試析高校檔案管理工作的創(chuàng)新

李春燕

[摘要]針對(duì)高校檔案管理非獨(dú)立性職能，重藏輕用、被動(dòng)服務(wù)、人才使用、制度管理等問(wèn)題。從四個(gè)方面就如何管理、使用、規(guī)范、進(jìn)行大膽探索，從理論與實(shí)踐的高度結(jié)合上提出科學(xué)可行思路。

[關(guān)鍵詞]高校 檔案管理 思考 創(chuàng)新

中圖分類(lèi)號(hào)：G47文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1671－7597（2009）0420167－01

高校檔案工作要想在學(xué)校管理中體現(xiàn)出自身價(jià)值，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要，跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的創(chuàng)新；檔案服務(wù)的思路創(chuàng)新；管理式手段的創(chuàng)新；提升檔案管理的品位。并通過(guò)落實(shí)加強(qiáng)檔案管理的各項(xiàng)措施，促進(jìn)高校檔案管理上水平。

一、模式的創(chuàng)新

高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門(mén)，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個(gè)科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應(yīng)面向辦學(xué)的要求。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在高校機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案管理從校辦或其他部門(mén)分離出來(lái)，獨(dú)立起來(lái)，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門(mén)，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。

高校檔案工作的主體地位形成之后，就要注重學(xué)校的未來(lái)方向，把握前瞻性的特點(diǎn)，在檔案資源、檔案人力、檔案開(kāi)發(fā)、外部環(huán)境等方面進(jìn)行全方位創(chuàng)新，這就能使檔案機(jī)構(gòu)高效、安全、有位。各項(xiàng)工作從維持性向創(chuàng)造性發(fā)展，為檔案工作創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

二、思路的創(chuàng)新

1．管理觀念的創(chuàng)新。首先必須解放思想，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹(shù)立新觀念。盲目追求“小而全”“大而全”以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢(shì)必造成檔案文獻(xiàn)資源的極度大浪費(fèi)。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿(mǎn)足全社會(huì)用戶(hù)和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和他新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

2．管理內(nèi)容的創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會(huì)感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿(mǎn)足用戶(hù)的信息需求，必須調(diào)整，充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶(hù)的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶(hù)提供服務(wù)。

3．管理方式的創(chuàng)新。檔案管理的好壞往往要通過(guò)對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來(lái)確定。根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要，對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)來(lái)確定，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要，對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開(kāi)發(fā)利用程度和服務(wù)效果，檔案管理的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩?hù)和檔案員的管理。檔案管理人員要面向用戶(hù)，走向用戶(hù)，想用戶(hù)之所想，急用戶(hù)之所急，館員與用戶(hù)之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。

4．人才資源的創(chuàng)新。要樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，克服“見(jiàn)物不見(jiàn)人”和“重使用、輕培養(yǎng)”的傾向，要針對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專(zhuān)業(yè)人員。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專(zhuān)業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專(zhuān)業(yè)理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力，特別要加強(qiáng)大對(duì)優(yōu)秀青年檔案者的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中增減鍛煉人才。

三、手段的創(chuàng)新

長(zhǎng)期以來(lái)受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和行政模式等特點(diǎn)的影響，高校的檔案管理模式存在著較為嚴(yán)重的傳統(tǒng)性?xún)A向，其管理方式或手段是手工的，這對(duì)高校發(fā)展所帶來(lái)的影響，已越來(lái)越多地為人們所認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)這一行為的轉(zhuǎn)變，應(yīng)成為高校檔案管理改革的重點(diǎn)，要用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，盡快做好庫(kù)藏條目錄入工作，實(shí)現(xiàn)檔案條目檢索自動(dòng)化，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。技術(shù)的更新已成為衡量檔案工作現(xiàn)代化與否的標(biāo)志之一。因此，檔案部門(mén)要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問(wèn)題，研究解決文檔一體化問(wèn)題。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來(lái)，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高?；?/p>

四、實(shí)踐與方法創(chuàng)新

1．引進(jìn)人本管理理念，加強(qiáng)知識(shí)管理的核心為人本管理。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)，要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推向新層次、新臺(tái)階。

2．加強(qiáng)信息資源建設(shè)，開(kāi)展資源整合。館藏優(yōu)化組合，提高檔案利用率。強(qiáng)化信息技術(shù)利用。及時(shí)購(gòu)買(mǎi)檔案管理軟件，擴(kuò)大對(duì)于電子及數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織及使用，設(shè)計(jì)一個(gè)多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來(lái)指導(dǎo)用戶(hù)直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。

3．人才資源管理。全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，通過(guò)崗位的設(shè)置和工資待遇的分級(jí)，調(diào)動(dòng)不同工作人員的積極性。建立科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制。鼓勵(lì)館員輪崗，帶動(dòng)知識(shí)在館內(nèi)流動(dòng)，在工作中學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)。對(duì)那些通過(guò)寫(xiě)作、出版、講座、或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)的組織文化。在職培訓(xùn)與繼續(xù)教育，加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專(zhuān)業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。同時(shí)，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，如計(jì)算機(jī)課程培訓(xùn)。歸檔文件整理等。

另外，在日常工作中要處理好三個(gè)關(guān)系。一是管理與利用的關(guān)系，不能只強(qiáng)調(diào)利用，就放松管理，削弱管理的行政職能；二是社會(huì)效益與部門(mén)經(jīng)濟(jì)利益的關(guān)系，在檔案信息利用過(guò)程中，首先要考慮的是社會(huì)效益。其次才是部門(mén)的經(jīng)濟(jì)利益，不能不顧社會(huì)效益一味追求部門(mén)的經(jīng)濟(jì)利益；三是保密與開(kāi)放的關(guān)系。檔案中有許多國(guó)家機(jī)密是不能公開(kāi)的，必須以國(guó)家的政治利益為重，不能犧牲國(guó)家的政治利益，威脅國(guó)家的政治安全，唯有與時(shí)俱進(jìn)，正確處理這三個(gè)關(guān)系，才能不斷在發(fā)展中創(chuàng)新。在創(chuàng)新中發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄭善學(xué)，關(guān)于高校實(shí)現(xiàn)文格一體化管理的對(duì)策性意見(jiàn).

[2]周繼香，高校評(píng)估檔案管理.