楊麗紅,王 進(jìn),姬利華

(鄭州市檔案局檔案館處,河南鄭州450007)

國家綜合檔案館在成立初期,其功能定位于保管黨和國家檔案的基地,重點為黨和國家機(jī)關(guān)工作服務(wù),為政治工作服務(wù)。在20世紀(jì)80年代,隨著我國改革開放的推進(jìn),國家綜合檔案館從主要為政治工作服務(wù)逐漸向為經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)轉(zhuǎn)變,其功能轉(zhuǎn)化為“一個基地,一個中心”,即保管檔案的基地和社會各方面利用檔案的中心。到20世紀(jì)90年代,檔案館的社會功能進(jìn)一步拓展,功能演變?yōu)椤皟蓚€基地,一個中心”,即保管檔案的基地、社會各方面利用檔案的中心和愛國主義教育基地。到21世紀(jì)初,為適應(yīng)政務(wù)信息公開的工作需要,國家檔案局又提出了檔案館“四位一體”的功能定位,即保管檔案的基地、社會各方面利用檔案的中心、愛國主義教育基地和已公開現(xiàn)行文件利用中心。檔案館已不再是神秘和封閉的象征,而是更加開放和親民。

目前鄭州市共有13個國家綜合檔案館,即鄭州市檔案館和12個縣(市)、區(qū)檔案館。近年來,鄭州市各級國家綜合檔案館功能建設(shè)取得了一定成績。但由于各種原因,各縣(市)、區(qū)檔案館發(fā)展很不平衡,與當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會發(fā)展速度和水平很不協(xié)調(diào)。因此,要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案館功能建設(shè),拓寬檔案館的社會服務(wù)功能。

一、鄭州市國家綜合檔案館功能建設(shè)取得的主要成績

1.檔案資源建設(shè)扎實推進(jìn),國家綜合檔案館作為保管檔案的基地地位基本確立。館藏檔案資源建設(shè)是國家綜合檔案館功能建設(shè)的基礎(chǔ),鄭州市各級國家綜合檔案館加強(qiáng)檔案的接收和征集工作,不斷豐富館藏。到目前為止,鄭州市各級國家綜合檔案館館藏總量達(dá)150余萬卷,形成了以文書檔案為主、各種門類和載體形式檔案并存、館藏結(jié)構(gòu)基本合理的館藏體系,其中鄭州市檔案館館藏檔案近24萬卷(冊)。

2.檔案信息資源開發(fā)利用效果顯著,國家綜合檔案館成為社會各方面利用檔案信息的中心。鄭州市各級綜合檔案館加大了檔案信息資源開發(fā)利用力度,通過接待利用、電話咨詢、信函查詢、檔案開放、檔案展覽、檔案編研、史料公布、制作專題目錄等多種方式開發(fā)利用檔案信息資源,為社會各項事業(yè)服務(wù),取得了較為顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。檔案利用從單純?yōu)辄h政機(jī)關(guān)工作服務(wù)轉(zhuǎn)變到為社會各方面服務(wù),從主要為政治工作服務(wù)轉(zhuǎn)變到為經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科技、學(xué)術(shù)研究等各項工作服務(wù)。

3.已公開現(xiàn)行文件利用工作全面開展,縣(市)、區(qū)檔案館全部建成已公開現(xiàn)行文件利用中心。已公開現(xiàn)行文件利用,是指為適應(yīng)政務(wù)信息公開工作的需要,各級檔案館把各級政府及其工作部門制發(fā)的、已經(jīng)公開的非涉密的、正在貫徹執(zhí)行的法規(guī)性、政策性、公益性文件提前接收進(jìn)館,向社會各界和老百姓提供利用。鄭州市各級國家綜合檔案館從2003年開始開展已公開現(xiàn)行文件利用工作,目前鄭州市檔案館和12個縣(市)、區(qū)檔案館都建立了已公開現(xiàn)行文件中心并向社會開放。

4.檔案社會教育功能日漸顯現(xiàn),愛國主義教育基地建設(shè)成績斐然。檔案是人類在社會活動中的原始記錄,真實地記錄了人民創(chuàng)造歷史的曲折歷程和奮斗足跡,具有強(qiáng)烈的說服力和感染力,是宣傳教育的生動素材。近幾年檔案館社會教育功能越來越受到重視,檔案館的社會宣傳教育功能不斷增強(qiáng)。各級檔案館在確保館藏檔案安全的前提下,根據(jù)新形勢下綜合檔案館發(fā)揮決策參考功能、展覽教育功能、社會課堂功能、信息集聚與傳播功能和咨詢利用功能的實際需要,立足現(xiàn)有條件,合理調(diào)整用房,辟出必要的檔案展廳,以史實展示當(dāng)?shù)氐臍v史面貌和輝煌成就,成為人們了解當(dāng)?shù)貧v史的窗口。近年來,鄭州市各級綜合檔案館積極開發(fā)檔案的教育功能,開展愛國主義教育和革命傳統(tǒng)教育,取得了顯著成效。鄭州市13個國家綜合檔案館全部被當(dāng)?shù)攸h委和政府命名為愛國主義教育基地。鄭州市檔案館舉辦的“百年鄭州”展覽,再現(xiàn)了一百年來鄭州的風(fēng)雨歷程與時代變遷,引起了全市社會各界、新聞媒體及黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和廣大干部群眾的極大關(guān)注,吸引了香港及省內(nèi)外參觀者60000余人次。登封市檔案館以收集的“2004年感動中國十大新聞人物”任長霞生前生活、工作中留下的大量照片、聲像和實物檔案為內(nèi)容舉辦了任長霞先進(jìn)事跡展。隨著向任長霞學(xué)習(xí)活動高潮的掀起,登封市檔案局還開放了“走進(jìn)檔案、解讀登封”的檔案陳列展,使來自全國各地的黨員干部不僅學(xué)習(xí)了長霞精神,還領(lǐng)略了博大精深的嵩山文化,增強(qiáng)了大家對檔案事業(yè)的認(rèn)識與了解。管城區(qū)檔案館舉辦的“勞動者風(fēng)采圖片展”,真實地記錄了十六大代表、全國勞模、環(huán)衛(wèi)工人朱和平的先進(jìn)感人事跡,弘揚(yáng)了淡薄名利、愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)的崇高品質(zhì)。其他部分縣(市)、區(qū)檔案館利用館藏檔案,結(jié)合縣史縣情、區(qū)史區(qū)情推出專題展覽,取得了良好效果。

二、鄭州市國家綜合檔案館功能建設(shè)存在的主要問題

1.檔案資源有待進(jìn)一步整合,檔案館網(wǎng)布局不盡合理。沒有豐富的館藏,“實現(xiàn)檔案館社會功能”就成為一句空談。面向公眾為社會提供檔案服務(wù)必須有豐富的館藏作為后盾。目前,鄭州市檔案館館藏匱乏是影響其社會功能發(fā)揮的重要因素。盡管在1986年2月7日國家檔案局制發(fā)的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定了收集建國后檔案的范圍,但實際上,館藏檔案中各級黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體產(chǎn)生的文書檔案多,科技檔案、專門檔案極少,從檔案內(nèi)容上看真正具有查考價值的檔案不多,可為社會公眾所用的檔案就更少,使其名為綜合性檔案館,實為黨政機(jī)關(guān)檔案館。同時,還存在著大量重復(fù)的檔案及長期卷檔案沒有及時進(jìn)行鑒定。這一系列問題嚴(yán)重影響了檔案館功能的發(fā)揮。由于多種原因,鄭州市的規(guī)劃、公檢法等專業(yè)檔案并未向國家綜合檔案館移交,納入集中統(tǒng)一管理,而是保存在各自專業(yè)部門,造成檔案館庫、人員配置、設(shè)備購置的重復(fù)建設(shè)和浪費(fèi)。按照國家檔案局《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》的規(guī)定,設(shè)立除國家綜合檔案館以外的檔案館,應(yīng)當(dāng)由省級檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃,報同級人民政府批準(zhǔn)。但在實際操作中,一些主管部門往往未經(jīng)檔案行政管理部門統(tǒng)一規(guī)劃,就擅自設(shè)立檔案館,并以種種借口不向國家綜合檔案館移交檔案。

2.國家綜合檔案館作為已公開現(xiàn)行文件利用中心,其文件內(nèi)容還不夠豐富。檔案館免費(fèi)向社會公眾提供已公開現(xiàn)行文件利用服務(wù),對于維護(hù)社會穩(wěn)定、保障社會公眾的知情權(quán)具有重要意義,是“執(zhí)政為民,服務(wù)發(fā)展”的具體體現(xiàn)。但在實際工作中,已公開現(xiàn)行文件收集難度較大。截止目前,鄭州市直81個部門僅向市檔案館送交了4575件(冊)現(xiàn)行文件,各縣(市)、區(qū)已公開現(xiàn)行文件的收集情況更不容樂觀。這種狀況導(dǎo)致國家綜合檔案館已公開現(xiàn)行文件利用中心收集的文件數(shù)量較少,老百姓不能看到自己需要的文件。

3.國家綜合檔案館作為愛國主義教育基地,軟硬件建設(shè)滯后,直接影響檔案館功能的發(fā)揮。發(fā)揮檔案的教育功能是檔案館工作的一項重要任務(wù)。鄭州市各級綜合檔案館擁有豐富的館藏,是開展愛國主義教育的寶貴財富。但是目前由于缺乏工作場地,無法完成展廳布置等工作。以鄭州市檔案館為例,由于缺乏展廳,大量珍貴而富有教育意義的檔案無法向社會展示。

三、加強(qiáng)鄭州市國家綜合檔案館功能建設(shè)的思考

加強(qiáng)檔案館功能建設(shè),既是新時期檔案工作轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新、發(fā)展的系統(tǒng)工程,又是提升檔案館公共服務(wù)能力,打造檔案服務(wù)大局、服務(wù)社會大眾新品牌的系統(tǒng)工程,更是彰顯檔案信息存儲之基,傳承社會文明之韻,整合歷史文化之源,實現(xiàn)館藏信息共享的系統(tǒng)工程。要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案館功能建設(shè),拓寬檔案館社會服務(wù)功能,對各級國家綜合檔案館而言,還有很長的路要走。為此,要做好如下工作:

1.整合檔案信息資源。要積極探索整合檔案信息資源的有效形式,加強(qiáng)檔案信息資源整合的力度,理順檔案管理職能,加強(qiáng)國家綜合檔案館功能建設(shè)。通過對國家檔案資源歸屬和流向的調(diào)整、檔案工作機(jī)制的歸并等多種措施,進(jìn)一步理順檔案行政管理部門與主管部門在專業(yè)檔案工作中的關(guān)系,建立以檔案行政管理部門為主體、各主管部門配合的國家檔案資源建設(shè)監(jiān)管體制,變專業(yè)檔案的多頭管理、分散保管為國家綜合檔案館的集中統(tǒng)一管理,最大限度地優(yōu)化配置國家檔案資源。按照重點發(fā)展國家綜合檔案館的原則,專業(yè)檔案資源規(guī)范整理后按規(guī)定移交本級國家綜合檔案館,建立起“歸屬明晰、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào),門類齊全、結(jié)構(gòu)合理,管理科學(xué)、服務(wù)高效”的國家檔案資源管理利用新模式,實現(xiàn)檔案資源集約化、人員素質(zhì)現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作規(guī)范化、服務(wù)社會優(yōu)質(zhì)化。只有這樣,才能進(jìn)一步增加檔案部門對國家檔案資源的監(jiān)督管理職能和公共服務(wù)能力,開發(fā)和實現(xiàn)檔案資源的最大效益,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)和社會建設(shè)提供更好更快的服務(wù)。

2.做好檔案征集收集工作。必須加大力度,走豐富館藏之路,要突破傳統(tǒng)的收集工作定勢。一是接收檔案的時間要提前。對在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會各項事業(yè)中有較大現(xiàn)實利用價值的檔案,可以打破定期接收的界限,提前接收進(jìn)館,使其發(fā)揮更大的作用。二是接收、征集的范圍要擴(kuò)大。對重點工程、重大活動、重要人物的各種門類檔案都要及時收集進(jìn)館,必要時可以提前介入做好歸檔指導(dǎo)工作,確保歸檔文件材料齊全、完整。只有這樣才能真正建立起館藏豐富、結(jié)構(gòu)合理、富有特色的檔案信息資源保障體系,從而為檔案信息資源的有效開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)檔案館建設(shè)。國家綜合檔案館是國家檔案事業(yè)的主體,新館建設(shè)事關(guān)檔案館事業(yè)發(fā)展全局,是檔案館“四位一體”功能建設(shè)的保障平臺。各級檔案館應(yīng)把貼近群眾作為拓展社會服務(wù)功能的重要突破口,積極開展新館建設(shè)各項準(zhǔn)備工作,打造檔案館服務(wù)新平臺,以全新的服務(wù)理念全面打造檔案館的新形象,有效拉近檔案館與人民群眾的距離。貼近群眾的服務(wù)理念,促使檔案館不僅考慮從建筑設(shè)計觀念、服務(wù)設(shè)施方面滿足普通百姓的需要,而且也從地域空間上貼近人民群眾,提供更加便捷的服務(wù)。檔案館的設(shè)計必須堅持高起點、高標(biāo)準(zhǔn)及超前性,充分體現(xiàn)現(xiàn)代檔案館的多功能性和開放性,在通盤考慮的基礎(chǔ)上,根據(jù)不同的管理區(qū)域,不同的功能要求,合理配置各類用房和配套設(shè)施,形成相對獨(dú)立的管理體系,實現(xiàn)保管重地和開放場所的和諧統(tǒng)一。從鄭州市的情況看,目前全市13個綜合檔案館中有6個需新建或擴(kuò)建。

4.加大對檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入。經(jīng)費(fèi)不足是影響鄭州市檔案館功能建設(shè)的瓶頸。鄭州市有的縣(市)、區(qū)檔案館只能保證干部職工基本工資的發(fā)放,根本沒有專項經(jīng)費(fèi);有的縣(市)、區(qū)檔案館辦公條件非常簡陋,辦公桌椅十分破舊,基本沒有現(xiàn)代化的設(shè)備。為此,我們建議各級政府進(jìn)一步加大對檔案工作的財政投入,將檔案信息化建設(shè)資金、檔案保管保護(hù)資金等納入財政常年經(jīng)費(fèi)預(yù)算,為檔案館功能建設(shè)創(chuàng)造必要的條件。

5.進(jìn)一步提高檔案館工作人員的素質(zhì)。檔案館工作人員是否具備較高的素質(zhì)在發(fā)揮檔案館社會功能中起著決定性的作用。為此,應(yīng)該做好以下三項工作:一是努力鉆研業(yè)務(wù),不斷提高工作水平。檔案館工作人員作為國家財富的保存者、守護(hù)者、檔案館的主人,應(yīng)本著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度,認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù),積極開展深層次的研究工作,發(fā)揮檔案的價值,為實現(xiàn)檔案館的社會功能盡到自己的責(zé)任。二是努力轉(zhuǎn)變工作作風(fēng),增強(qiáng)服務(wù)意識,建立優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)機(jī)制。服務(wù)性是檔案工作的根本屬性,只有樹立主動服務(wù)的理念,才能產(chǎn)生自覺服務(wù)的行動。實踐證明,檔案工作要有所作為,就必須緊緊圍繞服務(wù)這個主題,不斷更新服務(wù)觀念,拓展服務(wù)領(lǐng)域,改革服務(wù)方式,創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制,從不同服務(wù)對象、不同服務(wù)內(nèi)容、不同服務(wù)需求出發(fā),全方位、多層次、多角度地開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三是努力塑造新時期檔案工作者的新形象?，F(xiàn)在的檔案館工作人員已不是過去的“看攤者”、“守門人”了,新的時代要求檔案館工作者必須投身于社會,把自己的知識、才學(xué)奉獻(xiàn)給社會,同時將新的形象展示給社會。檔案館工作者應(yīng)不斷地增加學(xué)識,提高修養(yǎng),陶冶情操,以自己的博學(xué)和良好的職業(yè)道德贏得社會公眾的敬重,從而提高檔案館的社會地位,更好地實現(xiàn)檔案館的社會功能。