吳莉莉

[摘要] 學(xué)校行政語言藝術(shù)是緊緊圍繞學(xué)校范圍的特殊群體而發(fā)展起來的一類新的語言表達(dá)方法。在表達(dá)的原則、種類、要求等方面對(duì)行政語言表達(dá)進(jìn)行淺析。本文意在幫助初涉學(xué)校這一特殊職場(chǎng)者提供一個(gè)參考,把握人脈關(guān)系,在工作中更能得心應(yīng)手。

[關(guān)鍵詞] 行政語言原則準(zhǔn)確聲情并茂

行政語言是指行政人員在特定的范圍、場(chǎng)合使用的工作用語,包括書面用語和口頭用語。本文專門就行政語言的口語部分進(jìn)行淺析,以下涉及行政語言均特指行政口語。

一、學(xué)校行政語言的原則

學(xué)校的行政語言有其特定的場(chǎng)合,即在學(xué)校范圍。與居家、休閑、交友等場(chǎng)合使用的語言有所不同,學(xué)校行政語言應(yīng)當(dāng)遵循的原則,概括起來有以下幾點(diǎn):

(一)針對(duì)性原則

學(xué)校行政語言針對(duì)的對(duì)象一般是身份特定的幾類:校外領(lǐng)導(dǎo)干部、學(xué)生及學(xué)生家長(zhǎng)、本校同事,還有少部分的有業(yè)務(wù)往來的人員。這些人由于個(gè)性、身份、經(jīng)歷千差萬別,所以在語言使用方面也就要看什么人說什么話,到什么山上唱什么歌。

學(xué)校行政人員是學(xué)校活動(dòng)的直接組織者、踐行者,其根本職責(zé)在于有效貫徹落實(shí)黨的路線、方針、政策和上級(jí)教育部門的決策、指令,組織正常的教學(xué)活動(dòng)。這就免不了要與各類人物打交道,與他們交談。行政人員在語言表達(dá)上必須看準(zhǔn)對(duì)象,針對(duì)不同類型的談話對(duì)象,采取不同的表達(dá)方式,因人施言,力求明晰、透徹、有新意。

(二)準(zhǔn)確性原則

行政人員在日常工作中,經(jīng)常要向?qū)W生或?qū)W生家長(zhǎng)說明黨的路線、方針、政策,辦事程序等,這就要求語言表達(dá)必須準(zhǔn)確無誤,偏離這個(gè)前提,就容易偏離黨的路線、方針、政策,偏離辦事的根本,其后果難以預(yù)料。

準(zhǔn)確性原則包括語言表達(dá)內(nèi)容的準(zhǔn)確性和語言表達(dá)形式的準(zhǔn)確性兩個(gè)方面。

內(nèi)容準(zhǔn)確主要是指思想內(nèi)容要準(zhǔn)確,即闡明觀點(diǎn)要鮮明,敘事要清晰確切,不可模棱兩可,含糊不清。對(duì)政策及規(guī)定性內(nèi)容的詮釋,不能隨意加進(jìn)個(gè)人的主觀臆斷。

形式準(zhǔn)確是指語言表達(dá)措詞要貼切精準(zhǔn),要根據(jù)服務(wù)對(duì)象的接受能力和內(nèi)容要求,選擇合適的詞語。使用的詞語要規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確,語調(diào)、語氣、語速都要注意恰當(dāng)無誤,要用嚴(yán)謹(jǐn)、精確的語言準(zhǔn)確地表達(dá)觀點(diǎn)、意見,避免對(duì)方產(chǎn)生理解上的錯(cuò)誤。

(三)通俗性原則

在日常工作中,口語表達(dá)應(yīng)力求淺顯易懂。學(xué)校行政接觸的對(duì)象文化層次復(fù)雜,無論在公開場(chǎng)合還是個(gè)別談話,都要讓人易于把握要點(diǎn)又有貼近感。因此,語言表達(dá)必須從簡(jiǎn)入手,逐步深入,力爭(zhēng)寓情于理、引人共鳴。有些確實(shí)難以言表的話或事,可以用言外之意、弦外之音的辦法,巧妙地加以解釋引出新意。要注意把語言的生動(dòng)性、大眾化、口語化放在重要位置,盡量地避免使用文學(xué)性過強(qiáng)的或偏激的、主觀的、粗陋的語言,把握好語言的得體度和分寸度,通俗而不濫俗。

(四)簡(jiǎn)潔靈活性原則

所謂簡(jiǎn)潔性,就是語言表達(dá)要精煉、不重復(fù)啰嗦。所謂靈活性,就是什么話可以講,講到什么程度,什么話絕對(duì)不可以講,哪些話先講,哪些話后講,都應(yīng)有一個(gè)通盤的考慮。使語言精煉,不重復(fù)啰嗦的方法有幾個(gè):一確定中心,中心明確就不容易偏離話題;二安排要點(diǎn),談話的時(shí)候按照要點(diǎn)一二三安排秩序,避免顛三倒四;三濃縮語言,一句話能講清楚的,絕不用兩句話。

語言的靈活性要求說話人熟練掌握談話的技巧,以及談話對(duì)象的身份地位和理解程度。

二、語言的種類

行政語言大致的可以分為兩類:一類是電話用語,一類是面談?dòng)谜Z。電話用語和面談?dòng)谜Z在行政工作中都有相通之處,即都要求表達(dá)清晰準(zhǔn)確,也就是要把事項(xiàng)說清楚,讓對(duì)方明白,從而達(dá)到溝通交流的目的和效果。但電話語言與面談?wù)Z言還是有區(qū)別的。

隨著人類社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步,電話成為現(xiàn)代人最主要的通信工具。它比其他的通信方式更為便捷高效。往往一個(gè)電話,就能把要辦的事辦好。但是,打電話也是一門藝術(shù),電話語言掌握不好,直接影響到所辦事情的效果。下面介紹幾點(diǎn)電話語言的交際技巧:

(一)起始語要恰當(dāng)禮貌。有的人拿起電話“喂”一聲,就等著對(duì)方回應(yīng),這是很沒禮貌的。當(dāng)我們拿起電話,不管是接聽還是撥打,首先就應(yīng)該問候“你好!”,如果是撥打出去,那么應(yīng)該馬上介紹自己,態(tài)度要謙恭有禮;如果是接聽,也應(yīng)該主動(dòng)報(bào)出自己的單位或部門名稱。

(二)事項(xiàng)表述要有條不紊。在打電話之前,將要傳達(dá)的信息按輕重緩急順序記錄下來。打電話的時(shí)候就能夠有條理地表述清楚了。

(三)重要事項(xiàng)要重復(fù)強(qiáng)調(diào)。電話中,涉及時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、金額、名稱等內(nèi)容時(shí),要重復(fù)一遍,以確定對(duì)方是否清楚。

(四)語氣平和、態(tài)度端莊。由于電話語言只能通過聲音傳遞信息,所以語氣、語調(diào)的影響力很重要。語調(diào)過高或過低、語速過快或過慢、語氣不友善都會(huì)給電話對(duì)方留下不良的印象,所以打電話時(shí),語氣盡量做到自然親切。

(五)時(shí)間選擇要恰當(dāng)。電話不是隨時(shí)隨地都能打的,要估計(jì)對(duì)方方便的時(shí)間才更有效果。一般不要在對(duì)方處理緊急事務(wù)、休息時(shí)間打電話。

(六)多使用禮貌用語,如“請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起、打擾了”等。中國有句俗語“禮多人不怪”,客氣一些總不會(huì)有錯(cuò)。

面談?wù)Z言也就是面對(duì)面地交流,相比電話交流要生動(dòng)得多,但對(duì)于說話者要求也相應(yīng)地提高。說話人不緊緊在言談方面要注意,還要善于運(yùn)用各種肢體語言表達(dá)。如談話時(shí)目光盡量落到對(duì)方的脖子以上部位,不要眼神閃爍不定或不看對(duì)方,也不能只盯住某一個(gè)部位,另人產(chǎn)生不受重視或不安感。肢體語言涉及到禮儀知識(shí),筆者在本文中不加贅述。

三、提高語言能力的幾點(diǎn)要求

學(xué)校行政語言不是硬邦邦地簡(jiǎn)單地說話,而是要很好地表達(dá)說話人的意圖。所以,語言表達(dá)就是一項(xiàng)藝術(shù)。表達(dá)能力強(qiáng)的人更易于達(dá)到預(yù)期的效果,其標(biāo)志就是聲情并茂。在說清事理的基礎(chǔ)上做到聲情并茂,可以使行政語言更具有感染力和說服力。

要做到“聲情并茂”中的“聲”,有“三要”:

第一,氣要通,即氣息通暢。氣、聲、字,這三者中,氣是前提。氣者,聲之帥也。氣息不通暢,聲音就容易嘶啞,吐字也不清楚。

第二,聲要悅,即聲音悅耳動(dòng)聽。因?yàn)槿说穆晭l件不一樣,不可能個(gè)個(gè)聲如洪鐘,但是通過訓(xùn)練,可以讓你做到氣息通暢,讓聲音錦上添花,聽起來更悅耳、舒服、優(yōu)美。有的人說話過于用力,脖子上青筋暴起,聲音嘶啞,這些都屬于用氣發(fā)聲方法不正確,氣息不通暢造成的。也有的人說話吞吞吐吐,欲說還休。這兩種的人講話,聽起來不悅耳,從而必然影響講話的效果。

第三,字要清。講話時(shí),不要求字正腔圓,但要做到吐字清晰。不少行政人員受地方方言的影響,說話吐字不清晰。如贛方言地區(qū)中有個(gè)地方an和ang兩個(gè)音不分,前鼻音和后鼻音不分,上船說成了上床,人名說成人民。聽話者必須要根據(jù)具體的語境判斷才不至于產(chǎn)生誤解。

"聲情并茂"中的"情"。情,就是講話的吸引力,通過語言抓住聽話人的心;情,就是講話的感染力,能讓人哭讓人笑,讓人緊張興奮,使人完全融入到談話當(dāng)中。

講話聲情并茂需要多鍛煉,在使用標(biāo)準(zhǔn)普通話的同時(shí),靈活地插入地方方言,增強(qiáng)語言的趣味性。

口才突出的人,大都文化修養(yǎng)較高,或?qū)ι钣斜容^深刻的認(rèn)識(shí),有比較豐富的感情世界和易于激發(fā)的感情沖動(dòng)。這樣,說出話來就愛憎分明、是非分明,具有強(qiáng)烈的感情色彩,從而產(chǎn)生強(qiáng)烈的感染力。所以提高行政語言藝術(shù)的根本途徑,關(guān)鍵在加強(qiáng)文化素養(yǎng)。作為行政人員,必須自覺地不斷地學(xué)習(xí),努力提高自身的素質(zhì),更有效地干好本職工作。

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