對(duì)公文處理工作的幾點(diǎn)建議

吳 錚 孫丹紅

公文是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理過程中形成的、具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。本文僅對(duì)執(zhí)行《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》有關(guān)規(guī)定提幾點(diǎn)建議。

一是領(lǐng)導(dǎo)重視。在《辦法》“總則”第六條中規(guī)定:“各級(jí)行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)公文處理工作的指導(dǎo)和檢查。”所以公文處理工作要做得好,首先需要領(lǐng)導(dǎo)重視,各級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)和綜合辦公部門的負(fù)責(zé)人尤其要重視起來(lái),他們不僅要親自動(dòng)手起草和主持起草一些重要文件,還要審定簽發(fā)單位制發(fā)的各種文件,并承擔(dān)相應(yīng)的法律和行政后果,還要以授權(quán)、委托、督促等各種方式對(duì)參與公文處理過程的各類人員進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。

二是公文處理要做到安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。文件傳遞要嚴(yán)格履行手續(xù),隨時(shí)掌握文件去向,不橫傳、不失密、不隨身帶,更不能損壞;準(zhǔn)確是保證公文處理工作質(zhì)量的一個(gè)最基本的要求,收發(fā)登記要明白無(wú)誤,不錯(cuò)登、不漏登,擬辦意見要合理,整理歸檔要準(zhǔn)確;及時(shí)是公文處理工作時(shí)效性的基本要求,不積壓、不拖拉、不誤時(shí)、不誤事,尤其在收文辦理上,一般公文應(yīng)盡快處理,緊急公文必須急事急辦,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦結(jié),按照有關(guān)規(guī)定,特急公文應(yīng)在4小時(shí)以內(nèi)辦結(jié),急件需視其復(fù)雜程度在24小時(shí)以內(nèi)辦結(jié)。

三是嚴(yán)格把住辦文程序。

1.在格式上把關(guān)。公文具有規(guī)范的格式,為體現(xiàn)公文的性質(zhì),維護(hù)公文的權(quán)威,確保公文的嚴(yán)肅性,黨和國(guó)家分別制定了統(tǒng)一的公文處理?xiàng)l例和辦法,對(duì)行文規(guī)則、行文關(guān)系、公文種類及格式作出了嚴(yán)格規(guī)定。對(duì)公文中字體、字號(hào),標(biāo)題、正文,附件等都有嚴(yán)格規(guī)定。

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》中規(guī)定,公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙,尺寸為210mm×297mm,定量為60g/㎡～80 g/㎡的膠版印刷紙或復(fù)印紙。天頭(上白邊)為:37mm±1mm,訂口(左白邊)為:28mm±1mm,版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁(yè)碼)。左側(cè)裝訂,不漏頁(yè),無(wú)壞釘,不脫落,不散頁(yè),后背平整公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字,主送機(jī)關(guān)用3號(hào)宋體字,正文用3號(hào)仿宋體,頁(yè)碼用4號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)志,“主題詞”三個(gè)字用3號(hào)黑體字,居左頂格,詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字,抄送3號(hào)仿宋體,印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間用3號(hào)宋體字。印章上距正文2mm～4mm,正文、印章同處一面,不得采取“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。

2.嚴(yán)格遵守辦文程序。公文辦理是指公務(wù)文書在機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)行處理的一系列工作程序,包括收文與發(fā)文兩大方面。發(fā)文程序包括擬稿、核稿、會(huì)稿、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、編號(hào)、登記、印發(fā)、歸卷等程序。收文包括簽收、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、催辦、注辦、清退、歸卷等處理環(huán)節(jié)。公文處理是一項(xiàng)較為嚴(yán)肅的工作,在辦文過程中應(yīng)明確規(guī)定,凡是上級(jí)機(jī)關(guān)、部門或其他單位送來(lái)的公文,都交由文書人員或辦公室部門負(fù)責(zé)人,不準(zhǔn)直接交給單位領(lǐng)導(dǎo);代辦公室起草的代擬稿未經(jīng)辦公室登記、傳遞和初審,不準(zhǔn)請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)審簽;報(bào)辦公室批轉(zhuǎn)的公文,其內(nèi)容涉及幾個(gè)單位,在未與有關(guān)單位協(xié)商并取得一致意見時(shí),辦公室不予批轉(zhuǎn)。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

四是提高公文處理人員的自身素質(zhì)。素質(zhì)決定質(zhì)量,要保證公文處理活動(dòng)的質(zhì)量,僅靠領(lǐng)導(dǎo)重視是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,因此要注重培養(yǎng)、提高人員綜合素質(zhì)。一要加強(qiáng)思想政治建設(shè)。公文處理是一項(xiàng)政治性、政策性很強(qiáng)的工作,這就要求工作人員有正確的政治方向,要有一定的馬克思主義理論水平和政策法律水平,有較強(qiáng)的政治敏銳性、政治辨別力和組織紀(jì)律觀念。二要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。公文處理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、業(yè)務(wù)性極強(qiáng)的工作,要適當(dāng)加大對(duì)文書工作的經(jīng)費(fèi)投入,在學(xué)習(xí)培訓(xùn)、訂閱資料等方面提供必要的支持。一方面要抓好對(duì)《辦法》的學(xué)習(xí),結(jié)合本部門的實(shí)際情況抓好《辦法》的落實(shí)。同時(shí),必須加強(qiáng)對(duì)工作人員公文處理能力的培養(yǎng),掌握公文處理的基本業(yè)務(wù)知識(shí),具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力,提高公文處理的辦理能力。

五是健全制度,規(guī)范程序。建立健全完善的辦文制度、檢查制度,嚴(yán)格辦文程序和辦文規(guī)則。新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》頒布實(shí)施后,因各級(jí)各部門和各個(gè)行業(yè)的情況差異較大,辦文制度不盡統(tǒng)一,有的單位至今還仍然沿用舊的辦文制度和管理模式,有的甚至還沒有建立起相應(yīng)的規(guī)章制度,這就不可避免地出現(xiàn)辦文程序混亂的狀況。因此,盡快建立健全辦文制度、檢查制度,嚴(yán)格辦文程序和辦文規(guī)則,乃是解決公文處理過程中存在問題的重要前提。只有建立健全并不斷完善這些制度,用制度去規(guī)范辦文程序,嚴(yán)格執(zhí)行辦文規(guī)則,并輔之以必要的檢查制度,才能減少失誤、杜絕錯(cuò)誤,才能使公文處理工作有序可循、規(guī)范運(yùn)行,使之達(dá)到我們所期望的目的。

總之,要提高公文處理質(zhì)量、辦文效率,解決好目前在公文處理中存在的各種問題,除了要有高度的事業(yè)心和政治責(zé)任感、有一定的政策水平和相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)外,還必須懂得公文處理的一般原理、基本知識(shí),熟悉辦文的有關(guān)規(guī)定,尤其要認(rèn)真學(xué)習(xí)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于實(shí)施〈國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉涉及的幾個(gè)具體問題的處理意見》等文件有關(guān)公文處理的規(guī)定,使公文處理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階,呈現(xiàn)一個(gè)新的面貌,有個(gè)新的改觀,走上規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的軌道,在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中更好地發(fā)揮作用。□

(編輯/穆楊)