者終止的勞動合同的文本,至少保存兩年備查。

別讓薪資留“后遺癥”

在實踐中,常因員工離職時雙方沒有就工資、補償金數(shù)額等問題達成一致意見引發(fā)勞動糾紛。對此,用人單位可從以下幾點來考慮,以防范法律風險。

關于工資結算。勞動關系雙方依法解除或終止勞動合同時,用人單位應在員工離職時一次付清勞動者工資。員工向用人單位提供了勞動,有取得勞動報酬的權利,用人單位不得克扣或者無故拖欠工資。需要說明的是,用人單位向離職員工及時結清工資應是離職手續(xù)中的必不可少的一項內容,有些單位習慣于要求離職員工在下月正常發(fā)薪日來領取工資,這樣辦理容易造成雙方關系緊張,還容易埋下勞動糾紛的隱患。

關于經濟補償金和賠償金。在員工離職時,勞動關系雙方應依據相關法律法規(guī)及勞動合同約定,明確是否存在勞動關系一方應向另一方支付賠償金的義務。不論是法定義務還是約定義務,在樹立規(guī)范化運作的人力資源管理理念的同時,用人單位不應推脫義務,應切實保障離職員工的正當合法權益。

關于其他薪酬福利事項的處理。員工在用人單位工作期間,用人單位為員工繳納各項社會保險及住房公積金等,在員工離職時,雙方應協(xié)商確定轉移手續(xù)的辦理時間、雙方如何配合辦理等事項。