創(chuàng)新檔案信息服務(wù)的思考與探索

盧曉娟

(四川烹飪高等?？茖W(xué)校,四川 成都 610100)

檔案館里豐富的文檔資料是歷史的記錄,是人類科學(xué)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的真實(shí)寫照,是前人積累下來(lái)的寶貴勞動(dòng)成果和成功經(jīng)驗(yàn)。在信息社會(huì)化和社會(huì)信息化的今天,檔案事業(yè)要實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展,離不開思想觀念的創(chuàng)新,檔案工作必須與時(shí)俱進(jìn),創(chuàng)新服務(wù)理念與內(nèi)容,拓展社會(huì)服務(wù)功能。

1 檔案信息服務(wù)創(chuàng)新的意義

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與文化的快速發(fā)展,政府和公眾對(duì)于檔案信息的發(fā)布與需求發(fā)生了巨大變化,創(chuàng)新成為檔案館在新時(shí)代的必然選擇。

首先,政務(wù)公開是不可阻擋的時(shí)代潮流。在全球經(jīng)濟(jì)聯(lián)系越來(lái)越緊密的今天,信息公開是一種必然趨勢(shì);同時(shí),政務(wù)公開是我國(guó)發(fā)展社會(huì)主義民主、維護(hù)社會(huì)安定、構(gòu)建和諧社會(huì)的必然要求。有專家認(rèn)為“網(wǎng)絡(luò)上80%的有效信息發(fā)源于政府,而政府的信息絕大部分存在于檔案館中”。[1]因此,檔案館是人民群眾了解黨和國(guó)家方針政策的一個(gè)重要窗口,是密切聯(lián)系黨和政府與人民群眾的橋梁。全國(guó)大部分省、市政府出臺(tái)了有關(guān)政府信息公開的規(guī)定,各級(jí)綜合檔案館成為政務(wù)信息公開場(chǎng)所。各級(jí)檔案館積極響應(yīng)這一政策,紛紛開展了現(xiàn)行文件的查詢和利用。

其次,公眾利用檔案信息熱情增長(zhǎng)。隨著改革的深化和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,民主政治深入人心,公民的法律意識(shí)和維權(quán)意識(shí)日益增強(qiáng),自覺主動(dòng)利用檔案信息為自己解決問(wèn)題尋求理論依據(jù)的情況增多。以上海市浦東新區(qū)檔案館為例,2006年,接待查閱 25746人次,利用檔案22411卷次;2008年,查閱檔案攀升到50000多人次,17萬(wàn)卷次。3年時(shí)間,利用檔案的人次增長(zhǎng)了 94%,檔案利用卷次增長(zhǎng)了近 8倍。[2]其中,有直接到館查閱,也有來(lái)電、來(lái)函查詢。查閱的內(nèi)容主要集中在與市民生活密切相關(guān)的房屋產(chǎn)權(quán)、勞動(dòng)保障、施政動(dòng)遷、知青及其子女回滬、就業(yè)就學(xué)等。很多市民利用公開的檔案信息,為解決養(yǎng)老金待遇、知青子女入戶,維護(hù)各種合法權(quán)益等切身利益問(wèn)題找到了依據(jù)或憑證。

再次,檔案工作內(nèi)在變化。我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立與發(fā)展,國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)生活的深刻變化,都給檔案工作帶來(lái)了一系列新的課題。如民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)、股份制企業(yè)不斷涌現(xiàn),使檔案所有權(quán)呈現(xiàn)多元態(tài)勢(shì),出現(xiàn)了私人檔案、信用檔案等新種類的檔案,這對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理體制和機(jī)制提出了挑戰(zhàn)。隨著社會(huì)文化需求的增長(zhǎng),加大開發(fā)利用檔案資源已成為檔案工作為社會(huì)服務(wù)的首要意義。這些新情況、新問(wèn)題,亦要求檔案工作不斷適應(yīng)形勢(shì)變化及時(shí)創(chuàng)新。

2 檔案館信息服務(wù)創(chuàng)新的實(shí)踐探索

第一,理念創(chuàng)新。理念是根植于一定社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化環(huán)境的思想共識(shí),是占主導(dǎo)地位的價(jià)值觀。理念具有支配性、先導(dǎo)性和前瞻性,是保證檔案事業(yè)不斷發(fā)展的首要條件。檔案部門應(yīng)當(dāng)努力從過(guò)去長(zhǎng)期的封閉型、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變,從過(guò)去的傳統(tǒng)手工作業(yè)型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變。要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)轉(zhuǎn)變,觀念的創(chuàng)新是非常重要的。

第二,服務(wù)內(nèi)容和范圍創(chuàng)新。檔案服務(wù)范圍和內(nèi)容隨時(shí)代發(fā)展不斷擴(kuò)大,從編史修志到歷史研究,從證明年齡身份到處理經(jīng)濟(jì)合同,作用越來(lái)越大,應(yīng)用的范圍越來(lái)越廣。政務(wù)公開背景下對(duì)現(xiàn)行公開文件的提供使用,更是超越了傳統(tǒng)意義的檔案服務(wù)概念。因此要增強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性,必須要依靠現(xiàn)代化設(shè)備和手段,充分挖掘檔案信息資源,抓住歷史和現(xiàn)實(shí)的結(jié)合點(diǎn),選準(zhǔn)主題,開展深層次加工,有針對(duì)性地為有關(guān)部門和社會(huì)各界提供文檔信息服務(wù),使檔案部門成為各級(jí)黨政部門決策與管理的信息庫(kù)、智囊團(tuán);把檔案工作融入到經(jīng)濟(jì)和社會(huì)活動(dòng)中,與社會(huì)發(fā)展同步。

第三,服務(wù)形式多樣化創(chuàng)新。檔案部門傳統(tǒng)上是提供“圖片、文字、展品”供公眾查閱觀看,以公眾到館實(shí)地查詢?yōu)橹鳌ｋS著現(xiàn)代音像技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展,電話電視廣播等設(shè)施的普及,檔案館的服務(wù)方式也有了日新月異的進(jìn)步。如圍繞中華人民共和國(guó)建國(guó) 60周年所開展的科學(xué)發(fā)展觀教育等重大活動(dòng),不只是有專題圖片展覽,還制作有《共和國(guó)的腳步》《巨人之聲》等大型文獻(xiàn)專題紀(jì)錄片和錄音資料。[3]

第四,服務(wù)手段現(xiàn)代化。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展,給檔案工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。各檔案部門紛紛改善硬件設(shè)施,加大現(xiàn)代化設(shè)備的投入,增添查檔電子觸摸屏、掃描儀、縮微設(shè)備等;借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),開展電子文件的移交、歸檔;加大了檔案資源數(shù)字化建設(shè)力度,組建專門的檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組,對(duì)原有的檔案資源數(shù)字化,辦好檔案信息網(wǎng)站。截至 2006年,全國(guó) 47家省級(jí)以上國(guó)家綜合檔案館,已有 39家開通了網(wǎng)站,北京、上海、浙江、青島等省市上載了開放檔案目錄,為公眾能方便、及時(shí)了解和查找檔案信息開辟了新渠道。[4]

3 檔案館信息服務(wù)實(shí)踐創(chuàng)新的幾點(diǎn)思考

檔案館信息服務(wù)的創(chuàng)新實(shí)踐是一個(gè)不斷推陳出新、豐富完善的過(guò)程。在實(shí)踐創(chuàng)新思想的過(guò)程中,筆者認(rèn)為,以下幾點(diǎn)需要引起我們的思考和重視。

第一,要以創(chuàng)新思想作指導(dǎo),與時(shí)俱進(jìn)。創(chuàng)新不是簡(jiǎn)單地拋棄,而是以開放的理念、廣闊的胸襟和獨(dú)特的視角,吸收先進(jìn)的思想、觀念、方法和經(jīng)驗(yàn),運(yùn)用、融會(huì)于實(shí)踐之中,從而達(dá)到推陳出新的目的。創(chuàng)新也不是一時(shí)的決斷、短暫的行為,而是持續(xù)不斷的活動(dòng),貫穿于事物發(fā)生、發(fā)展的整個(gè)過(guò)程,因此,要具有與時(shí)俱進(jìn)的積極、開拓的精神和實(shí)踐創(chuàng)新思想。

第二,要堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)理念,以公眾需求為導(dǎo)向,優(yōu)先開發(fā)出與公眾生活密切相關(guān)的檔案信息資源。如在網(wǎng)上優(yōu)先建立婚姻、房屋產(chǎn)權(quán)、獨(dú)生子女等檔案目錄信息,優(yōu)先實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢,以滿足廣大群眾的需要。

第三,要重點(diǎn)抓地方特色檔案資源的建設(shè),做到人無(wú)我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我特。地方檔案資源因其史料來(lái)源的唯一性和專門性而具有獨(dú)特的價(jià)值。如四川的清代縣衙檔案非常豐富,為了配合國(guó)家纂修清史工程,四川省檔案館組織搶救和整理了清代四川巴縣衙門檔案和清代四川南部縣衙門檔案,目前已有 3個(gè)項(xiàng)目與國(guó)家清史編纂委員會(huì)簽約,正式列入國(guó)家清史纂修工程,為纂修清史整理檔案史料。

第四,要正確處理基礎(chǔ)性工作和信息開發(fā)的規(guī)模和質(zhì)量之間的關(guān)系。在檔案館整個(gè)業(yè)務(wù)工作中,信息資源開發(fā)屬于一種較高層面的信息參考服務(wù),是在基礎(chǔ)性服務(wù)工作之上檔案館辦館理念、功能的延伸和拓展。因此,信息開發(fā)必須以夯實(shí)檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎(chǔ)性工作為前提,只有基礎(chǔ)工作扎實(shí),信息開發(fā)服務(wù)才是有源之泉、有基之廈,才可能順利開展。

第五,以高素質(zhì)人才為骨干,建立可持續(xù)發(fā)展機(jī)制。檔案開發(fā)服務(wù)必須以高素質(zhì)人才為骨干,作為信息開發(fā)方面的高素質(zhì)人才,必須要具備強(qiáng)烈的敬業(yè)精神、獨(dú)到的服務(wù)理念、較為熟練的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、較強(qiáng)的信息意識(shí)和合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)。在這 5個(gè)要素中,敬業(yè)是前提,理念是關(guān)鍵,其余三者是基本條件。

[1]饒圓,李財(cái)富.政務(wù)公開背景下的檔案利用探微[J].檔案學(xué)通訊,2007(1).

[2]楊崇.1999年 -2007年上海市浦東新區(qū)檔案館總體利用情況分析[J].檔案管理,2008(6).

[3]張林華.公民信息權(quán)與檔案館拓展社會(huì)服務(wù)功能[J].檔案學(xué)通訊,2007(1).

[4]傅華.改革、創(chuàng)新、實(shí)際——上海市浦東新區(qū)檔案工作紀(jì)實(shí)[J].中國(guó)檔案,2006(6).