劉天群

（杜蒙交通 黑龍江 大慶 166200）

淺談如何加強對事業(yè)單位檔案室建設(shè)工程的監(jiān)督與指導(dǎo)

劉天群

（杜蒙交通 黑龍江 大慶 166200）

在新時期做好事業(yè)單位檔案室建設(shè)工程是最關(guān)鍵的，這是因為各級事業(yè)單位所產(chǎn)生的檔案有著極其重要的價值，同時，由于事業(yè)單位在社會上的地位的重要性、也對其他單位的檔案工作產(chǎn)生著重大影響。因此，搞好事業(yè)單位的檔案工作，能夠帶動和促進其他單位的檔案工作。下面，本文擬就如何加強對事業(yè)單位檔案室建設(shè)工程的監(jiān)督與指導(dǎo)，談?wù)勛约旱恼J識。

事業(yè)單位 檔案室 監(jiān)督 指導(dǎo)

1.新時期建設(shè)事業(yè)單位檔案室建設(shè)工程的要求

具體要求為：①加強檔案的科學(xué)管理。②確保每年按時向檔案館移交應(yīng)進館檔案和應(yīng)進館檔案機讀目錄。③按時交送現(xiàn)行公開文件。④積極主動為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和基層單位提供檔案信息。

2.做好事業(yè)單位檔案室建設(shè)工程的措施

對照驗收標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的各項指標(biāo)，可以明顯感覺到目前大多數(shù)事業(yè)單位，特別是檔案工作相對落后的市、縣、區(qū)的事業(yè)單位，要做的工作還很多，除了資金的投入外，事業(yè)單位檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)人的檔案意識、檔案人員素質(zhì)等都還有待加強和提高。這些主客觀因素的存在給事業(yè)單位檔案室建設(shè)工程帶來重重阻礙，要使這些問題得到解決，勢必要進一步加強對事業(yè)單位檔案工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，并重點做好以下幾方面的工作：

2.1 繼續(xù)加強對《檔案法》的宣傳?！吨腥A人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）是開展檔案工作的法律依據(jù)。雖然《檔案法》的頒布實施已有十多年，但黨政機關(guān)中以各種借口而違法的現(xiàn)象并不罕見。而最令人感到痛心的是目前還有不少地方政府沒有按照《檔案法》的規(guī)定將檔案事業(yè)列入當(dāng)?shù)厣鐣l(fā)展規(guī)劃，使檔案工作長期處于政府規(guī)劃外，嚴重影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。可見，加強《檔案法》的宣傳仍然是搞好檔案工作的頭等大事。在事業(yè)單位檔案室建設(shè)工程中，《檔案法》宣傳的重點對象不是普通工作人員，而恰恰應(yīng)該是各事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人，如果他們的檔案意識不提高，要想做好機關(guān)檔案室建設(shè)工作，勢必事倍功半。

2.2 建立有效約檔案工作監(jiān)督檢查機制。在如何對事業(yè)單位檔案工作建設(shè)有效監(jiān)督檢查機制方面，筆者認為應(yīng)采取以下幾種方式：一是與人大、政府有關(guān)部門進行聯(lián)合執(zhí)法檢查，通過多方力量強化執(zhí)法檢查力度，擴大社會影響力，使違反《檔案法》的案件查處得到多方面的參與和支持；二是建立年檢制度，并通過年檢及時發(fā)現(xiàn)黨政機關(guān)檔案工作中存在的普遍問題并加以解決。

2.3 把握發(fā)展趨勢，找準(zhǔn)重點。在事業(yè)單位檔案室建設(shè)工作中把握好事業(yè)檔案工作發(fā)展趨勢，找準(zhǔn)事業(yè)檔案工作中的難點重點，是事業(yè)單位檔案室建設(shè)工程成敗的關(guān)鍵。隨著政務(wù)公開、信息化技術(shù)的發(fā)展以及《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）的實施，筆者認為目前事業(yè)單位檔案室建設(shè)工程的重點，應(yīng)當(dāng)是檔案信息資源的開發(fā)利用。

2.3.1 雖然《規(guī)則》的實施和檔案工作中大量高科技手段的應(yīng)用為事業(yè)機關(guān)檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有利的條件，但目前許多單位這方面的工作還做得很不夠，有的甚至根本就沒有開展這方面的工作。如果任由這種現(xiàn)狀存在下去、對事業(yè)檔案工作乃至整個檔案系統(tǒng)的健康發(fā)展，是十分不利的，因此，建立以利用為重心的機關(guān)檔案工作思路，是一件十分迫切的事。

2.3.2 事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)的重要性。事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)利用，無論對事業(yè)工作還是事業(yè)檔案工作，都具有十分重要的作用，主要體現(xiàn)在以下五個方面：

（1）機關(guān)檔案信息資源的開發(fā)利用，是充分實現(xiàn)檔案價值的重要手段。眾所周知，檔案的保存價值最終是由檔案的查考利用價值體現(xiàn)出來的，長期以來檔案工作中存在的重保管、輕利用的現(xiàn)象，嚴重影響檔案價值的發(fā)揮，并且也是許多單位檔案工作得不到重視的原因之一。另外，檔案信息資源中的許多信息有很強的時效性，因此，越早對檔案信息資源進行開發(fā)，就能使它發(fā)揮更多的作用。

（2）做好檔案信息資源開發(fā)利用工作、是爭取檔案工作在事業(yè)單位工作中得以重視的重要途徑。檔案工作是服務(wù)性的工作，事業(yè)單位檔案工作的任務(wù)，除對檔案進行整理、保管外，更重要的是利用檔案為事業(yè)單位工作服務(wù)。而這種服務(wù)的主動性和有效性，直接影響到單位對檔案工作的重視程度。因此，只有變被動服務(wù)為主動服務(wù)，并有所準(zhǔn)備，有所預(yù)見，才能使檔案工作真正在事業(yè)單位工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用，才能使檔案工作贏得重視，而做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，則是提供有效服務(wù)的基礎(chǔ)。

（3）事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)，是檔案館檔案信息資源開發(fā)的基礎(chǔ)。事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)，是立足于本單位工作需要，充分發(fā)揮檔案信息資源時效性的資源開發(fā)。在事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)中，由于事業(yè)單位檔案人員對檔案內(nèi)容熟悉，價值取向清楚，所以能夠?qū)n案中的精華部分更多地提煉出來，而不足之處則是對社會其他人員的利用需求考慮較少，但這些成果仍將成為檔案進館后檔案館在更大范圍內(nèi)進行檔案信息資源開發(fā)的基礎(chǔ)。另外，檔案館接收保存的檔案是機關(guān)檔案室的上百倍，因此，如果沒有事業(yè)單位檔案室對檔案信息資源的前期開發(fā)，將大大增加檔案館對檔案信息資源開發(fā)的難度。

（4）事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)可以促進事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理。檔案信息資源開發(fā)利用形式多樣，如文件匯編、重要文件目錄匯編、以問題進行分類的文件資料匯編、各種有利用價值的數(shù)據(jù)分析匯總等。在計算機普遍得到應(yīng)用的今天，這些信息資源開發(fā)成果既可以是紙質(zhì)載體，也可以是電子文件。而使用計算機則不僅可以使信息資源的開發(fā)快捷、簡便，更能達到管理利用的方便。如果檔案人員對檔案信息資源的開發(fā)有較強的意識，就能做到在對文件進行歸檔整理的同時進行檔案信息資源的開發(fā)利用工作。從這個角度上講，檔案信息資源的開發(fā)利用對單位檔案管理的現(xiàn)代化是一種有力的促進。

3.如何做好事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)工作。

一是認識事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用的特點。事業(yè)單位檔案室所保存的檔案，一般處于文件生命周期的半現(xiàn)行階段，這些檔案的內(nèi)容不僅是事業(yè)單位過去職能活動的記錄，同時也與今后的工作有著十分密切的聯(lián)系，是事業(yè)單位工作中經(jīng)常需要查閱的檔案資料。因此，事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)利用，從范圍上講主要是本檔案的內(nèi)部利用，即為單位的現(xiàn)實工作服務(wù)。因此，在進行事業(yè)單位檔案室檔案信息資源的開發(fā)利用中，一是要緊密聯(lián)系單位職能。二是檔案信息資源開發(fā)與歸檔整理同步化。檔案信息資源的利用處于較快的更新過程中。隨著文件由半現(xiàn)行期轉(zhuǎn)入非現(xiàn)行期，這些檔案信息資源對事業(yè)單位工作的作用也不斷減少或消失，新的處于半現(xiàn)行期的文件又不斷補充進來。從這點可以看出，事業(yè)單位檔案信息資源的利用價值有很強的時效性，信息資源開發(fā)的時間越早，其利用價值就越大。最理想的結(jié)果，就是在對檔案進行歸檔整理的同時，就對該檔案內(nèi)容中的重要信息資源進行加工整理。三是注意檔案信息資源開發(fā)中的規(guī)范化。如前所述，事業(yè)單位檔案室檔案信息資源的開發(fā)是檔案館在更大范圍內(nèi)進行檔案信息資源開發(fā)的基礎(chǔ)，因此，在事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)中，必須對一些可以進行規(guī)范的項目進行規(guī)范，這樣不僅有利于檔案館對機關(guān)檔案信息資源成果的利用，也有利于檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門對機關(guān)檔案信息資源開發(fā)利用的指導(dǎo)工作。四是提高機關(guān)檔案人員的主動服務(wù)意識和業(yè)務(wù)水平。要做好事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)利用工作，最根本的還是要依靠機關(guān)檔案人員。要提高事業(yè)單位檔案人員為機關(guān)工作服務(wù)的主動性，使之能以自覺的態(tài)度來完成事業(yè)單位檔案室的各項工作。同時，也要制定相關(guān)的規(guī)章制度，促進事業(yè)單位檔案人員的工作自覺性。在此基礎(chǔ)上，不斷提高事業(yè)單位檔案人員的業(yè)務(wù)水平，才能真正有效的、全面的對事業(yè)單位檔案信息資源進行開發(fā)利用。

4.小結(jié)

事業(yè)單位檔案室建設(shè)工程是檔案工作“八項工程”中的關(guān)鍵工程。在這項工程中，還需要檔案行政管理部門和廣大黨政機關(guān)檔案工作者做大量的努力，而加強《檔案法》的宣傳，建立有效的監(jiān)督檢查機制，找準(zhǔn)此項工程中的重點，是達到目標(biāo)的關(guān)鍵所在。

[1]李金蘭，淺談事業(yè)單位檔案室的編研工作[J].蘭臺內(nèi)外,2007,（2）.