人口和計劃生育檔案工作的科學管理

張永和

摘要:人口和計劃生育檔案是計劃生育工作中形成的具有保存和查考利用價值的真實歷史記錄,人口和計劃生育檔案可為政府決策提供準確的依據(jù),可為育齡群眾提供優(yōu)質服務,可為農民致富奔小康服務;通過全面普查案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化,統(tǒng)一歸類,搞好類別;提高檔案管理人員素質,搞好科學管理檔案水平等途徑促進人口和計劃生育檔案的規(guī)范化、標準化和科學管理現(xiàn)代化建設。

關鍵詞:人口;計劃生育;檔案

中圖分類號:C93-03文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)26-0163-02

作為世界第一人口大國,我國人口和計劃生育工作的重要性日漸突出。人口計劃生育工作的法制化、制度化、規(guī)范化的發(fā)展,使人口和計劃生育檔案管理科學化進入了更高、更新、更嚴、更準的階段。探索當前人口和計劃生育檔案科學管理的新思路,進一步提高檔案科學管理水平,對更好地開展新時期人口和計劃生育工作,促進社會經(jīng)濟健康快速地發(fā)展必將產生積極的推動作用。

一、科學管理人口與計劃生育檔案的重要性

人口和計劃生育檔案是計劃生育工作中形成的具有保存和查考利用價值的各種文字、表圖、影像、聲音等不同形式的真實歷史記錄,是制定當?shù)厝丝谂c計劃生育政策的重要資料,是過去人口和計劃生育工作的積淀。要提高科學管理人口和計劃生育工作檔案的水平,就必須對人口和計劃生育檔案的作用有一個充分的認識,這是科學搞好檔案工作的必要前提。

1.人口和計劃生育檔案可為政府決策提供準確的依據(jù)

人口和計劃生育檔案資料是許多人口計劃生育統(tǒng)計數(shù)字的來源。在工作中,分析、處理這些數(shù)據(jù),其結果可用于政府統(tǒng)籌計劃,為政府決策提供人口數(shù)據(jù),為發(fā)展區(qū)域經(jīng)濟明確工作重點,對科學統(tǒng)籌安排生產提供前瞻性的理論數(shù)據(jù)。

2.人口和計劃生育檔案可為育齡群眾提供優(yōu)質服務

利用人口和計劃生育檔案資料,通過從存儲計算機中的《育齡婦女基礎信息表》和《生育證》、《獨生子女證》等資料,可為育齡群眾提供相應技術服務的依據(jù)。

3.人口和計劃生育檔案可為流動人口提供優(yōu)質服務

有效利用人口和計劃生育檔案,掌握流動人口動向,及時了解流動人口的婚育信息,可以滿足流動人口計劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動人口檔案通過人口宏觀管理與決策信息系統(tǒng)的流動人口管理交換平臺,互通信息,既可引導流動人口及時落實避孕節(jié)育措施,促進社會撫養(yǎng)費兩地配合征收,又可防止兩地因為“時空差”出現(xiàn)工作疏漏,如發(fā)錯證、重復發(fā)證等等。

4.人口和計劃生育檔案可保證計劃生育執(zhí)法的準確性和嚴肅性

《中華人民共和國人口與計劃生育法》、《流動人口計劃生育工作管理辦法》、《計劃生育技術服務管理條例》、《社會撫養(yǎng)費征收管理辦法》等法律法規(guī)的相繼出臺實施,使人口和計劃生育行政部門承擔的監(jiān)督執(zhí)法任務越來越重?！缎姓V訟法》、《行政處罰法》、《行政許可證》的實施,提高了群眾的維權意識,這對人口和計劃生育監(jiān)督執(zhí)法人員提出了更高的要求,利用人口和計劃生育檔案的真實信息,為計劃生育執(zhí)法的準確性和嚴肅性打下了基礎。

5.人口和計劃生育檔案可為農民致富奔小康服務

利用人口和計劃生育檔案信息,可及時了解和掌握黨和國家有關人口與計劃生育政策、科技信息,幫助農民“少生快富”奔小康。特別是幫助計劃生育家庭發(fā)展生產,提高生活水平,利用人口和計劃生育檔案信息,為他們傳遞國家對獨生子女戶、雙女戶家庭的優(yōu)先優(yōu)惠政策、獎勵扶助政策,如農業(yè)部門優(yōu)先向貧困女孩家庭提供高產優(yōu)質優(yōu)良品種,推廣先進技術;金融部門對符合貸款原則和貸款政策的貧困女孩家庭優(yōu)先發(fā)放小額貸款;各級計劃生育協(xié)會組織的對計生戶優(yōu)惠扶持等一些優(yōu)惠政策,讓他們充分利用這些優(yōu)惠政策脫貧致富。

二、人口和計劃生育檔案工作現(xiàn)狀

1.領導重視不夠

在檔案保管的全過程中,基層人口計生檔案室的整理保管工作是基礎,但這往往是工作的薄弱環(huán)節(jié)。一些領導不夠重視基層的檔案管理工作,因此,檔案工作在基層人口計生工作中沒有地位,根本提不到議事日程上來。比如,沒有將檔案保管工作是否達標列入各級人口計生的考核體系中;在人員配備上,只考慮是不是黨員,但卻不考慮其是否具有檔案專業(yè)的背景;檔案工作人員兼職多,專職少;基層檔案室沒有制定規(guī)范的檔案管理制度等,從而導致工作人員對各類人口計生工作的檔案管理只能是“隨心所欲”,各行其是。

2.缺乏檔案管理意識,檔案保管條件差

目前,因基層檔案保管工作基本沒有開展或沒有受到應有的重視,基層工作人員在檔案業(yè)務素質、檔案意識等方面,均與《檔案法》的要求相差甚遠?；鶎訖n案工作者大都缺乏檔案保管技術的基本知識和業(yè)務能力,因此,檔案管理工作較為雜亂無章。多數(shù)基層部門缺乏必要的檔案保管條件,無論是庫房建設,還是添置必要的檔案保管設備,或是對檔案庫采取經(jīng)常性的保護措施等,均存在不容忽視的隱患和問題?！稒n案法》頒布后,除國家、省、市級人口計生檔案室外,縣以下的基層人口計生檔案室普遍還沒有制定嚴格的檔案管理規(guī)章制度;沒有添置必要的檔案保管設備,尤其是縣人口計生單位的檔案室均存在一房多用、辦公用品質量低等現(xiàn)象,由此造成檔案資料的污損、丟失等大錯。

三、抓好人口和計劃生育檔案的規(guī)范化、標準化和科學管理現(xiàn)代化建設

在人口和計劃生育檔案科學化管理工作的各個環(huán)節(jié)中,計算機應用是一個大工程,尤其是那些時間較長的計劃生育檔案,著錄工作量大而且復雜,如果沒有一整套現(xiàn)代化和科學化的工作程序與方法,會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法有效使用,甚至直接影響檔案管理工作科學化的進展速度。因此,在著錄時掌握以下重點才可以取得基本的“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.全面普查案卷,去糟補漏,取精去陳重新組合案卷,實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、不規(guī)范和內容混雜的案卷進行重新裝卷,盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起,去掉過期不符合的案卷。

2.統(tǒng)一歸類,建立門戶,搞好類別,保證計算機檢索的顯著優(yōu)勢。為了確保檢索的完整性,在分類過程中,首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類、規(guī)范題名,檔案的分類號保證了檢索查全率,而題名準確才能保證查索的查準率。

3.分級次著錄,省時省力。在著錄過程中將案卷分層次進行著錄,對人口報表等數(shù)據(jù)進行圖表級著錄;對影像、聲音等資料進行影音采集刻盤分類保管;將反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征,而且也可以減少著錄條目和錄入條目,既節(jié)約了時間、人力與財力,又提高了效率。

4.分門另類,對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引,而對那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入,然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié),大大地提高著錄速度。

5.用關鍵詞替代主題詞,簡化查找時間。主題詞存在著查找煩瑣、效率較低的弊端,可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法,即從題名或文件主題中用靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯——關鍵詞進行標識,待錄入計算機后,利用計算機批量處理的功能進行處理。

6.提高檔案管理人員素質,搞好科學管理檔案水平。人口和計劃生育檔案管理工作者掌握知識和技能的水平,直接影響到檔案工作,必須做好檔案管理人員的素質培養(yǎng)工作,努力提高科學管理檔案的水平。積極組織檔案人員參加業(yè)務培訓和新技術學習班,提高檔案人員的知識結構和整體水平,并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務的能力,是提高人員素質的根本途徑。加大計算機知識的比例,強化與圖書館學、情報學等相關學科的聯(lián)系,重視網(wǎng)絡知識的運用,并適當設立檔案專業(yè)的課時,傳授檔案的新知識、新技術、新技能,使檔案人員及時了解檔案界的研究動念、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代信息技術在檔案工作中的運用,進一步拓展學習領域,更新知識結構。檔案管理人員要主動學習信息技術、科學管理檔案等相關知識,掌握和提高應用計算機、網(wǎng)絡技術和使用新技術的能力。

總之,人口計劃生育部門領導要充分認識到人口和計劃生育檔案科學管理在計劃生育工作中的重要作用,把人口和計劃生育檔案當成重要財富資源,給予必要的投入,建立獨立的檔案管理工作室,解決所需經(jīng)費,為科學管理檔案工作創(chuàng)造必要的條件。人口計劃生育部門檔案管理人員要做好人口和計劃生育檔案管理工作,根據(jù)人口計劃生育工作深入發(fā)展的需要,調整好人口計劃生育檔案信息開發(fā)利用的突破口,開展有效的服務,盡可能多地創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益,為人口計劃生育事業(yè)的開展和社會經(jīng)濟的快速發(fā)展作出貢獻。