淺析中小型企業(yè)開展會計電算化應注意的問題

孟笑揚

【摘 要】中小企業(yè)如果完全模仿大企業(yè)的思路和方法實行電算比，往往會出現很多的問題，比如電算化人員的素質、內部控制的風險、手工會計向會計電算化的轉化工作等，所以在實行電算化時也應有自己特殊的考慮。

【關鍵詞】中小企業(yè) 會計電算化 內部控制

一、會計電算化工作中存在的主要問題

（一）購買符合自身規(guī)模和經營特點的財務軟件

大型財務軟件一般都針對大型企業(yè)的需要來設計，中小企業(yè)配置大型財務軟件，就好像“小腳穿大鞋”。

1.成本過高

大型軟件本身的價格往往是小型軟件的幾倍甚至幾十倍，大型軟件要求的硬件配置也比小型軟件高，這就導致了很高的購買成本，更重要的是，大型軟件投入使用后，維護成本和更新成本也比小軟件高得多。

2.操作復雜，難以發(fā)揮實際功效

大軟件不僅帶來了安裝調試上不必要的冗長和復雜，更帶來了日常操作中一些不必要的工作繁瑣和延誤。另一方面，由于中小企業(yè)人力資源的相對不足，也無法順利使用大軟件提供的一些復雜功能，這些都影響了大軟件應有功能的有效發(fā)揮。

3.缺少靈活性

中小企業(yè)賴以與大企業(yè)競爭的重要優(yōu)勢之一就是其經營的靈活性。由于大型財務軟件設計上的標準化和模塊化，難以真正符合中小企業(yè)的靈活而有特色的經營需要。而設計大型財務軟件的大型軟件制造商由于把大企業(yè)作為既定的服務目標，往往不會專門為中小企業(yè)修改和重編軟件。

（二）對會計電算化認識還不到位

一些中小企業(yè)的各級領導對實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認識。沒有認識到開展會計電算化是時代發(fā)展的必然，是管理現代化的需要。會計電算化是會計進入信息化的基礎，是今后企業(yè)決策的重要依據，是會計體制改革的突破口。傳統(tǒng)的手工記賬方式長期被人們所接受，加上目前各項管理都是建立在手工記賬的基礎之上，要改變人們長期形成的習慣方式，對中小企業(yè)來說有較大難度。

（三）會計電算化基礎管理滯后

企業(yè)開展會計電算化工作，傳統(tǒng)的會計分工模式將被打破，會計人員的工作職責操作規(guī)程也將發(fā)生很大變化，同時，由于資料的處理方式、記錄方式以及存儲介質的變化，勢必會帶動企業(yè)內部控制的組織形式及內控制度的變化。一些中小企業(yè)在電算化系統(tǒng)試運行階段，沒能適時調整崗位分工，雖然為通過甩賬審批,也參照其他公司所使用的制度文本制訂了本單位的內部控制制度,但這些制度本沒有針對本單位實際工作要求進行設計,且系統(tǒng)在運行過程中也沒有嚴格執(zhí)行,內部管理仍是采取模仿手工的管理辦法,沒有實現重整,崗位分工混亂,許可權設置缺乏牽制,電腦系統(tǒng)的安全性和保密性及會計檔案保管、資料備份等都存在安全隱患。

（四）搞好手工會計向會計電算化的轉換工作

我們需要強調兩方面：一是改進相關會計制度。從手工會計轉向電算化時，一般應當對原有企業(yè)的財會制度進行修改或者重新制訂。由于中小企業(yè)人力資源的局限，實行電算化后，從事電算化的人員常常身兼數職。因此，重新考慮設計內部控制制度非常重要。為此，中小企業(yè)應當適當地向軟件商和相關的咨詢機構進行咨詢，改進和完善企業(yè)的會計制度。二是作好數據的轉換工作。無論從存儲安全性、取用快捷性上還是從進行相關分析報告的需要上考慮，將歷史數據輸入新的電算化的會計系統(tǒng)都是十分必要的。

二、會計電算化工作中存在問題的解決對策

（一）提高對會計電算化的認識

需讓領導認識到以計算機替代人工記賬不僅改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序也擴大了會計數據領域，提高了會計信息質量，而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術，會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進，而且必然會引起會計工作組織和人員分工的改變，促進會計人員素質和知識結構，會計工作效率和質量的全面提高，因而推動了會計理論與會計技術的進一步發(fā)展與完善，促進了會計管理制度的改革，是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。

（二）加強會計電算化管理制度

要建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度，形成良好地內控環(huán)境，做到不兼容權限必須分離原則、相互制約原則、安全、保密原則、內部防范的原則，內容主要包括：人員管理制度；操作管理制度；數據管理制度；系統(tǒng)維護制度；崗位責任制度；定期殺毒制度；電子檔案的管理等。

（三）制定管理信息系統(tǒng)規(guī)劃與進程

會計電算化是單位管理信息系統(tǒng)的一個重要組成部分,所以應首先結合單位的實際情況和需要,制定管理信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃和發(fā)展進程,在此基礎上制定出會計電算化發(fā)展規(guī)劃,確定在某些業(yè)務范圍及一定階段內實現會計電算化,逐步積累經驗,培養(yǎng)骨干人員然后再逐漸擴大范圍,全面實現電算化。

（四）加強會計電算化的內部審計

內部審計包括以下幾個方面：（1）對會計資料定期進行審計，電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關財經法規(guī)的規(guī)定。（2）審查機內數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整。（3）監(jiān)督數據保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數據的現象。（4）對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止電算化實施過程存在的漏洞。

取得技術支持也是中小企業(yè)應進行的重要工作。中小企業(yè)一般不具有內部的技術支持部門和充足的技術支持人員，因此，尋求外部支持，建立穩(wěn)固的外部支持聯(lián)系是很重要的。常用的方式是在購買軟件時就與軟件商約定建立密切的合作關系。不但在安裝調試過程中要有技術人員在場，在軟件運行幾個星期后，還要請技術人員來進行檢測。

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