小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

劉媛媛

摘要:近年來(lái),我國(guó)小企業(yè)發(fā)展迅速,但為了節(jié)約成本,通常其組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單,普遍存在職能部門(mén)職責(zé)不清、相互混崗的現(xiàn)象,內(nèi)部規(guī)章制度不嚴(yán)謹(jǐn);沒(méi)有預(yù)算或預(yù)算彈性過(guò)大,財(cái)務(wù)收支不夠透明,會(huì)計(jì)處理不夠規(guī)范,會(huì)計(jì)信息失真等。造成這些問(wèn)題的原因很多,但小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制不健全則是重要的原因之一。

關(guān)鍵詞:小企業(yè);內(nèi)部控制;內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

中圖分類號(hào):F23文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2009)26-0116-02

一、內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的基礎(chǔ)理論

(一)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的要素

一個(gè)有效的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度應(yīng)當(dāng)涵蓋企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理的全過(guò)程,滿足實(shí)現(xiàn)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)的要求。任何內(nèi)部會(huì)計(jì)控制都應(yīng)具備以下控制要素:

1.合規(guī)、合法性控制。目的是使企業(yè)每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)在合規(guī)、合法的范圍內(nèi)開(kāi)展,是各項(xiàng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的前提和基本要求。

2.授權(quán)、分權(quán)控制?，F(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展,必須將權(quán)力進(jìn)行科學(xué)合理的劃分,在授權(quán)、分權(quán)范圍內(nèi),所有權(quán)者和分權(quán)者有權(quán)處理有關(guān)事務(wù),未經(jīng)批準(zhǔn)和授權(quán),不得進(jìn)行有關(guān)的事務(wù)。

3.不相容職務(wù)的控制。是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的本質(zhì)特征。所謂不相容職務(wù),是指集中于一人辦理時(shí),發(fā)生差錯(cuò)或舞弊的可能性就會(huì)增加的兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上的職務(wù)。

4.業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化控制。是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化企業(yè)科學(xué)管理的客觀要求。采取這種方式,任何一項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理,經(jīng)辦人員都有章可循,按照科學(xué)的程序辦事,提高工作效率。

5.復(fù)查核對(duì)控制。是會(huì)計(jì)信息可靠性的重要保證。包括:將記錄與所記錄的事物相互核實(shí);將記錄之間相互復(fù)查核對(duì)。

6.人員素質(zhì)控制。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是否有效,關(guān)鍵取決于實(shí)施內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度人員的素質(zhì)。要具備一定的財(cái)經(jīng)法規(guī)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí),良好的職業(yè)道德,較高業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。

(二)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的基本內(nèi)容

內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的內(nèi)容不僅涉及企業(yè)的各個(gè)崗位、員工,而且覆蓋了企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程。最主要有以下六個(gè)方面內(nèi)容:

1.貨幣資金內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。是指企業(yè)的貨幣資金收支和保管業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度,辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位應(yīng)當(dāng)分離,相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員應(yīng)當(dāng)相互制約,確保貨幣資金的安全。

2.實(shí)物資產(chǎn)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立實(shí)物資產(chǎn)管理的崗位責(zé)任制度,對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的驗(yàn)收入庫(kù)、領(lǐng)用、發(fā)出盤(pán)點(diǎn)、保管及處置等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制,防止各種實(shí)物資產(chǎn)被盜、毀損和流失。

3.對(duì)外投資的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的對(duì)外投資決策機(jī)制和程序,通過(guò)實(shí)行重大投資決策集體審議聯(lián)簽等責(zé)任制度。

4.采購(gòu)與付款的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理設(shè)置采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)和崗位,建立和完善采購(gòu)與付款的會(huì)計(jì)控制程序,減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

5.銷售與收款的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和人員的作用,加強(qiáng)合同訂立、商品發(fā)出和賬款回收的會(huì)計(jì)控制,避免或減少壞賬損失。

6.成本費(fèi)用的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立成本費(fèi)用控制系統(tǒng),做好成本費(fèi)用管理各項(xiàng)基礎(chǔ)工作,提高經(jīng)濟(jì)效益。

(三)小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的設(shè)計(jì)原則

小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的設(shè)計(jì)以統(tǒng)一與靈活性相結(jié)合、約束與權(quán)限相結(jié)合、全面與重點(diǎn)相結(jié)合、崗位與職責(zé)相結(jié)合、成本與效益相結(jié)合的原則。

二、企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制案例分析

(一)企業(yè)介紹

以某一有限公司為例,該公司成立于2005年10月,屬于IT行業(yè)的商業(yè)企業(yè),2006年被批準(zhǔn)為一般納稅人。企業(yè)注冊(cè)資金100萬(wàn)元人民幣,投資主要經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目;不間斷電源(UPS)、蓄電池、發(fā)電機(jī)組兼營(yíng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及耗材。公司自2005年成立至今創(chuàng)造了良好的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī),已在該行業(yè)享有一定聲譽(yù),逐漸成為國(guó)內(nèi)外知名品牌的行業(yè)總代理及維修服務(wù)中心,建立了自己固定的銷售模式。

公司有兩位投資人投資注冊(cè),總經(jīng)理出資60%、副總經(jīng)理出資40%。目前公司現(xiàn)有員工12人,其中,包括兩位經(jīng)理、財(cái)務(wù)2人、銷售員3人、工程師3人、商務(wù)1人、司機(jī)1人。該公司大部分崗位實(shí)現(xiàn)了定員要求,能夠劃分具體崗位,但由于公司運(yùn)營(yíng)成本及人員有限,存在人員兼職,使各崗位的責(zé)任制并不明確,職責(zé)不夠分明。

(二)企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度

內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的內(nèi)容涉及企業(yè)的各個(gè)崗位、員工,且覆蓋了企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程,范圍非常廣闊,但本文僅針對(duì)該小企業(yè)發(fā)生頻率較高和風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較大的環(huán)節(jié)加以描述。突出表現(xiàn)在以下幾方面:

1.會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作控制。該企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén),有出納、會(huì)計(jì)各一人,均取得了會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書(shū)。

2.貨幣資金的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。企業(yè)收款的來(lái)源主要為現(xiàn)銷、賒銷收回與其他應(yīng)收款項(xiàng)結(jié)算,能夠確保全部應(yīng)收貨幣資金收進(jìn),并及時(shí)準(zhǔn)確的予以記錄。企業(yè)建有嚴(yán)格付款內(nèi)部控制,首先每筆報(bào)銷業(yè)務(wù)必須經(jīng)總經(jīng)理的審核簽字,才能予以支付;其次貨款的支付業(yè)務(wù)也有規(guī)定程序;最后,出納根據(jù)復(fù)核無(wú)誤的支付申請(qǐng),按規(guī)定辦理貨幣資金支付手續(xù),并及時(shí)登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬。

3.存貨的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。該企業(yè)設(shè)有商務(wù)兼庫(kù)管一名,既負(fù)責(zé)貨物儲(chǔ)存保管又負(fù)責(zé)存貨賬戶的記錄,不定期地進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)。

4.采購(gòu)與付款循環(huán)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。在采購(gòu)活動(dòng)中能夠做到物資請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款、記賬的職務(wù)分離控制。

5. 銷售與收款的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。銷售部門(mén)主要負(fù)責(zé)處理訂單、簽訂合同、執(zhí)行銷售政策和信用政策以及催收貨款等;存貨管理部門(mén)主要負(fù)責(zé)發(fā)貨單據(jù)是否齊全辦理發(fā)貨的具體事宜;財(cái)務(wù)部門(mén)主要負(fù)責(zé)銷售事項(xiàng)的結(jié)算和記錄及監(jiān)督款項(xiàng)的收回等。

三、完善企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的對(duì)策建議

(一)解決企業(yè)存在問(wèn)題的對(duì)策

1.會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作及貨幣資金控制的對(duì)策?？紤]小企業(yè)的規(guī)模、財(cái)力、人力等限制,該小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)充分根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)和經(jīng)營(yíng)管理的需要,從經(jīng)濟(jì)性、實(shí)用性出發(fā),注重實(shí)質(zhì)控制,現(xiàn)應(yīng)在原財(cái)務(wù)部門(mén)基礎(chǔ)上增設(shè)總賬會(huì)計(jì),從而落實(shí)錢(qián)、賬、物分管制度。只有對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行逐層監(jiān)督審核才能保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量,準(zhǔn)確、真實(shí)、有效地反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況。另外,在貨幣資金的授權(quán)審批和會(huì)計(jì)稽核方面做到合理設(shè)計(jì),能夠有效防止企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失,保障企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全。

2.存貨的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的對(duì)策。因存貨是企業(yè)最重要的流動(dòng)資產(chǎn),占據(jù)了企業(yè)很大一部分流動(dòng)資金,其管理關(guān)系到企業(yè)整個(gè)經(jīng)營(yíng)鏈條的順暢運(yùn)行,所以,企業(yè)必須制定合理的存貨內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度。關(guān)鍵點(diǎn)的控制是首先要保證企業(yè)存貨的安全,然后是不相容崗位的分離。根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要應(yīng)設(shè)存貨的分類整理崗位,即存貨出入庫(kù)管理崗位、存貨資料記錄崗位、存貨業(yè)務(wù)稽核崗位。另外,改變企業(yè)原有設(shè)計(jì)不科學(xué)的存貨收、發(fā)、存業(yè)務(wù)流程。

3.采購(gòu)與付款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的對(duì)策。因采購(gòu)與付款循環(huán)中,潛在的風(fēng)險(xiǎn)比較大,必須依靠有效的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制防止并審查可能發(fā)生的重大差錯(cuò)和違法違規(guī)行為,盡可能降低該環(huán)節(jié)造成的經(jīng)濟(jì)損失。關(guān)鍵點(diǎn)的控制是采購(gòu)和付款的預(yù)算控制、授權(quán)審批控制、合同訂單控制。只有在采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制上嚴(yán)格執(zhí)行事前、事中和事后的流程控制,堅(jiān)持成本效益原則,做好采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的預(yù)算工作,才能保證采購(gòu)活動(dòng)的有效性,實(shí)現(xiàn)資金使用的效益性和安全性。要重視采購(gòu)與付款合同訂單控制,對(duì)于存貨的采購(gòu)必須實(shí)行采購(gòu)合同控制,應(yīng)充分了解和掌握供應(yīng)商的信譽(yù)、供貨能力、價(jià)格優(yōu)惠、貨物的質(zhì)量等有關(guān)情況,按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商;合同應(yīng)有規(guī)范的格式、明確的標(biāo)的,且符合法律、法規(guī);簽訂的合同經(jīng)理審批后應(yīng)存檔,由商務(wù)保管。

4.銷售與收款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的對(duì)策。因銷售是企業(yè)的主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù),是決定經(jīng)營(yíng)收入的前提。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,企業(yè)為吸收更多客戶,擴(kuò)大銷售量,采用賒銷和分期付款方式。如何在擴(kuò)大銷售的同時(shí)及時(shí)回收款項(xiàng),控制風(fēng)險(xiǎn)將是企業(yè)未來(lái)最應(yīng)期望達(dá)到的一個(gè)目標(biāo)。關(guān)鍵點(diǎn)的控制是增加客戶資信控制、收款控制。增加客戶資信控制:企業(yè)需要建立科學(xué)、合理、有效的信用分析和控制制度,設(shè)立獨(dú)立于銷售部門(mén)的信用管理部門(mén),建立客戶信用檔案,重點(diǎn)對(duì)其付款態(tài)度、付款方式、信用額度等予以反映。加強(qiáng)收款控制:應(yīng)收賬款能否盡快收回,將直接影響企業(yè)的資金流動(dòng),所以,對(duì)應(yīng)收賬款的控制,是銷售與收款業(yè)務(wù)中內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的重點(diǎn)。應(yīng)收賬款的記錄必須嚴(yán)格以銷售發(fā)票、銷售發(fā)貨單等作為依據(jù),防止虛記應(yīng)收賬款。

(二)完善企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的建議

本文就企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)部會(huì)計(jì)控制中的薄弱環(huán)節(jié)給予一些建議,希望企業(yè)能夠及時(shí)采取措施對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制加以糾正和完善。

財(cái)務(wù)部門(mén)增加一人,并對(duì)原財(cái)務(wù)部門(mén)各崗位職責(zé)重新定位。

在存貨管理上增加一人,大庫(kù)設(shè)專人保管,對(duì)原存貨管理人員崗位職責(zé)重新定位。

在外購(gòu)商品的采購(gòu)上一定要做到先期預(yù)算、重視審批環(huán)節(jié)的彼此溝通協(xié)調(diào),盡量用少的資金解決大的問(wèn)題。

在商品銷售上一定做到先期客戶的資信調(diào)查,有條件的應(yīng)當(dāng)建立專門(mén)的信用管理部門(mén)或崗位,負(fù)責(zé)制定企業(yè)信用政策,監(jiān)督各部門(mén)對(duì)信用政策的執(zhí)行情況。信用管理崗位與銷售業(yè)務(wù)崗位應(yīng)分開(kāi)。后期要重視應(yīng)收賬款的控制監(jiān)督。