當前條件下如何切實做好人事檔案服務工作

劉穎 哈爾濱市城鄉(xiāng)規(guī)劃設(shè)計研究院 150010

當前條件下如何切實做好人事檔案服務工作

劉穎 哈爾濱市城鄉(xiāng)規(guī)劃設(shè)計研究院 150010

人事檔案信息的開發(fā)與利用，是人事檔案工作實現(xiàn)高效利用人事檔信息的根本目的所在，對于衡量人事檔案工作優(yōu)劣具有標桿作用，更是直觀體現(xiàn)人事檔案價值的重要環(huán)節(jié)。

人事檔案；信息服務；提升檔案質(zhì)量；開發(fā)信息資源

開發(fā)利用人事檔案的信息資源就是通過一定的方式方法，為組織人事工作提供人事檔案中相關(guān)內(nèi)容的服務活動。在市場經(jīng)濟深入發(fā)展的大環(huán)境，人事檔案管理工作必須適應新形勢的需求，在尊重人才流動的基礎(chǔ)上，改變服務觀念，探索管理手段的創(chuàng)新，以更好地服務于經(jīng)濟建設(shè)、服務于大眾。

1 人事檔案具有信息服務功能

1.1 人事檔案的信息功能

在很長的一個時期內(nèi)，我國的人事檔案具有很強的保密性，其表現(xiàn)就是：除了檔案收集人員和保管人員等管理者才能直接接觸到人事檔案，其他人包括檔案內(nèi)所記錄的人員，對于檔案內(nèi)的材料如何，特別是主觀評議類的材料根本無從知曉。

隨著社會的發(fā)展，這樣的觀點已經(jīng)嚴重地阻礙了人事檔案價值的體現(xiàn)與服務功能的發(fā)揮。人事檔案是客觀記錄當事人德才能績與個人經(jīng)歷等情況，如果過分強調(diào)人事檔案的保密性，必然會不利于人事檔案的發(fā)展，以及檔案的開發(fā)和利用。

人事檔案具有強大的信息功能，而每個人都有權(quán)利知道自己的檔案保管狀態(tài)與內(nèi)容狀況。個人信息權(quán)的主體是生成信息的人，個人信息權(quán)的客體包括能直接識別本人的個人信息資料（如:肖像、姓名、身份證），還包括與其他資料相結(jié)合才能識別本人的間接信息資料（如:職業(yè)、收入、學歷）等；同時，評議材料或個人評價、銀行信用記錄等都是人事檔案內(nèi)記錄的重要信息。

在社會日益昌明的今天，人事檔案的管理部門應當積極探索有效措施，不斷增強人事檔案的透明度，這樣可以在一個合理的范圍內(nèi)，做到既維護了當事人的隱私，確保人事檔案的安全的情況下，有效解決社會所關(guān)心的人事檔案造假等問題，有效增強社會與個人對人事檔案的信任度。

1.2 人事檔案的服務功能

誠實守信是社會主義市場經(jīng)濟的基本保證，更是社會的基本道德準則。人事檔案體系本身就是信用體系中的一種，其為為市場經(jīng)濟提供信息服務，參與構(gòu)建統(tǒng)一、權(quán)威、可靠、新型信用體系，也是人事檔案管理服務應具備的功能。

“人事檔案工作既是一項服務性的工作，又是一項服務性的工作。人事檔案室的服務性，是人事檔案賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)?！?/p>

要強化人事檔案的服務功能，首先要使人事檔案的記載與人員流動的速度相適應，以力爭收集到更為準確、全面、科學的內(nèi)容。因此，有必要建立人事檔案材料收集新機制。即通過主動服務理念的樹立，采取積極主動的措施，通過完善管理體制、擴大歸檔范圍、加強編研開發(fā)等措施，提升人事檔案的信息準確度，為人事檔案的服務功能開展打好物質(zhì)基礎(chǔ)。如：將所掌握的人事檔案信息分門別類地儲存起來，并主動為用人單位參考和利用提供服務。

2 提高檔案材料質(zhì)量是做好人事檔案服務工作的基礎(chǔ)

2.1 各級領(lǐng)導從思想和行動上要重視人事檔案

組織人事部門和相關(guān)單位領(lǐng)導應及時為檔案管理部門配備必要的基礎(chǔ)設(shè)施和管檔人員，改善工作條件，支持人事檔案管理部門開展工作?？梢酝ㄟ^制定相應的機制來提高檔案工作人員的工作積極性。如:可以建立培訓制度，定期組織檔案管理人員進行專業(yè)技術(shù)培訓；對工作進行量化與考核，通過完善考核體系，規(guī)范檔案管理人員的工作。

2.2 及時補充具有個性的人事檔案材料

在人事檔案的構(gòu)成上，要創(chuàng)新人事檔案的內(nèi)容。人事檔案的內(nèi)容要與人事檔案主體多元化、社會職能多元化相適應，根據(jù)不同類型人員，可采用不同的歸檔標準、內(nèi)容。

人事檔案應根據(jù)時代和人們職業(yè)的變化，及時改變過去千人一面的狀態(tài)，有選擇地補充能反映當事人的綜合能力、能力素質(zhì)、心理素質(zhì)、興趣、相應的業(yè)績考核、個人氣質(zhì)、個人信用記錄等具有個性化的人事檔案材料。例如，對各級領(lǐng)導干部要及時將他們的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)情況及任務完成情況、考核考察材料收入檔案，為憑實績用干部提供必要的依據(jù)。對一般專業(yè)技術(shù)和管理人員，要收集他們的學術(shù)和技術(shù)推廣成果材料、企業(yè)經(jīng)營者利稅材料等，對流動人員，要收集那些能據(jù)此判斷一個人素質(zhì)優(yōu)劣的材料，如個人業(yè)績、信用記錄、素質(zhì)能力、職業(yè)生涯、社會責任等方面的材料。以提高人事檔案的“立體感”和“折射度”。另外要實行跟蹤記載保持人事檔案的時效性。及時地把各類人員的各項考核結(jié)果(包括測評數(shù)據(jù)/測驗結(jié)果等)存入人事檔案，增加動態(tài)材料的比重，提高人事檔案的“價值量”。

3 深入開發(fā)人事檔案信息資源

只有合理開發(fā)、利用檔案信息資源才能切實做好人事檔案工作。而開發(fā)利用人事檔案資源應做好下面幾個方面的工作。

3.1 人事檔案管理應更新觀念積極主動提供服務

開發(fā)人事檔案信息資源，必須解放思想，更新觀念，切實改變被動服務的局面。與其他檔案相比較，人事檔案的保密性更強，甚至于有些人事檔案在很長一短時間內(nèi)不能公開利用，但這絕不是說人事檔案服務工作只能被動等待查閱。應當轉(zhuǎn)變思想觀念，對人事檔案的保密性正確對待。保密的必須要嚴加保密；對于能夠提供利用的檔案，要積極主動地做好開發(fā)利用工作，對重要人才信息資源的人事檔案整理、歸納，并積極主動地為管理決策提供具有一定深度且全面、準確的服務。

3.2 建立并完善人事檔案中信息的挖掘與整理制度措施

要做好服務工作，就應當建立人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫，這既是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，同時還能為人事檔案服務工作提供更為全面的信息，成為人事檔案優(yōu)質(zhì)、主動服務的重要前提條件。建立的信息庫應當內(nèi)容全面、準確、翔實，并可以做到隨時維護與更新。這里面不但應包含人員基本情況信息集，還要對人員的學習、工作經(jīng)歷、職務任免、職稱評聘、工資變化、科研成果、家庭成員及主要社會關(guān)系有全面系統(tǒng)的記錄與分析。通過數(shù)據(jù)庫，可以進行人信息的查詢、檢索、統(tǒng)計、分析，生成各種名冊和表格，大大提高人事檔案利用工作的效率與質(zhì)量，為進一步挖掘人事檔案的內(nèi)在潛力提供有力的保障。

此外，對于利用頻率高、易磨損、利用價值高的檔案材料，可通過掃描儀等電子設(shè)備傳輸?shù)接嬎銠C中，以進一步完善人事檔案信息庫。

3.3 建立人事檔案信息服務網(wǎng)絡(luò)

建立人事檔案信息服務網(wǎng)絡(luò)，信息的安全性是首先需要解決的問題，建議將我國的人事檔案信息分為三個等級：第一級是自由查閱的人事檔案信息；第二級是申請查閱的人事檔案信息；第三級是嚴格保密的人事檔案信息。

在檔案管理分級的基礎(chǔ)上，有效利用多媒體技術(shù)，在人事檔案中增加個人圖像、聲音等資料，進一步擴充人事檔案的信息內(nèi)容。并通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等環(huán)節(jié)的建設(shè)，建成功能完備、內(nèi)容齊全、技術(shù)先進的人事信息服務網(wǎng)絡(luò)。利用者只需通過網(wǎng)絡(luò)利用人事檔案信息時，可以從文字、圖像、聲音等方面對人員進行全面的了解，給利用者以身臨其境，當面交談的直觀感受。

結(jié)語

開發(fā)利用檔案信息資源是檔案部門建設(shè)和發(fā)展的主要途徑，人事檔案管理部門也可以通過檔案信息的開發(fā)和利用為經(jīng)濟建設(shè)提供有益的決策依據(jù)。所以，人事檔案管理部門應進一步拓展服務空間，在保證檔案信息安全的前提下，讓檔案信息盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，能最大限度地為經(jīng)濟發(fā)展服務，為社會效益服務。

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[3] 盧芳.論檔案服務民生的新舉措[J] .蘭臺世界. 2010（20）

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.08.125