張祖豪

摘要隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制的改革,醫(yī)院將進(jìn)入新的一輪發(fā)展,在發(fā)展過(guò)程中,醫(yī)院必將深化、精細(xì)各項(xiàng)管理工作,而作為其中之一的物資管理工作,如何充分利用各種物資資源,發(fā)揮資金效用,取得最大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益?會(huì)計(jì)部門(mén)又如何發(fā)揮主觀能動(dòng)作用,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)監(jiān)督、核算的職能呢?本文對(duì)此作一分析。

關(guān)鍵詞會(huì)計(jì)作用 物流管理

中圖分類(lèi)號(hào):F230文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

醫(yī)院的物資管理工作,貫穿于物資的采購(gòu)、供應(yīng)、保管、分配、使用的各環(huán)節(jié),要做好此項(xiàng)管理工作,必須采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段和方法,優(yōu)化物資的計(jì)劃采購(gòu)到進(jìn)貨驗(yàn)收、保管、發(fā)放、使用的整個(gè)流程,貫徹投入產(chǎn)出原理,在效率、效益上改進(jìn)管理工作。

一、當(dāng)前醫(yī)院的物資管理工作中普遍存在的問(wèn)題

(一)物資供應(yīng)無(wú)計(jì)劃。

物資供應(yīng)計(jì)劃是指物資管理的各環(huán)節(jié)都是有計(jì)劃的。有的醫(yī)院物資供應(yīng)盲目隨意,物資訂購(gòu)申請(qǐng)無(wú)依據(jù)、采購(gòu)無(wú)計(jì)劃、分配無(wú)過(guò)程、供應(yīng)無(wú)秩序、領(lǐng)用無(wú)核銷(xiāo)。由于無(wú)計(jì)劃而導(dǎo)致的后果是:物資供應(yīng)滿足不了臨床業(yè)務(wù)科室的需要,或者造成物資積壓。特別是對(duì)于大型高值的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu),在事先沒(méi)有經(jīng)過(guò)科學(xué)的可行性研究、廣泛的調(diào)研及成本效益預(yù)測(cè)的前提下,在沒(méi)有對(duì)設(shè)備進(jìn)行科學(xué)認(rèn)證的情況下,隨意采購(gòu)、匆忙購(gòu)買(mǎi)。

(二)物資消耗及儲(chǔ)備定額管理。

1.醫(yī)院物資消耗定額是指在一定的醫(yī)療技術(shù)、經(jīng)濟(jì)管理狀況、組織形式下完成某項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)任務(wù),所合理消耗某種物資標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量。物資消耗定額制定的先進(jìn)合理與否是衡量經(jīng)濟(jì)管理水平的主要標(biāo)志之一,它是編制物資供應(yīng)計(jì)劃、組織物資發(fā)放的重要基礎(chǔ)。長(zhǎng)期以來(lái),醫(yī)護(hù)人員已習(xí)慣于不重視成本核算,重供輕管,如果沒(méi)有物資消耗定額指標(biāo)的控制和監(jiān)督,醫(yī)療業(yè)務(wù)部門(mén)在有意無(wú)意中不能節(jié)約使用物資,造成物資的嚴(yán)重浪費(fèi),從而增加病患者的醫(yī)療費(fèi)用、增加醫(yī)院的運(yùn)行成本。

2.物資儲(chǔ)備定額管理是為保證醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行,而應(yīng)達(dá)到的合理庫(kù)存量。物資儲(chǔ)備定額是編制物資供應(yīng)計(jì)劃、組織采購(gòu)的主要依據(jù)之一。醫(yī)院沒(méi)有對(duì)物資儲(chǔ)備進(jìn)行定額管理或儲(chǔ)備定額量沒(méi)有經(jīng)過(guò)科學(xué)分析與計(jì)算,就不能對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,使庫(kù)存物資不能經(jīng)常保持在一定的水平上。

(三)倉(cāng)庫(kù)物資管理不規(guī)范,制度不健全,落實(shí)不到位。

醫(yī)院倉(cāng)庫(kù)物資管理工作主要包括物資驗(yàn)收、保管、發(fā)放、清點(diǎn)工作,管理程序?yàn)榻迂洝?yàn)收——辦理入庫(kù)——保管——發(fā)放、盤(pán)點(diǎn)等。倉(cāng)庫(kù)物資管理中容易出現(xiàn)崗位責(zé)任不明確、管理程序混亂、各環(huán)節(jié)管理脫節(jié)等,由此引起的結(jié)果是不能保護(hù)醫(yī)院的財(cái)產(chǎn)物資安全完整;倉(cāng)庫(kù)物資管理資料不真實(shí)、不正確、不可靠。

(四)沒(méi)有建立健全的物資明細(xì)賬,會(huì)計(jì)核算不及時(shí)。

財(cái)務(wù)部門(mén)賬面只反映材料物資的總值,沒(méi)有記載明細(xì)資產(chǎn)的數(shù)量及其價(jià)值,當(dāng)醫(yī)院沒(méi)有按制度設(shè)立明細(xì)賬時(shí),單位會(huì)計(jì)無(wú)法確定資產(chǎn)數(shù)量的多與少及價(jià)值的增與減,賬面資產(chǎn)總值失去了對(duì)實(shí)物的控制。而由于各種原因,會(huì)計(jì)未及時(shí)對(duì)物資的增減變化進(jìn)行財(cái)務(wù)處理,導(dǎo)致賬物脫節(jié),資產(chǎn)存量不清。

(五)物資管理的信息化程度低。

庫(kù)存管理技術(shù)手段落后,倉(cāng)庫(kù)除了一本賬簿記載著存貨收、發(fā)、存數(shù)量外,物資的其它方面基本資料很不健全,不能進(jìn)行精細(xì)化管理;在自動(dòng)識(shí)別技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的落后,使醫(yī)院管理決策者對(duì)物資庫(kù)存情況、使用情況、采購(gòu)情況、付款情況等信息進(jìn)行時(shí)實(shí)查詢(xún),并且不能使上述信息資源在部門(mén)與部門(mén)之間、部門(mén)與員工之間共享。

在醫(yī)院物資管理普遍存在的上述缺陷中,會(huì)計(jì)部門(mén)通過(guò)發(fā)揮自身的會(huì)計(jì)職能作用,能夠使物資管理工作得到改進(jìn)、提高。因?yàn)?在整個(gè)醫(yī)院物資管理的過(guò)程環(huán)節(jié)中,按照崗位職責(zé)的要求,只有會(huì)計(jì)部門(mén)是全程參與的,所以會(huì)計(jì)部門(mén)對(duì)醫(yī)院物資管理工作起著重要的作用。

二、會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)做的管理措施

多年來(lái),物資會(huì)計(jì)的工作只停留在記賬、報(bào)賬的層面,沒(méi)有充分發(fā)揮物資會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能作用。因此,要強(qiáng)化醫(yī)院物資會(huì)計(jì)的職能,必須由單純記賬、報(bào)賬型,改進(jìn)為經(jīng)濟(jì)管理型,實(shí)現(xiàn)由同期管理、被動(dòng)管理向前瞻管理的轉(zhuǎn)變。為此,會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)做好以下五個(gè)方面的工作:

(一)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),完善物資管理制度,強(qiáng)化資產(chǎn)管理意識(shí)。

建立完善物資管理制度,規(guī)范物資的供應(yīng)、保管、使用、調(diào)撥、報(bào)廢、定期盤(pán)點(diǎn)制度,制定科學(xué)的物資消耗、儲(chǔ)備定額。建立院、科兩級(jí)責(zé)任制度與管理任務(wù),明確有關(guān)責(zé)任人的職責(zé)范圍,提高各級(jí)人員物資管理意識(shí),并定期考核責(zé)任履行情況。

(二)按照物資管理程序的規(guī)律,優(yōu)化物資管理流程。

以病患者、科室、醫(yī)院的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益出發(fā),建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程,規(guī)范運(yùn)作,以降低運(yùn)營(yíng)成本。優(yōu)化物資管理流程,及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算,確保物資的安全與完整,避免物資管理部門(mén)、使用部門(mén)、財(cái)會(huì)部門(mén)在物資管理環(huán)節(jié)的脫節(jié)。

(三)物資會(huì)計(jì)發(fā)揮自身的能動(dòng)作用,積極參與物資管理工作。

從物資供應(yīng)計(jì)劃的制訂開(kāi)始,到物資的購(gòu)進(jìn)、保管、使用,物資會(huì)計(jì)都能起到監(jiān)督、核算的作用。在物資供應(yīng)計(jì)劃、定額制訂進(jìn)程中,物資會(huì)計(jì)因具備成本核算的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí),又有物資管理經(jīng)驗(yàn),通過(guò)深入物資使用科室,收集物資使用耗費(fèi)信息,并加以綜合分析,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),能不斷提高醫(yī)院物資供應(yīng)計(jì)劃及定額的水平。在物資的采購(gòu)、保管、驗(yàn)收、領(lǐng)用的環(huán)節(jié)中,應(yīng)首先交給物資會(huì)計(jì)審核,在比較同類(lèi)物資的價(jià)格、庫(kù)存數(shù)量、使用科室的消耗等信息后,判斷此項(xiàng)物資是否需要采購(gòu)、采購(gòu)成本是否最佳、是否超定額采購(gòu)、是否造成庫(kù)存積壓,就可以從源頭有效地堵塞漏洞,使物資會(huì)計(jì)起到監(jiān)控作用。

(四)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理,健全財(cái)產(chǎn)物資的賬務(wù)核算體系,建立物資的三級(jí)管理制度。

財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)物資管理的內(nèi)容和對(duì)象不同,要分別設(shè)置各種賬簿及卡片。主要賬簿有:(1)物資總分類(lèi)賬。(2)固定資產(chǎn)明細(xì)賬。(3)各種材料物資明細(xì)賬。(4)為對(duì)固定資產(chǎn)、低值易耗品等物資管理,在物資使用部門(mén)建立臺(tái)賬。

物資的三級(jí)管理制度是:

第一級(jí)為基礎(chǔ)級(jí),即:物資的使用科室,應(yīng)建立健全科室物資賬、卡,實(shí)行經(jīng)濟(jì)管理責(zé)任制,領(lǐng)用、保管有專(zhuān)人簽字、負(fù)責(zé),管理好科室的各種物資。

第二級(jí)為財(cái)務(wù)部門(mén)及物資管理的職能部門(mén),如設(shè)備部、總務(wù)部等。財(cái)務(wù)部門(mén)為了對(duì)醫(yī)院的財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行總分類(lèi)核算,財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)置總分類(lèi)賬。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期不定期與物資管理部門(mén)的明細(xì)賬、倉(cāng)庫(kù)的卡片、使用科室的臺(tái)賬相互間進(jìn)行核對(duì)、清查,如有不符,應(yīng)查明原因,并由物資會(huì)計(jì)及時(shí)核查處理,保證物資的安全完整。

物資管理的職能部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理,確定物資儲(chǔ)備定額,提高供應(yīng)水平,降低采購(gòu)成本。為了加強(qiáng)物資的收發(fā)、儲(chǔ)存管理,應(yīng)設(shè)立各類(lèi)物資的在庫(kù)、在用明細(xì)分類(lèi)賬;倉(cāng)庫(kù)建立物資登記卡片,詳細(xì)記錄資產(chǎn)的收、發(fā)、存等記載事項(xiàng)。對(duì)庫(kù)存物資的保管可采用ABC管理法,降低保管成本。

第三級(jí)為醫(yī)院國(guó)有資產(chǎn)管理中心,它是醫(yī)院資產(chǎn)管理的最高層。其組成人員為院領(lǐng)導(dǎo)成員、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人及經(jīng)濟(jì)管理專(zhuān)家組成。國(guó)有資產(chǎn)管理中心負(fù)責(zé)全院資產(chǎn)管理工作的領(lǐng)導(dǎo),負(fù)責(zé)起草各種管理制度,及對(duì)制度的貫徹和檢查監(jiān)督,保證國(guó)有資產(chǎn)的保值、增值。

(五)建立完善的物資管理信息系統(tǒng)。

醫(yī)院的物資通過(guò)一系列的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié),最終由物物資形態(tài)轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)形態(tài),并形成信息網(wǎng)。醫(yī)院應(yīng)運(yùn)用科學(xué)的管理體系,采用先進(jìn)的信息化手段,建立材料物資的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),實(shí)時(shí)監(jiān)控,堵塞管理漏洞,并通過(guò)對(duì)大量的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,對(duì)物資的使用效率進(jìn)行判斷,從而使物資管理工作的更加完善。

醫(yī)院物資管理工作中,要建立健全管理制度,建立崗位責(zé)任制和完備的管理體系,做好各類(lèi)人員和編制配備,引進(jìn)先進(jìn)的管理方法,建立靈敏的信息系統(tǒng),使醫(yī)院的物資管理工作日臻完善,將有限的衛(wèi)生資源發(fā)揮出最大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。

(作者單位:湖北省婦幼保健院)

參考文獻(xiàn):

[1]劉汝華,李力,趙復(fù)雄,向華祥.現(xiàn)代醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理. 武漢工業(yè)大學(xué)出版社,1997.1.