侯立麗 唐山師范學(xué)院玉田分校

對人事檔案管理的幾點(diǎn)看法

侯立麗 唐山師范學(xué)院玉田分校

本文從傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端、需要建立一種開放型人事檔案管理模式、兩種管理模式處于并存發(fā)展階段三個(gè)方面闡述個(gè)自己的觀點(diǎn)和看法。

人事檔案管理；弊端；開放模式

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。隨著中國特色社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各項(xiàng)制度不斷更新，人事檔案管理工作必須進(jìn)行相應(yīng)的改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

一、傳統(tǒng)的人事檔案管理存在弊端，急需要改革

我國人事檔案制度產(chǎn)生于20世紀(jì)50年代，它是建立在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的，是中國干部制度的附屬物，是干部身份的典型符號，它與普通的百姓毫無關(guān)系——農(nóng)民、體制外公眾以及其他弱勢階層或沒有檔案或檔案意義不大。它作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具對中國的信用建設(shè)、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。但隨著改革開放的進(jìn)程加快和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端日益顯露?！八罊n棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多。

1、傳統(tǒng)人事檔案管理限制了人才的合理流動(dòng)

人才資源是社會的第一資源，一個(gè)社會真正的發(fā)展在于積極地、最大限度地開發(fā)人力資源。馬克思在《資本論》中曾經(jīng)說過“資本只有在流通中才能增值”，人力資本也是如此。在一個(gè)國家，人才不能合理流動(dòng)就會造成了人力資源的“顯性浪費(fèi)”“隱性浪費(fèi)”，就會造成職位與能力的不匹配，也就會造成工作效率低下，進(jìn)而影響整個(gè)社會的進(jìn)步與發(fā)展。

2、傳統(tǒng)人事檔案管理存在很多大行政隨意性

傳統(tǒng)人事檔案制度中個(gè)人不知道他的檔案到底有些什么內(nèi)容，人事檔案中個(gè)人的品行和工作鑒定全憑主管領(lǐng)導(dǎo)的偏好進(jìn)行，這樣人事檔案就成為某些領(lǐng)導(dǎo)壓人、整人的操作手段。某些領(lǐng)導(dǎo)可以把不稱職者寫成稱職，把稱職者寫成不稱職，更有甚者把人家檔案中的“不清白”拿來說事，公權(quán)力嚴(yán)重侵犯私權(quán)利。

3、傳統(tǒng)人事檔案管理滋生了腐敗

傳統(tǒng)的人事檔案制度中人事檔案是由單位人事部門管理，因此人事檔案管理領(lǐng)域也就成為單位中某些領(lǐng)導(dǎo)徇私舞弊的領(lǐng)域。一些人為了把檔案從原單位調(diào)走千方百計(jì)想辦法，找關(guān)系、走后門；而另一些人為了自己政治前途，想方設(shè)法篡改檔案，任意制造虛假檔案，于是本來不具商品價(jià)值的東西有了價(jià)值。

4、傳統(tǒng)人事檔案管理妨礙著正常的社會分化

傳統(tǒng)的人事檔案制度產(chǎn)生于以政治出身為依據(jù)的政治身份等級體系、以城鄉(xiāng)戶籍和所有制為依據(jù)的社會身份等級體系、以平均主義為依據(jù)的單位系統(tǒng)內(nèi)資源分配等級體系，為了維護(hù)本位利益，就必須對其他社會群體或其他社會系統(tǒng)進(jìn)行排斥，因而人為地制造了“單位封閉”和低度化的社會流動(dòng)，妨礙著正常的社會分化。

二、需要建立一種開放型人事檔案管理模式

開放型人事檔案管理模式是在市場經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式，與市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會信息化程度密切相關(guān)，是一種社會化、開放式管理模式。這種模式有以下幾個(gè)特點(diǎn)。

1、社會性增強(qiáng)

社會主義市場經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動(dòng)，新型的人事管理制度如人事代理制也應(yīng)運(yùn)而生，這樣人事管理變成了一種社會化的活動(dòng)，因此，人事檔案工作也必然具有這種社會化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來說，不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu)，建立了具有較強(qiáng)社會性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向社會，其管理對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案，其服務(wù)對象更具有社會性，可以為整個(gè)社會提供人事檔案服務(wù)。

2、檔案來源更加廣泛和復(fù)雜、需求也更多樣性

人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)人事檔案來源僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來源要可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。同時(shí)檔案的利用者也就包括各種經(jīng)濟(jì)形式下的單位、企業(yè)、個(gè)人，利用用途也存在多樣性，這樣就導(dǎo)致對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性。

3、適用于流動(dòng)人員

流動(dòng)人員一般沒有固定的單位、工作變動(dòng)較大，與原單位沒什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機(jī)構(gòu)具有社會性、開放性和市場性的特點(diǎn)，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規(guī)范，在流動(dòng)人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進(jìn)一步改進(jìn)。

三、現(xiàn)在這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，社會化開放式管理模式是人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢

市場經(jīng)濟(jì)條件下的新模式，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)人事檔案管理模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，在對人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用方面具有優(yōu)勢，在今天也還有一定的適用范圍，但過于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大。社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，它服務(wù)面廣，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但它存在易泄密、丟失等問題，它與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段，我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，克服各自的弊病，使人事檔案管理模式，更加充實(shí)與完善。

21世紀(jì)是一個(gè)更加開放的社會。知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會逐步增強(qiáng)，在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。盡管在現(xiàn)階段，主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理，但在今后的發(fā)展過程中必將在更大范圍內(nèi)，更多類別的人事檔案管理中應(yīng)用，我們期待著這種管理模式的拓展，以更好地服務(wù)于社會。

[1]王亞萍.傳統(tǒng)人事檔案管理現(xiàn)狀及改革研究.民風(fēng).2008年9.期

[2] 陳譚.傳統(tǒng)人事檔案制度走向終結(jié).南方周末.2004年2月26日

侯立麗，女，1975年5月出生河北省遷安市，1999年7月畢業(yè)于河北大學(xué)信息管理系檔案學(xué)專業(yè)，現(xiàn)在唐山師范學(xué)院玉田分校辦公室工作，2004年12月被評為館員。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.08.133