如何做好新形勢下檔案的開發(fā)與利用

邱智寧 石曉琦

（1.牡丹江市體育局；2.牡丹江市愛民區(qū)疾病預防控制中心 黑龍江 牡丹江 157000）

如何做好新形勢下檔案的開發(fā)與利用

邱智寧1石曉琦2

（1.牡丹江市體育局；2.牡丹江市愛民區(qū)疾病預防控制中心 黑龍江 牡丹江 157000）

檔案作為黨和國家各項事業(yè)服務的真實記錄，是開展各項工作的基礎信息和重要依據(jù)。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，人們已經(jīng)進入了信息時代。檔案作為信息存儲的載體，它的利用工作已經(jīng)逐漸得到人們的重視，特別是伴隨著改革與發(fā)展，檔案工作的重心已經(jīng)從“檔案保管”轉(zhuǎn)移到“檔案的開發(fā)利用”上來，檔案的開發(fā)利用作為檔案工作的最終目的，它的重要性正日漸顯現(xiàn)出來。

檔案的開發(fā)利用工作是指檔案信息資源的開發(fā)，就是檔案管理部門根據(jù)需要，采用專業(yè)的方法和現(xiàn)代的技術，從所保管的檔案中發(fā)掘有用的信息材料。其中開發(fā)是實現(xiàn)利用的前提和必要條件，而利用檔案信息所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益是衡量開發(fā)程度的重要標志。如何在新形勢下做好檔案的開發(fā)利用工作，使其走出傳統(tǒng)的思維、工作模式，本人認為應從以下幾方面來把握。

一、強化檔案工作的科學管理，豐富檔案的信息資源結(jié)構(gòu)

做好檔案的開發(fā)利用工作，首先要求建立一個專門的機構(gòu)即設立一個綜合性的檔案室來負責檔案工作，以便對歸檔的檔案能進行更規(guī)范、更科學的集中統(tǒng)一管理。其次檔案室室藏量的豐富也起著決定性作用。這就要求檔案室的人員要千方百計地做好接收工作。平時應注意對各部門形成的文件材料，按照檔案管理的要求進行指導監(jiān)督，幫助他們按標準進行分類、整理、編目，力爭做到歸檔的檔案數(shù)量充足、齊全完整，內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理，質(zhì)量優(yōu)化。我單位原來的檔案就是分散管理的，文書檔案由辦公室負責管理，財會檔案由財務科兼管，業(yè)務檔案由業(yè)務科負責，這種管理，很不適應新形勢下檔案管理發(fā)展的需要，有的人員調(diào)動時將原始的材料銷毀或者帶走，給后來的利用者帶來很多不便。于是我單位領導決定建立專門的檔案機構(gòu)，并且在各部門又配備了兼職檔案人員，將原來分散管理的檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，解決了多年來文件材料不齊全完整、接收難的問題。十幾年來的實踐證明，檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理后，極大地方便了利用者的查閱和利用，現(xiàn)在我們不論是編寫史志還是編寫工作總結(jié)，都有據(jù)可依，有檔可查，保障了檔案的信息資源的提供，便于大家的利用。

二、更新觀念、確立檔案信息開發(fā)和利用工作的地位

檔案信息的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，是“強化應用技術的開發(fā)和推廣，促進科技成果向現(xiàn)實生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化”的橋梁。因此，必須認識檔案信息開發(fā)利用工作的重要性。首先，從事檔案工作的干部職工，要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創(chuàng)新。要明確檔案信息開發(fā)利用，是檔案工作的主導，要破除“重管輕用”的觀點，必須熱愛自己的工作，積極進取，愛崗敬業(yè)。其次，負責檔案工作的領導，要在人、財、物等方面向檔案信息開發(fā)利用工作傾斜，使檔案信息開發(fā)利用工作能在高起點、高標準的基礎上發(fā)展，真正起到為當?shù)亟?jīng)濟和社會各項事業(yè)發(fā)展起到引導和服務的作用。

三、建立健全檔案信息利用制度和服務體系

為了提高檔案信息的利用，要建立健全檔案信息利用制度。要有計劃的編研一些適應形勢需要的信息資料，不能只顧資料積累、文化財富堆積。要建立檔案信息利用預測制度，通過對檔案信息利用的可行性的分析預測，掌握社會各業(yè)對檔案信息的需求動向，有針對性地進行收集。建立檔案信息服務體系。要建立行業(yè)檔案信息資源體系，集中本系統(tǒng)、本行業(yè)的檔案資料，形成信息開發(fā)利用網(wǎng)絡，對檔案信息進行整體開發(fā)，綜合管理。同時開展檔案咨詢服務，介紹檔案信息開發(fā)的基礎和檔案信息利用的效益，使檔案信息開發(fā)利用取得較好的經(jīng)濟效益和社會效益。

四、提高自身素質(zhì)，努力造就新型檔案專業(yè)人才

現(xiàn)代社會是知識經(jīng)濟占主導地位的社會，而信息產(chǎn)業(yè)是知識經(jīng)濟的基礎，現(xiàn)代高新技術的蓬勃發(fā)展必將對檔案信息資源的開發(fā)利用產(chǎn)生巨大的影響。面對這樣一個變革的時代，如果我們檔案工作者不迎頭趕上，努力提高自身的素質(zhì)，就會使我們在檔案信息資源的開發(fā)利用上準備不足，就會處于被動的地位，因此檔案工作者要產(chǎn)生一種緊迫感。首先，要加強思想意識的轉(zhuǎn)變，在市場經(jīng)濟的大潮下，只有變化才能求新，只有求新才能發(fā)展。要以豐富的理論知識和實踐經(jīng)驗為后盾。檔案工作是一門技術性很強的工作，從知識的形態(tài)來看，檔案是最直接、最原始、最新鮮、最準確的知識載體。無論是人類知識信息，還是系統(tǒng)的理論概括，最初都是以檔案保存、積累起來的，只要是在有文字的社會，人類的一切活動都離不開檔案，所以，要求檔案工作者本身的業(yè)務水平盡快跟得上時代、跟得上檔案事業(yè)的發(fā)展。其次，盡快掌握現(xiàn)代化的科學技術，特別是計算機技術，要適應形勢，努力學習現(xiàn)代化的檔案管理技術，以達到檔案的深層次開發(fā)與利用。

五、改進和提高檔案利用的方法與技術，加速檔案資源的共享

隨著檔案信息資源的急劇增長和對檔案的利用越來越頻繁，傳統(tǒng)的利用方式與利用方法已難以適應新形勢下改革的需要，因為要求及時、準確、全面、系統(tǒng)地將檔案信息資源進行有效的濃縮和有效的存儲，以便于廣泛地提供利用，要大力改進檔案利用的方法和技術，并盡可能使用現(xiàn)代科學技術。首先，要加強檔案檢索工具體系建設，改變以往檢索工具單一，功能不全，檢索速度慢，效率低的現(xiàn)象，建立適應改革的新的檢索體系，突出檢索工具的有效性，兼容性，存儲性特征。應以編制查找性檢索工具為主，以提供高效的開發(fā)利用，同時，還力求編制指導性的檢索工具，以拓寬開發(fā)利用的渠道。其次，要積極推進檔案部門計算機管理系統(tǒng)的建設，在目前檔案部門人員少，而室藏檔案數(shù)量大的情況下，運用先進的計算機技術代替人工對室藏檔案信息進行檢索、統(tǒng)計，必將大大提高工作效率和檔案信息資源開發(fā)的效益。隨著計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展，檔案信息資源將實現(xiàn)區(qū)域性連網(wǎng)，利用者只有通過計算機才能實現(xiàn)廣泛的資源共享，所以，只有加快檔案部門計算機管理系統(tǒng)的建設才能真正體現(xiàn)出檔案的信息資源開發(fā)功能。而且利用網(wǎng)絡的發(fā)展和現(xiàn)代的通訊設備，使人們能從網(wǎng)上方便、快捷地獲取信息和產(chǎn)品資料，從而實現(xiàn)大范圍的檔案信息資源共享。

由此可見，在新形勢下，要做好檔案的開發(fā)利用工作，就要從內(nèi)部職能做起，強化檔案工作的科學管理，注重接收、征集工作，不斷更新檔案人員的思想觀念，積極迎接新技術的挑戰(zhàn)。我們檔案工作者要堅持不懈地努力學習，不斷提高開發(fā)檔案信息資源的能力，充分發(fā)揮檔案的作用，為改革與發(fā)展作出應有的貢獻。