加強(qiáng)學(xué)院評(píng)估檔案管理為教學(xué)發(fā)展服務(wù)

李 爽朱 靜

（1.黑龍江商業(yè)職業(yè)學(xué)院 黑龍江 牡丹江 157011；2.牡丹江市疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 牡丹江 157011）

加強(qiáng)學(xué)院評(píng)估檔案管理為教學(xué)發(fā)展服務(wù)

李 爽1朱 靜2

（1.黑龍江商業(yè)職業(yè)學(xué)院 黑龍江 牡丹江 157011；2.牡丹江市疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 牡丹江 157011）

學(xué)院檔案是學(xué)院人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估的重點(diǎn)，本文就如何抓住評(píng)估的機(jī)遇加快學(xué)院檔案工作發(fā)展步伐，促進(jìn)學(xué)院檔案工作的有效管理，更好地服務(wù)于教育教學(xué)工作，為學(xué)院培養(yǎng)合格人才做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)提出建議。

學(xué)院評(píng)估檔案 教學(xué)發(fā)展 服務(wù)

為了促進(jìn)教學(xué)工作，檢驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)水平，國家教育部專家組對(duì)學(xué)院人才培養(yǎng)工作水平進(jìn)行評(píng)估。開展評(píng)估工作是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，提高教育教學(xué)質(zhì)量的需要。開展評(píng)估活動(dòng)將促進(jìn)學(xué)院的建設(shè)、改革、發(fā)展，使學(xué)院各項(xiàng)工作邁上新臺(tái)階。

學(xué)院檔案是學(xué)院人才培養(yǎng)工作水平進(jìn)行評(píng)估的重點(diǎn)，如何抓住評(píng)估的機(jī)遇加快學(xué)院檔案工作發(fā)展步伐，促進(jìn)學(xué)院檔案工作的有效管理，更好地服務(wù)于教育教學(xué)工作，為學(xué)院培養(yǎng)大批合格的人才做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)是學(xué)院檔案管理工作的新課題。

一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理經(jīng)費(fèi)投入

人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估是根據(jù)一定的教育目標(biāo)，通過系統(tǒng)地收集學(xué)校教育的主要信息，準(zhǔn)確地了解實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)分析，對(duì)學(xué)院辦學(xué)水平和教育質(zhì)量作出評(píng)價(jià)，為學(xué)院改進(jìn)工作、開展教育改革和教育管理部門改善宏觀管理提供依據(jù)。這既是對(duì)學(xué)院整個(gè)工作的全面檢查，改善辦學(xué)條件、深化教學(xué)改革等，都具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。評(píng)估的結(jié)果將直接影響學(xué)院的聲譽(yù)和地位，關(guān)系學(xué)院的命運(yùn)和前途。雖然學(xué)院檔案室不是教學(xué)管理部門，在評(píng)估準(zhǔn)備過程中不是主導(dǎo)科室，但我們必須對(duì)即將到來的評(píng)估工作給予高度重視。在評(píng)估指標(biāo)體系的項(xiàng)目中，需要有足夠的文件材料作為支撐。這些文件主要就是學(xué)院在教學(xué)以及有關(guān)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案。隨著學(xué)院人才培養(yǎng)水平工作評(píng)估的制度化，學(xué)院對(duì)檔案的關(guān)注將進(jìn)一步得到提高。評(píng)估工作對(duì)檔案工作的需要，使學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作給予了高度重視和支持，學(xué)院在辦學(xué)經(jīng)費(fèi)較為緊張的情況下，仍投入部分資金用于檔案室建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)院檔案室軟硬件的提檔升級(jí)和管理手段的現(xiàn)代化。

二、以評(píng)估為契機(jī)，提高檔案管理水平

在學(xué)院評(píng)估過程中，學(xué)院檔案作為評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)，其作用越來越大。因?yàn)閷W(xué)院工作情況需要大量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、文字說明和其它載體（聲像、實(shí)物等）加以展現(xiàn)，離開學(xué)院檔案談學(xué)院評(píng)估，將無法具體體現(xiàn)教育教學(xué)所取得的成果，沒有檔案，就無法進(jìn)行有效的評(píng)估。通過評(píng)估實(shí)踐我們體會(huì)到，凡是經(jīng)歷過評(píng)估的學(xué)院，都感到檔案對(duì)評(píng)估結(jié)果的作用很大，或由于檔案完整、準(zhǔn)確而得到好評(píng)，或由于檔案不全而失分。人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估對(duì)學(xué)院檔案工作的影響主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.通過評(píng)估，使學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)更加認(rèn)識(shí)到了檔案工作的重要性。前些年，由于對(duì)檔案工作缺乏認(rèn)識(shí)以及條件限制，學(xué)院沒有給予檔案工作足夠的重視和支持，檔案室辦公條件極其簡陋。在大家眼里，和教學(xué)部門相比，檔案部門是一個(gè)無足輕重的崗位，檔案人員基本上是不具備專業(yè)知識(shí)的人員，檔案信息的存儲(chǔ)檢索設(shè)備也非常落后，這些都嚴(yán)重影響了學(xué)院檔案部門的信息服務(wù)能力。評(píng)估工作使學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)站在一個(gè)全新的角度審視新形勢(shì)下的檔案工作，充分認(rèn)識(shí)到學(xué)院檔案工作是學(xué)院工作的重要基礎(chǔ)工作之一，它體現(xiàn)著學(xué)院管理水平的高低，必須把檔案納入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，加大對(duì)檔案建設(shè)的投入。學(xué)院在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)評(píng)估準(zhǔn)備工作的同時(shí)，也將檔案工作納入其中。因此，檔案管理工作只有得到重視，才能更好地為教學(xué)、科研以及其它各項(xiàng)工作服務(wù)，才能在學(xué)院接受評(píng)估時(shí)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.通過評(píng)估，教職員工的檔案意識(shí)得到了提高。在日常工作中，檔案人員常遇到的問題是文件材料收集難，檔案不齊全完整，從而造成案卷質(zhì)量不能達(dá)到要求。究其原因，主要是學(xué)院各部門檔案意識(shí)的薄弱，一些反映本部門主要職能活動(dòng)、對(duì)今后工作具有查考利用價(jià)值的材料或存放在本部門，或在個(gè)人手中，不能按時(shí)歸檔。人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估涉及到學(xué)校的方方面面，要求各方面的檔案都應(yīng)當(dāng)是齊全完備的，一些老師或教學(xué)管理人員平時(shí)干了大量的工作，而且干得十分出色，但在教育教學(xué)評(píng)估這種特殊的檢查中，有的卻拿不出證明工作成績的檔案材料來，有的雖然有材料，但材料雜亂無章，不能及時(shí)提供利用，這都將對(duì)他們的工作成績帶來影響，還可能挫傷教職工工作的積極性，同時(shí)檔案材料的多少和水平高低體現(xiàn)了一個(gè)單位的管理水平。因此，迎評(píng)過程中的檔案建設(shè)需要各方面各層面的人員積極參與。全員參與的過程有助于全面促進(jìn)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)了解，所以評(píng)估對(duì)人們的檔案意識(shí)的影響是十分廣泛的。

3.通過評(píng)估，學(xué)院各部門的檔案建設(shè)普遍得到加強(qiáng)。教學(xué)檔案是在教學(xué)實(shí)踐中逐步積累形成的一系列原始資料，它是學(xué)校教學(xué)管理工作的縮影，直接或間接地展現(xiàn)了學(xué)院教學(xué)工作的全貌，是衡量學(xué)院教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)。雖然“教學(xué)檔案”在評(píng)估指標(biāo)體系中沒有單獨(dú)設(shè)立條目，但評(píng)估指標(biāo)體系的各個(gè)條目的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，都以教學(xué)檔案作為評(píng)估的依據(jù)，每個(gè)條目的內(nèi)容都是教學(xué)檔案的具體體現(xiàn)。因此，無論教學(xué)評(píng)估工作程序、指標(biāo)體系、組織機(jī)構(gòu)如何確定，最終都將憑借對(duì)大量檔案材料所進(jìn)行的綜合分析，才能對(duì)被評(píng)單位形成一個(gè)客觀、公正、全面的評(píng)價(jià)。

學(xué)院各部門檔案管理工作制度不夠健全，檔案材料都是兼職人員管理，工作繁忙，并且由于教學(xué)檔案內(nèi)容繁雜，涉及范圍廣，工作量大，部分人員不愿意從事這項(xiàng)工作，同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉，這都給教學(xué)檔案管理帶來了不利影響，在工作中出現(xiàn)一些漏洞，如：有些人需要文件時(shí)亂翻亂拿，借閱、轉(zhuǎn)閱從不登記；自己不妥善保管也不及時(shí)歸還；相當(dāng)一部分教學(xué)檔案材料散失于個(gè)人手中。因此教學(xué)檔案收集不全、流失、歸檔材料質(zhì)量不高的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生?，F(xiàn)在，開展評(píng)估活動(dòng)，促使學(xué)院各部門教學(xué)檔案管理工作開始走上了制度化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。學(xué)院各部門以評(píng)估指標(biāo)為指針，確定了教學(xué)檔案的內(nèi)容，主要包括教學(xué)管理檔案、學(xué)籍管理檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其它聲像檔案等。同時(shí)加強(qiáng)了檔案資料的管理，制定了相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等都做出了明確的規(guī)定，對(duì)學(xué)院各部門教學(xué)檔案管理人員提出了明確的工作目標(biāo)和工作要求。教學(xué)檔案管理責(zé)任制的制定，使學(xué)院所有教師都承擔(dān)了一定的教學(xué)檔案責(zé)任，對(duì)各自的教學(xué)檔案進(jìn)行收集和整理，定期或不定期的移交檔案管理人員，經(jīng)檔案管理人員統(tǒng)一驗(yàn)收合格后存檔。這種責(zé)任制能有效地將這項(xiàng)工作細(xì)化，有利于執(zhí)行，能夠從制度上保證教學(xué)檔案長期有效地收集和保存好。只有在日常教學(xué)和管理工作中做好教學(xué)檔案的收集和整理工作，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，才能進(jìn)一步提高學(xué)院的辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益，才能使學(xué)院教學(xué)評(píng)估工作順利進(jìn)行。

4.通過評(píng)估工作，將強(qiáng)化學(xué)院檔案部門的服務(wù)意識(shí)。檔案工作的基本任務(wù)在于及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息材料，檔案的作用也在利用中產(chǎn)生和發(fā)揮。在教育部的評(píng)估活動(dòng)中，由于評(píng)估專家考察評(píng)估時(shí)間有限，要想掌握學(xué)院工作的動(dòng)態(tài)運(yùn)行情況必須查閱大量的檔案資料。因此，學(xué)院檔案部門必須方便快速地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求，這在無形中強(qiáng)化了檔案部門的服務(wù)意識(shí)。如今，學(xué)院檔案部門在職能上已從傳統(tǒng)的管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，圍繞學(xué)院的教育教學(xué)工作，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，為學(xué)院教學(xué)、科研、為廣大師生員工提供全面、及時(shí)、有效的服務(wù)。并在實(shí)踐中大力開發(fā)館藏檔案信息資源，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，深化服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)功能。學(xué)院檔案工作人員深深體會(huì)到，只有抓住服務(wù)這個(gè)根本，檔案工作才有市場(chǎng)、有價(jià)值、有地位，才會(huì)充滿生機(jī)活力，才能充分發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用。

人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估的開展為學(xué)院檔案工作提供了良好的發(fā)展機(jī)遇，學(xué)院檔案部門要利用評(píng)估促建的強(qiáng)大助推力，配合評(píng)估，改進(jìn)工作，以新的理念、新的姿態(tài)、新的水平更好地服務(wù)于教學(xué)，更好地服務(wù)學(xué)院各項(xiàng)工作。