信息化有利于高校人事檔案的管理和使用

唐習(xí)華

信息時(shí)代的到來,使高校人事檔案管理信息化成為可能,紛繁復(fù)雜的社會(huì)變化也使檔案管理越來越困難,信息化管理也成為必需。人事檔案的信息化,就是將人事檔案內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī),轉(zhuǎn)變?yōu)閮?chǔ)存在磁盤、光盤等載體上的二進(jìn)制有序代碼,它可實(shí)現(xiàn)大容量存儲(chǔ)、快速檢索、查詢、由網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸、由顯示器進(jìn)行顯示、打印機(jī)打印等功能,可使檔案的使用功能得到延伸。

一、人事檔案的組成

1.從內(nèi)容上看。根據(jù)中組部《干部檔案工作條例》,高校干部人事檔案由10部分組成:履歷材料;自傳材料;鑒定、考核、考察材料;學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱材料;政治歷史情況的審查材料;加入黨團(tuán)材料;獎(jiǎng)勵(lì)材料(包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì),英雄事跡等);處分材料;錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退(離)休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料;其它可供組織上參考的材料。針對(duì)以上的內(nèi)容,人事檔案材料按來源可歸為三大類:第一類為完全由個(gè)人按歸檔要求填寫的有關(guān)表格材料,如個(gè)人履歷、入黨思想?yún)R報(bào)等,是個(gè)人自然屬性的反映;第二類為個(gè)人填寫后經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門簽署意見的評(píng)審、申報(bào)表等,如專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表,先進(jìn)工作者申報(bào)表等;第三類為伴隨著檔案人的日常工作、學(xué)習(xí)而形成的由業(yè)務(wù)管理部門作出的記錄、鑒定等,如政審材料、學(xué)籍檔案、處分決定等,它一般不和當(dāng)事人見面。

2.從形式上看。首先是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,它是高校人事檔案的基石;另一類為數(shù)字檔案(或電子檔案),它是隨著信息技術(shù)的發(fā)展而出現(xiàn)的,是紙質(zhì)檔案的縮影和補(bǔ)充。而數(shù)字檔案從原始數(shù)據(jù)形態(tài)上又可分為兩類:第一類為直接以數(shù)字模式產(chǎn)生的數(shù)字信息檔案;第二類為由其它介質(zhì)形態(tài)轉(zhuǎn)換而生成的數(shù)字信息檔案[1]。前者直接由文字處理軟件、CAD、數(shù)字?jǐn)z像設(shè)備等數(shù)字信息系統(tǒng)產(chǎn)生,可稱之為原生數(shù)字檔案;后者則是利用數(shù)字掃描、OCR等數(shù)字化技術(shù)對(duì)印刷型文檔進(jìn)行加工、處理而生成,可稱之為轉(zhuǎn)換型數(shù)字檔案,利用它可形成個(gè)人人事檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字檔案中,如何保持并證實(shí)電子文件的真實(shí)性,不僅僅對(duì)檔案工作者,而且對(duì)于整個(gè)信息社會(huì)都是一個(gè)問題,而轉(zhuǎn)換型數(shù)字檔案可真實(shí)地體現(xiàn)原紙質(zhì)檔案的本來面目,能保證電子檔案的真實(shí)性,可使電子檔案一定程度上獨(dú)立于紙質(zhì)檔案而使用,兩類電子檔案結(jié)合使用,既保護(hù)了紙質(zhì)檔案,又大大方便了檔案的查閱,延伸了檔案管理和使用的功能。特別是原生數(shù)字檔案中用ASCII碼記錄的信息,能進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、排序、分類、匯總、任意邏輯條件的組合篩選等。另外,數(shù)字檔案也是紙質(zhì)檔案的有機(jī)補(bǔ)充,隨著信息技術(shù)的發(fā)展,多媒體技術(shù)被普遍使用,有的材料只能用數(shù)字檔案形式保存,如教師上課的一段視頻、一段有價(jià)值的錄音等,它彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的不足。

二、當(dāng)前檔案管理中存在的問題

當(dāng)前,有的高校人事檔案管理為了達(dá)標(biāo),已經(jīng)配備了計(jì)算機(jī)和打印機(jī),安裝了簡(jiǎn)單的檔案管理軟件,但距離真正意義上的信息化還有很大的差距,檔案管理中還存在著各種各樣的問題,主要有以下幾個(gè)方面。

1.個(gè)人工作業(yè)務(wù)內(nèi)容和檔案脫節(jié)。檔案材料千人一面,不能體現(xiàn)高校教學(xué)科研人員的工作特點(diǎn)。一是業(yè)務(wù)內(nèi)容的缺失,高校人事檔案的主體是教師和科研人員,人事檔案應(yīng)重點(diǎn)選擇能反映他們德、才、能、績(jī)的鑒定材料、考核材料。如業(yè)務(wù)成果,重大創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作或譯著以及有重大影響的論文等歸入人事檔案之中。這樣才能真實(shí)、具體、全面反映出一個(gè)人的情況,為選拔和任用人才提供準(zhǔn)確可靠的依據(jù)。如果沒有(或不完整)這方面的檔案材料,人事檔案將失去作為一種信息資源的功能,決策部門對(duì)人才的使用也很難做到知人善用,達(dá)不到“觀其卷,知其人,用其長(zhǎng)”的目的。[2]當(dāng)前人事檔案的管理一般由人事部門負(fù)責(zé),教學(xué)情況歸教務(wù)部門管理,科研成果由科研部門管理,而個(gè)人檔案材料應(yīng)是對(duì)個(gè)人的教學(xué)、科研材料的全面反應(yīng)。二是業(yè)務(wù)管理過程和檔案管理系統(tǒng)少有聯(lián)系,如每次全校工資變化,在勞動(dòng)工資管理信息系統(tǒng)中可自動(dòng)進(jìn)行調(diào)整,而在檔案管理系統(tǒng)中需一個(gè)一個(gè)進(jìn)行手工操作,其工作量相當(dāng)于將業(yè)務(wù)過程重復(fù)一遍。

2.存檔管理和使用脫節(jié)。檔案的價(jià)值在于使用。一類問題為:僅僅存儲(chǔ)原生數(shù)字檔案,將檔案系統(tǒng)看成一般的業(yè)務(wù)系統(tǒng),雖然可較靈活地查詢使用,但其結(jié)果的真實(shí)性讓人生疑,只能完全依附于紙質(zhì)檔案。另一個(gè)問題是:數(shù)字檔案管理和日常的業(yè)務(wù)完全脫離,僅僅是紙質(zhì)檔案的簡(jiǎn)單再現(xiàn),沒有對(duì)信息進(jìn)行歸類、索引,檔案管理信息系統(tǒng)僅僅記錄檔案材料的目錄,由上面分析,人事檔案內(nèi)容不全面,不能具體、全面地反映老師的經(jīng)歷、學(xué)識(shí)、人品等情況,查詢一個(gè)人的情況,除了查找人事檔案外,還要查找科研處的科研情況、教務(wù)處的教學(xué)工作量、教學(xué)質(zhì)量等,查全率、查準(zhǔn)率不能保證。對(duì)于一個(gè)新調(diào)入的教師,從其人事檔案中并不能總結(jié)出其教學(xué)、科研能力,其愛好、擅長(zhǎng)、在調(diào)出單位的工作表現(xiàn)、能力評(píng)價(jià)等也不能很好地得到了解。

3.檔案交接過程信息流斷裂。伴隨著人員工作單位的調(diào)動(dòng),個(gè)人檔案將跟隨著進(jìn)行轉(zhuǎn)接移動(dòng),電子信息流也應(yīng)一起移動(dòng),這是三位一體的一個(gè)整體。而實(shí)際情況往往是人員調(diào)動(dòng)了,檔案也移交了,但數(shù)字檔案信息流并不移交,可能由于交接雙方?jīng)]有統(tǒng)一的信息編碼、缺乏統(tǒng)一的人事檔案管理平臺(tái)、系統(tǒng)不兼容等,但更多的是由于意識(shí)的缺乏,實(shí)體檔案進(jìn)行交接時(shí),電子檔案信息共享困難。每一個(gè)接收檔案的單位均需從頭開始錄入信息,檔案信息缺乏連續(xù)性的體現(xiàn)。

三、進(jìn)行信息化管理的有利條件

1.各高校有迫切的實(shí)施信息化管理的需求。新時(shí)期高等教育發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作提出了新的要求,高校規(guī)模發(fā)展迅速,層次不斷提高,教學(xué)科研人員流動(dòng)性大,學(xué)歷、職稱結(jié)構(gòu)變化快,教學(xué)科研工作復(fù)雜,在高等教育國(guó)際化的背景下,管理意識(shí)現(xiàn)代化、制度規(guī)范化,客觀上要求進(jìn)行人事檔案管理的信息化改造,充分發(fā)揮信息化的作用。

2.檔案管理人員。高校是人才集中地,管理人員素質(zhì)也普遍較高,對(duì)新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的掌握較快。通過培訓(xùn),人事檔案管理人員一定能很好地使用新設(shè)備、新系統(tǒng)。業(yè)務(wù)人員掌握現(xiàn)代信息技術(shù),是進(jìn)行信息化改造的必要條件。

3.技術(shù)和設(shè)備。當(dāng)前,計(jì)算機(jī)的使用已普及,校園網(wǎng)絡(luò)已延伸到各個(gè)角落,數(shù)字設(shè)備的使用也已普遍,如數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、DVD刻錄機(jī)等;數(shù)據(jù)庫(kù)管理、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)等先進(jìn)的信息技術(shù)也得到應(yīng)用,為人事檔案管理信息化提供了技術(shù)保障。

四、信息化可更好地發(fā)揮人事檔案的使用功能

1.便于查閱,大大縮短查閱檔案的時(shí)間,并可進(jìn)行快速的統(tǒng)計(jì)分析,為決策提供參考。在原生數(shù)字檔案的基礎(chǔ)上,計(jì)算機(jī)管理檔案材料的索引文件,通過查找索引,可方便地找到原檔案所在位置,這是計(jì)算機(jī)管理檔案的初級(jí)運(yùn)用。在上述轉(zhuǎn)換型數(shù)字檔案也完整的條件下,可直接查閱檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)。進(jìn)行信息化管理真正的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在可對(duì)檔案信息進(jìn)行批量處理,如按所需條件進(jìn)行篩選、分類匯總、統(tǒng)計(jì)分析等,它以極快的速度提供結(jié)果,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考,它將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y源管理的一部分。結(jié)構(gòu)化查詢語(yǔ)言SQL(Structured Query Language)是這一運(yùn)用的有力工具,它屏蔽各關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)(RDBMS)間的差異,是所有關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的公共語(yǔ)言。用戶可將使用SQL的技能從一個(gè)RDBMS轉(zhuǎn)到另一個(gè),所有用SQL編寫的程序都是可以移植的,在統(tǒng)一編碼的基礎(chǔ)上,利用SQL可將各種數(shù)據(jù)庫(kù)建立聯(lián)系,進(jìn)行溝通。SQL可用于所有用戶的DB活動(dòng)模型,包括系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)庫(kù)管理員、應(yīng)用程序員、決策支持系統(tǒng)人員及許多其它類型的終端用戶進(jìn)行查詢數(shù)據(jù);表中插入、修改和刪除記錄,建立、修改和刪除數(shù)據(jù)對(duì)象;控制對(duì)數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)對(duì)象的存取;保證數(shù)據(jù)庫(kù)一致性和完整性;以前的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為上述各類操作提供單獨(dú)的語(yǔ)言,而SQL將全部任務(wù)統(tǒng)一在一種語(yǔ)言中。

2.網(wǎng)絡(luò)突破距離限制,便于信息的遠(yuǎn)程查閱、信息維護(hù)和信息收集。Internet將世界真正變成了地球村,讓世界距離感縮短,通訊和信息交流達(dá)到了前所未有的快捷方便。借助網(wǎng)絡(luò),將檔案信息通過校園網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行一定程度的分布式管理,設(shè)定不同的查詢權(quán)限,如校長(zhǎng)可查閱全校教職工的檔案,院系領(lǐng)導(dǎo)可查閱本部門的人員信息,組織部可查閱所有人員的黨團(tuán)關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)信息;將部分個(gè)人自然屬性信息對(duì)檔案人公開,檔案人發(fā)現(xiàn)信息錄入有錯(cuò)誤或增加、刪除個(gè)人信息可向數(shù)據(jù)庫(kù)管理員提出申請(qǐng),由數(shù)據(jù)庫(kù)管理員和原始檔案核實(shí)后進(jìn)行修改,保證了檔案信息的正確和完整,同時(shí)對(duì)于檔案材料中所缺少的材料能及時(shí)發(fā)現(xiàn),如學(xué)籍檔案,可督促檔案人及時(shí)到原培養(yǎng)單位進(jìn)行催要,體現(xiàn)以人為本的管理理念。另一方面,網(wǎng)絡(luò)化分布式管理,便于檔案信息的廣泛收集,如教學(xué)信息可由教務(wù)部門直接上傳到老師檔案的教學(xué)信息數(shù)據(jù)庫(kù)中,科研信息數(shù)據(jù)庫(kù)由科研處管理,這些信息的增加,使教師的個(gè)人信息豐滿,充分體現(xiàn)教師的教學(xué)科研成果和工作特點(diǎn)。

3.硬盤、光盤等突破存儲(chǔ)空間限制。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要占用大的庫(kù)房,每個(gè)人的檔案都是厚厚的一本,搬運(yùn)、查閱都不方便。而數(shù)字化檔案是將信息以磁極或激光識(shí)別的凹凸坑來表示,系統(tǒng)軟件管理和協(xié)調(diào)CPU、儲(chǔ)存器等各種資源,在此基礎(chǔ)上,應(yīng)用軟件將存儲(chǔ)在磁盤、光盤的信息進(jìn)行復(fù)現(xiàn),在顯示器或打印機(jī)上還原成為人能夠感知的文字、圖像、聲音、視頻等信息。隨著信息技術(shù)的調(diào)整發(fā)展,儲(chǔ)存技術(shù)日新月異,儲(chǔ)存器的性價(jià)比即單位存儲(chǔ)單元的價(jià)格大大降低,移動(dòng)硬盤、DVD光盤、U盤等存儲(chǔ)器一般已用“G”作為單位,較傳統(tǒng)的軟盤(1.44M)在存儲(chǔ)單位上提高了上千倍,存儲(chǔ)空間變得更大、更便宜并且存儲(chǔ)速度更快,使原生數(shù)字檔案和轉(zhuǎn)換型數(shù)字檔案的存儲(chǔ)成為可能。

4.超媒體可將原生數(shù)字檔案和轉(zhuǎn)換型數(shù)字檔案有機(jī)聯(lián)系。以原生數(shù)字檔案作為日常查詢、統(tǒng)計(jì)分析的材料、索引和檢索的出發(fā)點(diǎn),通過超媒體將轉(zhuǎn)換型數(shù)字檔案進(jìn)行超鏈接,立即可查看到原紙質(zhì)檔案的影印件,大大提高了檔案查閱的速度和可信度。

通過加強(qiáng)人事檔案管理制度,強(qiáng)化人事信息安全意識(shí),采用先進(jìn)技術(shù),在國(guó)家有關(guān)人事檔案管理規(guī)范框架內(nèi),對(duì)人員信息統(tǒng)一編碼,管理系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)劃,將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的管理有機(jī)結(jié)合,必將使人事檔案在高校人力資源建設(shè)中發(fā)揮更好的作用。

參考文獻(xiàn):

[1]王啟云.數(shù)字信息資源的管理模式探討[J].圖書情報(bào)工作,2003(9):29-32.

[2]萬蓉.做好人事檔案管理工作的思考[J].高等教育研究(成都),2005(6):80.