聲像檔案管理若干問題的探討

于 萍

摘要：隨著社會的進步，人們越來越注重自己的歷史記憶?？萍嫉娘w躍發(fā)展，聲像記錄材料的日新月異，使得聲像檔案，這一歷史記憶的特殊載體的管理工作擺到了檔案部門的面前。聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。

關鍵詞：聲像檔案管理問題對策建議

0引言

隨著現(xiàn)代科學技術的不斷發(fā)展，照相、錄音、錄像已成為人民記錄社會活動的一種普遍手段，隨之而產(chǎn)生的一種以感光、磁性材料為載體的聲像檔案大量增加。對這種新型檔案，大部分單位都比較重視，做到了及時收集、整理、歸檔，并切實加強了保護措施。保護聲像檔案的完整，有效地開發(fā)利用聲像檔案信息資源，已成為當前檔案管理的一項緊迫而重要任務。

1聲像設備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象

“一硬”是指聲像設備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關、企事業(yè)單位的聲像設備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數(shù)達671臺(架)。從總體講，聲像設備可算比較“硬”?！币卉洝笔侵嘎曄裨O備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用：有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了”硬件硬、軟件軟”的現(xiàn)狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

2攝錄人員中存在著“一強一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)

攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現(xiàn)狀?！皬姟北憩F(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面：“弱”表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓的共68人，僅占16％，調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存i另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機構調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。

事實證明，攝錄人員”弱”的一面影響了”強”的一面發(fā)揮作用，加上認識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補牢”了。

3聲像檔案管理混亂。問題復雜

3.1管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理調(diào)查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％：三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

3.2檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是。一盤帶子反復用“，原始錄音(像)沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3.3管理狀況“喜”“憂”懸殊，發(fā)展不平衡調(diào)查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6.8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張(其中多者上千張，少者幾張)。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。

3.4保管條件差，聲像檔案難以長久保存聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣!

3.5收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。

3.6區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館(室)卻找不齊這些原始檔案。

原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免：二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。