運用計算機(jī)編目的體會

唐 淼

摘要在圖書館管理工作中運用計算機(jī)編目的做法已經(jīng)比較普遍。結(jié)合武漢警官職業(yè)學(xué)院圖書館多年來的實踐經(jīng)驗,本文對一些基本的體會進(jìn)行了簡單介紹,以期與業(yè)內(nèi)人士交流,達(dá)到推進(jìn)我國圖書館事業(yè)發(fā)展創(chuàng)新之目的。

關(guān)鍵詞編目 隊伍 數(shù)據(jù)庫

中圖分類號:G251文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

1 編目工作實行計算機(jī)管理是由其優(yōu)越性決定的

利用計算機(jī)編制文獻(xiàn)目錄,揭開了文獻(xiàn)編目史的嶄新的一頁。圖書館編目工作是各項業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ),編目一般都是由手工寫目錄,逐步發(fā)展為用打字機(jī)油印目錄,但受卡片目錄的限制,所有著錄項目都比較簡單,仍是依照傳統(tǒng)的主要款目、附加款目、分析款目等共同實現(xiàn)圖書館的目錄職能,一條款目在目錄中只向讀者提供一個檢索點,加之歷史原因,手工編目都缺少主題詞、ISBN號。這就使目錄的作用難以發(fā)揮齊全,在這種情況下,很難實現(xiàn)資源共享。

我國圖書館應(yīng)用計算機(jī)幾乎都是從編目工作起步的,如圖書館管理系統(tǒng),給編目工作帶來了許多的便利。(1)它根據(jù)CN-MARC標(biāo)準(zhǔn)格式著錄,可容納大量數(shù)據(jù),兼容性強(qiáng),伸縮性大,適合圖書目錄信息本身特點。(2)編目工作環(huán)節(jié)緊湊,從編目人員接收到新書,到一批圖書分編加工完成利用“圖書移送”模塊,將分編工作程序一環(huán)套一環(huán)進(jìn)入總庫,使圖書移交方便。(3)圖書編目加工規(guī)范。目錄卡片、書標(biāo)用微機(jī)打印出來使之更加清晰、規(guī)范。(4)編目查重和檢索簡便。與傳統(tǒng)手工單調(diào)的書名查重相比,實用計算機(jī)管理可提供較多的查重和檢索的途徑,可以從題名、著者、索書號、主題詞、ISBN等幾方面進(jìn)行。(5)借閱方便。與傳統(tǒng)手工登記借閱相比,使用計算機(jī)管理,由于每本書貼上了條碼,借閱時使用條碼閱讀器,不僅節(jié)省了時間,而且使超期和丟書的現(xiàn)象大大減少。

2 編目建庫的基本保障條件是隊伍建設(shè)

2.1 人員的培訓(xùn)

實行計算機(jī)管理對圖書館工作人員來說是一種全新的工作方式,建庫之前必須進(jìn)行人員的培訓(xùn)工作,建庫人員的素質(zhì)是保證建庫質(zhì)量的首要因素,特別是條形碼的粘貼、蓋章、貼書標(biāo)等工作看似簡單但必須要有較強(qiáng)的責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力,具有充認(rèn)真仔細(xì)的工作態(tài)度,才能不出差錯。

2.2 人員的組織與進(jìn)度安排

編目建庫工作量大,工作流程一環(huán)套一環(huán),因此,對各環(huán)節(jié)工作量的大小,完成時間,人員的分配等,必須有較為準(zhǔn)確的預(yù)計,每位人員工作量有比較準(zhǔn)確的統(tǒng)計,明確責(zé)任,以保證建庫工作有計劃順利完成。

3 編目工作實行計算機(jī)管理的關(guān)鍵是書目數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量

計算機(jī)編目系統(tǒng)的運行,是一個人機(jī)結(jié)合的復(fù)雜過程,而書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)是圖書館自動化的核心,是一項非常艱苦的過程。

書目數(shù)據(jù)看上去很簡單,實際上很復(fù)雜,細(xì)致。(1)項目多。一條書目數(shù)據(jù)包括題名責(zé)任者,版本,出版與發(fā)行載體形態(tài),叢書、主題、分類、附注等項,有關(guān)圖表、索引等文獻(xiàn)特征的說明,還有許多像ISBN等用來標(biāo)識圖書的各種代碼,都要按照規(guī)則準(zhǔn)確錄入。(2)表現(xiàn)形式復(fù)雜。同是題名就有正題名、副題名、并列題名、交替題名等多種情況。(3)款目之間有復(fù)雜的聯(lián)系。同種書有多個分卷,特別是大型叢書有總叢書名、分叢書名。有的多卷冊書中有幾冊,子目繁多,錯綜復(fù)雜。(4)款目的繁簡程度,變化大,有些圖書用簡單的字段就可以了,而有些圖書則需要更多的說明。

從以上書目數(shù)據(jù)的自身特點,規(guī)定了在錄入數(shù)據(jù)時,應(yīng)十分注重查重和著錄這兩個步驟,必須依據(jù)規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn),不應(yīng)該因為求速度或因為所編的是舊書而不重視數(shù)據(jù)的質(zhì)量。數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)量對整個計算機(jī)編目系統(tǒng)乃至圖書館自動化管理影響非常大,它直接影響數(shù)據(jù)共享與交換的實現(xiàn)。

4 實行計算機(jī)編目后如何正確處理機(jī)讀目錄和卡片目錄的關(guān)系

目前,圖書館計算機(jī)的應(yīng)用還處于需進(jìn)一步成熟和開發(fā)階段。盡管機(jī)讀目錄可以從ISBN、題名、主題詞、作者等多種途徑快速地提供檢索,但因?qū)W生開始不熟悉計算機(jī)操作指令及借閱時間相對集中、人多機(jī)少等等原因,而大大影響了機(jī)檢的效率,機(jī)讀目錄的使用率及成功率受到客觀條件與主觀因素的制約。顯然在這種情況下,應(yīng)對卡片目錄予以保留,具體原因如下:

(1)對于新生和一部分學(xué)生上機(jī)前未經(jīng)過培訓(xùn),不了解計算機(jī)檢索系統(tǒng),不熟悉操作指令,費時占機(jī),檢索受到很大影響。(2)目前我們運用的軟件仍處在不斷的改進(jìn)中,對工作人員和讀者都有一個適應(yīng)和熟悉的過程。再加上客觀的條件的影響,比如停電等諸多原因都會影響機(jī)讀目錄的正常使用。(3)由于一些原因,當(dāng)計算機(jī)其局部網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障時,有時不能迅速排除,直接影響機(jī)讀目錄的使用。

綜上所述可見,在過渡時期卡片目錄的重要作用是不可忽視的。當(dāng)前圖書館應(yīng)維持雙目錄體系,積極創(chuàng)造條件逐步向單一目錄體系—機(jī)讀目錄過渡。

隨著社會的發(fā)展計算機(jī)在圖書館的運用更加普及,需要我們在今后的工作中多積累經(jīng)驗,讓現(xiàn)代化設(shè)備更好地為我國圖書館事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展服務(wù)。