昆山市供電公司檔案工作

□嵇 燕 張 琪

昆山市供電公司負(fù)責(zé)昆山市行政區(qū)域內(nèi)電網(wǎng)建設(shè)發(fā)展和配合地方政府對(duì)電力市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)監(jiān)管。公司營(yíng)業(yè)區(qū)轄1個(gè)國(guó)家級(jí)開(kāi)發(fā)區(qū)、3個(gè)省級(jí)開(kāi)發(fā)區(qū)和10個(gè)鎮(zhèn)，擁有營(yíng)業(yè)用戶(hù)57.89萬(wàn)戶(hù)，容量合計(jì)1044.59萬(wàn)千伏安。公司先后獲得國(guó)家能源部頒發(fā)的“電力‘三為’服務(wù)達(dá)標(biāo)單位”，國(guó)家電力工業(yè)部頒發(fā)的“農(nóng)村電氣化縣”，國(guó)家檔案局頒發(fā)的“企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國(guó)家二級(jí)”，國(guó)家電網(wǎng)公司頒發(fā)的“雙文明單位”、“新農(nóng)村電氣化建設(shè)先進(jìn)單位”，中華全國(guó)總工會(huì)、國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局頒發(fā)的“全國(guó)‘安康杯’競(jìng)賽優(yōu)勝企業(yè)”等榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)。

昆山市供電公司檔案室成立于1989年4月，收藏檔案16669卷、7618件，涵蓋文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案六大類(lèi)，內(nèi)容包括黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資、工程建設(shè)等。公司檔案工作在總經(jīng)理陸興泉的直接領(lǐng)導(dǎo)下，狠抓業(yè)務(wù)規(guī)范管理、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為公司的各項(xiàng)工作提供大量有價(jià)值的檔案信息，充分體現(xiàn)“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理理念。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，進(jìn)一步加強(qiáng)組織建設(shè)。

第一，昆山市供電公司領(lǐng)導(dǎo)歷來(lái)重視檔案管理工作，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)”的原則，對(duì)檔案管理工作實(shí)行“三納入”，即納入公司發(fā)展規(guī)劃，納入公司規(guī)章制度和工作流程，納入有關(guān)部門(mén)和人員的職責(zé)范圍。第二，在檔案室的規(guī)劃建設(shè)上，公司領(lǐng)導(dǎo)從新大樓設(shè)計(jì)之初就按照檔案庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格要求和施工。在辦公用房緊張的情況下，特意調(diào)配一個(gè)樓層供綜合檔案室專(zhuān)用，企業(yè)另外投入近20萬(wàn)資金建立榮譽(yù)陳列室，集中展示企業(yè)發(fā)展歷程、工程建設(shè)、企業(yè)文化、所獲榮譽(yù)等，成為宣傳企業(yè)形象的窗口。第三，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上，公司根據(jù)機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，規(guī)定每個(gè)部門(mén)確定一名兼職檔案員，配合專(zhuān)職檔案員做好公司檔案的收集、整理、歸檔和利用等工作，形成上下聯(lián)動(dòng)、左右貫通、縱橫結(jié)合的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)體系。

二、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)是抓手，進(jìn)一步建立健全檔案規(guī)章制度。

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和電力工業(yè)的日新月異，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度提出了新要求和新標(biāo)準(zhǔn)。昆山市供電公司按照國(guó)家和江蘇省有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際，修訂和完善了文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、電子檔案、“三納入”、“四參加”等管理制度。并專(zhuān)門(mén)制定《昆山市供電公司工程檔案管理辦法（試行）》和《工程建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍和綜合期限表》，對(duì)工程文件材料的收集、分類(lèi)、整理、交接驗(yàn)收等制定統(tǒng)一規(guī)范，使得各施工單位在整理項(xiàng)目材料時(shí)能做到有章可循、有制可依、職責(zé)分明，從而有效提高歸檔案卷的質(zhì)量和數(shù)量。另外，公司檔案室將公司檔案管理制度、科技檔案管理制度、設(shè)備開(kāi)箱制度、電子文件歸檔管理實(shí)施細(xì)則（試行）、檔案管理考核細(xì)則等整合匯編成《昆山市供電公司檔案工作管理制度匯編》，有利于對(duì)公司各類(lèi)檔案管理流程和制度進(jìn)行進(jìn)一步梳理和細(xì)化。

三、業(yè)務(wù)規(guī)范是保障，進(jìn)一步抓好檔案工作各環(huán)節(jié)。

檔案室在人手少、任務(wù)重的情況下，積極努力展開(kāi)各項(xiàng)工作，為檔案五星級(jí)創(chuàng)建做好準(zhǔn)備。首先，按照國(guó)家能源部印發(fā)的《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)規(guī)則》的要求，嚴(yán)格執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》、《國(guó)家檔案局第8號(hào)令》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《照片檔案管理規(guī)范》等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，編制了《昆山市供電公司檔案分類(lèi)方案》和《昆山市供電公司文件材料歸檔范圍和保管期限表》等，以確保檔案的完整與準(zhǔn)確。其次，昆山市供電公司在新形勢(shì)和新機(jī)遇的挑戰(zhàn)下，積極轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，經(jīng)常送公司相關(guān)檔案人員出去培訓(xùn)，讓他們既學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，也學(xué)習(xí)相關(guān)計(jì)算機(jī)以及企業(yè)管理知識(shí)，切實(shí)提高檔案工作者自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力，使其成為能適應(yīng)現(xiàn)代化電力企業(yè)檔案管理的復(fù)合型人才。

四、有效利用是目的，進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化開(kāi)發(fā)。

昆山市供電公司樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)職能，充分發(fā)揮電力檔案的利用價(jià)值，為公司各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。公司安裝了江蘇省電力公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)軟件，將2008年前的會(huì)計(jì)檔案和工程科技檔案目錄輸入數(shù)字檔案館，并對(duì)2008年前的文書(shū)檔案、工程科技檔案、工程圖紙、照片檔案等進(jìn)行了全數(shù)字化掃描，共計(jì)掃描13萬(wàn)張。該數(shù)據(jù)庫(kù)還與江蘇省電力公司的數(shù)據(jù)資源庫(kù)相銜接，具備權(quán)限即可互相登錄查閱所需信息。數(shù)字檔案室的建立，全面實(shí)現(xiàn)了公司檔案的科學(xué)化、精細(xì)化、規(guī)范化管理，大大提高了檔案的查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)效率，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。

例1：利用科技檔案，節(jié)約工程設(shè)計(jì)費(fèi)用。1994年，生技科利用35千伏城北變電站圖紙，為設(shè)計(jì)35千伏石牌變電站提供工程套用模式，節(jié)省了設(shè)計(jì)工作中的人力、物力，為工程施工爭(zhēng)取了寶貴時(shí)間。該工程設(shè)計(jì)費(fèi)為17.8萬(wàn)元，檔案利用實(shí)際效益節(jié)約15.82萬(wàn)元。

例2：查閱檔案，減少經(jīng)濟(jì)損失。1994年5月18日，檔案人員在現(xiàn)場(chǎng)工作時(shí)，對(duì)該變主變基礎(chǔ)的承載力有疑問(wèn)，當(dāng)即查閱了主變開(kāi)箱資料、地質(zhì)資料和基礎(chǔ)設(shè)計(jì)圖，經(jīng)仔細(xì)核對(duì)、計(jì)算，證實(shí)該基礎(chǔ)設(shè)計(jì)有誤，及時(shí)提交了一件報(bào)告，引起了設(shè)計(jì)、施工單位的高度重視，經(jīng)設(shè)計(jì)院修改，采取了加固措施，消除了一個(gè)重大事故隱患。若不及時(shí)糾正，主變基礎(chǔ)將發(fā)生下沉或傾斜，。經(jīng)各專(zhuān)業(yè)人員預(yù)測(cè)：若運(yùn)行后再加固，需停電32天，直接經(jīng)濟(jì)損失209.896萬(wàn)元。經(jīng)利用科技檔案減少了經(jīng)濟(jì)損失，檔案利用實(shí)際效益41.98萬(wàn)元。

例3：利用檔案，作歷史憑證。1995年10月16日，在土地清查評(píng)估工作中，起先發(fā)現(xiàn)我局局本部土地所屬權(quán)憑據(jù)不足，經(jīng)過(guò)檔案室多方反復(fù)查找，雖然局本部幾經(jīng)變化，但檔案以清楚的文字、圖形、章檢證明，在民國(guó)35年就擁有4866.67平方米土地，1958年12月當(dāng)時(shí)縣長(zhǎng)又親自批復(fù)12283.33平方米土地，使土地局不得不認(rèn)可我局本部的土地所屬權(quán)。若沒(méi)有檔案提供的憑證，按國(guó)家現(xiàn)行的征地規(guī)定，我局需補(bǔ)辦支付土地補(bǔ)征費(fèi)13.2萬(wàn)元。利用檔案作歷史憑證，檔案利用創(chuàng)造實(shí)際效益10.55萬(wàn)元。

例4：利用科技檔案，為變電站設(shè)計(jì)改造創(chuàng)造效益。2002年2月28日，根據(jù)變電站安全技術(shù)措施要求，110千伏玉山變需加裝消防報(bào)警裝置，利用檔案室的保存的平面建筑圖，節(jié)約工時(shí)1個(gè)月，節(jié)省資金9萬(wàn)元。

例5：為昆山市年鑒和統(tǒng)計(jì)年鑒提供檔案。自2007年10月至2009年10月，累計(jì)為昆山市年鑒編委會(huì)提供圖片10張以上，公司信息文字近2000字，為年鑒提前出版作了鋪墊。

例6：利用科技檔案，為國(guó)網(wǎng)公司集約化發(fā)展作貢獻(xiàn)。2009年11月，根據(jù)省供電公司集中檢修要求，為蘇州供電公司變電檢修中心提供昆山地區(qū)8個(gè)220千伏變電站、12條220千伏線路的施工圖和各種試驗(yàn)報(bào)告等。公司檔案室花費(fèi)了大量的人力投入配合生技部門(mén)查找資料，共投入兩個(gè)月的工時(shí)，并為圖紙及資料的印刷投入了大量的財(cái)力，有近20萬(wàn)元的投入，為公司今后的發(fā)展提供了不可估量的價(jià)值。

企業(yè)檔案記錄了一個(gè)企業(yè)歷史發(fā)展歷程，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是一種無(wú)形資產(chǎn)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我們需不斷改進(jìn)和完善電力企業(yè)檔案管理工作，努力使檔案工作在實(shí)踐中與企業(yè)的發(fā)展保持同步，保持生機(jī)和活力。