工程公司材料管理策劃

吳朝江

(四川華西集團(tuán)有限公司,四川 成都 610081)

建筑材料在工程項(xiàng)目建造成本中一般占 70%左右,由此可見(jiàn)材料管理是工程施工項(xiàng)目成本控制中的一個(gè)重要組成部分,材料管理水平的高低將直接影響到施工企業(yè)的成本和經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)。在企業(yè)管理科學(xué)化、規(guī)范化、經(jīng)濟(jì)利益最大化的新形勢(shì)下,企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,對(duì)材料管理也提出了更高的要求。要搞好材料管理工作,首先應(yīng)做好材料管理策劃。所謂材料管理策劃,就是根據(jù)工程建設(shè)特點(diǎn)、所處地理環(huán)境和現(xiàn)場(chǎng)施工情況,制定出科學(xué)合理、有針對(duì)性且切實(shí)可行的材料管理方案,建立和逐步完善材料采購(gòu)、運(yùn)輸、驗(yàn)收、保管、發(fā)放和回收利用等管理制度,有效地進(jìn)行材料的“采購(gòu)、供應(yīng)、生產(chǎn)耗用”三大環(huán)節(jié)的過(guò)程控制,為企業(yè)預(yù)定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

1 實(shí)施適應(yīng)施工特點(diǎn)的材料計(jì)劃管理模式

要做好材料管理工作,首先要強(qiáng)調(diào)材料的計(jì)劃管理。工程公司各施工項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)該根據(jù)工程進(jìn)度,提出各個(gè)施工階段的總體用料申請(qǐng)計(jì)劃。要以年度、半年度計(jì)劃為預(yù)測(cè),季度、月度計(jì)劃為依據(jù),遇有設(shè)計(jì)變更、停工等要立即編報(bào)追加或核減計(jì)劃為補(bǔ)充的階段性管理方式。同時(shí),為適應(yīng)施工生產(chǎn)變化多,材料計(jì)劃具體實(shí)施時(shí)縮短編制周期,增加編制次數(shù),實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。為提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性,要求計(jì)劃人員注意收集各方面信息,分析、預(yù)測(cè)材料市場(chǎng)情況,提高企業(yè)的調(diào)控能力和快速應(yīng)變能力,密切部門(mén)間協(xié)作。材料計(jì)劃的編制是技術(shù)部門(mén)、計(jì)劃部門(mén)、工程部門(mén)、成本管理部門(mén)以及項(xiàng)目經(jīng)理部協(xié)作配合的結(jié)果。因此,要實(shí)現(xiàn)材料計(jì)劃的全面性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性和預(yù)見(jiàn)性,項(xiàng)目部應(yīng)加強(qiáng)與技術(shù)、計(jì)劃等相關(guān)部門(mén)之間的協(xié)作。材料計(jì)劃要以施工計(jì)劃為基礎(chǔ),施工技術(shù)部門(mén)提供的備料計(jì)劃為依據(jù),及時(shí)掌握施工進(jìn)度和工程信息,及時(shí)變更調(diào)整材料計(jì)劃,建立責(zé)任制,誰(shuí)提計(jì)劃誰(shuí)對(duì)工程材料計(jì)劃的及時(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。材料計(jì)劃的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)場(chǎng)時(shí)間及生產(chǎn)廠家應(yīng)詳盡列出。

2 建立歸口的采購(gòu)管理體系

2.1 完善材料管理制度

為適應(yīng)市場(chǎng)變化的需要,工程公司應(yīng)頒布《材料管理辦法》、《材料采購(gòu)招標(biāo)投標(biāo)辦法》、《周轉(zhuǎn)料具管理辦法》等規(guī)章制度。強(qiáng)化材料的歸口管理,分類(lèi)分級(jí)負(fù)責(zé)材料運(yùn)行各個(gè)環(huán)節(jié),使得材料管理在實(shí)施過(guò)程中,有章可循,有據(jù)可依。

2.2 建立合理的材料采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃

工程公司的材料部門(mén)、工程技術(shù)部門(mén)、成本部、項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)該經(jīng)常溝通協(xié)調(diào)并及時(shí)傳達(dá)信息,制定出合理的工程階段性的材料耗用量。為工程公司進(jìn)行科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃提供數(shù)據(jù);為合理地選用供應(yīng)商提供資料;為工程及時(shí)對(duì)材料的生產(chǎn)耗用進(jìn)行前饋控制和后饋控制提供依據(jù)。

2.3 嚴(yán)格規(guī)范材料采購(gòu)審批制度

一般來(lái)說(shuō),材料采購(gòu)審批制度的完善對(duì)企業(yè)做好目標(biāo)管理工作有著積極的影響。工程公司對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)審核分以下步驟進(jìn)行:

(1)采購(gòu)前的審核。采購(gòu)員在編制材料采購(gòu)計(jì)劃時(shí),注明每種材料的規(guī)格名稱(chēng)、供應(yīng)商情況、材料單價(jià)等內(nèi)容,交相關(guān)部門(mén)。相關(guān)部門(mén)根據(jù)所掌握的信息,對(duì)材料的價(jià)格、技術(shù)性能、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)計(jì)劃量進(jìn)行認(rèn)真平衡比較。經(jīng)相關(guān)經(jīng)理審批后,公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),與供方簽訂合同后執(zhí)行。

(2)供方貨到后的查驗(yàn)。保管員負(fù)責(zé)核對(duì)材料采購(gòu)計(jì)劃、合同、質(zhì)量證明、票據(jù)等憑證。發(fā)現(xiàn)品名不對(duì)、質(zhì)量不當(dāng)、數(shù)量短少、實(shí)際到廠價(jià)高于審批價(jià)格等情況時(shí),有權(quán)拒收并匯報(bào)。對(duì)達(dá)不到質(zhì)量要求的材料,按規(guī)定實(shí)行退貨。對(duì)符合計(jì)劃和合同要求的產(chǎn)品,辦理入庫(kù)驗(yàn)收單。

(3)企業(yè)采購(gòu)員,對(duì)自己經(jīng)手的業(yè)務(wù)包括供貨單位名稱(chēng)、材料名稱(chēng)、價(jià)格、付款方式等都應(yīng)一一詳細(xì)記錄,一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,可以追溯到責(zé)任人。

2.4 加強(qiáng)材料采購(gòu)機(jī)制的內(nèi)部牽制

內(nèi)部牽制是指部門(mén)與部門(mén)、員工與員工及崗位之間所建立的互相驗(yàn)證、互相制約的關(guān)系,屬于牽制企業(yè)內(nèi)控制度的一個(gè)重要組成部分。分為體制牽制、程序牽制和責(zé)任牽制。

(1)體制牽制。組織機(jī)構(gòu)控制是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)控制,是其他各項(xiàng)控制能否成功和有效的關(guān)鍵。(2)程序控制。注重程序控制,其關(guān)鍵是注意內(nèi)部牽制組織的設(shè)計(jì),不相容職務(wù)的分離,以防止差錯(cuò),特別是舞弊的發(fā)生。(3)責(zé)任牽制,內(nèi)部控制承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。加強(qiáng)材料采購(gòu)機(jī)制的內(nèi)部牽制就是要從體制牽制、程序牽制、責(zé)任牽制這三方面明確各級(jí)各類(lèi)人員的權(quán)限與義務(wù),杜絕各種暗箱操作。

2.5 采用科學(xué)合理的采購(gòu)管理方式

工程公司在實(shí)施采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)該實(shí)行兼職的雙采購(gòu)員采購(gòu)制度。質(zhì)量責(zé)任制度與采購(gòu)核查制度相分離,采購(gòu)與定價(jià)制度相分離。形成符合本企業(yè)特點(diǎn)的追求效益最大化的價(jià)格自控、聯(lián)合和監(jiān)控機(jī)制。

3 建立完善的材料合格供方備選庫(kù)

3.1 合理選擇供方

為確保供應(yīng)商選擇的合理性,應(yīng)該建立供應(yīng)商具體情況的檔案。檔案內(nèi)容應(yīng)該包括以下內(nèi)容:供應(yīng)商的地理位置、經(jīng)營(yíng)能力、財(cái)務(wù)能力、設(shè)備與技術(shù)狀況,產(chǎn)品交貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、行業(yè)聲譽(yù)與地位、服務(wù)水平等。根據(jù)建立的檔案,合理地對(duì)已有的信息進(jìn)行運(yùn)用,建立起適合本企業(yè)的指標(biāo)體系,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行科學(xué)、綜合的評(píng)價(jià)。由于這些指標(biāo)的重要性,企業(yè)平時(shí)要注意合理的維護(hù)供應(yīng)商檔案,定期的對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新。

3.2 采用 ABC分類(lèi)方法,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理

建立供應(yīng)商檔案后,工程公司可根據(jù)供應(yīng)商與本企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)的資金額度和相關(guān)資料,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)不同類(lèi)型的供應(yīng)商采用不同的管理方法,這樣有利于節(jié)約企業(yè)的人力、物力、財(cái)力。

3.3 優(yōu)化本企業(yè)供方結(jié)構(gòu)

每年對(duì)供方進(jìn)行評(píng)價(jià)審核,供方備選庫(kù)名單(A類(lèi))與長(zhǎng)期合作、信譽(yù)良好的企業(yè)建立穩(wěn)固的合作伙伴;對(duì) B、C類(lèi)供應(yīng)商,采用適當(dāng)引進(jìn)新的供應(yīng)商,保持適度的競(jìng)爭(zhēng)。這樣,有利于把握到市場(chǎng)的動(dòng)態(tài),保證材料優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)的供應(yīng)。企業(yè)對(duì)評(píng)審合格的備選庫(kù)名單,定期在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行發(fā)布。

4 建立完整的價(jià)格信息庫(kù)

(1)工程公司應(yīng)該建立自上而下的采購(gòu)體系。材料采購(gòu)部門(mén)要具備材料采購(gòu)信息中心的功能。能夠廣泛收集市場(chǎng)信息,并及時(shí)向工程公司下屬的項(xiàng)目部發(fā)布信息,從而使企業(yè)的資源得到共享。

(2)各項(xiàng)目部也要在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行廣泛深入、細(xì)致的資源調(diào)查,摸清當(dāng)?shù)氐牟牧瞎┙o能力、需求情況、價(jià)格、運(yùn)距、運(yùn)輸能力及季節(jié)性變化對(duì)供給能力的影響及價(jià)格浮動(dòng)規(guī)律。

(3)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息、刊物及其他媒介收集信息,以充實(shí)采購(gòu)部門(mén)的信息中心資料庫(kù)。

(4)由本企業(yè)派駐人員到重點(diǎn)項(xiàng)目工地,反饋施工地區(qū)的價(jià)格變動(dòng)信息和有關(guān)優(yōu)惠政策。

經(jīng)多方采集的信息資料匯入資料庫(kù),提供給價(jià)格論證小組,經(jīng)篩選論證和綜合平衡確定出當(dāng)期的采購(gòu)價(jià)格,供各項(xiàng)目采購(gòu)人員和相關(guān)部門(mén)使用。這樣采購(gòu)供應(yīng)工作就能在占有可靠消息的基礎(chǔ)上避免盲目采購(gòu),也為采購(gòu)與定價(jià)制度機(jī)制的分離奠定了基礎(chǔ)。

5 建立現(xiàn)場(chǎng)材料消耗管理制度

現(xiàn)場(chǎng)材料的消耗管理制度,是材料消耗管理的依據(jù),實(shí)行材料消耗的限制領(lǐng)料制度,杜絕敞開(kāi)式耗料,有效地控制材料消耗,將施工消耗降低到最低點(diǎn),對(duì)超限額耗料要追究原因。確需增加耗料,要經(jīng)有權(quán)限批準(zhǔn)的人員簽字后才準(zhǔn)允領(lǐng)料。在施工過(guò)程中對(duì)材料的浪費(fèi)要及時(shí)地制止,按規(guī)定進(jìn)行處罰。對(duì)可重復(fù)利用的物資,在竣工時(shí)要進(jìn)行回收利用,降低成本。建全建立材料進(jìn)場(chǎng)后的原始記錄、臺(tái)帳和憑證,向相關(guān)部門(mén)報(bào)出材料消耗月報(bào)表。竣工后做出完整的工程材料的節(jié)超分析,進(jìn)行認(rèn)真總結(jié),利于改進(jìn)今后的工作。

6 建立考核激勵(lì)機(jī)制

在工程公司的材料管理過(guò)程中,應(yīng)建立嚴(yán)格的考核機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制,定期進(jìn)行總結(jié)考核。根據(jù)材料管理各個(gè)環(huán)節(jié)中易出現(xiàn)的問(wèn)題,制訂材料管理考核辦法和考核標(biāo)準(zhǔn),主要包括材料基礎(chǔ)管理、材料計(jì)劃管理、材料現(xiàn)場(chǎng)管理、回收利用修舊利廢、指標(biāo)完成、管理創(chuàng)新等七個(gè)方面,實(shí)行百分制,可按考核側(cè)重點(diǎn)不同賦予不同的權(quán)重?？己藢?shí)行定期考核兌現(xiàn)制度,定期考核后兌現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)或處罰,對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為要嚴(yán)肅處理。根據(jù)對(duì)各單位材料考核得分情況,對(duì)照獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核兌現(xiàn),與基層管理人員浮動(dòng)工資掛鉤、與機(jī)關(guān)材料主管部門(mén)浮動(dòng)工資掛鉤、與整個(gè)公司效益工資掛鉤,進(jìn)一步增強(qiáng)全體員工的節(jié)約意識(shí),促進(jìn)降低材料成本從而保證企業(yè)預(yù)定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

7 實(shí) 例

2009年元月某建筑公司承擔(dān)都江堰市、崇州市災(zāi)后重建的 18所學(xué)校,建筑面積約 20×104m2,工程合同造價(jià)約 4.2億元。兩市的災(zāi)后重建學(xué)校,工期短,屬基本同時(shí)開(kāi)工同時(shí)竣工的項(xiàng)目,全部學(xué)校必須在 2009年 9月 1日達(dá)到開(kāi)學(xué)條件,在 2009年 8月以前全部竣工。

在此條件下,該公司組建了 8個(gè)精干的項(xiàng)目經(jīng)理部,進(jìn)行周密部署,精心組織,設(shè)置相關(guān)部門(mén)分工協(xié)作管理。公司為使項(xiàng)目能保質(zhì)保量按期完成任務(wù),對(duì)材料供應(yīng)管理進(jìn)行了詳細(xì)策劃。

項(xiàng)目工程中使用的鋼材,由公司統(tǒng)一組織分散供應(yīng),集中到生產(chǎn)廠或規(guī)模大的供方進(jìn)行采購(gòu),減少項(xiàng)目的壓力和流通環(huán)節(jié),這樣運(yùn)作很好地控制了鋼材的采購(gòu)成本,比分散采購(gòu)取得了更多的效益。

對(duì)鋼材以外的材料采購(gòu),按照招標(biāo)比選的方式,在合格供方中由項(xiàng)目部進(jìn)行選擇供方和組織供應(yīng),先由項(xiàng)目部與供方初簽合同報(bào)送公司對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審?fù)ㄟ^(guò),再簽訂正式合同正式實(shí)施。在供需雙方運(yùn)行過(guò)程中,公司職能部門(mén)對(duì)運(yùn)行過(guò)程實(shí)施過(guò)程監(jiān)控管理,較好控制了采購(gòu)成本。

在實(shí)際運(yùn)行中,各所學(xué)校先提出各種材料的總計(jì)劃,按照工程進(jìn)度,提出分階段的需用計(jì)劃。物資部門(mén)按總計(jì)劃組織訂貨,并按階段有序有組織進(jìn)場(chǎng),既保證了施工,又避免了一次性進(jìn)貨產(chǎn)生的資金壓力。在工程竣工后,做到了基本無(wú)剩余的原材料,對(duì)可重復(fù)利用的材料,均進(jìn)行有序轉(zhuǎn)移和利用。

新承建的 18所學(xué)校最后都按時(shí)交付使用,得到了政府及相關(guān)單位的表彰,在成本控制中也取得了好的效果。