你會(huì)打電話嗎

佚 名

電話是我們生活中不可或缺的一部分，可是，關(guān)于打電話的禮儀，你知道多少?

接聽電話

來電必接，接聽及時(shí)

無論工作多忙多累，都不允許不接聽電話。即使當(dāng)時(shí)不宜通話，亦應(yīng)先接電話說明原因后請對方指定時(shí)間，由自己回電話。接聽電話時(shí)，應(yīng)在電話鈴聲響3聲時(shí)接起。

認(rèn)真確認(rèn)。善待錯(cuò)撥

接聽電話后應(yīng)進(jìn)行確認(rèn)，一是問候?qū)Ψ揭源_認(rèn)有人接聽；二是自報(bào)公司、部門確認(rèn)對方?jīng)]有找錯(cuò)地方；三是自報(bào)姓名以確認(rèn)對方?jīng)]有找錯(cuò)對象。確認(rèn)后如果發(fā)現(xiàn)時(shí)方打錯(cuò)了，應(yīng)態(tài)度和藹地告知對方打錯(cuò)了電話。

專心致志。認(rèn)真兼顧

接聽任何電話，都應(yīng)聚精會(huì)神，否則難以確保自己聽得清、記得準(zhǔn)。如果新來電是在你伏案工作、接待客戶或接聽另一個(gè)電話時(shí)，應(yīng)盡快告訴對方自己正在忙于何事，寒暄之后約定時(shí)間再打給對方。

終止有方

當(dāng)通話雙方地位相仿時(shí)，通常被求于人的一方先掛斷電話，有求于人的一方則不宜如此。若雙方通話并不涉及實(shí)質(zhì)性問題，應(yīng)由主叫方首先掛斷電話。當(dāng)通話雙方是上下級關(guān)系時(shí)。則應(yīng)由上級首先掛斷電話。

撥打電話

當(dāng)你拔打電話給別人時(shí)，下述幾個(gè)方面通常都是需要注意的。

慎選時(shí)間

若非緊急事務(wù)須立刻通報(bào)，打電話最好避開周五下午、周一上午、上班后的前半個(gè)小時(shí)，下班前的最后幾分鐘。避開影響對方生活或休息的時(shí)間，如假期、午休、深夜或就餐時(shí)間。

做好準(zhǔn)備禮貌待人

打電話前應(yīng)做好準(zhǔn)備，給對方干練之感。打電話前，最好列出電話號碼、備用號碼、通話要點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)之處等諸多問題。打給陌生人時(shí)，最正式的方式為報(bào)出公司、部門與姓名。

確認(rèn)要點(diǎn)

首先，通話要點(diǎn)宜少忌多，每打一次電話最好只有一個(gè)要點(diǎn)。其次，通話時(shí)應(yīng)明確地對要點(diǎn)加以強(qiáng)調(diào)。最后，通話結(jié)束前再次對要點(diǎn)進(jìn)行復(fù)述，以強(qiáng)化受話人的印象。

適可而止

談話要做到長話短說，縮短通話時(shí)間。最好有意識地將每一次普通通話時(shí)間限定在3分鐘以內(nèi)。

代接電話

在代接電話時(shí)，除要遵守接聽電話的基本禮儀外，還有下述幾條規(guī)則必須遵守。表明身份，主動(dòng)幫助

首先應(yīng)說明自己的身份，關(guān)鍵要告知對方自己的職務(wù)及與對方所找之人的關(guān)系，以便對方斟酌是否可請自己代勞或由自己代為轉(zhuǎn)達(dá)。

認(rèn)真記錄及時(shí)辦理

代接電話時(shí)，接聽者要做好筆錄。筆錄的基本內(nèi)容按“5w1H”慣例，即何人、何事、何因、何時(shí)、何地與如何做(即who、what、why、when、where與how todo)。

保守秘密

自己代接的電話，不論涉及公務(wù)還是私事，接聽者都不應(yīng)擅自向其他人透露與此相關(guān)的任何信息。