淺析圖書館辦公室管理工作分析

趙宏偉

(通河縣圖書館 黑龍江 通河 150900)

1.圖書館辦公室管理的內涵、性質

從狹義上講圖書館辦公室的管理工作，就是文件的收發(fā)、傳閱、起草；檔案的管理；協(xié)助領導制定圖書館各項規(guī)章制度和管理條例；負責圖書館的安全保衛(wèi)，環(huán)境衛(wèi)生；圖書館公共設施及設備維護和報修；退休人員和臨時工的管理工作；組織全館活動；安排有關會議；全館人員的發(fā)放領取錢物等。主要是完成日常工作和領導交辦的各項任務，做好館長的助手，協(xié)助館長做好圖書館的管理工作所以說它主要特點是事情有大有小，事多事雜，主要是一些輔助性、服務性工作。從廣義上講圖書館的辦公室管理包括從圖書館的整體利益出發(fā)，同其他職能部門都有或多或少、這樣或那樣的聯(lián)系。如:人員的變動，崗位聘任工作，年度考核，職稱評定等要與人事處打交道；每月工資獎金的考勤報表，平日的各類票據(jù)報銷，領取支票，每月加班費、晚班費的領取，與財務對賬以及涉及到的財務的工作等要與財務處打交道；每半年一次的每月的工會會費上交，平日館里或工會組織的各類職工福利活動或事宜要與工會打交道；平時圖書館設備設施維修，臨時工的管理要與總務處打交道。所以說它與圖書館各方面的工作都有聯(lián)系，圖書館辦公室的日常工作與其他部門有著許多避免不了的聯(lián)系，因此要想出色的完成這些工作，需要其他部門的支持，在同這些部門的協(xié)調配合中完成工作任務。從這個意義上講，圖書館的辦公室管理工作具有宏觀綜合性管理的意義。

2.圖書館辦公室管理的四個必要條件

2.1 依靠現(xiàn)代化管理思想的理論和方法

圖書館辦公室管理是建立在管理的基礎上的，其重點關鍵在于管理的過程，內容包括如何計劃組織策劃，如何進行人事管理，如何指揮控制下屬部門。包括管理思想現(xiàn)代化，管理方法科學化，管理手段的自動化等。圖書館的辦公室管理工作具有管理工作的性質，其實它就是管理工作中的一種。所以管理者更多地掌握管理的原理與方法是有益處的，這樣才能充分發(fā)揮人力、財力、物力，才能更好地運用現(xiàn)代化管理理論指導圖書館的辦公室管理。

2.2 工作的程序、原則遵循行政

由于圖書館辦公室管理的工作性質，許多工作，如:處理公文，辦理事宜，對外聯(lián)絡，準備會議等涉及了許多行政管理程序。懂得行政學知識對于規(guī)范的起草公文、制定合理的規(guī)章制度等工作也是有很大幫助的。

2.3 需要圖書館相關知識

圖書館的管理工作，利用圖書館特有的信息資源為群眾提供服務，為科研服務，不同于一般的辦公室管理工作。它涉及到圖書館學和情報學等專業(yè)知識，以及信息管理等知識。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)字化革命浪潮的掀起，使圖書館在信息化建設的過程中的地位和作用得到了提高，隨著信息化建設的大力開展，圖書館建設也成為其中重要的工作。在這種形勢下如何利用圖書館專業(yè)知識做好圖書館管理工作，在圖書館自動化、網(wǎng)絡化的完善深入中，為廣大讀者以及科研人員提供更優(yōu)質的信息服務是擺在我們面前的一個迫切和艱巨的任務。

3.搞好圖書館管理在其特定的大環(huán)境下所要把握住的原則

3.1 要遵循科學管理的原則，應用先進技術和手段

圖書館辦公室管理同許多管理工作一樣都要遵循科學管理的原則，要根據(jù)其秘書工作、行政工作、檔案工作的特點，結合圖書館工作的規(guī)律，除把現(xiàn)代管理的先進思想運用于管理工作中外，還應關注現(xiàn)代管理的最新方法，把最新研究成果運用到實際工作當中。

隨著社會上信息建設的開展，網(wǎng)絡的逐步完善，涌現(xiàn)了許多現(xiàn)代化的技術和先進手段，我們應努力創(chuàng)造條件，學習和掌握科學管理技術與手段，并把它應用于圖書館的管理中去，促進管理工作科學化，提高辦公效率。

3.2 要明確其所處的大環(huán)境

要明確圖書館的管理所處的大環(huán)境以及在大環(huán)境中所處地位、作用、任務。不論圖書館管理采取何種方式、方法、手段，圖書館管理都要明確圍繞公共圖書館的為廣大群眾服務為中心任務的原則，同時建立自己的管理目標，既要考慮到圖書館內部系統(tǒng)的協(xié)調，又要自覺地服務于社會這個大環(huán)境的管理工作，這樣才能發(fā)揮最大作用，為社會經(jīng)濟建設做出最大貢獻。

4.搞好圖書館辦公室管理、圖書館管理的幾點設想

4.1 提高人才的素質

要想搞好圖書館辦公室工作，圖書館管理人才不僅要掌握一定的圖書館學、情報學專業(yè)知識；還要廣泛涉獵其他學科知識，盡可能多地掌握管理學、行政學、秘書工作的知識；具有組織協(xié)調能力；為適應當今信息化現(xiàn)代化社會的發(fā)展，還應掌握一定的計算機知識；要有強烈的信息意識；培養(yǎng)敏銳的觀察能力。這樣才能適應現(xiàn)今社會發(fā)展，適應圖書館管理工作的不斷發(fā)展的要求。

4.2 要想使圖書館管理工作再上一個臺階

需要辦公室多向圖書館工作人員提供信息專業(yè)知識培訓的機會，建立一套規(guī)范的培養(yǎng)人才的體制，應把訓練一支信息專門人才，具有較強專業(yè)性的高素質的隊伍作為搞好圖書館工作的一個長期目標。建立一套科學有效的管理制度。

根據(jù)圖書館辦公室工作特點，制定一套規(guī)章制度。從崗位聘任責任制，業(yè)績考核制度到每天日常行政辦公需遵循的規(guī)章制度。比如崗位聘任制可兩年一聘，采取公開招聘、競爭上崗的方式，符合上崗條件的都可參加競聘，競聘的過程公開，本著公正的原則。考核制度也應嚴格按制定的制度執(zhí)行，按照制定的考核標準自評、互評，成績記錄在冊，作為獎勵晉級，評先進的依據(jù)。平日行政工作嚴格執(zhí)行一些規(guī)章制度，如:大到檔案管理規(guī)章制度、財務管理制度，小到例行會議記錄、福利發(fā)放制度。夜班費、加班費、考勤費每月按日期發(fā)放并記錄，遵循一定規(guī)律，不能條理不清、混亂一團。公共財產、公共設施管理也要遵守一定的管理制度，損壞的公共設施及時報修，報廢的機器和新進的設備要編號、填卡，上報設備科，每年與設備科對財產賬，圖書館部門內部也需重新對賬簽字?？傊?，圖書館辦公室日常行政工作應嚴格按各項規(guī)章制度進行，做到有章可循、有法可依。通過制定合理有效的規(guī)章制度使之有條不紊地進行，決不能條理不清、混亂不堪。

結語

用哲學的觀點來看，一切事物都處于不斷發(fā)展變化中，圖書館辦公室管理也是在不斷發(fā)展變化的，總是在不斷提出新的要求。必須與圖書館的工作發(fā)展相適應，與現(xiàn)代社會圖書館的發(fā)展相適應。探索圖書館管理的科學理論和方法，提高辦公室的管理水平和工作效率，可以減少工作中的失誤；實現(xiàn)管理現(xiàn)代化；提高工作效率；達到高效地利用圖書館的人力、財力、物力，高效地利用圖書館資源的目的；對于更好地利用館藏為公眾服務，建設現(xiàn)代化的數(shù)字化圖書館也具有重要意義。不斷提高辦公室人員管理水平還可以建立一支高素質的圖書館管理隊伍；對于科學地管理圖書館，實現(xiàn)圖書館的工作現(xiàn)代化具有重要意義；可以推動圖書館管理工作的改革與發(fā)展，為建設和諧社會貢獻力量。因此在實際工作中，我們要不斷總結經(jīng)驗，不斷改進管理方法，不斷研究新情況、新問題，把圖書館辦公室管理工作推上一個新的高度。為圖書館的發(fā)展貢獻一份力量，為廣大群眾提供更優(yōu)質的服務。為把公共圖書館建設成為一個重要文獻信息中心，為科研提供優(yōu)質服務的學術性機構，我們還需不斷努力，提高管理水平，提高管理素質，使之成為一個適應現(xiàn)代社會的網(wǎng)絡化、自動化的數(shù)字化圖書館。

[1]王志華.我國現(xiàn)行圖書館管理體制與內部運行機制的改革初探[J].圖書館論壇,2006,(5).